公司及廠礦企業(yè)檔案歸檔及保存年限管理制度(附：檔案管理人員職責)

公司及廠礦企業(yè)檔案歸檔及保存年限管理制度（附：檔案管理人員職責）一、歸檔及保存年限：（一）、歸檔的文件資料：1、歸檔的文件資料應按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔；2、在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。（二）、歸檔的同類文件資料：1、歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。2、定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，15年。（三）、檔案的保管期限：1、檔案的保管期限根據(jù)政府有關法令或本公司其它規(guī)章制度特定。2、檔案的保管期限除政府有關法令或本公司其它規(guī)章制度特定者外，一律按下列規(guī)定辦理：⑴、永久保存：①、公司章程；②、股東名簿；③、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要；1/4④、公司證照；⑤、各級批文；⑥、印鑒；⑦、公司年度經(jīng)營計劃和總結(jié)；⑧、年度財務報表；⑨、重要技術(shù)資料；⑩、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其它債權(quán)憑證；?、人事資料；?、大型活動的圖片、音像資料；?、其它核定應永久保留的文件。⑵、十五年保存：①、會計憑證（其他財務檔案的保存期限按國家相關規(guī)定執(zhí)行）；②、其它經(jīng)核定須十五年保存的文件。⑶、五年保存：①、期滿或解除的合同、協(xié)議；②、完工后的項目方案；③、其它經(jīng)核定須五年保存的文件。⑷、一年保存：①、部門工作計劃和總結(jié)；②、完成后的部門請求報告；③、無長期保存必要的文件。⑸、公司的規(guī)章、制度由綜合管理部根據(jù)有效期予以保存。2/4⑹、1年以下暫時保存：結(jié)案后無長期保存必要者。3、公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。4、歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。5、按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。二、檔案管理人員職責：1、負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；2、認真學習檔案管理的相關規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認資料，應當附上抄件。4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。6、每