檔案信息資源配置探討

檔案信息資源配置探討檔案信息資源配置探討

【黑龍江史志2022.4〔總第341期〕】

一、檔案信息資源建設(shè)的開(kāi)展進(jìn)程

〔一〕館藏建設(shè)階段

檔案信息資源建設(shè)孕育于各館〔室〕自發(fā)的館藏建設(shè)及實(shí)踐中。各檔案館〔室〕在收集、利用等工作中，以自然開(kāi)展的方式去效勞和滿足讀者的需要。

〔二〕地區(qū)協(xié)作階段

隨著檔案數(shù)量的增長(zhǎng)和利用需求的日益多樣化。各館〔室〕之間開(kāi)始有了協(xié)調(diào)與合作。包括編制聯(lián)合目錄，協(xié)調(diào)收集范圍，館際互借等，形成了地區(qū)范圍的小規(guī)模配合，大大提高了檔案利用的滿足程度。

〔三〕國(guó)家布局階段

面對(duì)檔案數(shù)量的急劇增長(zhǎng)和對(duì)檔案信息的廣泛、迫切需要，國(guó)家通過(guò)各種伎倆，如行政、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)伎倆等在全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一規(guī)劃，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，對(duì)國(guó)家檔案信息資源的收藏與分布進(jìn)行宏觀控制，從而形成一種多層次、多功能的檔案信息資源保障體系。

〔四〕國(guó)際協(xié)調(diào)階段

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代通訊技術(shù)的飛速開(kāi)展、網(wǎng)絡(luò)化信息領(lǐng)域得以廣泛運(yùn)用的這種大背景下，各國(guó)檔案界也著手討論如何在全球范圍內(nèi)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理布局和有效配置，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，取得最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

從上述開(kāi)展進(jìn)程中，我們可以看出檔案信息資源建設(shè)是館藏建設(shè)從微觀走向宏觀，從部分納入整體的必然結(jié)果，同時(shí)也是社會(huì)信息化的必然要求。合理布局和有效配置作為檔案信息資源保障系統(tǒng)的龍頭局部，是傳遞于系統(tǒng)和利用子系統(tǒng)的前提和根底。

二、檔案信息資源有效配置的根本內(nèi)容

檔案信息資源有效配置包括檔案信息在時(shí)間、空間和數(shù)量三個(gè)方面的配置。

〔一〕時(shí)間配置

所謂檔案信息資源的時(shí)間配置是指在不同的時(shí)態(tài)上對(duì)不同種類的檔案信息資源進(jìn)行合理的時(shí)效分布。目前在我國(guó)現(xiàn)存的檔案館網(wǎng)中，網(wǎng)點(diǎn)之間的時(shí)間配置只有中央一級(jí)真正做到，如第一歷史檔案館、第二歷史檔案館就分別收集保管明清檔案、民國(guó)檔案和建國(guó)后檔案。省市一級(jí)為防止館〔室〕機(jī)構(gòu)的設(shè)置過(guò)多，時(shí)間配置一般在各網(wǎng)點(diǎn)之間進(jìn)行，即對(duì)館藏中不同歷史時(shí)期形成的檔案進(jìn)行量的控制。

〔二〕空間配置

空間配置是指檔案信息資源在不同地區(qū)、不同行業(yè)之間的分布，實(shí)質(zhì)上是在不同使用方向上的分配。由于檔案的形成機(jī)關(guān)具有一定的區(qū)域性和等級(jí)性，檔案不可防止地帶有自然形成的區(qū)域性和等級(jí)性。因此，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行布局和配置時(shí)就應(yīng)該充沛利用和遵從這種特點(diǎn)，各網(wǎng)點(diǎn)以區(qū)域和等級(jí)為根底，收集保留本地區(qū)、本級(jí)的檔案，減少不必要的重復(fù)和浪費(fèi)。我國(guó)檔案信息資源的空間配置在網(wǎng)點(diǎn)之間，具體表現(xiàn)為兩個(gè)方面的結(jié)合，即綜合性檔案

館以行政區(qū)劃來(lái)劃分，專業(yè)檔案館那么按行業(yè)系統(tǒng)來(lái)劃分。

〔二〕數(shù)量配置

檔案信息資源的數(shù)量配置通常是與時(shí)間配置或空間配置相結(jié)合的，即特定時(shí)間或特定空間內(nèi)對(duì)檔案信息進(jìn)行量的控制和協(xié)調(diào)，這種數(shù)量配置既包括總量配置，也包括個(gè)量配置?？偭颗渲茫缫欢〞r(shí)期內(nèi)，對(duì)國(guó)家全部檔案和檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行方案、統(tǒng)計(jì)和控制工作。個(gè)量配置那么是指各個(gè)網(wǎng)點(diǎn)機(jī)構(gòu)之間，對(duì)不同類型、不同時(shí)期以及不同保管期限的檔案進(jìn)行控制和協(xié)調(diào)。

三、影響檔案信息資源有效配置的主要因素

檔案信息資源的配置是十分復(fù)雜的，因?yàn)橘Y源的配置不僅僅是檔案信息本身的配置，還包括與這些信息資源相配套的技術(shù)設(shè)備、人力、財(cái)力的配置。影響配置的因素是多方面的，且各因素在影響的角度、程度上也不盡相同。概而言之，這些因素主要包括在人文、經(jīng)濟(jì)和技術(shù)三個(gè)方面中。

〔一〕人文因素

一切社會(huì)活動(dòng)最終都是人的實(shí)踐活動(dòng)，作為活動(dòng)中主體因素的人總是起著至關(guān)重要的作用。影響檔案信息資源有效配置的人文因素主要包括兩方面：一是活動(dòng)主體檔案管理者及其所發(fā)明的管理環(huán)境?？茖W(xué)的管理體制是進(jìn)行信息資源有效配置不可短少的伎倆。檔案信息資源的科學(xué)管理就是運(yùn)用現(xiàn)代化管理辦法來(lái)研究檔案信息資源在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中利用的規(guī)律，對(duì)檔案信息資源配置過(guò)程中的種種矛盾進(jìn)行規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，以求得最優(yōu)化的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

二是檔案利用者的情況。利用者的職業(yè)狀況決定了他們對(duì)某一檔案信息資源的需求程度和使用能力的不同，這種不同必然會(huì)反映到利用效果實(shí)現(xiàn)程度的不同。利用者受教育的程度也決定了他們?cè)跀⑹鲂枨笊系牟顒e。因此在檔案信息資源配置過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用者和檔案工作者的管理和效勞.注重體現(xiàn)對(duì)他們應(yīng)有的人文關(guān)心。

〔二〕經(jīng)濟(jì)因素

資源配置的主要伎倆之一就是市場(chǎng)。但是由于檔案部門不是社會(huì)財(cái)富的直接發(fā)明者，因此受市場(chǎng)機(jī)制的影響較其他信息資源要小。但這并不等于檔案信息資源的配置完全不受市場(chǎng)機(jī)制的作用影響。檔案的種類和范圍十分廣泛，其中有些局部如科技檔案是可以進(jìn)入信息市場(chǎng)的，并通過(guò)市場(chǎng)和價(jià)格體系實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源的最適度配置。

〔三〕技術(shù)條件

影響檔案信息資源有效配置的技術(shù)因素主要有兩方面：一是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享的必要條件和物質(zhì)根底，也是它的最終開(kāi)展目標(biāo)。而檔案信息資源的有效配置與共享是一個(gè)問(wèn)題的兩個(gè)方面。隨著電子計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)在檔案部門的廣泛運(yùn)用，各種數(shù)據(jù)高密度的存儲(chǔ)和遠(yuǎn)距離傳輸，使檔案事業(yè)發(fā)生了深刻的變化。二是檔案信息轉(zhuǎn)移技術(shù)。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為根底的共享網(wǎng)絡(luò)并不能解決檔案部門內(nèi)的一切問(wèn)題，不能完全替代傳統(tǒng)的效勞。所以在拓展共享網(wǎng)絡(luò)，縮減傳統(tǒng)合作的同時(shí)，應(yīng)保持一定的傳統(tǒng)檔案機(jī)構(gòu)之間的合作。

四、檔案館網(wǎng)布局

在現(xiàn)行的檔案館網(wǎng)絡(luò)中，主要有兩種類型的檔案館，即綜合性檔案館和專業(yè)性檔案館。綜合性檔案館指館藏檔案來(lái)源于機(jī)關(guān)或單位，檔案內(nèi)容波及政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)、文化等各方面的檔案館。專業(yè)性檔案館指專門收藏某一方面、某一專業(yè)或某種特殊載體檔案