重點建設項目檔案管理

重點建設項目檔案管理

2011年9月建設項目檔案的作用

生產(運行)、維護、改擴建的重要依據建設項目質量管理的重要內容和質量問題追朔的重要憑證項目竣工的重要內容項目管理、稽查、評價的重要基礎

第一節(jié)項目檔案管理基礎學問

一、

基本建設項目檔案管理涉及的基本概念

1、建設項目文件材料、基建檔案、科技資料

基建檔案：是干脆記述和反映基本建設活動的，歸檔保存的建設項目文件材料。建設項目文件材料：是記錄和反映基本建設活動的文字、圖表、聲像等技術文件的總稱?？萍假Y料：是指為了工作參考的目的搜集來的，對科技活動具有參考作用的科技文獻材料。

2.

基本建設項目檔案、基本建設項目竣工檔案資料

基本建設項目檔案:是指在整個建設項目從醞釀、決策、勘測、支配、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產（運用）等活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式和載體的文件材料。項目竣工檔案：是指經過整理、編制、匯總、鑒定，滿足項目竣工驗收要求的整套基本建設項目檔案。

二、工程單位工程的劃分與文件材料的集成建設項目constructionproject：指建筑、安裝等形成資產的活動中，依據一個總體設計進行施工，獨立組成的，在經濟上統(tǒng)一核算、行政上有獨立組織形式、實行統(tǒng)一管理的建設目標。單項工程uniteofproject：指建設項目中具有獨立設計文件、可獨立組織施工，建成后可以獨立發(fā)揮生產實力或工程效益的工程。單位工程subunitofproject：是指具有獨立設計文件、可獨立組織施工，但建成后不能發(fā)揮實力或工程效益的工程。

三、

基本建設工作程序與項目文件的成套性

(一)前期工作（立項報批）階段1、規(guī)劃任務是以國家經濟建設的戰(zhàn)略目標和方針任務看法技術經濟政策為依據。在制定區(qū)域、部門規(guī)劃時，以自然資源、建設布局市場預料前提，提出建設項目，初步分析投資效果，綜合平衡后，填寫項目建議書。形成項目建議書和審批文件。

2、可行性探討

在工程上馬前,在進行深化細致調查探討,科學預料和技術經濟論證的基礎上,對項目技術先進性,經濟合理性.建設可能性進行探討.以現代科學成果以最少投資取得最佳經濟效益的有限手段.也是領導部門決策的重要依據.形成以下材料:原始基礎材料:區(qū)域氣象材料,地質勘察材料、水文材料；與有關方面的來往文件：土地執(zhí)照，有關建設來往文件；與有關方面的合同與協(xié)議書：技術托付合同、勘測設計合同?？尚行蕴接憟蟾妗＞幹圃O計任務書：設計任務書是確定基本建設規(guī)模，編制設計文件的重要依據，是探討審查基本建設必要性和可能性重要依據，是確定工程項目、建設規(guī)模、建設依據、技術布局、技術進度等根本問題的重要文件。

3、選擇建設地點

廠址選擇要依據建設方針和工業(yè)布局的要求進行。形成：收集、調研性的材料、選址依據性的原始材料、水文、地質報告書，選址報告、審批文件。(二)設計階段4、編制設計文件基本建設設計工作是論證建設項目經濟合理性和技術可能性的重要工作，設計文件是基本建設項目列入年度支配和組織施工的主要依據。建設項目的設計任務書和選點報告經上級批準后。主管部門就應剛好指定和托付設計部門編制設計文件。設計工作階段初步設計:初步設計形成區(qū)域地形圖、勘測報告及附圖、總平面草圖、主要建筑物草圖、簡要說明書、計算書、工程概算。技術設計：總平面圖、土方支配書、建筑設計圖、結構設計圖、設備施工安裝圖、工程總概算、工程預算。施工圖設計：形成施工詳圖、各部細微環(huán)節(jié)結構圖、施工大樣圖、施工說明書、施工組織設計文件。

5、支配年度基本建設支配須按發(fā)展國民經濟中長期和年度支配進行?；窘ㄔO須有初步設計和總概算，經綜合平衡后進行。(三)施工階段

6、工程施工形成各種施工準備、施工記錄（隱藏工程記錄、施工日志）、原材料試驗、更改通知單各種技術會議記錄、質量事故報告、質量評定、記錄和報告、交工驗收、竣工圖等（四）竣工階段

7、試生產（運行）8、竣工驗收竣工驗收鑒定書、竣工驗收會議材料、各專項驗收文件材料會議材料9、固定資產交付運用

四、基本建設項目的內容和特點

建設項目檔案的基本內容

立項審批文件

設計文件

工程管理文件

施工文件

生產技術準備文件

工藝設備文件

涉外文件基本建設檔案的特點

成套性

專業(yè)性

現實性

其次節(jié)基本建設項目檔案工作的性質和管理原則

建設項目檔案工作管理的性質

1、建設項目檔案工作是一項以項目管理為主要內容的專業(yè)性服務性工作。

2、建設項目工作是實現工程建設科學管理的技術基礎工作。

建設項目管理的管理原則建設項目檔案工作要依據集中統(tǒng)一管理的原則，保證項目檔案的完整、精確、系統(tǒng)、平安，實現項目檔案的有效利用。

第三節(jié)國家、省關于基本建設項目的檔案的法規(guī)、文件、標準

一、法律、法規(guī)

《檔案法》《云南省檔案條例》《科學技術檔案工作條例》《建筑工程質量管理條例》二、管理規(guī)定

國家重點建設項目檔案管理登記方法（檔發(fā)字[1997]15號）云南省重點建設項目檔案管理登記（云檔聯(lián)發(fā)[1997]第5號）基本建設項目檔案資料管理暫行方法（國檔發(fā)[1988]4號）建設項目（工程）竣工驗收方法（計建設[1990]1215號）重大建設項目檔案驗收方法（檔發(fā)[2006]2號）云南省重點建設項目檔案驗收實施方法（云檔聯(lián)發(fā)[2010]2號城市建設檔案歸屬與流向的暫行規(guī)定（檔發(fā)（1987）20號）三、業(yè)務技術標準

國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（ＤＡ／Ｔ２８－２００２）建筑工程資料管理規(guī)程

（

JGJ/T185-2009）建設工程文件歸檔整理規(guī)范(CTB/T50328—2001)科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T11822－２００２）編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規(guī)定（82）建施字50號）技術制圖（ＧＢ１０６０９－89）

第四節(jié)基本建設項目文件材料及項目檔案管理

一、項目文件材料的形成管理

（一）項目文件材料的種類、標準化及限制管理

基建項目文件材料的形成項目文件的標準化項目文件材料的編號項目文件材料發(fā)放管理項目文件材料的更改保證項目文件材料完整、精確、規(guī)范的管理措施

項目文件材料的基本類型（一）

圖樣材料建筑圖樣：初步設計圖樣、技術設計圖樣、施工圖設計圖樣總平面圖、結構圖、大樣圖機械圖樣：總圖、裝配圖、零件圖、系統(tǒng)圖依據制圖方法：項目文件材料的基本類型（二）平面圖、立面圖、剖面圖依據圖樣形式：原圖、白圖、底圖、復制圖（藍圖、復制圖、印刷圖）文字材料技術文件其他形式技術文件書目、明細表、現場記錄表格、質量評定表格、材料檢測表格等非紙質項目文件材料膠片、磁性載文件材料“模擬”電子項目文件材料“數字”基本建設文件材料的形成

及成套性項目立項準備階段設計階段施工階段竣工階段項目文件材料的標準化實現項目文件材料標準化的意義涉及項目文件材料的具體內容：1、圖樣幅面2、圖樣標題欄3、圖樣繪制的技術要求4、文字材料編寫要求5、書目、表格材料的規(guī)格項目文件的編號編號的方法：1、項目結構編號法產品隸屬分類法工程結構分類法2、分類編號法項目文件材料的運行管理建立有關制度明確職責并實行相關限制措施做好簡潔遺失文件的限制管理“四參與”

二、竣工圖的編制基本建設文件材料的更改更改的緣由更改的類型適應性更改完善性的更改勘誤補漏的更改更改的權限和程序更改的權限更改審批程序竣工圖編制的意義及責任竣工圖編制的意義竣工圖編制的責任竣工圖編制基本內容

總體方面

1、項目總平面布置圖、位置圖及地形圖；

2、設計圖總書目；

3、設計總說明；

4、總體工程圖；

5、各單項工程圖。

各專業(yè)方面：包括土建工程(含建筑、結構)竣工圖；給排水工程竣工圖；電力、照明電氣和弱電(包括通訊、避雷、接地、電視等)工程竣工圖；暖通工程(包括采暖、通風、空調)竣工圖；煤氣(以及氧氣、乙炔氣、蒸氣、壓縮空氣等等)工程竣工圖；設備及工藝流程竣工圖?？⒐D編制的原則規(guī)定原施工圖轉化為竣工圖。照圖施工，沒有變動的由施工單位加蓋竣工章，并作必要簽署，原施工圖即轉化為竣工圖。原施工圖通過更改作為竣工圖。凡在施工中有一般性設計變更，能夠用原圖作為竣工圖的，可由施工單位在原施工圖上更改，加蓋竣工章，即為竣工圖。重新繪制變更后的竣工圖編制竣工圖的依據設計施工圖

建設單位供應的作為工程施工的全部施工圖，包括所附的文字說明，以及有關的通用圖集、標準圖集或施工圖冊。

施工圖紙會審記錄或交底記錄。設計變更通知單，即設計單位提出的變更圖紙和變更通知單。技術聯(lián)系核定單，即在施工過程中由建設單位和施工單位提出的設計修改，增減項目內容的技術核定文件。隱藏工程驗收記錄，以及材料代換等簽證記錄。質量事故報告及處理記錄，即施工單位向上級和建設單位反映工程質量事故狀況報告，鑒定處理看法，措施和驗證書。(構)筑物定位測量資料，施工檢查測量及竣工測量資料。編制竣工圖的步驟收集和整理各種依據性文件資料分階段編制竣工圖竣工圖的審核審核竣工圖的主要內容全部修改點是否都己修改到位圖與圖之間相關之處是否都已作相應修改；（平面、立面、剖面）全部修改處是否都標注了修改依據全部修改依據是否都已手續(xù)齊全。

圖紙修改技術要求1．幾修改處都要標注修改依據。標注修改依據應按設計變更文件名稱、編號、條文號、產生日期、其所在案卷號和頁號的先后依次填寫(如：本圖修改依據設計變更單建施修1號1989.3.2見本卷21頁；本圖修改依據材料代用單2號1988.9.1見本卷58頁)。2．全部設計變更文件中的變更內容，必需不遺漏地在施工圖中全面反映，即每項變更內容，不但要在文件所指的竣工圖上反映，而且要在全部涉及到的每張竣工圖上反映。3．每一張竣工圖的技術要求要一樣，同一案卷內竣工圖的技術要求也要一樣。修改后的文字和數字位置要與被修改部分的位置大致相對應。4．作為竣工圖的藍圖必需是圖面清晰的新圖紙。5．一張更改通知單涉及多圖的，假如圖紙不在同一卷冊的，應將復印件附在有關卷冊中，或在備考表中說明?？⒐D編制的組織清理設計文件、設計變更和施工記錄對應實際狀況檢查，必要時進行行實際測量。依據“誰施工、誰竣工”，組織責任施工單位、監(jiān)理單位人員學習，明確竣工圖編制的范圍、深度和要求。編制竣工圖的時間依據國家規(guī)定“編制各種竣工圖，必需在施工過程中(不能在竣工后)……”工程建設周期一般較長施工中往往會出現管理組織，管理人員的變動和交替現象由于有些施工單位承包的工程項目較多，而技術力氣又不足、技術人員有限編制竣工圖的套數一般不少于兩套，一套移交生產運用單位保管，一套移交有關主管部門或技術檔案部門長期保存。質量要求保證圖物相符，數據精確，簽署完備。字體、線條和竣工章的簽署。；圖樣和字跡材料的要求。相關標注的要求技術要求竣工圖的圖形和有關文字說明必需清晰精確、反映現場變更實際利用施工圖改繪竣工圖時必需在更改處注明變更依據藍圖的更改可依據變更的具體狀況選用“注改”和“杠改”(劃改)，不能刮改圖上各種引出說明，一般應與圖框平行，引出線不得相互交叉，不遮蓋其它線條全部竣工圖均須由編制單位逐張加蓋、簽署“竣工圖”章編制“竣工圖”必需用碳素墨水書寫和繪制竣工圖要具備完善的圖樣書目或文件書目,編制竣工圖編制說明竣工圖樣上各專業(yè)名詞、術語、代號、圖形文字、符號和選用的結構要素，以及填寫的計量單位，均應符合有關標準和規(guī)定?？⒐D章竣工總平面圖的編制精確的竣工總平面圖是竣工圖的綜合成果,總平面圖作為實際狀況的真實反映，它不僅是為了給考察和評定工程質量供應依據，而且在建筑物投產后的管理、修理、擴建等過程中也是牢靠的檔案資料.竣工總平面圖的繪制時間依據設計總平面圖內的主要構筑物如道路、河道以及主要建筑物和主廠房、主體建筑來確定四周其它建筑物的位置。由設計總平面圖的限制導線網確定其各建構物的具體位置得場地，因此除了其設計未考慮到的因素所產生的變更以及其測量的系統(tǒng)誤差外，相對來說其位置較精確。取消的內容增加的內容三、項目文件材料的積累項目文件材料形成、積累的職責和要求項目文件材料的積累的方式

項目文件材料積累職責要求明確項目文件材料積累的職責項目文件材料積累范圍確保積累的質量完善積累的條件項目文件材料積累的方式科技人員個人積累專兼職檔案員積累科技檔案人員代為積累

四、項目文件材料的鑒別、整理、立卷與歸檔（一）項目文件材料的鑒別項目文件材料完整性鑒別項目文件材料的完整性鑒別項目文件材料完整性的方法：確定科技活動的范圍分析科技活動的具體程序分析本單位在科技活動中地位判定項目文件材料精確性

的標準項目文件材料應當同它所反映的對象相一樣同一科技項目之間在內容上應當一樣項目文件材料與政務材料區(qū)分內容原則整體原則職能原則（二）項目文件的分類組卷制定《檔案分類方案》及《項目文件材料歸檔范圍》，并組織學習。匯總、集中對象形成的全部文件材料。比照《項目文件材料歸檔范圍》，對文件材料鑒定、篩選，“去粗取精，去偽存真”。依據《檔案分類方案》，先粗分、后細分，逐步調整定位。依據文件材料的聯(lián)系，編目立卷。項目文件整理立卷的依據《科技檔案案卷構成的一般要求》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》組卷的原則遵循項目文件材料的形成規(guī)律，保持項目文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。組卷的要求項目文件材料必需精確項目文件材料齊全、完整項目文件材料應當原件歸檔書寫和字跡材料符合耐久性要求項目文件材料組卷的方法按結構組卷按專業(yè)組卷按階段組卷幾類建設項目文件材料分類整理立卷方法說明一般工業(yè)民用建設項目水電建設項目馬路建設項目組卷特殊狀況的說明干脆針對具體項目的管理性項目文件材料放入所針對的項目里組卷。引進項目中的成套項目文件材料可不拆散組卷。一個單位保存一套相關的通用圖、標準圖，并單獨組卷；接受了這些通用圖、標準圖的項目，其項目文件材料組卷時可在卷內備考表中說明并標注標準圖、通用圖的圖號。底圖以張為單位單獨保存和管理。設備修理中形成的項目文件材料單獨組卷。外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。卷內文件材料及案卷的排列1、基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。2、設備類案卷按設備依據性材料、外購設備開箱驗收(自制設備的設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。3、案卷內管理性項目文件材料按問題、時間或重要程度排列。4、案卷內項目文件材料排列應文字在前，圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。圖樣材料的整理藍圖底圖兩種科技檔案立卷的方式裝訂的方式不裝訂的方式建設項目檔案案卷的編目頁號的編制卷內書目的編制卷內備考表的編制案卷封面及卷脊的編制項目檔案案卷題名的構成項目名稱組件、部件、階段、專業(yè)名稱文件材料名稱項目檔案保管期限的確定依據項目生產（運行）、維護、改擴建及自身權益等須要動身，合理的確定期限。主要檔案的保管年限不應當短于項目運用服務年限?！犊萍紮n案案卷構成一般要求》設定的保管期限。（三）項目文件材料歸檔建設項目文件材料歸檔制度的內容歸檔范圍歸檔時間歸檔份數歸檔手續(xù)和要求劃定建設項目檔案歸檔范圍的

基本方法分析探討本單位基建活動的范圍和內容駕馭本單位的基本職能活動依據國家、行業(yè)有關規(guī)定判定項目文件材料有無保存價值，確定是否列入歸檔范圍確定文件材料歸檔范圍的依據基本建設項目檔案資料管理暫行方法（國檔發(fā)[1988]4號）國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（ＤＡ／Ｔ２８－２００２）行業(yè)規(guī)定歸檔時間按項目歸檔按階段歸檔按子項歸檔按時間歸檔隨時歸檔歸檔份數一般一套幾套歸檔要求和手續(xù)歸檔的職責歸檔文件的質量要求案卷質量要求歸檔手續(xù)五、基本建設文件材料管理的限制措施與項目建設同步開展檔案工作。加強宣揚，建立責任保證體系和管理網絡。建立健全制度，保證正常工作秩序。實施“三納入”、“四參與”，加強監(jiān)管。利用經濟手段，促進工作開展。應用經濟手段，保證工作順當進行。

檔案工作與項目建設“三同步”

項目建設前期階段就應剛好建立檔案工作，加強對前期階段產生文件材料的管理；在合同中明確對文件材料編制、整理及提交的具體要求。在檢查落實建設項目的實施過程中，同時檢查落實檔案工作狀況?？⒐を炇諘r，同時驗收工程檔案。基本建設檔案工作“三納入”檔案工作納入基本建設工作程序。檔案工作納入工作支配。檔案工作納入有關單位和有關人員的職責范圍?；窘ㄔO檔案人員“四參與”參與項目檔案驗收（含竣工驗收、竣工驗收）參與開箱驗收參與科研驗收參與有關會議六、基本建設檔案的匯總、編制、整理、審查、歸檔、移交（一）

建設項目檔案分類基本建設分類方案水電基本建設檔案分類、整理馬路基本建設檔案分類、整理工程設計項目檔案運用性質—項目分類法流域—項目分類法

單位基本建設項目檔案分類

專業(yè)性質—項目分類法廠區(qū)綜合生產性項目協(xié)助生產性項目辦公、生活性項目

（二）

項目檔案的匯總、編制

依據專業(yè)主管部門的建設項目檔案分類編號規(guī)則及項目實際狀況，制定統(tǒng)一的項目檔案分類方案。依據分類對全部檔案進行統(tǒng)一的分類編號。對全部檔案清點編目，并編制項目檔案案卷書目及檔案編制狀況說明。

（三）基本建設檔案的審查、歸檔、移交

3）項目檔案的審查、歸檔和移交項目檔案審查：由竣工文件編制方、監(jiān)理單位、質監(jiān)單位進行審查。各施工單位應在項目實體完工后三個月內向建設單位歸檔，有尾工的應在尾工完成后剛好歸檔。項目檔案應在項目竣工驗收后三個月內由建設單位向生產運行單位移交檔案。在城市區(qū)劃范圍內的項目，建設單位應當在竣工驗收六個月內依據國家有關規(guī)定向城建檔案館報送與城市規(guī)劃、建設有關的檔案。

第五節(jié)

基本建設檔案的驗收

項目驗收

交工驗收竣工驗收

工程文件材料交工驗收要求工程施工文件材料齊備依據專業(yè)交竣工文件編制要求進行了文件材料整理、編制進行了竣工圖的編制工作依據檔案分類要求進行了初步整理

竣工檔案資料專項驗收工作

竣工檔案資料專項驗收《建設項目（工程）竣工驗收方法》《基本建設項目檔案驗收暫行規(guī)定》《重大建設項目檔案驗收方法》《云南省重點建設項目檔案驗收實施方法》《國家重大建設項目驗收方法》制定的背景主要內容說明：1、驗收的組織2、驗收的依據3、適用范圍4、確保驗收質量5、驗收方式

《云南省重點建設項目檔案驗收實施方法》項目檔案驗收的組織

省政府投資主管部門批準的項目，由省檔案局組織項目檔案驗收或由省檔案局托付省級項目主管部門、州（市）檔案局組織項目檔案驗收；

州（市）、縣（市、區(qū)）人民政府及其投資主管部門批準的項目，由同級檔案局組織項目檔案驗收；

項目主管部門（省屬企業(yè)集團）管理的項目，由項目主管部門（省屬企業(yè)集團）會同同級檔案行政管理部門組織項目檔案驗收；

省檔案局對各級檔案行政管理部門、項目主管部門組織的項目檔案驗收工作進行監(jiān)督、指導；各級檔案行政管理部門、項目主管部門應當加強項目檔案驗收前的指導和詢問，必要時應當組織預驗收。驗收依據《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1988〕4號）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28）