對(duì)縣級(jí)煙草公司實(shí)物資產(chǎn)管理體系的監(jiān)督與管控

對(duì)縣級(jí)煙草公司實(shí)物資產(chǎn)管理體系的監(jiān)督與管控對(duì)縣級(jí)煙草公司實(shí)物資產(chǎn)管理體系的監(jiān)督與管控

一、實(shí)物資產(chǎn)管理體系提出的背景

實(shí)物資產(chǎn)是完善企業(yè)根底建設(shè)的重要組成局部，是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要經(jīng)濟(jì)資源，是企業(yè)健康持續(xù)開(kāi)展的基石。近年來(lái)，煙草行業(yè)實(shí)物資產(chǎn)投入量逐年擴(kuò)大，以筆者所在的濰坊煙草系統(tǒng)為例，截至2022年底，全系統(tǒng)固定資產(chǎn)、低值易耗品等兩大類實(shí)物資產(chǎn)有11.17萬(wàn)項(xiàng)，原值9.54億元。而其所屬縣級(jí)公司中，濰城營(yíng)銷部是純銷單位且在城區(qū)，固定資產(chǎn)、低值易耗品兩大類實(shí)物資產(chǎn)仍有2245項(xiàng)，原值2401萬(wàn)元，而其他兩個(gè)煙草公司相對(duì)來(lái)說(shuō)規(guī)模更大。實(shí)物資產(chǎn)管理水平的上下，是衡量企業(yè)根底管理水平的重要標(biāo)尺，更是影響企業(yè)資產(chǎn)效益的重要因素。因此對(duì)其進(jìn)行科學(xué)有效管理也就顯得格外重要。長(zhǎng)期以來(lái)，作為基層單位的縣級(jí)煙草公司在實(shí)物資產(chǎn)管理方面普遍存在著認(rèn)識(shí)缺乏、責(zé)任不清、制度不完善、體系不健全等諸多問(wèn)題，在一定程度上影響和制約著煙草企業(yè)的開(kāi)展。

二、實(shí)物資產(chǎn)管理現(xiàn)狀概述

目前，縣級(jí)煙草公司實(shí)物資產(chǎn)管理中主要存在下列問(wèn)題：

〔一〕實(shí)物配置與工作需要脫節(jié)

不足完善的配置管理規(guī)范，相同部門(mén)間實(shí)物資產(chǎn)的配備數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等不盡相同，報(bào)廢報(bào)損的衡量尺度和依據(jù)規(guī)范也統(tǒng)一，出現(xiàn)資產(chǎn)利用度不高或浪費(fèi)現(xiàn)象。

〔二〕實(shí)物管理與價(jià)值管理脫節(jié)

實(shí)物資產(chǎn)大都分散在各職能部門(mén)，因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，實(shí)物資產(chǎn)在部門(mén)之間的調(diào)撥現(xiàn)象比擬頻繁，各部門(mén)經(jīng)常未辦理手續(xù)就進(jìn)行調(diào)撥，導(dǎo)致價(jià)值流轉(zhuǎn)與實(shí)物流轉(zhuǎn)不一致。

〔三〕實(shí)物使用與管理責(zé)任脫節(jié)

實(shí)物管理職責(zé)履行不到位，買者不用、用者不論、管者不嚴(yán)等現(xiàn)象存在，存在管理盲區(qū)。

〔四〕實(shí)物資產(chǎn)管理日常管理難點(diǎn)較多

首先，量大分散。各部門(mén)不僅有房屋、空調(diào)、電視等公共資產(chǎn)，還有電腦、移動(dòng)硬盤(pán)、計(jì)算器等個(gè)人專用辦公用具，使用過(guò)程不足管理，存在平安隱患;其次，認(rèn)識(shí)缺乏。重采購(gòu)輕管理，隨意調(diào)撥，賬實(shí)不符，清查工作量大，耗時(shí)費(fèi)勁，管控本錢(qián)高;再次，職責(zé)不清。管理職責(zé)不清、責(zé)任不明，存在推諉扯皮、監(jiān)管不到位現(xiàn)象;最后，伎倆落后。信息化管理程度不夠，決策者、管理者、使用者之間資產(chǎn)信息不透明、不對(duì)稱，出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)買或閑置浪費(fèi)現(xiàn)象。

三、構(gòu)建實(shí)物資產(chǎn)管理體系

〔一〕管理體系構(gòu)建原那么

實(shí)用性：該體系簡(jiǎn)單實(shí)用、流程順暢，合乎單位實(shí)際，能切實(shí)滿足對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的管理需要。

可操作性：該體系具備可操作性，保證在日常工作中能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，且易于企業(yè)人員熟悉掌握。

高效性：該體系能夠有效地提高對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的使用效益及清查效率，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的掌控力度。

〔二〕管理體系建設(shè)思想

“一把手〞負(fù)責(zé)制。縣級(jí)煙草公司主要負(fù)責(zé)人及各部門(mén)負(fù)責(zé)人是該單位及部門(mén)實(shí)物資產(chǎn)管理的第一責(zé)任人。

“四統(tǒng)一〞集中管理。即統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一權(quán)屬、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一處置。

“權(quán)、責(zé)〞對(duì)等管理機(jī)制。權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任相統(tǒng)一，管資產(chǎn)和管人、管事相結(jié)合。

〔三〕管理體系目標(biāo)

實(shí)現(xiàn)“二轉(zhuǎn)變?nèi)Y(jié)合〞。實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理轉(zhuǎn)變，由分散管理向集約管理轉(zhuǎn)變;實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理與預(yù)算管理相結(jié)合，資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理相結(jié)合，實(shí)物管理與價(jià)值管理相結(jié)合。

實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理。事前管理，主要包括方案、預(yù)算管理;事中管理，主要包括采購(gòu)、調(diào)撥、報(bào)廢、處置等管理;事后管理：歷年資產(chǎn)資料保留完整、有延續(xù)性，無(wú)紙化盤(pán)點(diǎn)、實(shí)物資產(chǎn)存續(xù)狀態(tài)實(shí)時(shí)查詢等。

實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)監(jiān)控。資產(chǎn)在各部門(mén)間動(dòng)態(tài)流轉(zhuǎn);實(shí)物資產(chǎn)分層控制;實(shí)物資產(chǎn)的各個(gè)階段〔事前、事中、事后〕都可以查詢追蹤到相關(guān)資料及在用、閑置、報(bào)廢等運(yùn)行狀態(tài)。

四、實(shí)物資產(chǎn)管理體系建設(shè)內(nèi)容

〔一〕建立“三賬二卡〞，明確管理方法

“三賬二卡〞機(jī)制〔三級(jí)賬簿二種卡片〕，即財(cái)務(wù)部門(mén)做好一級(jí)實(shí)物資產(chǎn)總賬，對(duì)實(shí)物資產(chǎn)實(shí)行價(jià)值管理與實(shí)物管理綜合控制;管理部門(mén)建立二級(jí)分類明細(xì)賬，按資產(chǎn)分類、名稱等分別設(shè)置賬戶，記錄實(shí)物資產(chǎn)的名稱、數(shù)量和金額等，并按資產(chǎn)使用部門(mén)進(jìn)行歸口管理;使用部門(mén)建立三級(jí)分類明細(xì)賬及房間資產(chǎn)卡、實(shí)物資產(chǎn)卡兩種卡片，記錄本部門(mén)使用資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。

〔二〕建立崗位責(zé)任制，明確管理職責(zé)

建立一套全面系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)有效、責(zé)權(quán)清楚的管理機(jī)制和流程，標(biāo)準(zhǔn)實(shí)物資產(chǎn)在購(gòu)買、使用、維護(hù)、盤(pán)點(diǎn)、處置等整個(gè)生命周期中各相關(guān)部門(mén)及人員的管理職責(zé)和信息傳遞流程，確保管理有法可依、有章可循，流程順暢，不缺失、不越位、無(wú)盲點(diǎn)。

設(shè)立實(shí)物資產(chǎn)管理員。在各資產(chǎn)使用部門(mén)中，除部門(mén)負(fù)責(zé)人為資產(chǎn)管理責(zé)任人之外，設(shè)立實(shí)物資產(chǎn)管理員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)實(shí)物資產(chǎn)使用進(jìn)行日常管理，履行對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的管理維護(hù)和監(jiān)督職責(zé)，實(shí)物資產(chǎn)管理員調(diào)離時(shí)，移交本部門(mén)資產(chǎn)管理檔案，交接雙方及相關(guān)人員進(jìn)行核查，所在部門(mén)負(fù)責(zé)人監(jiān)督簽字確認(rèn)，辦理實(shí)物資產(chǎn)移交和監(jiān)交手續(xù)，做到人走賬清，避免資產(chǎn)流失。

實(shí)行專人責(zé)任制。根據(jù)實(shí)物資產(chǎn)流動(dòng)的實(shí)際情況，建立資產(chǎn)專人管理責(zé)任機(jī)制，制定入出庫(kù)、調(diào)撥、報(bào)廢、處置等規(guī)范化程序，如資產(chǎn)調(diào)配由歸口管理部門(mén)統(tǒng)一管理，各部門(mén)之間不能私自調(diào)換。需要內(nèi)部調(diào)撥時(shí)，由需求部門(mén)提出申請(qǐng)，歸口管理部門(mén)填寫(xiě)資產(chǎn)調(diào)撥單，財(cái)務(wù)部門(mén)、歸口管理部門(mén)和使用部門(mén)在調(diào)撥單上簽章確認(rèn)，據(jù)此變更各自賬簿，確保賬實(shí)相符;單位或部門(mén)負(fù)責(zé)人，在離任時(shí)那么要對(duì)所屬資產(chǎn)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)和交接，以明確管理責(zé)任。建立使用情況登記卡，記錄資產(chǎn)整個(gè)周期狀況。鑒于實(shí)物資產(chǎn)使用周期較長(zhǎng)，為維持正常的運(yùn)行需進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)的特點(diǎn)，建立使用情況登記卡，詳細(xì)記錄資產(chǎn)從采購(gòu)入庫(kù)、使用維護(hù)直至報(bào)廢處置整個(gè)生命周期狀況。

〔三〕建立二種定期清查制度，明確管理程序

日常清查。每月進(jìn)行一次，由歸口管理部門(mén)牽頭組織，每月底，由使用部門(mén)對(duì)本部門(mén)所有資產(chǎn)進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，帳、卡、物相符后，月初與歸口管理部門(mén)進(jìn)行對(duì)賬〔每季度歸口管理部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)要核對(duì)一次〕。

集中清查。固定資產(chǎn)每年至少清查一次，低值易耗品至少每半年清查一次。集中清查由財(cái)務(wù)部門(mén)牽頭組織，財(cái)務(wù)部門(mén)、歸口管理部門(mén)和使用部門(mén)共同組成資產(chǎn)清查小組，對(duì)實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行全面清查、盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符、賬賬相符、賬卡相符。

〔四〕建立信息化管理系統(tǒng)，明確管理流程

將實(shí)物資產(chǎn)管理置于統(tǒng)一平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)資源共享。建立起由歸口管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)為主體，各使用部門(mén)參與、涵蓋實(shí)物資產(chǎn)整個(gè)生命周期內(nèi)各環(huán)節(jié)的、動(dòng)態(tài)的管理信息化系統(tǒng)。該系統(tǒng)進(jìn)一步加強(qiáng)了實(shí)物資產(chǎn)各環(huán)節(jié)的全程信息化、痕跡化、流程化、動(dòng)態(tài)化管理，對(duì)實(shí)物資產(chǎn)按統(tǒng)一規(guī)范進(jìn)行分類定編，實(shí)行掃碼、可視化管理，采集照片、繪制分布地圖、建立出租資產(chǎn)檔案，保障實(shí)物資產(chǎn)信息的全面完整，提高管理質(zhì)量和效率。各管理部門(mén)能夠及時(shí)準(zhǔn)確地了解實(shí)物資產(chǎn)所處的狀態(tài)及其變化軌跡，進(jìn)行實(shí)時(shí)的動(dòng)態(tài)跟蹤管理，到達(dá)從定性管理向定量管理、從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理、從單一管理向系統(tǒng)管理的轉(zhuǎn)變，使資源組合更加優(yōu)化、配置更加合理。

〔五〕建立統(tǒng)一規(guī)范，提升資產(chǎn)奉獻(xiàn)度

一是按精益高效原那么，以橫向和縱向?yàn)榍腥朦c(diǎn)，分別按資產(chǎn)類別和工作職能制定實(shí)物資產(chǎn)配置規(guī)范;二是對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的日常運(yùn)維等制定合乎企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理需要的規(guī)范體系;三是以降費(fèi)增效為目標(biāo)，將管理規(guī)范應(yīng)用于日常實(shí)踐，完善機(jī)制，優(yōu)化流程，持續(xù)提升實(shí)物資產(chǎn)對(duì)企業(yè)的績(jī)效奉獻(xiàn)度。

五、實(shí)物資產(chǎn)管理體系建設(shè)功效

實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)管理與預(yù)算管理相結(jié)合，資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理相結(jié)合，實(shí)物管理與價(jià)值管理相結(jié)合的目標(biāo)。

通過(guò)建立動(dòng)態(tài)監(jiān)控體系和內(nèi)部調(diào)劑機(jī)制，嚴(yán)格審批手續(xù)，加強(qiáng)資產(chǎn)使用、處置和收入三道程序的管控，保證了資產(chǎn)平安完整，解決了資產(chǎn)處置無(wú)序、資產(chǎn)流失問(wèn)題。

通過(guò)建立實(shí)物資產(chǎn)三級(jí)賬簿、房間資產(chǎn)卡、資產(chǎn)卡片〔即三賬二卡〕、明確了公共資產(chǎn)專人管理等措施，使每項(xiàng)實(shí)物資產(chǎn)有賬、有卡、有物，將“以賬查物、以物對(duì)賬、賬卡相對(duì)、賬賬相對(duì)〞的實(shí)物資產(chǎn)管理原那么真正得到落實(shí)應(yīng)用。

通過(guò)信息化系統(tǒng)及對(duì)實(shí)物資產(chǎn)定期清查的過(guò)程管理，使各管理部門(mén)人員的工作更加主動(dòng)、順暢和高效，切實(shí)強(qiáng)化了各部門(mén)的責(zé)任感，掃碼盤(pán)點(diǎn)也從基本上提高了實(shí)物資產(chǎn)的管理效率和平安完整，大大降低了管控本錢(qián)。

通過(guò)建立實(shí)物資產(chǎn)管理責(zé)任