工作計劃管理培訓

工作計劃管理培訓第1頁/共44頁老祖宗給我們留下的寶貴箴言：孫子兵法：“上兵伐謀”論語：“凡事預則立，不預則廢”-----謀和預都說明了先期計劃的重要性。然而我們在工作中卻往往不能謀和預，那就是說，我們不知道如何制定工作計劃第2頁/共44頁計劃的作用

計劃是什么計劃制定五步法計劃需關注的關鍵內容主要內容第3頁/共44頁計劃在現代管理中的地位計劃——組織領導控制管理是企業(yè)各種活動中的一種活動。由管理者協調被管理者活動的一種活動。包括計劃、組織、指揮、協調和控制等。第4頁/共44頁計劃對管理者的必要性迫使管理者思考干什么和怎么干。有明確的方向和目的，使偏離損失減至最小——計劃過程本身的價值。有效預測變化和制定應變措施——有效地控制問題——有效地控制局面。邏輯嚴謹——更容易貫徹實施，也更容易修改。拒絕“我覺得”！第5頁/共44頁

計劃的作用計劃是什么計劃制定五步法計劃需關注的關鍵內容主要內容第6頁/共44頁計劃的定義

計劃

它是基于可能發(fā)生的各種假定情況，所規(guī)劃的通盤對策；是將來采取行動時所需的步驟；并必須是用書面寫出來的東西。第7頁/共44頁對計劃的三種誤解計劃是不準確的，所以是在浪費時間人們已經形成一種看法：正是計劃不準確，所以就沒有必要浪費時間去做計劃。計劃可以消除變化我們總認為，由于變化存在，所以沒必要制定計劃。或認為只要計劃做好了，所有變化都在我們掌握之中計劃會降低靈活性計劃已經把我們匡住了，沒有了自己的主見。計劃不僅是一種管理工具，更是一種管理思維方式第8頁/共44頁

計劃的作用計劃是什么計劃制定五步法計劃需關注的關鍵內容主要內容第9頁/共44頁必要資源工作策略計劃要素必須包括四個層次結果和責任使命必須對每一件工作或任務說清楚、說明白，否則無法獲得預期的結果。只要缺少一個，整個計劃就無法控制。我們也可以稱之為最終的目的。第10頁/共44頁5步法制定成功計劃陳述使命明確成果和責任擬定工作策略尋找必要資源溝通并頒布計劃第11頁/共44頁第一步：陳述使命第12頁/共44頁第一步：陳述使命為什么要做這項工作？領會意圖有利于找到原因這項工作能夠幫助組織解決什么問題，帶來哪些影響？是否和組織的整體目標相一致。任何工作或問題的使命必須想、寫、說清楚，這樣才能為計劃提供正確的方向，否則就沒有做計劃的必要性。第13頁/共44頁第一步：陳述使命目的目標闡述為什么要做這件事？幫助我們判斷工作或問題的性質，以使我們有針對性地考慮后面的解決方法。更能夠表明我們做事或解決問題的決心。目的第14頁/共44頁第一步：陳述使命目的目標目標就是在一個特定的時間和特定成本約束下所要實現的特定的、可衡量的成果(SMART原則)。一種被實現的成果成果是可衡量的時間成本目標第15頁/共44頁目標確立的好處好處一：抓住重點好處二：關注結果，避免爭論好處三：考核的依據明確好處四：激發(fā)下屬的承諾和工作主動性好處五：統一目標，“勁往一處使”

好處六：各自職責明確好處七：提升下屬的能力第16頁/共44頁第二步：明確責任、成果和指標第17頁/共44頁第二步：明確責任、成果和指標讓執(zhí)行計劃的人明確他們工作應達到什么樣的要求、要承擔何種責任。沒有要求或標準的工作，或沒有承擔責任的成果，管理者將面臨“返工”的危險。將達成目標所需的工作結果逐一列出，直到能夠有效掌握具體情況為止，并對每項結果規(guī)定相應的責任以及評價指標。

第18頁/共44頁第二步：明確成果和責任結果責任指標結果是目標具體化的內容，使執(zhí)行者能夠清晰工作要求，或執(zhí)行者向管理者匯報工作時必須達到的規(guī)定要求。結果可用數字、圖形、表格、模型、報告、產品來呈現。結果第19頁/共44頁第二步：明確成果和責任結果責任指標結果必須與責任相對應，否則計劃的結果就難以控制或落實到人。一要確定制定計劃的責任；二要劃定執(zhí)行者的責任；三要確定結果的責任，也即能為組織解決哪些問題。責任第20頁/共44頁第二步：明確成果和責任結果責任指標指標是衡量結果是否達到預期目標的關鍵因素，以及判斷結果或過程是否在劃定的責任范圍內。所以，指標必須得到執(zhí)行者與計劃者的雙方認可。指標必須量化，且必須符合目標的要求，否則將歪曲事實，影響結果。指標第21頁/共44頁第三步：擬定工作策略第22頁/共44頁第三步：擬定工作策略為了完成計劃的目標，我們必須尋找正確的工作策略以保證目標順利實現。正確的策略不僅包括實現計劃的思路，還包括如何控制計劃執(zhí)行的方法、評估成果的方法、以及彌補差距的改進方法。第23頁/共44頁第三步：擬定工作策略思路控制評估改進思路是一種整體規(guī)劃。思路將我們腦中的想法以目標為線索串在一起，逐步分解，并將各項工作細化至可操作的各項步驟。清晰哪幾個過程對目標的實現起著舉足輕重的作用。思路可以通過“工作分解圖”或“樹狀圖”呈現。思路第24頁/共44頁工作分解圖WBS

WBS舉例：新設備安裝新設備安裝運行1000總體設計1100設備調試1400布局設計1200設備安裝1300廠址分析1110選擇設計1120機器布局1210工藝流程設計1220加工1310裝配1320安裝設備1330測試設備1410試生產1420把零件運往工地1321組裝部件1322測試建筑物13230級1級2級3級第25頁/共44頁第三步：擬定工作策略思路控制評估改進控制是為了保證和監(jiān)督計劃實施過程按照預先確定的思路進行的各項有效措施。計劃實施的過程就是控制和監(jiān)督的過程。我們要清楚“控制哪些內容”、“誰去控制”、“什么時候控制”等。確定判斷或監(jiān)督的標準，界定明確的責任?？刂频?6頁/共44頁常見的控制方法里程碑與甘特圖任務書常見的控制點進度質量成本滿意度第三步：擬定工作策略第27頁/共44頁第三步：擬定工作策略思路控制評估改進評估是預先估計計劃實施過程中和結束后的各項風險，并將由這些風險導致的結果與預期的成果相比較，找出差距，并適時、適地調整操作思路的方法。首先，要預測關鍵過程產生的風險或問題，并將其進行排序；然后再確定相應的評價指標和內容。評估在制定計劃中很重要，必須提前做好評估的準備工作。評估第28頁/共44頁第三步：擬定工作策略思路控制評估改進改進——針對評估風險的彌補的方法和措施?？梢詫Y果、方法做進一步解釋，或對某些方法制定幾種行動方案。改進第29頁/共44頁第四步：尋找必要資源第30頁/共44頁第四步：尋找必要資源為了完成計劃所要達到的目標及成果，我們必須配備相關資源或支持，并調動組織內相關的力量共同完成任務。所以，我們要界定需要什么樣的工具、要多少時間、這些時間如何分配、需要何種類型的執(zhí)行者、要花多少費用等內容，將這些理想的標準要求說清楚，才可以找到實現計劃的差距。第31頁/共44頁第四步：尋找必要資源工具誰時間費用過程成果工具是幫助完成計劃的方法和指南，能為達成目標提供支持。找到正確的工具，能為計劃實施及統一思想創(chuàng)造良好的條件，但也不能完全依賴于這些現成的工具，而必須找到或開發(fā)與目標及成果一致的工具。工具可以包括歷史經驗、外部咨詢機構、內部專家、參考文獻等。第32頁/共44頁第四步：尋找必要資源工具誰時間費用過程成果誰并不是指定某個人去完成指定的任務，而是制定完成任務的執(zhí)行者標準和要求，包括人的技能要求、執(zhí)行者的閱歷等，即需要什么樣的人來完成任務。管理者必須嚴格按照制定的標準在組織內外選人、用人、管人，并根據責任與成果的對應關系確定合適的執(zhí)行者。第33頁/共44頁第四步：尋找必要資源工具誰時間費用階段成果階段成果是指在計劃進行中各階段所達到的成果，如相關資料／研究結果／原型／設計成果及模型/客戶反饋等。階段成果是計劃有所進展的最有力證據。提出階段成果的要求也能有效控制計劃、監(jiān)督計劃的執(zhí)行。階段成果有助于減輕高層主管、執(zhí)行者、或制定計劃者對該計劃所持的疑慮。第34頁/共44頁第五步：溝通并頒布計劃第35頁/共44頁第五步：溝通并頒布計劃溝通的目的計劃的人員是執(zhí)行者，所以在計劃頒布前應該取得他們對計劃事項的認同和支持。對計劃事項提前與相關方達成一致意見，統一思想，并對有關事項作出修改和調整。只有消除執(zhí)行者對計劃所持的極端觀點，才有助于讓計劃立于不敗之地，也因此應使執(zhí)行者參與該計劃的所有層面，以建立有效的雙向溝通關系。第36頁/共44頁第五步：溝通并頒布計劃計劃制定者在溝通中的責任尋求并獲得高層主管的支持與贊助，為計劃執(zhí)行提供政策支持。提升計劃在組織中的形象，保證計劃的出發(fā)點和計劃事項對組織發(fā)展起到促進作用。符合執(zhí)行者的期望，以獲得執(zhí)行者對計劃的認同，并可以調動執(zhí)行者參與計劃的制定。取得其他部門的配合。第37頁/共44頁第五步：溝通并頒布計劃綜合平衡與三方溝通后，必須平衡各自的意見，包括目標平衡、部門平衡、能力平衡。目標平衡指組織在各時期的任務是否相互銜接和協調，可以時間和組織空間兩個方面去考慮。部門平衡是分析組織能否在適當的時間籌集到適當品種和數量的資源，從而能否保證計劃事項的連續(xù)性。能力平衡是研究組織的各個部分是否能夠保證在任何時間都有足夠的能力去完成規(guī)定的任務。所以，在任務和能力平衡的同時，還須留有一定的余地，以保證這種將會產生的調整在必要時可能進行。第38頁/共44頁第五步：溝通并頒布計劃頒布計劃在頒布前，必須確定是否與計劃事項相關人都溝通過，他們對成果和責任是否都很清楚。所有事項都確定完畢后，計劃制定者還要制定責任書，要求所有相關方簽字確認，以保證計劃的資源充足、責任明確。將相關的責任書和完整的計劃交由上級主管簽字批準和確認。最后，以通過計劃會議等形式，頒布計劃，并按照時間要求做實施計劃的準備。第39頁/共44頁

計劃的作用計劃是什么計劃制定五步法計劃需關注的關鍵內容如何制定有效的計劃第40頁/共44頁關鍵注意事項計劃要素一定要想清楚、寫清楚、