對流程(工作流系統(tǒng))的重要建議

流重應(yīng)之流版化理威爾工作流之“流程版本化管理”是威爾軟件在實(shí)施眾多大型用戶單位過程中提煉出來的一個重要功能。在沒有“流程版本化管理”功能之前，威爾軟件和用記單位一直因?yàn)橛脩魡挝坏牧鞒谈脑鞜啦灰汛闻龅酱蟮牧鞒谈脑鞝柟こ處熀陀脩鬙A管員總是忐忑不安。但企業(yè)的流程改造是難免的，或者可以說是每個企業(yè)發(fā)展的必然，流程改造究竟會帶來什么挑戰(zhàn)或?yàn)?zāi)難呢？我假設(shè)一在年11日完成了OA系的實(shí)施成上線，各種業(yè)務(wù)流程投入運(yùn)轉(zhuǎn)。但到了4月1，因組織機(jī)構(gòu)變動（部門合并、拆分、廢棄）的需要（或是流程優(yōu)化改造、業(yè)務(wù)單據(jù)優(yōu)化改造等需要），我們需要對幾個已經(jīng)上線運(yùn)行的作業(yè)流程進(jìn)行改造，廢棄舊流程，采用新的流程。這時就出現(xiàn)了兩個棘手的問題：1、由于系統(tǒng)已上線3個，已經(jīng)有數(shù)據(jù)產(chǎn)生，原來程中那些還在流轉(zhuǎn)審批的數(shù)據(jù)（也就是還在路上跑的）怎么辦？2、我們?nèi)绾巫尨蠹覇⒂昧鞒潭挥门f流程,通情況下，為保護(hù)原來數(shù)據(jù)，我們只能這么做：首，為新的流取一個新名稱，以“采購流程”為例，如果原來叫“采購流程”，新的流程我們可以取名為“采購流程N(yùn)EW”；然后，由行政部發(fā)布一個公告，從月1日，我們不再采用“采購流程”，啟用新流程“采購流程）。我們知道，因?yàn)橥瑫r出現(xiàn)“采購流程”和“采購流NEW”單位總是會有人不小心或是因?yàn)闆]及時看到公告而繼續(xù)啟用舊的“采購流程”，這樣，雖然發(fā)布了新流程，便舊的數(shù)據(jù)還是會不斷產(chǎn)生，流程的升級、改造或都說是業(yè)務(wù)切換會因此而久久不能徹底完成。當(dāng)，如果只是這樣，應(yīng)當(dāng)說還是個好情況。我們可以把問題稍微放大一點(diǎn)，我們可能會更加明顯地體會到流程優(yōu)化、升級、改造對系統(tǒng)的挑戰(zhàn)。我們繼續(xù)原來的假設(shè)，如果4月1日發(fā)布并公告的流程在運(yùn)行了一個星期后，由于調(diào)試或流程出現(xiàn)其他問題等原因，需要調(diào)整，這時我們怎么辦，當(dāng)然，還是沒有好辦法，還是只能重復(fù)剛才的工作,首先，為新的流程取一個新名稱，叫“采購流程（NEW_NEW）；然，由行部發(fā)布一個公告，從4月10日起我們不再采用“采購流程（NEW新流程“采購流流程升級改造切何時才能完成？引入“流程版本化管理”功能以問題就可以迎刃而解我們可以看到在威爾圖形化工作流設(shè)計(jì)器中有一個操作按鈕叫“保新為新版本”，我們以上面流程改造為例，我們可以在每次完成新流程的設(shè)計(jì)后，將最新的流程“保存為新版本”。以“采購流程”為例，假設(shè)原來流程版本為“1.0”保為新版本為“1.1“1.2”當(dāng)存為新版本后流便自動發(fā)布并啟用這當(dāng)作人員要錄入新?lián)r系統(tǒng)會自動調(diào)用最新的流程版本對于操作人員而言，系統(tǒng)永遠(yuǎn)只會出現(xiàn)一個最新發(fā)布的“采購流程”不在“采購流（”“采購流程（NEW_NEW”不行政部不用為每一次的業(yè)務(wù)改造發(fā)布公告連作人員想犯錯的機(jī)會都沒有。對于原來在跑的數(shù)據(jù)，因?yàn)榱鞒逃邪姹?，原來在跑的?shù)據(jù)則會自動根據(jù)它啟用時的流程版本繼續(xù)流轉(zhuǎn)。有“流程本化管理”的功能，企業(yè)流程的升級、改造及業(yè)務(wù)切換變得非常簡單，且非常平滑和自動化。

流重應(yīng)之流選”工作流系統(tǒng)是OA系核心中的核心，2爾作流系統(tǒng)提供了多達(dá)800多流程自定義選項(xiàng)些豐富的選項(xiàng)是眾多用戶在實(shí)際應(yīng)用中總結(jié)、提煉出來的，是用戶應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶。因?yàn)樗齻儯柟ぷ髁飨到y(tǒng)才得以很好地滿足了用戶對流程靈活性、復(fù)雜性、友好性、智能化的高度乃至苛刻的要求。威爾工作流系統(tǒng)提供了多達(dá)800多流程自定義選項(xiàng)一可能會說怎么這么復(fù)雜。但是要滿足各種復(fù)雜、高規(guī)格、高要求、高智能的應(yīng)用，就要有這么多選項(xiàng)。因?yàn)椋@些選項(xiàng)沒有一項(xiàng)不在實(shí)際應(yīng)用中應(yīng)用到，而且，這么多選項(xiàng)也不是威爾公司自己想出來的，而是眾多用戶在實(shí)際應(yīng)用中提出、總結(jié)、提煉出來的，是用戶應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶。這些年來爾之以進(jìn)步么快全歸功于我們的用戶和公司對待用戶需求的心態(tài)們做項(xiàng)目實(shí)施的過程中本每個用戶都或多或少向我們提出一些新的想法和要求，這些想法和要求都是客戶實(shí)際應(yīng)用中需要的，“存在的就是合理的”，有些要求甚至非常具有代表性。在處理用戶的這些要求時，不同公司會有不同的心態(tài)：有些公司把它們當(dāng)“草”，生怕用戶提出他們無法滿足的要求。威爾公司卻恰恰相反，威爾公司很喜歡“挑剔”的客戶，巴不得他們盡可能多的提出要求和想法，因?yàn)檫@些要求和想法不是威爾公司研發(fā)人員坐在辦公室里面可以想象出來的。威爾每次產(chǎn)品的升級靠什么，功能和需求層面的升級很大一部分就是靠這些“金點(diǎn)子”。也正是因?yàn)檫@些“金點(diǎn)子”，才使得威爾工作流系統(tǒng)得以很好地滿足不同用戶對流程應(yīng)用高規(guī)格乃至苛刻的要求。以“辦理人為空時自動跳轉(zhuǎn)”為例，這個選項(xiàng)是我們在實(shí)施泉州特步時增加的選項(xiàng)，如果沒這選項(xiàng)，當(dāng)時的項(xiàng)目基本無法開展下去。我們在實(shí)施泉州特步時，他們組織機(jī)構(gòu)是專門找管理顧問來整理的，先設(shè)置崗位，至于崗位人員什么時候到這個沒辦法確定，這樣導(dǎo)致了大量崗位缺崗，如果我們利用條件判斷去判斷每個崗位的缺崗狀態(tài)設(shè)施審批流向的話單單一個流程就要做100來個不同的判斷流向，這樣的話整個流程龐大復(fù)雜很難維護(hù)。實(shí)施人員把問題提交回公司，開發(fā)部馬上進(jìn)行開發(fā)，不到一周這個問題就完美解決了。那就是增加一個“辦理人為空時自動跳轉(zhuǎn)”，這樣我們定制流程時就可以定制出完成的7級審權(quán)限，然后其中崗位沒人的時候系統(tǒng)就自動跳轉(zhuǎn)到他的上級，直到找到能審批的人。附件為流程圖

流重應(yīng)之流嵌”通過流程嵌套，可以將復(fù)雜、龐大、跨部門的企業(yè)級流程分解為相對獨(dú)立、簡單的部門級子流程，從而使得這類流程的設(shè)計(jì)、管理和維護(hù)變得簡單且條理清晰。1、通過流程嵌套，將大流程分為小流程，可以簡化設(shè)計(jì)邏輯，增強(qiáng)流程的可讀性，使流程邏輯易于理解和掌握；2流程的管理和維護(hù)大流程管理維護(hù)中因小部分的修改而“牽一發(fā)而動全身”。在實(shí)際應(yīng)用中，經(jīng)常會有跨多個部門的企業(yè)級流程，這些流程龐大而復(fù)雜，如果要將流程邏輯一次性描繪出來，我想一個屏幕、兩個屏幕都不一定能描繪得完。如果不對這類流程做分解，而是一次性設(shè)計(jì)，存在三大困難、設(shè)計(jì)困難，在設(shè)計(jì)時要求邏輯清晰、思維縝密，且要有一氣呵成的功力則后在接著設(shè)計(jì)時懂原來的設(shè)計(jì)邏輯可能比重新設(shè)計(jì)還煩人。2、是閱讀和理解困難，由于每環(huán)節(jié)都同時展現(xiàn)在同一個流程中，主、次邏輯不清，不便于閱讀和理解3是流程的管理和維護(hù)困難何一次的流程調(diào)整和修改基本上都得完整地吃透整個流程邏輯后，才能下手，并且哪怕是極小部分的修改也會讓整個流程“牽一發(fā)而動全身”。引入流程嵌套，將龐大而復(fù)雜的流程邏輯分解為多個相對獨(dú)立、邏輯簡單的子流程，這些問題便迎刃而解。首先，通過把大化小，設(shè)計(jì)邏輯變得，并且龐大的設(shè)計(jì)過程可以分步完成。其次，通過把大化小，主、次邏輯線條清晰，閱讀理解容易。第三，通過把大化小，龐大的流程被分解為若干相對獨(dú)立的子過程后，任何子過程的管理、維護(hù)都在子過程中完成，不會影響主過程和其他子過程。以采購流程為例：需求提出（需求部門->采詢（物流部->合同審核（法務(wù)部->驗(yàn)入庫（需求部門、質(zhì)量部、物料部->請款支付（需求部門、財(cái)務(wù)部我們知道，以上流程的任何一個步驟都是一個相對獨(dú)立的子流程，如果我們看這樣一個流程，我們會覺得過程非常清晰，設(shè)計(jì)、管理和維護(hù)也會很簡單、方便。但如果將每個步驟所包含的子過程都展現(xiàn)出來，這個流程將會變得龐大，也不好理解，設(shè)計(jì)、管理和維護(hù)就不是我們想象的那么容易了。

流程重要應(yīng)用之“等價流程”通過等價流程（流程模板）功能，流程相同而單據(jù)不同的作業(yè)流程只需設(shè)計(jì)、管理和維護(hù)一個流程模板，而無需為每個單據(jù)設(shè)計(jì)、管理和維護(hù)一個流程。從而大大減少了同類作業(yè)流程設(shè)計(jì)、管理和維護(hù)的工作量。為每個單據(jù)設(shè)計(jì)一個對應(yīng)的作業(yè)流程是我們在設(shè)計(jì)流程應(yīng)用時認(rèn)為是理所應(yīng)當(dāng)?shù)氖略谠O(shè)計(jì)這些流程時，我們會發(fā)現(xiàn)，有不少流程應(yīng)用它們的作業(yè)流程是完全一樣的，不同的只是單（表單個單據(jù)重復(fù)設(shè)計(jì)同樣的流程不僅重復(fù)性的工作量大且易因疏忽而產(chǎn)生不一致的設(shè)計(jì)。此外，在管理和維護(hù)過程中，一旦流程需要調(diào)整，我們就必須去修改所有相同的流程工作量大且易出錯通“等價流程”也即“流程模板”功能們便可從這種重復(fù)、易出錯的尷尬中解脫出來，我們可以為這類流程應(yīng)用統(tǒng)一建立一個流程模板，所有應(yīng)用流程都引用它，這樣，我們就不用去為每個流程重復(fù)設(shè)計(jì)同樣的流程，而在管理、維護(hù)過程中，我們也只需維護(hù)這個流程模板旦程有調(diào)整們只需調(diào)整流程模板所有的流程將同步更新。由于只需設(shè)計(jì)、管理和維護(hù)一個流程，不僅效率高，且可以大大減少出錯機(jī)會。

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