時間管理與目標(biāo)管理

關(guān)于時間管理與目標(biāo)管理第1頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四您的時間管理現(xiàn)狀如何？小測試：時間管理現(xiàn)狀測評第2頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四下面的每個問題，請你根據(jù)自己的實(shí)際情況，如實(shí)地給自己評分。計分方式為：“從不”0分，“有時”1分，“經(jīng)?！?分，“總是”3分。測測你的時間安排是否合理1我在每個工作日之前，都能為計劃中的工作做些準(zhǔn)備?？偸墙?jīng)常有時從不2凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。

3我利用工作進(jìn)度表來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。

4我盡量一次性處理完畢每份文件。

5我每天列出一個應(yīng)辦事項清單，按重要順序來排列，依次辦理這些事情。

6我盡量回避干擾電話、不速之客的來訪，以及突然的約會。

7我試著按照生理節(jié)奏變動規(guī)律曲線來安排我的工作。

8我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對突發(fā)事件。

9當(dāng)其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要的事情時，我會說“不”。

第3頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四總結(jié)你的時間掌控情況22～27分 恭喜！你是值得學(xué)習(xí)的時間管理典范0～12分救命！你沒有時間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。13～17分 當(dāng)心！你試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。18～22分 可以！你的時間管理狀況良好第4頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四5◎不可以缺少的：◎不可以增減：◎不可以替代：◎不可以存儲：◎可以管理：時間管理的基本理論認(rèn)知第5頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四時間管理的演進(jìn)與理論認(rèn)知第一代：利用便條和備忘錄第二代：強(qiáng)調(diào)日歷與日程表第三代：講求優(yōu)先順序依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長期目標(biāo).第四代：以原則為重心，著重個人計劃，兼顧重要性和緊急性，強(qiáng)調(diào)效果和效率齊頭并進(jìn)；第6頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四時間管理的四象限重要重要緊急

M1重要不緊急

M2不重要不重要緊急

M3不重要不緊急

M4緊急不緊急盡量避免擴(kuò)大M1盡量減少M(fèi)3事情多投資時間在M2勸你避而遠(yuǎn)之M4第7頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四正確理解和運(yùn)用四象限時間管理·

危機(jī)·

緊急的問題·

有限期的任務(wù)、會議·

準(zhǔn)備事項·

細(xì)瑣、忙碌的工作·

無關(guān)緊要的電話、信件·

浪費(fèi)時間的事·

“逃避性”活動·

看太多的電視·

干擾，一些電話·

一些信件、報告·

許多緊急事件·

許多湊熱鬧的活動·

準(zhǔn)備事項、預(yù)防工作·

價值觀的澄清·

計劃·

關(guān)系的建立·

真正的休閑充電緊急不緊急重要不重要第8頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四時間管理的誤區(qū)

誤區(qū)之一：工作缺乏計劃誤區(qū)之二：工作分不清主次

誤區(qū)之三：不善于說不一旦確定了哪些事情是重要的，對那些不重要的事情就應(yīng)當(dāng)說"不”誤區(qū)之四：無法適當(dāng)處理干擾第9頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四電話干擾無視重點(diǎn)會而不議時間浪費(fèi)誤區(qū)外部客觀效率不速之客習(xí)慣拖延浪費(fèi)時間的癥狀表現(xiàn)第10頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四浪費(fèi)時間的主觀及客觀原因1、缺乏明確的目標(biāo)2、作風(fēng)拖拉3、缺乏優(yōu)先順序，抓不到重點(diǎn)4、過于注重細(xì)節(jié)，事必躬親5、做事有頭無尾第11頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四浪費(fèi)時間的原因6、缺乏條理與整潔，不簡潔7、不會拒絕別人的請求8、簡單的事情復(fù)雜化9、消極思考第12頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四杜絕時間浪費(fèi)的常用技巧一、設(shè)定明確的目標(biāo)目標(biāo)要明確，可衡量的、可達(dá)成的，有關(guān)聯(lián)性的，有時效性的二、設(shè)定遠(yuǎn)大人生目標(biāo)事業(yè)目標(biāo)，人生目標(biāo)，堅持專長和興趣，假如價值觀不明確，就很難知道什么對你是最重要的，當(dāng)你的價值觀不明確時，就無法做到合理地分配時間。時間管理的重點(diǎn)不在管理時間，而在于如何分配時間。三、記錄你的“生產(chǎn)”時間,合理安排時間。用于與目標(biāo)相關(guān)工作上的時間四、每天一定要擬定每日計劃在記事簿上寫下3-6項今天要完成事項，尚未開始工作前擬定，不必訂下確定的時間五、使用記事簿記下每日行程，每日你花了多少時間在做哪些事情，把它詳細(xì)地記錄下來，你會清晰地發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時間。當(dāng)你找到浪費(fèi)時間的根源，你才有辦法改變。第13頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四杜絕時間浪費(fèi)的常用技巧六、提升工作的效率

假如你每天能有一個小時完全不受任何人干擾地思考一些事情，或是做一些你認(rèn)為最重要的事情，這一個小時可以抵過你一天的工作效率。七、清理你的桌子待丟棄、待處理、待歸檔、待送出八、絕不半途而廢經(jīng)常在做了90％的工作后，放棄了最后可以成功的10％。任何新工作都有一段你懂得比周圍人少的困難階段。剛開始每件事情都要掙扎，但是過了一段時間，最初有壓力的工作就會變得輕而易舉了。九、充分做好事前準(zhǔn)備

環(huán)境變化前考慮清楚，想到就應(yīng)該立刻做十、避免拖延避免不重要的事變緊急，避免遺忘，不必因心事有事而始終掛念第14頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四15杜絕時間浪費(fèi)的常的技巧—工具介紹ABC管理法美國企業(yè)管理顧問萊金提出將不同目標(biāo)下的內(nèi)容分為三個等級（一）A重要的工作，必須完成的工作（二）B較重要的工作，很想完成的工作（三）C較不重要的工作，可以暫時擱置的工作第15頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四16杜絕時間浪費(fèi)的常的技巧—工具介紹ABC時間管理的步驟（一）每天工作開始時列出有關(guān)的工作清單（二）將工作分類，常規(guī)性工作則按程序處理（三）確定ABC級別順序（四）按ABC級別順序設(shè)定，畫出分類表（五）全力投入A級工作，直到順利完成（六）完成A級工作，再轉(zhuǎn)向B級工作（七）對于C級工作，盡量不直接執(zhí)行，節(jié)約時間（八）記錄每一事件實(shí)際消耗執(zhí)行，填入分類表（九）每天循環(huán)自我訓(xùn)練，并不斷總結(jié)評價。第16頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四ABC工作分類時間使用統(tǒng)計卡（一）類別工作項目時間預(yù)分配實(shí)際完成時間A（1）

（2）

（3）

B（1）

（2）

（3）

C（1）

（2）

（3）

第17頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四ABC工作分類時間使用統(tǒng)計卡（二）分類比例特征管理要點(diǎn)時間分配A占工作總量20-30%，每日1-3件1、最重要必須做好占工作時間60-80%2、最迫切現(xiàn)在必須做好3、后果影響大親自去做好B占工作總量30-40%，每日1-3件1、重要一般管理，最好自己去做，可授權(quán)別人去做好占工作時間20-40%2、一般迫切3、后果影響不大C占工作總量40-50%，每日1-3件1、無關(guān)緊要不必管理

2、不迫切3、影響小或無后果第18頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四成功的十八項時間管理策略掌控每天—被牽著走改變原有思維確定目標(biāo)—窮于應(yīng)付規(guī)劃工作細(xì)節(jié)實(shí)事求是—盲目樂觀制定計劃—貿(mào)然行動快速、即時隨手記錄決不拖拉—不緊不慢管理表單—混亂無序第19頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四成功的十八項時間管理策略有效規(guī)劃—隨心所欲重要任務(wù)首先完成輕重有別—急事急辦圍繞重要工作安排，分批處理小任務(wù)，分清輕重緩急溝通細(xì)節(jié)—粗枝大葉專心致志—多頭并舉合理分配—加班加點(diǎn)清理桌面—先工作后整理

第20頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四成功的十八項時間管理策略辦公室5S—亂成一堆

5S整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)減少干擾—隨叫隨到管理郵件—受制于它管理電話—隨意接打充分授權(quán)—事必躬親分析任務(wù)風(fēng)險，員工能力，選擇合適的進(jìn)行授權(quán)，并提供支持管理會議—文山會海有理由才開會，可以用郵件替代，會議時間。第21頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四目標(biāo)管理第22頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四目標(biāo)管理與傳統(tǒng)管理理念的區(qū)別目標(biāo)管理傳統(tǒng)管理著重目標(biāo)達(dá)過程雙向溝通訂定目標(biāo)明確目標(biāo)可達(dá)成性自我控制，自我管理以激勵激發(fā)潛能有彈性以目標(biāo)為管理手段目標(biāo)自上而下指派目標(biāo)過于遠(yuǎn)大，難以執(zhí)行上級控制下級以監(jiān)督方式減少偷懶缺乏變通第23頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四目標(biāo)管理一般步驟與各階段的注意重點(diǎn)一、目標(biāo)設(shè)定階段1、建立完整的目標(biāo)體系2、確定上下級目標(biāo)關(guān)系

3、以協(xié)商模式建立共識二、工作晤談階段1、目標(biāo)體系與組織結(jié)構(gòu)相吻合2、清理組織結(jié)構(gòu)第24頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四目標(biāo)管理一般步驟與各階段的注意重點(diǎn)三、績效晤談階段1、執(zhí)行者的自我控制2、無須凡事事必躬親3、定期績效評估四、定期考核階段1、明確的時限設(shè)定2、考評模式的靈活選擇

3、明確公平獎懲制度第25頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四你如何知道已到哪里？如何確定目標(biāo)設(shè)定方式你如何到達(dá)那里？你想要去哪里？你現(xiàn)在在哪里？一、目標(biāo)設(shè)定的規(guī)劃程序診斷現(xiàn)狀決定目標(biāo)訂定計劃檢視評估第26頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四進(jìn)行目標(biāo)設(shè)定的技巧

一、S、M、A、R、T的目標(biāo)設(shè)定法Specific–

目標(biāo)明確的—簡易清楚Measurable-可衡量的—有意義的Achievable-可以達(dá)成的—有行動的Realistic-實(shí)際可行的—負(fù)責(zé)任的TimeBound-有時間限性的—有未來第27頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四第一次提問第二次提問第三次提問結(jié)論現(xiàn)狀為什么能否改善新的方案對象（what）生產(chǎn)什么為什么要生產(chǎn)這種產(chǎn)品和配件是否可以生產(chǎn)別的到底應(yīng)該生產(chǎn)什么目的（why）什么目的為什么是這種目的有無別的目的應(yīng)該是什么目的地點(diǎn)（where）在何處做為何要在此處做有無其它更好的地方應(yīng)該在何處做時間（when）何時做為何要在此時做有無其它更好的時間應(yīng)該在何時做人物（who）由何人來做為何要此人做有無其它更好的人應(yīng)該由何人做方法（how）如何做為何要這樣做有無其它更好的方法應(yīng)該如何做1、提問技巧5W1H目標(biāo)管理執(zhí)行過程中的有效控制第28頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四計劃(Plan)：是指建立改善的目標(biāo)及行動方案

1）是分析過去的事實(shí)，提出未來的假設(shè)，據(jù)以設(shè)計行動的方案，使能實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)2）計劃階段：找出存在問題的原因；分析產(chǎn)生問題的原因；找出其中主要原因；擬訂措施計劃（預(yù)計效果）四個步驟。行動(Action)指新作業(yè)程序的實(shí)施及標(biāo)準(zhǔn)化，以防止原來的問題再次發(fā)生

廣泛檢討，匯集各方意見，擬訂下一階段的工作計劃或行動方案。檢查(Check)指確認(rèn)是否依計劃的進(jìn)度在實(shí)行，以及是否達(dá)成預(yù)定的計劃

追蹤計劃是否落實(shí)，執(zhí)行是否徹底，預(yù)期效果是否體現(xiàn)；如執(zhí)行過程效果不良，馬上考慮修改計劃，作第二次改善，再確認(rèn)效果。

執(zhí)行（do）：又稱執(zhí)行，是指依照計劃推行

一種情況是做對的事(DoRightThing)另一種情況把事做對(DoThingRight)做事的優(yōu)先次序，首先要找對問題，做對計劃，然后再把計劃的事做好做對，執(zhí)行出真知。APCDPDCA內(nèi)容2、PDCA的內(nèi)容第29頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四3、四個特點(diǎn)特點(diǎn)之一——周而復(fù)始

PDCA循環(huán)的四個過程不是運(yùn)行一次就完結(jié)，而是周而復(fù)始地進(jìn)行。一個循環(huán)結(jié)束了，解決了一部分問題，可能還有問題沒有解決，或者又出現(xiàn)了新的問題，再進(jìn)行下一個PDCA循環(huán)，依此類推。二、PDCA管理循環(huán)第30頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四特點(diǎn)之二——大環(huán)帶小環(huán)

類似行星輪系，一個公司或組織的整體運(yùn)行的體系與其內(nèi)部各子體系的關(guān)系，是大環(huán)帶小環(huán)的有機(jī)邏輯組合體。PDCA管理循環(huán)例如：對于公司檢修而言，編寫方案在p階段，p階段又有自己的pdca1、現(xiàn)狀分析（P）2、編寫方案（D)3、方案檢查(C)4、方案完善、定稿(A)第31頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四特點(diǎn)之三——大階梯式上升

PDCA循環(huán)不是停留在一個水平上的循環(huán)，不斷解決問題的過程就是水平逐步上升的過程。PDCA管理循環(huán)特點(diǎn)之四——統(tǒng)計的工具

PDCA循環(huán)應(yīng)用了科學(xué)的統(tǒng)計觀念和處理方法，作為推動工作、發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的有效工具。第32頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四4、八個步驟P階段：計劃①分析現(xiàn)狀、找出問題②分析問題產(chǎn)生的原因③找出主要要因④擬定措施，制定計劃D階段：執(zhí)行⑤執(zhí)行措施，執(zhí)行計劃C階段：檢查⑥檢查工作，調(diào)查效果A階段：行動⑦總結(jié)經(jīng)驗(yàn)⑧提出新問題PDCA管理循環(huán)第33頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四目標(biāo)管理的成果評估第34頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四個人自我評估表技能：優(yōu)勢和差距你最強(qiáng)的五項技能是什么（你最熟練或最喜歡使用的那些）？為了工作的進(jìn)一步發(fā)展、得到升職或找到新的工作，你首先需要學(xué)習(xí)的兩、三種技能是什么？你有哪些可以轉(zhuǎn)移的技能，即那些不僅適用于某一具體工作而是可以適用于許多職位上的工作的技能？例如，基礎(chǔ)計算機(jī)技能、談判技能、財務(wù)分析技能等你認(rèn)為自己在別人看來具有哪些優(yōu)勢？下一步和機(jī)會為達(dá)到長期職業(yè)目標(biāo)的下一步，從現(xiàn)在起的六至十二個月內(nèi)你計劃做些什么？你有哪些發(fā)展機(jī)會可以利用？你工作中哪些內(nèi)容你愿意繼續(xù)做下去，或使用更多的技能去做？你愿意嘗試哪些新的工作活動或職位？你的短期職業(yè)發(fā)展目標(biāo)是什么？為達(dá)到這些目標(biāo)你需要哪些支持（培訓(xùn)、人員、時間、金錢等）？你認(rèn)為其他人對你的工作了職業(yè)期望和計劃有何看法？第35頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四績效實(shí)地觀察個別教導(dǎo)自我學(xué)習(xí)訓(xùn)練講師團(tuán)體教導(dǎo)員工培育記錄第36頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四目標(biāo)管理的成果評估小組建立

一、績效評估領(lǐng)導(dǎo)者的角色透過他人并且一起合作，共同達(dá)成工作目標(biāo)，列出可能遇到的問題和障礙并事先尋求解決方法、列出實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需要的知識和技能、列出為達(dá)成目標(biāo)需合作的外部對象與資源。二、績效評估領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)執(zhí)行任務(wù)，培育人才，陳述面談目的、員工的自我評估、向員工告知評估結(jié)果、商討員工不同意的方面和共同制定績效改進(jìn)計劃等。三、領(lǐng)導(dǎo)者必須具備的九大能力了解：聆聽與發(fā)問、分析、規(guī)劃行動：組織力、創(chuàng)造力、持續(xù)力追蹤：目標(biāo)導(dǎo)向、監(jiān)督撐握、自我反省第37頁，共42頁，2023年，2月20日，星期四工作中的二八原則要懂得有效地運(yùn)用二八原則來調(diào)整你的策略，采取正確的方法，抓住最關(guān)鍵的20%。20%的人成功

80%的人不成功

20%的人用脖子以上賺錢

80%的人脖子以下賺錢

20%的人正面思考

80%的人負(fù)面思考

20%的人支配別人

80%的人受人支配

20%的人做事業(yè)

80%的人做事情

20%的人重視經(jīng)驗(yàn)

80%的人重視學(xué)歷

20%的人有目標(biāo)