F公司研發(fā)中心文檔管理存在的主要問題,檔案管理論文

F公司研發(fā)中心文檔管理存在的一些主要問題,檔案管理論文本篇論文目錄導航：【題目】【第一章】【第二章】【3.13.2】【3.33.4】F公司研發(fā)中心文檔管理存在的一些主要問題【4.14.2】【4.34.4】【第五章】【總結/以下為參考文獻】3.3F公司研發(fā)中心文檔管理存在的一些主要問題研發(fā)中心在文檔的制作、流轉和利用等環(huán)節(jié)的效率都比擬低，這主要具體表現(xiàn)出在，部門級文件利用率低、文件更改流程效率低。部門級文件利用率低，研發(fā)中心每年的工作都會積累一定數(shù)量的體系文件，對于中心程序、管理辦法和中心級的技術規(guī)范等文件，基本上不同專業(yè)的人都是通用的，在中心信息網(wǎng)上查找起來還比擬方便的，但是部門級的體系文件，尤其是細分專業(yè)的體系文件〔如各種分析報告、研究方式方法、流程規(guī)范類等〕，這些文件的數(shù)量比擬多、專業(yè)性較強，對于有跨專業(yè)查找需求的人來講難度還是很大的，往往需要逐個文件查找或者打咨詢相關人員，比擬費時間，查找的文件也不一定會準確，部門專業(yè)級的體系文件的利用率比擬低。文件更改流程效率低，文件更改的流程比擬復雜，專業(yè)組內(nèi)的更改往往不需要進行總布置專業(yè)的審批，經(jīng)過這一層審批之后，時間變長，效率變低。3.3.2部分重要文件的管理失控研發(fā)中心在工作中經(jīng)常使用的文檔中有幾種是處于約定俗成的狀態(tài)，或者一事一辦的狀態(tài)，部分對于研發(fā)工作來講比擬重要的文件處在失控的管理狀態(tài)，主要具體表現(xiàn)出有設計經(jīng)過文件管理的失控、記錄的格式不統(tǒng)一、樣式繁多，外來資料標準較多分散在個人手中。設計經(jīng)過文件管理失控，當前的管理方式是將PDM系統(tǒng)中的文件分成設計經(jīng)過文件和設計交付數(shù)據(jù)兩類，規(guī)定設計交付數(shù)據(jù)要存放在產(chǎn)品庫中，執(zhí)行審批流程，設計交付數(shù)據(jù)主要是指圖紙文件，而其他技術文件容易被遺漏。另外，一個產(chǎn)品相關的專業(yè)非常多和復雜，數(shù)據(jù)文件的格式和種類也不一樣，僅僅籠統(tǒng)的歸到設計經(jīng)過文件是缺乏以知足使用需求的，部分格式的數(shù)據(jù)存儲管理不完善。記錄的格式不統(tǒng)一，工作中經(jīng)常會用到的一些表單，報告等文件格式不一致，有時不同部門上交的同一種文件格式也不同，這就給文件的管理工作帶來了費事，.有的記錄有更新，很多部門在使用的時候不知道，還在沿用以前的版本。工作中牽涉到的外來標準，當前標準科沒有統(tǒng)一管理，絕大部分都由設計人員自行保管，這對標準化工作來講是資源的浪費，不利于企業(yè)知識的積累。3.3.3文檔管理的流程和職責不明確對于當前文檔管理中有一些詳細環(huán)節(jié)的流程和職責還不是很清楚的，到哪一步了該由誰來負責還缺乏明確的規(guī)定，這就給文檔管理工作帶來了不便，主要有標準文件在審批的經(jīng)過中職責不清，標準文本在使用經(jīng)過中的職責不清，產(chǎn)品技術文件設計確認階段門之后的文件更改正過錯程也不明確。在標準的審批環(huán)節(jié)，不同種類、級別的標準所對應的審批人員不清楚明晰，技術領導、行政領導往往分不清楚，尤其是集團級的企業(yè)標準只要一項技術審核，對于這一項的審批職責當前沒有清楚的規(guī)定。標準科將中心標準庫中的文件組織發(fā)布在在中心標準網(wǎng)上，供設計人員查詢和使用，但是由于工作中經(jīng)常有需要紙質(zhì)版本的標準文件的需求，還由于標準的更新，中心標準網(wǎng)上的文件需要更新，針對這兩種情況的管理流程還不完善。另外，對于設計確認階段門之后的產(chǎn)品更改當前沒有有效的管理，遲遲不能給出更改結果，客戶的抱怨比擬大，一般都是專業(yè)組根據(jù)用戶所反映的問題進行更改，牽涉到專業(yè)之間協(xié)調(diào)配合的問題就會比擬復雜，整個經(jīng)過的多個環(huán)節(jié)都沒有明確的責任劃分。3.3.4電子文件容易流失在研發(fā)中心的工作中，包括務工作、行政事務、管理工作、產(chǎn)品開發(fā)、科學研究、內(nèi)外事、知識產(chǎn)權、規(guī)劃計劃、財務、信息、成本等，都有可能會牽涉到國家機密事項和商業(yè)機密事項。因而，研發(fā)中心將日常工作中經(jīng)常產(chǎn)生、傳遞、使用和管理國家機密事項的部門；制作、存放、保管機密載體的專門場所；重要密品研制、試驗、裝配的專門場所確定為保密要害部門。在工作范圍內(nèi)接觸、傳遞、制作、使用、保管和處理國家機密和商業(yè)機密的人員均定義為涉密人員。涉密的載體也多種多樣，包括以文字、數(shù)據(jù)、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載涉密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光盤等各類物品；以光、電信號等其他方式記錄和傳輸涉密信息的載體。隨著電子計算機的普及，辦公電子化程度越來越高，涉密的電子文件也越來越多，主要指在計算機系統(tǒng)中生成、存儲、處理的機密、機密和內(nèi)部的文件、圖紙、程序、數(shù)據(jù)、聲像資料等。研發(fā)中心針對保密工作有嚴格的規(guī)定，在中心層面設立有中心保密委員會、保密辦公室、定密工作領導小組等部門計劃統(tǒng)籌管理保密工作，在部門層面設置有保密負責組，科室保密負責人等來管理涉密事項，明確了職責和工作流程。然而，針對電子文件的涉密管理，當前管理限于中心層面計算機設備和網(wǎng)絡的維護，詳細部門層面涉密文件還疏于管理。對于客戶單位有對電子文件需求，而又不能登陸PDM系統(tǒng)時，設計部門就需要想辦法向其提供數(shù)據(jù)，這一流程的管理沒有相應規(guī)定，各專業(yè)自行拷貝數(shù)據(jù)，并發(fā)送給客戶單位，對于研發(fā)中心的產(chǎn)品數(shù)據(jù)安全是很不利的，容易造成產(chǎn)品數(shù)流失，泄密。3.4.原因分析根據(jù)上文中筆者對F公司文檔管理存在的問題的說明，筆者將在該部分對該公司文檔管理之問題產(chǎn)生的原因進行分析。3.4.1文檔分類缺乏合理的統(tǒng)籌規(guī)劃對于體系文件的分類沒有將分類細致到專業(yè)級別，尤其是報告類、研究方式方法類和流程規(guī)范類這幾種文件，應該具體按專業(yè)劃分并設定專業(yè)代碼，在編號上要做出具體的規(guī)定，方便查閱和使用。對于產(chǎn)品技術文件，也要具體的規(guī)定設計交付數(shù)據(jù)和設計經(jīng)過數(shù)據(jù)，明確文件的種類和格式，根據(jù)不同種類的文件制定合適的管理辦法，完善訪問權限和有效性的管理。3.4.2文檔管理流程和管理職責缺乏規(guī)范性根據(jù)文章第二部分的分析，我們能夠得知文檔管理是一個一體的、動態(tài)的系統(tǒng)，牽涉到的經(jīng)過多，人員多，專業(yè)跨度比擬大，因此需要對文檔管理工作進行規(guī)范化，進而使文檔管理的各個部分和環(huán)節(jié)能夠充分發(fā)揮其效用，實現(xiàn)部分之和大于整體之效果，進而實現(xiàn)效益的最大化和效果的最優(yōu)化。而F公司恰恰缺乏對文檔管理流程和職責的規(guī)范性，因此使得后續(xù)的眾多管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，使工作效果大打折扣。主要有，變更流程比擬復雜，缺乏合適專業(yè)組內(nèi)部更改的簡化流程，不利于協(xié)同設計。對于設計確認階段之后的產(chǎn)品更改，需要明確流程及職責。產(chǎn)品電子文件的發(fā)放需要強化管理，以改變過去松懈的狀態(tài)，加強對文件發(fā)放經(jīng)過的管控。對于標準文件，根據(jù)研發(fā)中心級標準、質(zhì)量內(nèi)控標準、集團級企業(yè)標準三類規(guī)定審批職責，明確對外來標準的管理流程，明確標準文本的使用流程。3.4.3文檔管理沒有制度化制度是協(xié)調(diào)文檔與工作人員之間關系的規(guī)范，是工作人員進行文檔管理的根據(jù)，通過制度來規(guī)定工作人員的行動規(guī)則來確定文檔管理的流程，能夠更好地有利于文檔管理工作的開展，使得文檔與工作人員之間的關系具有一定的穩(wěn)定性和可預期性。在設計相關制度時要對文檔管理工作的實際情況進行分析，還要綜合考慮現(xiàn)有的文檔管理制度，然后設計出管理制度的架構，最后完善管理制度，而F公司的文檔管理制度設計不健全。一套完善的文檔管理制度應當包括文檔歸檔制度、文檔管理制度、文檔借閱制度、文檔利用制度、文檔鑒定制度、文檔統(tǒng)計制度、文檔保密制度等，而F公司的制度建設并沒有完好的包含這些方面。研發(fā)中心沒有對體系文件的模板文件建立管理制度，對不同種類的產(chǎn)品技術文件也沒有分別設計管理制度，變更流程和產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)對外發(fā)放也沒有明確的流程制度，對于標準文件的管理，審查制度欠缺、外來資料及標準文本也缺乏相應的管理。3.4.4電子文檔保密管理不夠先進能夠講在當下的網(wǎng)絡化時代，信息的傳遞方式多種多樣，便捷快速，電子文件的使用既方便了我們的工作也給工作帶來了風險。在網(wǎng)絡還不是很普及的時代，能夠通到限制外網(wǎng)權限等方式保證資料