倉庫管理系統(tǒng)操作手冊

HIS999醫(yī)院綜合信息系統(tǒng)——倉庫管理系統(tǒng)操作手冊出稿審核人：黃河人：審核主管：最后修改日期：2000/9/8參照版本：石家莊兒童醫(yī)院功能說明工作流程TOC\o"1-5"\h\z系統(tǒng)的進入與退出….5操作說明…………5單據(jù)處理……..6帳務(wù)處理……..11盤點庫存……..12系統(tǒng)報表……..14計劃統(tǒng)計……..16系統(tǒng)維護……..18功能說明單據(jù)處理處理材料的入庫。處理材料的出庫。處理材料的盈余短缺。處理材料的調(diào)撥。處理材料的調(diào)價。處理科室的退料。處理倉庫的退貨。處理材料的銷售。處理材料的報損。帳務(wù)處理對發(fā)生的（已審核的）單據(jù)進行記帳。盤點結(jié)帳。帳務(wù)查詢。帳務(wù)報表。對帳。盤點庫存打印核數(shù)表。盤點單錄入。打印盤點表。盤盈盤虧單ittirmitti'|■o系統(tǒng)報表購入?yún)R總表。發(fā)放匯總表。材料匯總表。收支對帳表。材料庫存情況。計劃統(tǒng)計材料采購計劃。積壓材料統(tǒng)計。呆滯材料統(tǒng)計。材料購入統(tǒng)計。供貨單位統(tǒng)計。系統(tǒng)維護倉庫定義?？剖叶x。供貨單位。產(chǎn)地廠家。調(diào)價單位。品種定義。密碼設(shè)置。整理數(shù)據(jù)。系統(tǒng)設(shè)置。（包括參數(shù)設(shè)置，權(quán)限設(shè)置，整理數(shù)據(jù)，期初建帳）工作流程倉庫定義科室定義供貨單位產(chǎn)地廠家調(diào)價單位權(quán)限設(shè)置密碼設(shè)置品種定義期初建帳

材料采購計劃單據(jù)錄入V單據(jù)審核單據(jù)收發(fā)記帳

打印核數(shù)表

盤點單錄入V結(jié)帳

打印盤點表盤盈盤虧單系統(tǒng)的進入與退出系統(tǒng)的進入1）運行倉庫管理系統(tǒng)的執(zhí)行程序。2）根據(jù)提示，選擇倉庫科室、輸入工號和密碼，如圖示:請選擇您的工號姓名密碼〈確定〉〈取消〉3）按〈確定〉進入系統(tǒng)，按〈取消〉退出。系統(tǒng)的退出在系統(tǒng)任意菜單中，按屏幕最右上角的關(guān)閉按鈕或選擇主菜單中〈退出＞按鈕退出系統(tǒng),或者使用快捷鍵＜Alt＞+＜l＞。操作說明單據(jù)處理單據(jù)處理】主菜單包括如下功能，如圖示：材料入庫材料出庫盈余短缺材料調(diào)撥材料調(diào)價科室退料倉庫退貨材料銷售材料報損材料入庫1）單擊增加。2）輸入供貨單位編碼，選擇供貨單位。3）輸入入庫日期（系統(tǒng)默認為今天的日期）。4）輸入材料編碼（材料貨號或拼音碼或五筆碼）。5）輸入進貨量、進貨價、扣率（可自動折算）、失效日期（可選）、批號（可選）、發(fā)票號（可選）、備注（可選）。（進貨價、扣率、發(fā)票號問題視參數(shù)設(shè)置，詳情見系統(tǒng)維護中的系統(tǒng)設(shè)置中的參數(shù)設(shè)置）。6）確定后，重復(fù)4~5可錄下一條材料。7）退出。8）重復(fù)1~7可錄下一張入庫單。9）這時可對入庫單進行刪除、審核、查詢、打印、編輯。注：編輯是對您編輯的單據(jù)進行修改，在編輯是您可以錄入上次沒有錄入的材料，也可以對您已錄入完成的材料進行修改和刪除。如果沒有錄入失效日期，系統(tǒng)將無法對材料進行失效預(yù)警。審核后可取消審核進行編輯。材料出庫1）單擊增加。2）選擇領(lǐng)料單位。輸入出庫日期(系統(tǒng)默認為今天的日期)。輸入材料編碼(材料貨號或拼音碼或五筆碼)。輸入出庫量、備注(可選)。確定后，重復(fù)4~5可錄下一條材料。退出。重復(fù)1~7可錄下一張出庫單。這時可對出庫單進行刪除、審核、查詢、打印、編輯。注：編輯是對您編輯的單據(jù)進行修改，在編輯是您可以錄入上次沒有錄入的材料，也可以對您已錄入完成的材料進行修改和刪除。審核后可取消審核進行編輯。盈余短缺單擊增加。輸入盈余短缺日期(系統(tǒng)默認為今天的日期)。輸入材料編碼(材料貨號或拼音碼或五筆碼)。輸入盈余短缺量(正為盈余，負為短缺)、備注(可選)。確定后，重復(fù)3~4可錄下一條材料。退出。重復(fù)1~6可錄下一張盈余短缺單。這時可對盈余短缺單進行刪除、審核、查詢、打印、編輯。注：編輯是對您編輯的單據(jù)進行修改，在編輯是您可以錄入上次沒有錄入的材料，也可以對您已錄入完成的材料進行修改和刪除。審核后可取消審核進行編輯。材料調(diào)撥單擊增加。選擇調(diào)撥單位。輸入調(diào)撥日期(系統(tǒng)默認為今天的日期)。輸入材料編碼(材料貨號或拼音碼或五筆碼)。輸入撥出數(shù)量、備注(可選)。確定后，重復(fù)4~5可錄下一條材料。退出。重復(fù)1~7可錄下一張調(diào)撥單。這時可對調(diào)撥單進行刪除、審核、查詢、打印、編輯。注：編輯是對您編輯的單據(jù)進行修改，在編輯是您可以錄入上次沒有錄入的材料，也可以對您已錄入完成的材料進行修改和刪除。審核后可取消審核進行編輯。材料調(diào)價單擊增加。輸入來源單位編碼，選擇來源單位(即調(diào)價單位)。輸入收文日期和執(zhí)行日期(系統(tǒng)默認為今天的日期)。輸入材料編碼(材料貨號或拼音碼或五筆碼)。輸入新批發(fā)價、新零售價、備注(可選)。確定后，重復(fù)4~5可錄下一條材料。退出。重復(fù)1~7可錄下一張調(diào)價單。這時可對調(diào)撥單進行刪除、審核、查詢、打印、編輯。注：編輯是對您編輯的單據(jù)進行修改，在編輯是您可以錄入上次沒有錄入的材料，也可以對您已錄入完成的材料進行修改和刪除。審核后無法取消審核，即無法再修改此單?？剖彝肆蠁螕粼黾印＿x擇退料單位。輸入退料日期(系統(tǒng)默認為今天的日期)。輸入材料編碼(材料貨號或拼音碼或五筆碼)。輸入退料數(shù)量、備注(可選)。確定后，重復(fù)4~5可錄下一條材料。退出。重復(fù)1~7可錄下一張退料單。這時可對調(diào)撥單進行刪除、審核、查詢、打印、編輯。注：編輯是對您編輯的單據(jù)進行修改，在編輯是您可以錄入上次沒有錄入的材料，也可以對您已錄入完成的材料進行修改和刪除。審核后無法取消審核，即無法再修改此單。倉庫退貨單擊增加。輸入退貨單位編碼，選擇退貨單位。輸入退貨日期(系統(tǒng)默認為今天的日期)。輸入材料編碼(材料貨號或拼音碼或五筆碼)。輸入輸入退貨量、退貨價、備注(可選)。確定后，重復(fù)4~5可錄下一條材料。退出。重復(fù)1~7可錄下一張退貨單。這時可對調(diào)撥單進行刪除、審核、查詢、打印、編輯。注：編輯是對您編輯的單據(jù)進行修改，在編輯是您可以錄入上次沒有錄入的材料，也可以對您已錄入完成的材料進行修改和刪除。審核后可取消審核進行編輯。材料銷售單擊增加。輸入銷售單位。輸入銷售日期(系統(tǒng)默認為今天的日期)。輸入材料編碼(材料貨號或拼音碼或五筆碼)。輸入輸入銷售量、備注(可選)。確定后，重復(fù)4~5可錄下一條材料。退出。重復(fù)1~7可錄下一張退貨單。這時可對調(diào)撥單進行刪除、審核、查詢、打印、編輯。注：編輯是對您編輯的單據(jù)進行修改，在編輯是您可以錄入上次沒有錄入的材料，也可以對您已錄入完成的材料進行修改和刪除。審核后可取消審核進行編輯。材料報損單擊增加。輸入報損日期(系統(tǒng)默認為今天的日期)。輸入材料編碼(材料貨號或拼音碼或五筆碼)。輸入輸入報損量、備注(可選)。確定后，重復(fù)3~4可錄下一條材料。退出。重復(fù)1~6可錄下一張退貨單。這時可對調(diào)撥單進行刪除、審核、查詢、打印、編輯。注：編輯是對您編輯的單據(jù)進行修改，在編輯是您可以錄入上次沒有錄入的材料，也可以對您已錄入完成的材料進行修改和刪除。審核后可取消審核進行編輯。帳務(wù)處理記帳首先選中單據(jù)類型，單據(jù)范圍選中未記帳，在未記帳入庫單中選中您想記帳的材料，單擊單項，就會將您選中的材料記帳，此條材料會消失，但在單據(jù)范圍選中已記帳，可以看到已記帳的材料的單據(jù)和明細。直接單擊全部記帳，將所有單據(jù)的所有材料記帳。在已記帳部分可將所有單據(jù)的所有材料取消記帳。單據(jù)查詢可將期初建帳后的所有單據(jù)進行查詢。結(jié)帳結(jié)帳只能在盤點時結(jié)帳，即盤點單錄入完成后。詳情請見工作流程。帳務(wù)查詢在記帳日期中寫入日期范圍（系統(tǒng)默認到今天的一個月的范圍內(nèi)）。也可按材料或單句查詢，可查詢結(jié)帳的帳務(wù)。帳務(wù)報表在記帳日期中寫入日期范圍（系統(tǒng)默認到今天的一個月的范圍內(nèi)）。在范圍打印中選擇其始貨號和終止貨號，即可打印。在單項打印中寫入材料編碼（包括貨號、拼音碼、五筆碼），即可打印。對帳對帳是將動態(tài)庫存數(shù)與帳面數(shù)不一致的材料顯示出來。這可以提醒操作員，如果有數(shù)量不一致的材料，是有這種材料沒有記帳。盤點庫存單據(jù)管理】主菜單包括如下功能，如圖示：打印核數(shù)表盤點單錄入打印盤點表盤盈盤虧單rmrmrmJ—|—流程請參照工作流程。打印核數(shù)表打印核數(shù)表的功能很簡單，但在單擊打印按鈕后，出現(xiàn)打印預(yù)覽處正式打印，希望在真確打印完成后退出打印預(yù)覽，因為在打印預(yù)覽關(guān)閉后，系統(tǒng)會詢問您是否真的打印完畢，如果您過早回答，一旦出現(xiàn)，死機或打印機卡紙，您再想重打?qū)⑹呛苈闊┑氖虑?。您可以選擇是否打印至上次盤點以來無任何出入，且當前庫存為零的材料，這是考慮到實際的必要和紙張的節(jié)省。盤點單錄入單擊增加。正確錄入實盤數(shù)。單擊保存。單擊完成。單擊退出。注：如果一次未完成盤點單的錄入，單擊保存后，記住盤點單號，退出。下次單擊編輯，錄入單號，可再次錄入?？梢酝ㄟ^查詢找到某一條材料錄入實盤數(shù)。打印盤點表您可以按批發(fā)價或零售價打印整張盤點表，或按批發(fā)價或零售價打印某一類材料，這只需在材料類型框中選中您想打印的材料類型(可多選)。盤盈盤虧單系統(tǒng)會自動搜索實盤數(shù)與庫存數(shù)不一致的材料并顯示在盤盈盤虧框中，單擊生成，生成報損單，此項工作完成。整個盤點工作以此結(jié)束。下面再重復(fù)整個盤點過程的流程：盤盈盤虧單rmrmrmJ—|—打印核數(shù)表盤盈盤虧單rmrmrmJ—|—注：一天不能做兩次盤點。系統(tǒng)報表系統(tǒng)報表】主菜單包括如下功能，如圖示：購入?yún)R總表發(fā)放匯總表材料匯總表收支對帳表倉庫庫存情況購入?yún)R總表此處登記著倉庫入庫的信息（按供貨商分類）。在登記日期中寫入日期范圍（系統(tǒng)默認到今天的一個月的范圍內(nèi)）。打印的報表類型有：登記全部匯總、登記未記帳匯總、登記已記帳匯總、截止目前未結(jié)帳匯總、記帳匯總（全部已記帳匯總）四種方式。您可以選擇任何一種報表類型打印，工作完成。發(fā)放匯總表此處登記著倉庫出庫的信息（按科室分類）。在登記日期中寫入日期范圍（系統(tǒng)默認到今天的一個月的范圍內(nèi)）報表類型有全部匯總、未結(jié)帳匯總、已結(jié)帳匯總?cè)N類型。打印后工作完成。材料匯總表此處登記著所有材料的入出庫情況。在登記日期中寫入日期范圍（系統(tǒng)默認到今天的一個月的范圍內(nèi)）打印后工作完成。收支對帳表此處是登記著倉庫材料各種情況的明細，比如入出、調(diào)價、報損等。數(shù)據(jù)的時間范圍是結(jié)帳日期中寫入的日期范圍（系統(tǒng)默認到今天的一個月的范圍內(nèi)），是起始日期向前推的一次盤點日期到終止日期向前推的的數(shù)據(jù)。比如，一般是在盤點完成后立刻打印，日期為默認日期的話，打印出來的數(shù)據(jù)為上次盤點到這次盤點的數(shù)據(jù)。打印后工作完成。倉庫庫存情況此處是方便您對倉庫中的某種材料的庫存的查詢，可按名稱、貨號、貨位號排序。它告訴您倉庫有多少種材料，批發(fā)金額、零售金額和批零差價的信息。計劃統(tǒng)計計劃統(tǒng)計】主菜單包括如下功能，如圖示：材料采購計劃積壓材料統(tǒng)計呆滯材料統(tǒng)計材料購入統(tǒng)計供貨單位統(tǒng)計材料采購計劃倉庫材料庫存不足，倉庫需要從批發(fā)商處采購材料。單擊增加。系統(tǒng)會提示您是自動還是手動生成材料采購計劃單或退出。如果是自動生成，系統(tǒng)將根據(jù)公式：計劃進貨量=截止日期之后銷量+庫存下限—當前庫存量將進貨量自動計算并填充到材料采購計劃單中。輸入截止日期，這時材料采購計劃單生成，您可以開始編輯此單。通過查詢，您可以找到您需要的材料進行編輯。編輯完成后，可保存或打印此單。積壓材料統(tǒng)計統(tǒng)計倉庫中的積壓材料，根據(jù)公式：積壓量=現(xiàn)庫存—庫存上限—截止日期后的銷售量〉0計算得出。截止日期系統(tǒng)默認為今天日期止的前三十天的日期。呆滯材料統(tǒng)計統(tǒng)計倉庫中的呆滯材料，也就是在截止日期前有帳面庫存，且目前有庫存，而在此截止日期后無出庫，即此材料在截止日期后庫存無變化的為呆滯材料。截止日期系統(tǒng)默認為今天日期止的前三十天的日期。材料購入統(tǒng)計按進貨日期(系統(tǒng)默認為到今天止的一個月)的范圍來統(tǒng)計材料的進貨情況。您也可以只查看和打印某一類型的材料的進貨量。在材料類型框中，選擇您需要的材料類型可以多項選擇。供貨單位統(tǒng)計按供貨單位統(tǒng)計您輸入的登記日期范圍的材料的進貨情況。輸入登記日期范圍(系統(tǒng)默認為到今天為止的一個月)。輸入供貨單位編碼，選擇您需要的供貨單位。打印。系統(tǒng)維護系統(tǒng)維護】主菜單包括如下功能，如圖示：倉庫定義科室定義供貨單位產(chǎn)地廠家調(diào)價單位品種定義密碼設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置＞參數(shù)設(shè)置權(quán)限設(shè)置數(shù)據(jù)整理期初建帳倉庫定義1）輸入編號。2）輸入倉庫名稱。3）單擊確定。4）重復(fù)1~3，錄入下一個倉庫5）退出。注：編輯是對已經(jīng)定義好的倉庫進行編輯，刪除是對現(xiàn)有的倉庫進行刪除?？剖叶x1）輸入編號。2）輸入科室名稱。3）單擊確定。4）重復(fù)1~4，錄入下一個科室。5）退出注：編輯是對已經(jīng)定義好的科室進行編輯，刪除是對現(xiàn)有的科室進行刪除。供貨單位1）單擊增加。2）錄入類別，即供貨單位類別編號。3）錄入說明（即供貨商歸類名，比如國屬、省屬、本市、外市等）。4）錄入編號，即供貨單位編號。5）錄入供貨商名稱。6）錄入拼音碼。7）確定。8）重復(fù)1~7，錄入新類別的供貨單位；重復(fù)4~7，在現(xiàn)新增的類別下錄入新的供貨單位。9）退出。10）關(guān)閉。注：編輯是對已經(jīng)定義好的供貨單位進行編輯，刪除是對現(xiàn)有的供貨單位進行刪除。產(chǎn)地廠家1）單擊增加。2）錄入地區(qū)編碼。3）錄入地區(qū)名稱。4）錄入廠商編號。5）錄入供廠商名稱。6）錄入拼音碼。7）確定。8）重復(fù)1~7，錄入新地區(qū)的產(chǎn)地廠家；重復(fù)4~7，在現(xiàn)新增的產(chǎn)地下錄入新的廠家。9）退出。10）關(guān)閉。注：編輯是對已經(jīng)定義好的產(chǎn)地廠家進行編輯，刪除是對現(xiàn)有的產(chǎn)地廠家進行刪除。調(diào)價單位1）輸入編號。2）輸入單位名稱。3）單擊確定。4）重復(fù)1~3，錄入下一個調(diào)價單位5）退出。注：編輯是對已經(jīng)定義好的調(diào)價單位進行編輯，刪除是對現(xiàn)有的調(diào)價單位進行刪除。品種定義品種定義是對材料種類進行增加、刪除和編輯。1）單擊增加。2）選擇材料分類類型。3）輸入貨號（或單擊囤按鈕，獲取最大貨號）。輸入中文名稱。輸入英文名稱(可選)。定義材料屬性(可不選或多選)。輸入材料規(guī)格。輸入貨位號(可選)。輸入單位、產(chǎn)地、加成率(默認值根據(jù)參數(shù)設(shè)置中定義的默認值)、批發(fā)價、庫存數(shù)量庫存下限、庫存上限、拼音碼、五筆碼。確定。重復(fù)7~10，輸入此材料的另一種規(guī)格。退出。重復(fù)1~12，輸入另一種材料。注：編輯、刪除、查詢、打印是對現(xiàn)有的材料種類或規(guī)格進行的操作。密碼設(shè)置密碼設(shè)置是對當前操作員的密碼進行修改。輸入舊密碼。輸入新密碼。再次輸入新密碼。確定。參數(shù)設(shè)置參數(shù)設(shè)置是對系統(tǒng)狀態(tài)的管理。環(huán)境設(shè)置使用單位填入正在使用我公司系統(tǒng)的醫(yī)院名稱。當前盤點狀態(tài)此處顯示盤點的進程，在盤點過程中，此處的狀態(tài)會隨之變化，您可以手動更改此狀態(tài)，但堅持要求您不要手動做更改，此處是程序開發(fā)過程中對流程進行的跟蹤。就算您在此處手動更改了狀態(tài)，系統(tǒng)的盤點狀態(tài)是會隨之改變，但真正的數(shù)據(jù)已無法改變，到時，系統(tǒng)就會報錯。有效期管理系統(tǒng)默認60天。檢測間隔您可以輸入1~10之間的整數(shù)。系統(tǒng)將根據(jù)您輸入的時間間隔不斷的提醒您已發(fā)生的事情，比如‘帳務(wù)對帳'、‘庫存監(jiān)視'等，希望您做處理。輸入法有王碼五筆型、全拼輸入法、智能ABC輸入法、雙拼輸入法、微軟拼音輸入法。您的選擇將成為系統(tǒng)默認的輸入法。當然，前提是WINDOWS上必須事先安裝上您想調(diào)用的輸入法，根本用不上的您可以不安裝。期初建帳狀態(tài)顯示該倉庫是否做了期初建帳，詳情請見期初建帳。協(xié)作單位此處是輸入我司的合作伙伴或協(xié)作單位，這將在幫助的關(guān)于中體現(xiàn)出來。默認加成率品種定義時可以為每種材料定義加成率，系統(tǒng)默認的是此處您所輸入的值，加成率=零售價/批發(fā)價，系統(tǒng)可以自動計算出零售價，加成率一般不小于1，否則那就說明零售價小于批發(fā)價。最小扣率扣率=進貨價/批發(fā)價x100%。各醫(yī)院規(guī)定的最小扣率不同。在錄入入庫單時扣率會自動算出。單據(jù)處理允許庫存為負允許庫存為負是根據(jù)實際情況定義的，有的醫(yī)院適合，有的則不適合，因為有的醫(yī)院如果庫存為零，就不允許再出庫；而有的醫(yī)院靈活一些，比如，倉庫中無庫存，而倉庫剛進了貨，但還沒有做入庫單，這時科室和科室來領(lǐng)料(有的醫(yī)院允許倉庫直接向某些科室出庫)，您可以先出庫，以救急用，再做入庫單。發(fā)票號為空時允許記帳根據(jù)各醫(yī)院的規(guī)定選擇。讓系統(tǒng)對入庫單記帳時是否對沒有發(fā)票號的材料記帳。入庫單錄入方法根據(jù)各醫(yī)院的規(guī)定選擇在做入庫單時是根據(jù)按進貨價錄入還是按批發(fā)價錄入。權(quán)限設(shè)置1)單擊增加。2)錄入工號。錄入姓名。選擇權(quán)限級別，有操作員權(quán)限、倉庫主管權(quán)限和管理員權(quán)限。定義操作權(quán)限和審核權(quán)限。確定。重復(fù)1~6，增加新的工作人員。注：編輯是對已經(jīng)定義好的工作人員進行編輯，刪除是對現(xiàn)有的工作人員進行刪除。在選擇權(quán)限級別是，您如果是以管理員登錄的，您只能設(shè)置操作員權(quán)限和倉庫主管權(quán)限，這意味著只能有一個管理員且您只能設(shè)置等級比您低的工作人員；如果您是以倉庫主管登錄的，您將只能設(shè)置