接待方案(最全版)

**會(huì)務(wù)活動(dòng)接待方案工作安排意見及分工職責(zé)，特制定本工作方案。第一部分基本情況一、會(huì)議概況、日程 (一)活動(dòng)主題 (二)活動(dòng)地點(diǎn) (三)活動(dòng)日期二、領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓及參會(huì)代表情況 (一)評(píng)委及嘉賓名單競賽評(píng)委及其隨行人員名單序號(hào)1234表二論壇峰會(huì)嘉賓及其隨行人員名單序12345 (二)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)及政府領(lǐng)導(dǎo)名單1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)名單2.政府領(lǐng)導(dǎo)名單(1)①市級(jí)單位參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)②區(qū)級(jí)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)③專家學(xué)者④主辦單位領(lǐng)導(dǎo)(2嘉賓名單①市級(jí)單位參會(huì)部門②區(qū)級(jí)單位③專家學(xué)者④主辦單位領(lǐng)導(dǎo) (三)參賽團(tuán)隊(duì)人員名單表三參賽單位及人員名單序序號(hào)單位人員人數(shù)2人3人4人5人目標(biāo)人數(shù):21人(以實(shí)際入住為準(zhǔn))第二部分籌備工作一、工作任務(wù)全方位、全過程服務(wù)，樹立起開放外向的***公司良好形象。二、接待原則(一)全面樹立細(xì)節(jié)決定成敗的理念，本著安全、熱情、周到、節(jié)儉、細(xì)致、精益求精的原則，做好領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓接待工作。對(duì)有關(guān)工作認(rèn)真進(jìn)行分解、量化，周密部署、細(xì)致安排，做到有禮有節(jié)，安全舒適，賓至如歸，確保全面完成各項(xiàng)接待服務(wù)工作(二)讓參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓時(shí)刻感受到我們的服務(wù)就在身邊，南充市、區(qū)兩級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)，在****項(xiàng)目上達(dá)成共識(shí)。三、工作分組①明確房間分配表：房間號(hào)、房間數(shù)量、對(duì)應(yīng)人員；②負(fù)責(zé)檢查客房設(shè)施設(shè)備是否完好；③負(fù)責(zé)在酒店做好迎接來賓服務(wù)；口(會(huì)提供貴賓名單)；⑤會(huì)議結(jié)束后，負(fù)責(zé)檢查房間是否有遺失物品；⑥協(xié)助辦理退房服務(wù)。①明確用餐人員數(shù)量、用餐地點(diǎn)；③負(fù)責(zé)清點(diǎn)餐券數(shù)量，并分發(fā)餐券；④負(fù)責(zé)用餐時(shí)的用餐秩序維護(hù)，及時(shí)解決用餐人員需求；⑤用餐結(jié)束后，負(fù)責(zé)檢查餐廳是否有遺失物品；和對(duì)應(yīng)車輛；②明確接送時(shí)間和對(duì)應(yīng)地點(diǎn)，提前規(guī)劃和熟悉道路；的機(jī)場接送服務(wù)；④負(fù)責(zé)會(huì)議期間來賓的用車服務(wù)；⑤保證行車安全，保證會(huì)議期間的交通接待服務(wù)。4.機(jī)票預(yù)定組委往返行程；②預(yù)定嘉賓與評(píng)委往返行程機(jī)票；(二)會(huì)務(wù)組1.信息收集組①負(fù)責(zé)收集****專家評(píng)委與峰會(huì)論壇嘉賓行程安排和需求；③負(fù)責(zé)收集招采部匯總的信息④負(fù)責(zé)收集營銷部匯總的信息⑤負(fù)責(zé)收集設(shè)計(jì)部匯總的信息①設(shè)置簽到處，負(fù)責(zé)參會(huì)人員簽到；③負(fù)責(zé)分發(fā)會(huì)議相關(guān)資料、伴手禮等；④設(shè)立會(huì)議咨詢臺(tái)，負(fù)責(zé)會(huì)議相關(guān)工作的咨詢和信息傳達(dá)⑤為信息搜集組提供簽到信息。⑥負(fù)責(zé)處理會(huì)場應(yīng)急事故，指定應(yīng)急方案；⑦負(fù)責(zé)對(duì)禮儀小姐進(jìn)行培訓(xùn)和現(xiàn)場指揮。4.嘉賓評(píng)委領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)組：①為在酒店住宿評(píng)委嘉賓提供日常的幫助如提供帶路服務(wù)、提供襯衣熨燙服務(wù)等②熟悉酒店周圍餐飲、咖啡吧、茶藝室，為自行用餐的嘉賓提供可供選擇的地方③協(xié)助嘉賓與酒店的對(duì)接④提供南充周邊可考察的項(xiàng)目地點(diǎn)供嘉賓備選等(三)協(xié)調(diào)組：總負(fù)責(zé)人：實(shí)、參會(huì)期間的聯(lián)絡(luò)聯(lián)系全面負(fù)責(zé)團(tuán)體的協(xié)調(diào)工作如提供酒店預(yù)全面負(fù)責(zé)評(píng)委團(tuán)隊(duì)的協(xié)調(diào)工作如提供酒店預(yù)定、會(huì)前行程落實(shí)、參會(huì)期間的聯(lián)絡(luò)聯(lián)系四、工作職責(zé)負(fù)責(zé)舉辦的會(huì)務(wù)服務(wù)、接待和后勤保障工作。具體負(fù)責(zé)：(一)負(fù)責(zé)活動(dòng)期間的會(huì)務(wù)安排及接待工作。(二)負(fù)責(zé)入住酒店簽到現(xiàn)場的布置和組織工作。(三)做好領(lǐng)導(dǎo)嘉賓出席和相關(guān)活動(dòng)的組織聯(lián)絡(luò)工作。(四)負(fù)責(zé)各種資料，宣傳LOGO，現(xiàn)場指示牌、簽到點(diǎn)背景設(shè)計(jì)、桌卡、相關(guān)票證，胸卡及歡迎信的制作和發(fā)放。(五)負(fù)責(zé)收集參會(huì)嘉賓名單、行程、航班信息，做好信息收集匯總；做好賓客的迎送、住宿、乘車、參加各類活動(dòng)等具體接待事宜。(七)組織好會(huì)議期間各賓館、餐廳、招待室和會(huì)議室、活動(dòng)場所的食品安全、供電、供水、通信保障工作。(八)對(duì)相關(guān)接待禮儀駕駛?cè)藛T進(jìn)行培訓(xùn)。(九)為嘉賓辦理機(jī)票及火車、高速客車的票務(wù)服務(wù)。(十)配合完成其它工作任務(wù)。五、工作要求(一)向服務(wù)人員布置具體工作，并提出要求和標(biāo)準(zhǔn)，必須使每一位服務(wù)人員知道、理解服務(wù)目的。(二)布置接待工作，對(duì)駕駛員進(jìn)行交通安全意識(shí)及禮節(jié)禮貌的進(jìn)一步培訓(xùn)，行車線路的制定和熟悉。(三)禮儀服務(wù)人員的嘉賓接待引導(dǎo)、資料散發(fā)、公關(guān)工作以及后續(xù)工作等，進(jìn)行分工，提出更高要求。(四)對(duì)酒店簽到工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括接待對(duì)象了解，現(xiàn)場引導(dǎo)服務(wù)，簽到流程、工作時(shí)間、輪班安排、記錄管理等。六、服務(wù)亮點(diǎn) (一)貼身貼心服務(wù)1.禮儀服務(wù)(1)規(guī)范的禮賓服務(wù)，見到與會(huì)嘉賓適時(shí)問候，形成溫馨(2)全程跟蹤式會(huì)務(wù)服務(wù)，做到及時(shí)溝通了解嘉賓需求，并及時(shí)解決。(3)設(shè)立會(huì)務(wù)咨詢服務(wù)臺(tái)，由會(huì)務(wù)組工作人員提供熱情周(4)提供生活便利服務(wù)，讓入住酒店嘉賓時(shí)刻感受到家一2.車輛服務(wù)(1)駕駛員提供熱忱周到的用車服務(wù)，熟練的駕駛技術(shù)，精準(zhǔn)的路線設(shè)計(jì)，安全的乘車保障。(2)重慶江北機(jī)場航站樓機(jī)場接機(jī)口，接機(jī)人員手持導(dǎo)示牌.畫面突出主題，體現(xiàn)熱情周到的服務(wù)理念，全方面體現(xiàn)會(huì)議(3)車輛行駛過程中，播放輕松愉悅的旋律，讓領(lǐng)導(dǎo)、嘉 (二)高素質(zhì)高標(biāo)準(zhǔn)2．一對(duì)一服務(wù)。禮儀人員一對(duì)一為領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓進(jìn)行引領(lǐng)、 (三)人員培訓(xùn)針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)，做好協(xié)調(diào)指導(dǎo)工作。1.培訓(xùn)內(nèi)容(1)儀容儀表：著裝，妝容；(2)形態(tài)培訓(xùn)：微笑、站姿、走姿、手勢、服務(wù)用語；(3)工作內(nèi)容培訓(xùn)：迎賓與引領(lǐng)，倒水與送物。2.會(huì)務(wù)服務(wù)內(nèi)容培訓(xùn)情況介紹的目的是使禮儀服務(wù)人員熟悉舉辦背景、環(huán)境和條件。峰會(huì)情況，包括名稱、地點(diǎn)、舉辦日期、時(shí)間、場地平面、出入口、餐廳、廁所、休息廳位置等。(2)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓的一對(duì)一服務(wù)。歡迎儀式、引領(lǐng)、講解、(3)會(huì)議情況包括會(huì)議意圖、會(huì)議目的、目標(biāo)觀眾、會(huì)議布局、會(huì)議流程、會(huì)議分工的整體安排等。第三部分接待工作一、會(huì)議報(bào)到 (一)嘉賓迎接站樓時(shí)間不一致，將分別按照抵達(dá)不同航站樓及抵達(dá)時(shí)間不同予以合理安排接待。1.前期信息的搜集，掌握參會(huì)嘉賓人員確切信息。2.于6月25日前對(duì)所有參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓進(jìn)行一對(duì)一的聯(lián)系，確認(rèn)到達(dá)人數(shù)、飛機(jī)班次、到達(dá)時(shí)間等信息。6月26日根據(jù)不同到達(dá)時(shí)間確保接機(jī)事宜準(zhǔn)確無誤。3.依據(jù)嘉賓搭乘的飛機(jī)航班班次，預(yù)先通過查詢航班信息，確認(rèn)該班飛機(jī)是否準(zhǔn)時(shí)或延遲，做出相關(guān)預(yù)案。4.指派2位工作人員根據(jù)來賓航班到達(dá)時(shí)間在指定航站樓舉5.工作人員分別帶領(lǐng)嘉賓按身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)乘坐不同車輛前往對(duì)應(yīng)酒店入住，隨車人員沿途簡單介紹南充風(fēng)土人情。紙巾、消毒濕紙巾及雨傘。 (二)報(bào)到入住1.提前對(duì)入住酒店房間進(jìn)行檢查，確保房內(nèi)設(shè)施完好可正常2.引導(dǎo)及服務(wù)人員為到來的嘉賓領(lǐng)導(dǎo)辦理簽到、入住手續(xù)，發(fā)放展會(huì)資料和胸卡與歡迎信，讓來賓從入住就感受到主辦方接特別喜好等信息，做好相關(guān)安排。提前準(zhǔn)備好房卡和相關(guān)資料，讓來賓在最短的時(shí)間內(nèi)能夠拿到房卡從而得到最充分的休息。4.大堂進(jìn)口處擺放明顯路徑指示，簽到臺(tái)處擺放詳細(xì)流程、方位置并熟知會(huì)議流程。5.歡迎信擺放在房間明顯處,提示嘉賓具體行程安排，服務(wù)信息及會(huì)務(wù)組的電話。6.結(jié)束當(dāng)天的接待工作后，對(duì)嘉賓信息進(jìn)行匯總，向會(huì)務(wù)組返程信息及后續(xù)進(jìn)展等信息。二、兩項(xiàng)商務(wù)活動(dòng)的住宿 (一)單位酒店由我司統(tǒng)一預(yù)定，費(fèi)用由參賽單位自理。 (二)工作人員員。為出席兩項(xiàng)活動(dòng)的公司領(lǐng)導(dǎo)與參會(huì)的貴賓提供24小時(shí)的服 (三)預(yù)留房間總數(shù)數(shù)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)及其隨行人員363總計(jì)45間12345 (四)住宿天數(shù)三、餐飲 (一)情況說明 (二)解決方案00-豐富的中西自助晚餐供所有賓客享用。 (三)會(huì)議期間餐飲安排分兩種形式1.重要領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓設(shè)置單獨(dú)就餐區(qū)提供中式。2.其他參會(huì)嘉賓在酒店餐廳憑餐券選用自助餐。四、交通 (一)接待用車 (二)車輛調(diào)度科學(xué)合理的行走時(shí)間及線路等等。并根據(jù)組委會(huì)提供的活動(dòng)時(shí)間表、嘉賓抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)度五、具體流程 (一)會(huì)議流程1.主持人致詞2.介紹評(píng)審委員會(huì)成員及參會(huì)的市區(qū)兩級(jí)政府嘉賓3.介紹參賽單位4.宣讀審評(píng)辦法》5.評(píng)審委員會(huì)監(jiān)督并現(xiàn)場抽簽確定五家概念規(guī)劃設(shè)計(jì)單位匯報(bào)順序6.概念規(guī)劃設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì)方案匯報(bào)(按抽簽順序逐個(gè)進(jìn)行)7.評(píng)審委員會(huì)向設(shè)計(jì)單位提問及點(diǎn)評(píng)8.設(shè)計(jì)單位答疑9.評(píng)審委員會(huì)打分、封裝10.現(xiàn)場評(píng)分匯總11.公布評(píng)審結(jié)果 (二)流程 (三)評(píng)審時(shí)間安排(1)8:45(2)9:00-9:15(3)9:15-9:30(4)9:30-9:50(5)9:50-10:05(6)10:10-10:30(7)10:30-10:45場會(huì)議室評(píng)審前準(zhǔn)備工作(抽簽、匯報(bào)準(zhǔn)備)(8)10:45-10:55中場休息(9)10:55-11:15設(shè)計(jì)組三匯報(bào)(10)11:15-11:30評(píng)審時(shí)間(11)12:00-14:30午餐及休息時(shí)間(12)14:30-14:50設(shè)計(jì)組四匯報(bào)(13)14:50-15:05評(píng)審時(shí)間(14)15:10-15:30設(shè)計(jì)組五匯報(bào)(15)15:30-15:45評(píng)審時(shí)間(16)15:45-16:15現(xiàn)場評(píng)分匯總(17)16:15-16:25現(xiàn)場成績公布及公證處公證(18)16:25-17:50休息品茗(19)18:00晚宴(四)參賽單位迎接表五設(shè)計(jì)組接待工作人員名單12345表六市區(qū)兩級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)評(píng)委及嘉賓接待工作人員名單1234567表七特邀評(píng)委接待工作人員名單聯(lián)系人及聯(lián)系聯(lián)系人及聯(lián)系接待人員及聯(lián)方式系方式1會(huì)副會(huì)長234現(xiàn)任系主任、博士、教授 (五)競賽評(píng)審現(xiàn)場人員安排(2)人員安排：+營銷部及其配合單位10.照相需求：專業(yè)攝影錄像(營銷-活動(dòng)公司)-全程錄音12.現(xiàn)場秩序維護(hù)：會(huì)場應(yīng)急組(活動(dòng)公司2人) (六)接待操作流程51、指導(dǎo)現(xiàn)場工作人員(服務(wù)員)布置路徑指示、簽到臺(tái)1、向參賽團(tuán)隊(duì)介紹參賽手冊(cè)及中午用餐安排(發(fā)放自助餐券中+晚)在餐后咨詢、登記參賽單位的需求，予以滿足或答復(fù)檢查現(xiàn)場布置是否妥當(dāng)全體設(shè)計(jì)部人員著正裝在酒店門口集合安排2、引導(dǎo)匯報(bào)組的進(jìn)退場(負(fù)責(zé))3、候場參賽團(tuán)隊(duì)的茶水、果盤安排(負(fù)責(zé))1、向參賽團(tuán)隊(duì)介紹中午用餐安排(發(fā)送餐券)2、引導(dǎo)匯報(bào)組的進(jìn)退場(負(fù)責(zé))3、候場參賽團(tuán)隊(duì)的茶水、果盤安排(負(fù)責(zé)) (七)競賽現(xiàn)場準(zhǔn)備物料1.參會(huì)掛牌；(根據(jù)當(dāng)天活動(dòng)人數(shù)確定)2.座位名牌；(評(píng)審委員會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)嘉賓、參賽單位)頭，匯報(bào)激光筆(綠光12支)；(無線)耳麥(2套)；。告橫幅、導(dǎo)視標(biāo)識(shí)；5.稿紙、中性筆；(20套以上)6.抽簽筒、油皮密封袋(10個(gè))、密封紙、膠水、密封箱(1個(gè))7.備用匯報(bào)電腦：(設(shè)計(jì)部)8.接待室水果茶水準(zhǔn)備9.需營銷設(shè)計(jì)類物料(1)國際競賽參賽牌；(2)國際競賽主持詞；(設(shè)計(jì)部完成，營銷配合修改) (3)國際競賽簽到手冊(cè)及背景墻； (4)國際競賽現(xiàn)場導(dǎo)視牌； (5)國際競賽手冊(cè)；(設(shè)計(jì)部完成內(nèi)容，營銷配合設(shè)計(jì)版 (八)用餐安排用餐場酒店1.午餐人員：領(lǐng)導(dǎo)及評(píng)委嘉賓、公司工作人員及領(lǐng)導(dǎo)、評(píng)委嘉賓隨地點(diǎn)：自助餐廳(1)領(lǐng)導(dǎo)及評(píng)委嘉賓地點(diǎn)：商務(wù)餐廳包間(2)公司工作人員及領(lǐng)導(dǎo)、評(píng)委嘉賓隨從人員六、峰會(huì)論壇具體流程 (一)會(huì)議就緒流程8:00：嘉賓到達(dá)酒店餐廳就餐()8:30媒體代表、參會(huì)人員陸續(xù)進(jìn)場8:40：就餐完畢后安排進(jìn)入休息廳進(jìn)行會(huì)前休息9:00:嘉賓簽到，依次入席9:30：全員到場，會(huì)議開始 (二)峰會(huì)流程1．9:30—9:35論壇開幕，主持人進(jìn)行論壇信息介紹并播報(bào)開幕4．10:40—11:40圓桌對(duì)話5．11:40—11:50頒獎(jiǎng)典禮6．11:50—12:00論壇結(jié)束，依次離場 (三)開幕式接待細(xì)節(jié)2.為預(yù)防特殊天氣，提前為領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓準(zhǔn)備雨傘、雨衣。3.嘉賓席提供茶水、礦泉水。4.現(xiàn)場設(shè)置專門的安保人員，確保安全。 (四)午餐安排用餐場地嘉舟麗港酒店1.領(lǐng)導(dǎo)及評(píng)委嘉賓2.公司工作人員及領(lǐng)導(dǎo)、評(píng)委嘉賓隨從人員七、會(huì)議期間持續(xù)為領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓提供用車服務(wù)、就餐安排、后勤保障、服務(wù)咨詢等服務(wù)，直至服務(wù)完最后一位領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓為止。八、機(jī)動(dòng)預(yù)案(一)若領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓需提前返程，接待組提前安