企業(yè)檔案信息化探究

企業(yè)檔案信息化探究企業(yè)檔案信息化探究

當(dāng)前，信息化已經(jīng)成為社會(huì)開(kāi)展的必然選擇，是繼工業(yè)化之后生產(chǎn)力開(kāi)展的一個(gè)全新階段，它對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的開(kāi)展及至整個(gè)人類文明產(chǎn)生著巨大影響，在檔案工作中，“信息化〞的作用也越來(lái)越凸顯，特別是在信息化最活潑的企業(yè)，“檔案信息化〞更成為擺在企業(yè)檔案部門(mén)面前的一個(gè)重要課題。

一、研究背景

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化的重要組成局部。企業(yè)檔案信息化調(diào)研現(xiàn)狀分析說(shuō)明，企業(yè)信息化的加速開(kāi)展，必然要求企業(yè)檔案信息化。近年來(lái)，廣東省企業(yè)信息化和電子商務(wù)開(kāi)展較快，尤其是大型企業(yè)的信息化，已經(jīng)從簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)處理開(kāi)展到實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源方案信息化，將信息技術(shù)應(yīng)用到了研制和生成的全過(guò)程，有力地推動(dòng)了信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的改造和提升。

從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，信息時(shí)代下的檔案工作如果不實(shí)現(xiàn)信息化，將可能出現(xiàn)“斷檔〞現(xiàn)象，進(jìn)而影響企業(yè)的可持續(xù)開(kāi)展。現(xiàn)代企業(yè)特別是已經(jīng)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的企業(yè)，如果不能充沛認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，不僅會(huì)使檔案管理與其他各項(xiàng)工作脫節(jié)，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導(dǎo)致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔〞，給企業(yè)的可持續(xù)開(kāi)展造成無(wú)可挽回的損失。

二、企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的成果形式

根據(jù)目前企業(yè)檔案信息資源的主要內(nèi)容，企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)首先應(yīng)形成下列成果形式：

〔一〕館〔室〕藏檔案目錄〔包括文件級(jí)和案卷級(jí)〕數(shù)據(jù)庫(kù)；

〔二〕數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；

〔三〕照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；

〔四〕多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；

〔五〕本企業(yè)的創(chuàng)造、專利檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；

〔六〕本企業(yè)的資產(chǎn)、資質(zhì)證照數(shù)據(jù)庫(kù)；

〔七〕根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理需要構(gòu)建的專題知識(shí)庫(kù)。

上述數(shù)據(jù)庫(kù)、知識(shí)庫(kù)，都屬于對(duì)象數(shù)據(jù)庫(kù)，是針對(duì)企業(yè)檔案資源來(lái)建立的，是企業(yè)檔案部門(mén)的主要管理對(duì)象，也是企業(yè)檔案部門(mén)提供效勞的資本和財(cái)富，因而是企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的核心內(nèi)容。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原那么

企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持下列原那么：

〔一〕整體規(guī)劃，同步建設(shè)

企業(yè)要將信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和計(jì)劃，堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步的原那么。企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門(mén)的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的根本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接。

〔二〕善用技術(shù)，注重管理

企業(yè)檔案信息化必須堅(jiān)持技術(shù)與管理并重的原那么。以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進(jìn)管理創(chuàng)新。信息技術(shù)應(yīng)用要服從和效勞于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程的整體要求。

〔三〕資源為本，效勞為上

檔案資源建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的根底和核心，應(yīng)該以“集成管理〞為理念，以電子文件歸檔管理為首要任務(wù)和重點(diǎn)，以數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息化建設(shè)為根底，以網(wǎng)絡(luò)信息資源采集為必要補(bǔ)充。發(fā)展企業(yè)檔案信息化建設(shè)，必須堅(jiān)持效勞為上的原那么，開(kāi)拓效勞領(lǐng)域，創(chuàng)新效勞機(jī)制，提高效勞本事。

四、企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的主要措施

企業(yè)檔案的來(lái)源和存在形式不同，在進(jìn)行企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)時(shí)，也應(yīng)采取不同的措施和辦法：

〔一〕電子文件的歸檔與管理

1.明確電子文件管理系統(tǒng)的功能要求。電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性等屬性最終還是要依靠電子文件管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。電子文件管理軟件的設(shè)計(jì)應(yīng)遵循頂層設(shè)計(jì)的理念，應(yīng)具備比擬完善的功能要求標(biāo)準(zhǔn)。

2.實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件并存管理。電子文件作為一個(gè)新生事物，代表了一種方向和趨勢(shì)，但是由于技術(shù)問(wèn)題及電子文件本身的特性，目前電子文件的法律憑證性還未得到認(rèn)可、平安及長(zhǎng)期保留問(wèn)題還沒(méi)有得到基本性解決，在今后相當(dāng)一個(gè)時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。

〔二〕數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息化建設(shè)

數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程，是應(yīng)國(guó)家檔案管理工作要求和適應(yīng)公司十二五信息規(guī)劃的形勢(shì)下提出的?！笆濞晻r(shí)期，既是企業(yè)開(kāi)展的戰(zhàn)略機(jī)遇期，更是企業(yè)檔案事業(yè)開(kāi)展的黃金開(kāi)展期。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息化建設(shè)的總體目標(biāo)定位為“一個(gè)平臺(tái)、兩個(gè)窗口、三個(gè)體系、四個(gè)中心〞。

一個(gè)平臺(tái)：一個(gè)檔案管理信息化平臺(tái)。

兩個(gè)窗口：企業(yè)檔案展示窗口、企業(yè)全員效勞窗口。

三個(gè)核心體系：檔案資源體系、檔案利用體系、檔案平安保管體系。

四個(gè)中心：檔案資源管控中心、檔案信息利用中心、檔案平安保管中心、檔案業(yè)務(wù)協(xié)作中心。

〔三〕網(wǎng)絡(luò)信息資源的采集

《W上信息都是已經(jīng)數(shù)字化的信息，而且包含著豐盛的內(nèi)容和知識(shí)，特別是與本企業(yè)相同或相關(guān)的其他企業(yè)的網(wǎng)上信息，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或其他專用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行搜集。為發(fā)揮企業(yè)檔案知識(shí)庫(kù)的作用，還需要不定期地將互聯(lián)網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)中零散、無(wú)序但對(duì)企業(yè)工作具有一定指導(dǎo)意義和參考價(jià)值的信息采集下來(lái)，如新聞、照片等，并按照統(tǒng)一的規(guī)范將信息及其元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。由于網(wǎng)絡(luò)信息資源內(nèi)容龐雜，真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可靠性難以考證，這就要求企業(yè)檔案部門(mén)在采集時(shí)要嚴(yán)格堅(jiān)持相關(guān)性原那么，進(jìn)行仔細(xì)的甄選。尤其要注意的是，由于網(wǎng)上采集到的信息隨意改動(dòng)的時(shí)機(jī)比擬大，采集時(shí)要將信息的版本、元數(shù)據(jù)及其相關(guān)的日志文件和背景信息都完整地記錄下來(lái)，并且作為信息文件的組成局部一起采集過(guò)來(lái)。

五、對(duì)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)項(xiàng)目，需要各部門(mén)和檔案人員樹(shù)立一種“大檔案〞的觀念，以科學(xué)開(kāi)展為指導(dǎo)，建立既適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要，又適應(yīng)現(xiàn)代化要求的一體化管理模式?！惨弧愁I(lǐng)導(dǎo)重視是組織保障

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者檔案管理的信息化意識(shí)水平直接決定了是否會(huì)進(jìn)行信息化建設(shè)以及信息化的深度和廣度。尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，通過(guò)了解檔案工作現(xiàn)狀，明確檔案信息化的建設(shè)目標(biāo)，并為之提供人才、技術(shù)、資金保障，才能推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的不斷開(kāi)展。

〔二〕檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵

企業(yè)檔案信息化必須依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。致力于建設(shè)一批德才兼?zhèn)洹⒕筛咝А⒂掠诟咄貏?chuàng)新的檔案人才隊(duì)伍，這是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的保證，也是檔案持續(xù)開(kāi)展的根基。

〔三〕建設(shè)獨(dú)立的數(shù)字資源庫(kù)是難點(diǎn)

目前電子文件存儲(chǔ)隨時(shí)間的推移，遇到許多問(wèn)題，檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是數(shù)字檔案資源庫(kù)，目前，國(guó)內(nèi)大多數(shù)的數(shù)字檔案資源庫(kù)都是以紙質(zhì)檔案管理目錄為中心的，少量的電子文件原文，用一個(gè)ID隨機(jī)碼掛接在目錄上，離開(kāi)目錄和軟件便找不到電子原文。而完善的數(shù)字檔案館的檔案庫(kù)是基于獨(dú)立資源匯合根底上的可以幾十年穩(wěn)定不變的獨(dú)立實(shí)體，通過(guò)一定標(biāo)準(zhǔn)將電子文件分層分包存儲(chǔ)，并有一個(gè)像Windows資源管理器那樣的查詢管理視圖，檔案管理員可以脫離軟件系統(tǒng)和目錄進(jìn)行管理、遷移、保留。

〔四〕增強(qiáng)保密意識(shí)是構(gòu)筑企業(yè)檔案信息化的平安保障

檔案管理人員必須要有保密意識(shí)，認(rèn)真地對(duì)檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級(jí)程度和開(kāi)放范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理。同時(shí)，在現(xiàn)代信息社會(huì)中樹(shù)立高度的平安意識(shí)，有效地避免人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的平安性和完整性。

〔五〕加強(qiáng)檔案信息規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件

檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)主要包括管理性規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。其中，管理性對(duì)電子文件檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)劃，包括計(jì)算機(jī)平安法規(guī)與數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)規(guī)范等，加強(qiáng)檔案信息規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件。

〔六〕檔案管理創(chuàng)新是必由之路

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