各部門出貨管理程序

各部門出貨管理程序

一、出貨流程：

商務(wù)部開銷售清單→商務(wù)總監(jiān)審核→簽字→收銀臺2次核準(zhǔn)：數(shù)量、價格、總額，隨后蓋收訖章、簽名和加蓋私章→倉庫根據(jù)銷售清單發(fā)貨①商務(wù)主管簽名②收訖章③收銀人簽名蓋章。注：倉庫決不允許先發(fā)貨，后補單，一律憑單發(fā)貨。

二、具體執(zhí)行部門規(guī)則如下：

1.商務(wù)部

①發(fā)外地貨，對方（是指買方公司在授權(quán)書上已授權(quán)的人）必須在銷售清單上簽名確認(rèn)回傳后方可出貨。

②買方公司發(fā)過來的傳真件，上面必須有“憑傳真件有效”字樣或者先簽協(xié)議書注明。

③發(fā)本地貨，如不是付現(xiàn)金拿貨，拿貨單位的被授權(quán)人要在合并三聯(lián)的銷售清單上簽字，同時簽欠款單（欠款單統(tǒng)一印制）欠款單編號在銷售清單上備注。

④商務(wù)人員必須對銷售發(fā)貨整個過程跟蹤到底。開好的銷售清單提貨聯(lián)交倉庫，收款聯(lián)及客戶入庫單交前臺收銀，并讓前臺簽收。商務(wù)人員每一步的手續(xù)都要交待清楚（包括送貨司機，三輪車主）。若有差錯，該商務(wù)人員必須馬上補救，若因手續(xù)不清，造成損失，后果由該商務(wù)人員負(fù)責(zé)。

⑤商務(wù)總監(jiān)對簽名確認(rèn)的單據(jù)負(fù)全部責(zé)任，如商務(wù)人員未按規(guī)定程序辦理相應(yīng)手續(xù)或辦理手續(xù)不完善導(dǎo)致貨款無法回收，則當(dāng)事人負(fù)全責(zé)。

2.前臺收銀

①前臺辦理結(jié)算手續(xù)前必須確認(rèn)是否有商務(wù)總監(jiān)簽名確認(rèn)，若商務(wù)總監(jiān)外出，則要看到商務(wù)總監(jiān)發(fā)的表示同意發(fā)貨的短信息，才可辦理結(jié)算手續(xù)，并且要在商務(wù)總監(jiān)回來后補簽。

②收銀臺對銷售清單要進行2次核準(zhǔn)：數(shù)量、價格、規(guī)格、日期、總額都要準(zhǔn)確無誤；然后確認(rèn)蓋收訖章、簽名、加蓋私章。

③辦理完結(jié)算后,前臺留存銷售清單存根聯(lián),并將客戶聯(lián)、結(jié)賬聯(lián)、提貨聯(lián)合并給客戶簽字后，結(jié)帳聯(lián)交回前臺→出納；提貨聯(lián)交回倉庫→會計。

④前臺工作人員要妥善保管好辦公用品（計算器，私章及收訖章）不得遺失及借用，以免他人擅自偷蓋收訖章及私章。如有遺失應(yīng)及時向公司反映，同時補辦。

3.倉庫

①倉庫一律不允許先發(fā)貨，后補單。一律憑單發(fā)貨，并且要求單據(jù)手續(xù)齊全（1）商務(wù)主管簽名（2）收訖章（3）收銀人簽名蓋章。倉庫要做到認(rèn)單不認(rèn)人，沒有單據(jù)，任何人都沒有權(quán)利發(fā)貨。

②倉庫把客戶簽名后的提貨聯(lián)交給會計，不交出納。

③廣東內(nèi)部和外貿(mào)部可以先發(fā)貨后開單，但必須單據(jù)齊全才可以放行。

④無單據(jù)發(fā)貨者，一次罰款500元。

⑤因質(zhì)量不好退貨，必須開退貨清單一式四份（供應(yīng)部一份、收貨單位一份、財務(wù)部一份、倉庫存根一份）。

⑥倉庫發(fā)掉的貨，一定要蓋“貨付訖章”。如果沒有蓋章已發(fā)貨一次罰款20元。財務(wù)部監(jiān)督執(zhí)行。

⑦發(fā)貨三輪車：

由倉庫主管負(fù)責(zé)，倉庫留存固定送貨司機的證件（同時在財務(wù)部留存一份）。具體操作如下：

①庫要用固定送貨司機送貨，司機要留下三輪車或貨車行駛證復(fù)印件，身份證復(fù)印件及車牌號碼。若送貨司機未留任何證件,倉庫讓其將貨運走,導(dǎo)致貨物丟失,則倉庫負(fù)主要責(zé)任,損失由倉庫主管賠償。

②每次發(fā)貨托運，在提貨單上注明送貨車號，送貨人簽名。

③送貨司機拿回對方公司簽名的送貨單（如有入庫存的單位也需一并拿回），我公司才可付給其托運費，托運費當(dāng)次結(jié)清。（出納預(yù)付備用金，委托倉庫代付。）

注：若本地客戶當(dāng)天送貨清單無法簽字，業(yè)務(wù)員需在三天內(nèi)去補簽，財務(wù)部監(jiān)督執(zhí)行。

4.財務(wù)

①核查所有欠款單位是否有合同書及授權(quán)書如發(fā)現(xiàn)無以上手續(xù)要立即通知商務(wù)部經(jīng)辦人員補辦手續(xù)，同時報告管理人員。

②財務(wù)每天要憑有效符合規(guī)定的單證做賬:(1)外地發(fā)貨,要求有效傳真件,方可記賬。(2)本地發(fā)貨,要求銷售清單和欠款單上必須有買方授權(quán)人的簽字或蓋章后方可有效記賬。

③發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的單證或單證不全應(yīng)及時補救。若財務(wù)