檔案保管工作的基本要求及物質(zhì)條件

檔案保管工作的基本要求及物質(zhì)條件檔案保管工作的根本要求及物質(zhì)條件

[摘要]發(fā)展檔案的保管工作，必須有一定的要求和物質(zhì)條件作保證，否那么是難以做好這項(xiàng)工作。

[關(guān)鍵詞]檔案保管工作；根本要求；物質(zhì)條件

一、檔案保管工作的內(nèi)容

檔案保管工作是指根據(jù)檔案的狀況所采取的寄存和平安防護(hù)措施。這是特指檔案科學(xué)管理的一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)工作，具有特定的含義。檔案保管工作的內(nèi)容主要包括下列3個(gè)方面：

(一)檔案的庫(kù)房管理，即庫(kù)房?jī)?nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作。

(二)檔案流動(dòng)中的愛(ài)護(hù)，即檔案在各個(gè)流動(dòng)環(huán)節(jié)中的―般的平安防護(hù)。

〔三〕檔案愛(ài)護(hù)的專(zhuān)門(mén)措施，即為延長(zhǎng)檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制和修補(bǔ)等各種專(zhuān)門(mén)的技術(shù)處理。

二、檔案保管工作的意義

檔案保管工作在整個(gè)檔案工作中具有重要意義，主要表現(xiàn)在下列幾個(gè)方面：

第一，檔案保管工作是整個(gè)檔案工作的重要組成局部，是一個(gè)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)。它具有自己的特點(diǎn)，負(fù)有具體的工作任務(wù)。所以，許多檔案館設(shè)有保管部、處、科等內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，專(zhuān)司其職；有些檔案館、室那么配有專(zhuān)職或兼職專(zhuān)門(mén)人員，負(fù)責(zé)檔案的保管工作；第二，檔案保管工作是貫徹檔案工作根本原那么、維護(hù)檔案的完整和平安的重要環(huán)節(jié)。維護(hù)檔案的完整和平安是檔案工作根本原那么的重要內(nèi)容之一，是做好檔案工作的起碼要求。它需要檔案的收集、整理和提供利用等各工作環(huán)節(jié)共同承當(dāng)和完成，而保管工作乃是實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)和要求的重要環(huán)節(jié)，具有決定性的影響，因?yàn)闄n案壽命的長(zhǎng)短與檔案保管的好壞有著直接關(guān)系；第三，檔案保管工作質(zhì)量的上下對(duì)提高檔案管理水平具有重大影響。檔案保管的好，就為整個(gè)檔案工作的順利進(jìn)行提供了物質(zhì)對(duì)象和最根本的前提；反之，整個(gè)檔案工作就要受到影響，甚至失去其存在和進(jìn)行的根底。

三、保管檔案的根本要求

第一，以防為主，防治結(jié)合。愛(ài)護(hù)檔案的辦法很多，概括起來(lái)主要有兩個(gè)方面：一方面是“防〞；二是“治〞?！胺括暭慈绾晤A(yù)防檔案文件的損毀?！爸唯暭礄n案損毀之后，要進(jìn)行相應(yīng)的處治；第二，相互協(xié)調(diào)，密切配合。檔案保管工作是整個(gè)檔案工作的有機(jī)組成局部，它與檔案工作其他工作環(huán)節(jié)有著密切聯(lián)系。檔案在收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等過(guò)程中，也可能遭到某些不利因素的損害。因此，要想做好檔案保管工作，就必須掌握檔案工作各環(huán)節(jié)對(duì)保管工作的促進(jìn)和制約作用，并在進(jìn)行其他各個(gè)環(huán)節(jié)工作中注意愛(ài)護(hù)檔案；同時(shí)，還必須關(guān)懷文書(shū)部門(mén)對(duì)文件載體和書(shū)寫(xiě)材料的選用，在可能的條件下，根據(jù)文件的重要程度和保管年限，選用不同等級(jí)、不同性能的載體和書(shū)寫(xiě)材料，使需要永久保留的重要文件最大限度地延長(zhǎng)壽命。

四、檔案保管的根本物質(zhì)條件

〔一〕檔案庫(kù)房為檔案愛(ài)護(hù)提供了最根本的物質(zhì)條件，庫(kù)房建筑的好壞直接影響檔案的愛(ài)護(hù)條件和庫(kù)房管理措施的效果。庫(kù)房建筑還是檔案保管工作中長(zhǎng)期起作用的方面，因?yàn)榻ㄖ昧说膸?kù)房，改動(dòng)比擬困難，且會(huì)造成很大浪費(fèi)，因此要周密設(shè)計(jì)、精心施工。

1.檔案庫(kù)房建筑的原那么

檔案庫(kù)房建筑應(yīng)遵循適用、經(jīng)濟(jì)和美觀的原那么。所謂適用，就是庫(kù)房建筑要在防潮、防熱、防光、防塵、防火、防盜及防有害氣體等方面合乎保管檔案的要求。所謂經(jīng)濟(jì)，技術(shù)在考慮適用的前提下，講究經(jīng)濟(jì)效益，注意節(jié)約經(jīng)費(fèi)開(kāi)支。所謂美觀，就是無(wú)論是總體布局、單體造型，還是外觀景象及內(nèi)部裝飾，都要給人以協(xié)調(diào)、美觀、大方的印象和充斥文化氣氛的感受，充沛體現(xiàn)檔案館的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)性質(zhì)。

2.檔案庫(kù)房的類(lèi)型

目前，我國(guó)檔案庫(kù)房的類(lèi)型主要有綜合檔案庫(kù)、專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)、檔案資料庫(kù)。

〔1〕綜合檔案庫(kù)。綜合檔案庫(kù)是檔案庫(kù)房的主體局部。它保管著我國(guó)各個(gè)歷史時(shí)期，各機(jī)關(guān)單位及馳名人物形成的各種門(mén)類(lèi)、各種形式的檔案在檔案庫(kù)藏?cái)?shù)量較大的情況下，可以實(shí)行分庫(kù)管理。

〔2〕專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)。專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)主要是為了適應(yīng)專(zhuān)門(mén)檔案的特點(diǎn)以及管理上的特殊要求而設(shè)立的，如以制成材料或形式等特點(diǎn)而設(shè)立的檔案庫(kù)。專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)與綜合檔案庫(kù)在內(nèi)容和形式〔下轉(zhuǎn)第43頁(yè)〕〔上接第37頁(yè)〕上都有比擬明顯的界限。專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)，尤其是制成材料比擬特殊的檔案庫(kù)，在管理上有些特殊要求，不能與一般檔案庫(kù)混淆。

〔3〕檔案資料庫(kù)。檔案庫(kù)房是專(zhuān)門(mén)集中和保留與檔案有關(guān)的圖書(shū)、資料。有條件的檔案館均應(yīng)設(shè)有圖書(shū)、資料庫(kù)積存資料，以補(bǔ)充和方便檔案的提供利用。

〔二〕檔案裝具

檔案裝具是檔案館、室必須的根本設(shè)備。檔案裝具種類(lèi)很多，各有所長(zhǎng)，應(yīng)根據(jù)庫(kù)房的特點(diǎn)和檔案的價(jià)值及規(guī)定的不同，合理選用，靈活配置。目前，我國(guó)使用的檔案裝具主要有檔案架、檔案箱、檔案柜。

1.檔案架

檔案架一般采用金屬制品，其優(yōu)點(diǎn)是能充沛利用庫(kù)房的面積和空間，本錢(qián)低，存取方便，并能提供較妥善的保管條件。檔案架的裝置和排放要能最大限度地利用檔案庫(kù)房的面積和空間，并保證檔案完好和利用方便。檔案架的種類(lèi)很多，主要有固定檔案架、活動(dòng)式密集架、積層架等。

2檔案箱

檔案箱多為金屬制品，5個(gè)檔案箱為一套，平時(shí)以箱代柜，疊放使用，它與檔案架、檔案柜比擬，便于挪動(dòng)，可以平時(shí)、戰(zhàn)時(shí)兩用，同時(shí)又能防火、防光、防塵、防盜，目前采用較多。但是，檔案箱單體逐一加工，造價(jià)高。

3.檔案柜

檔案柜一套5節(jié)檔案箱高度大體相同，高2米左右，寬1.5m，4層格板，相當(dāng)于5節(jié)檔案箱。它多為金屬結(jié)構(gòu)，優(yōu)點(diǎn)是堅(jiān)固、防火、防潮、防光、防盜性能好。但是，檔案柜移動(dòng)不便，造價(jià)稍高。檔案裝具有金屬和木制兩種。一般情況下，金屬比木制的好，即防火又耐久，使用方便靈巧，便于機(jī)械加工，可做成組合構(gòu)件，有可調(diào)性，利于運(yùn)輸、安裝。在有些地方，也可用吸水性能較強(qiáng)的木材作為檔案裝具材料。

〔三〕檔案包裝材料

檔案的包裝非常重要，它即可避免光線、灰塵及有害氣體對(duì)檔案的直接危害，又可減少機(jī)械磨損。目前，我國(guó)包裝紙質(zhì)檔案的材料和辦法一般有3種：卷皮、卷盒和包裝紙。

1.卷皮

卷皮是包裝檔案的根本材料。它不僅可以愛(ài)護(hù)檔案，而且本身也是案卷的封面，對(duì)查找利用很方便。使用卷皮應(yīng)合乎下列要求：

長(zhǎng)寬為300mm×220mm或280×210mm，厚度為10mm、15mm、20mm3種。另外還有一種與卷和配套、裝入卷盒內(nèi)的軟卷皮，其規(guī)格為297×210mm或260mm×185mm。

2.卷盒

利用卷盒保管檔案是目前比擬好的一種裝具。它能防光、防塵和減少機(jī)械磨損，同時(shí)也便于管理，且整齊美觀。但是，卷盒占用庫(kù)房的面積較多，制作卷盒的費(fèi)用也較高。要區(qū)別情況，根據(jù)檔案館、室的需要和可能，適當(dāng)采用卷盒形式。卷盒的規(guī)格，按國(guó)家規(guī)范為300mm×220mm，厚度為30mm、40mm、50mm3中。對(duì)于某些特殊檔案，也可以采用卷套，它比卷盒