某項目文件檔案管理制度

xxxxxx項目文件檔案管理制度（第一版）xxxxxx項目建設管理部

2020年9月批準:審核:編寫:TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"1總則 1\o"CurrentDocument"2管理規(guī)定 1概要 1收文 2發(fā)文 4文檔傳閱 5文件歸檔與利用 6\o"CurrentDocument"3附則 7文件檔案管理制度1總則為了規(guī)范xxxxxx項目建設過程中建設管理部收發(fā)文及文檔傳閱制度，保證辦公室工作的標準化，提高文件傳閱及處理速度，提高辦公效率，提高文件歸檔的規(guī)范性，特制訂本制度。2管理規(guī)定概要1）收發(fā)文工作應做到收發(fā)及時，規(guī)范統(tǒng)一，傳遞快速，環(huán)節(jié)暢通；2）文件經辦過程中，應防止原文件損壞，確保文件的安全；文件辦理后，保證文件的齊全、完整和準確；3）在工程項目實施過程中所形成的往來文件，任何個人不得私自占有，統(tǒng)一歸口綜合管理辦公室存檔，進行集中管理，收到公文、圖紙、技術資料要分類存放，并建立清單電子目錄存檔；4）建設管理部員工在文件經辦過程中應注意做好保密工作，禁止泄露來往文件中的保密內容；5）建設管理部各部門接到收文后，應按領導的審簽意見及時辦理；屬于部門聯(lián)合承辦的，由綜合管理辦公室做好銜接、協(xié)調工作，相關部門密切配合、及時辦理；6）文件處理完后應按公司的相關規(guī)定進行歸檔；收文1)公文(1)公文包括各級政府有關部門、上級主管單位及工程相關建設單位的來文、來函。(2)建設管理部員工直接收到的文件，應將文件原文轉交綜合管理辦公室，由綜合管理辦公室按收文處理流程辦理。(3)公文處理流程(見圖)。22）工程資料設計、施工、監(jiān)理報來的工程技術資料，設備廠家資料，工程建設有關的合同協(xié)議，招（投）標書等。（1）設計單位的圖紙、設計修改通知單等設計文件。設計單位發(fā)來的施工圖、設計修改通知單等設計文件，要經過建設管理部部門領導和建設管理部主任審簽（附件3：《施工設計文件審查意見單》）后才能發(fā)送。設計單位的圖紙、設計修改通知單等設計文件發(fā)送分配情況見下表：建設管理部施工圖發(fā)送分配表 共14套施工圖類別監(jiān)理建設管理部主任工程建設管理辦公室綜合管理辦公室施工單位存檔土建2套1套4套2套2套3套電氣2套1套4套2套2套3套（2）施工、監(jiān)理單位上報的資料。施工、監(jiān)理單位上報的資料，經過部門會簽（附件4：《內部會簽單》），由建設管理部主任簽署處理意見后，將處理意見返還來文單位。（3）工程建設有關的合同、協(xié)議；應分類存放，未經建設管理部主任簽字允許，不得借閱。（4）設備廠家資料，工程建設有關的合同協(xié)議，招（投）書等按建設管理部負責人批示發(fā)送。3(5)建設管理部收到工程資料，需要發(fā)給參建單位或部門的，應及時登記和發(fā)送。見附件5：《圖紙資料發(fā)送登記表》。發(fā)文1)公文(1)建設管理部以紅頭文件形式向相關建設單位及地方政府發(fā)出的文(函)。(2)統(tǒng)一建設管理部向相關建設單位發(fā)文編號：義義義義(綜、安、質、技、計、經)字［年份］義義義義號。向地方政府發(fā)文編號：義義義義函［年份］義義義義號。建設管理部呈批件發(fā)文編號：義義義義呈批［年份］義義義義號。建設管理部會議紀要：義義義義會紀［年份］義義義義號。(3)文件密級：A級：機密B級：秘密不做標識：普通。(4)參照《GB/T9704-1999國家行政機關公文格式》，規(guī)范建設管理部發(fā)文格式(見附件6：《建設管理部公文格式》。(5)發(fā)文處理流程(見圖)：

2）工程資料在工程項目實施過程中，建設管理部向設計、監(jiān)理及有關單位發(fā)出的聯(lián)系單、通知、會議紀要文件資料以《建設管理部公函格式》（附件9）形式發(fā)出。3）建設管理部通過郵寄、傳真或E-mail等方式發(fā)送文件后，收發(fā)文人員應與對方確認收到文件。文檔傳閱1）資料員收文后應按收文規(guī)定及時辦理收文錄入，并及時報領導批閱，根據領導意見送相關人員閱處或閱辦。2、資料員應每天10點前將收文根據領導審批意見送相關部門閱辦，并跟蹤昨日發(fā)文處理情況，根據處理意見及時回收并送達相關人員閱辦；3、各部門（指綜合管理辦公室、工程建設管理辦公室，下同）員工應在當天晚上10點前完成對資料員送來的文件進行批閱，并根據領導審批意見及時在部門傳閱，凡閱知文件每個部門處理時限為1天，負責閱處或閱辦的部門可以根據實際情況處理時限酌情延遲，需向分管領導匯報，且處理時限一般不宜超過3天；4、如文件緊急，資料員應該根據領導批閱已經及時送達相關人員處理，相關人員處理完畢后及時反饋給收發(fā)員，并送下一個人員處理；5、對于閱知文件，各部門人員應在文件傳閱欄相應位置填寫“已閱”，并簽名和日期；對于閱處或閱辦文件，負責閱處或閱辦的人員應提出處理意見，處理結果等，其他人員在相應位置填寫“已閱”，并簽名和日期。6、各部門處理完畢后，收發(fā)員應及時收回存檔，并建立文檔電子目錄。文件歸檔與利用1）來往公文按及工程資料進行編號后分類存放，并建立有效的文件