秘書如何做好信息工作

秘書如何做好信息工作在當(dāng)今信息時(shí)代，信息的資源價(jià)值日益突出，信息業(yè)倍受社會(huì)重視，在信息領(lǐng)域也出現(xiàn)了許多素質(zhì)高和能力強(qiáng)的秘書信息工作人員，怎樣才是一個(gè)合格的秘書呢？怎樣才能做好秘書信息工作呢？這是我們所面臨的問題。接下來，我將從5個(gè)方面來闡述與之有關(guān)的問題一、信息要想做好信息工作，首先，我們就必須知道，什么是信息，信息的特點(diǎn)與分類，只有這樣，我們才能做接下來的工作㈠信息有許多種不同的定義：美國科學(xué)家維納《控制論一動(dòng)物和機(jī)器中的通訊與控制問題》解釋："信息就是信息，不是物質(zhì)，也不是能量”而后，他又提出“信息是人和世界相互作用的過程中互相交換的內(nèi)容的名稱"①《牛津字典》解釋：信息就是談?wù)摰氖虑?、新聞和知識(shí)；②《韋氏字典》解釋：信息就是在觀察或研究的過程中取得的數(shù)據(jù)、新聞和知識(shí)②《辭海》解釋：信息是音訊和消息；通信系統(tǒng)傳輸和處理的對象,泛指消息或是信號(hào)的具體內(nèi)容和意義：①信息管理專家霍頓認(rèn)為：信息是按照最終用戶決策的需要，經(jīng)過處理和格式化的數(shù)據(jù)，處理可以是自動(dòng)化的或是手工的，有數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為信息是由信息處理者完成的①信息論中的信息是：用符號(hào)傳遞的報(bào)道，報(bào)道的內(nèi)容是接收符號(hào)者預(yù)先不知道的簡單地說：信息就是對客觀事物的特征和變化的直接后好似間接的表述專業(yè)學(xué)習(xí)資料總體來說：信息是對客觀事物發(fā)展變化的規(guī)律和對事物運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的客觀反映②㈡分類依據(jù)不同的角度和標(biāo)準(zhǔn)信息可以有多種分類方法：⑴按信息的運(yùn)行方向劃分按照這種分類方法，信息可以分為上行信息、平行信息和下行信息?？椫械男畔⒁话阌腥齻€(gè)流動(dòng)方向，即為上行信息，是在組織中按照組織管理關(guān)系，下級(jí)向上級(jí)傳遞的信息，它可以描述出組織的當(dāng)前狀態(tài)；向下流動(dòng)的信息即為下行信息，是上級(jí)向下級(jí)傳遞的各種信息，主要包括最高層制定的戰(zhàn)略、目標(biāo)以及各管理階層發(fā)出的指令；水平流動(dòng)的信息為平行信息，是在職能業(yè)務(wù)部門和工作小組以及個(gè)人之間進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)時(shí)傳遞的信息。⑵信息的來源劃分，按照這種分類方法，信息可以分為內(nèi)部信息和外部信息。內(nèi)部信息是組織內(nèi)部各項(xiàng)活動(dòng)所產(chǎn)生的各種信息，如決策管理信息、人力資源信息、財(cái)務(wù)信息、生產(chǎn)信息、銷售信息、物資采購供應(yīng)、術(shù)開發(fā)信息；外部信息是指來自組織以外、對組織活動(dòng)產(chǎn)生影響的信息，如政策法令信息、國內(nèi)外政治經(jīng)濟(jì)形勢信息、社會(huì)文化環(huán)境信息、外部群眾情緒意見信息、自然環(huán)境信息、科技信息、競爭對手信息、消費(fèi)需求信息、市場銷售信息、金融信息、生產(chǎn)資源分布與生產(chǎn)信息等。對組織而言，內(nèi)部信息主要描述了組織中特定業(yè)務(wù)的內(nèi)容和情況，外部信息描述了組織周圍的環(huán)境，它們都是組織活動(dòng)必不可少的。⑶管理的層次劃分，與管理層次相對應(yīng)，組織的信息可以分為戰(zhàn)略級(jí)信息、戰(zhàn)術(shù)級(jí)信息和作業(yè)級(jí)信息。專業(yè)學(xué)習(xí)資料戰(zhàn)略級(jí)信息是供企業(yè)的高層管理人員制定長期戰(zhàn)略和決策的信息，外部環(huán)境信息將在其中發(fā)揮重要作用；戰(zhàn)術(shù)級(jí)信息是供企業(yè)中層管理人員監(jiān)督和控制各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)有效分配資源的各類信息，與中層管理部門的職能活動(dòng)有關(guān)；作業(yè)級(jí)信息又稱為執(zhí)行級(jí)信息，是反映組織中各項(xiàng)工作和具體業(yè)務(wù)活動(dòng)執(zhí)行情況的信息，如企業(yè)中的會(huì)計(jì)信息、庫存信息、生產(chǎn)進(jìn)度信息、質(zhì)量和廢品率信息、產(chǎn)量信息等，這類信息來自組織內(nèi)部，基層主管人員是這類信息的主要使用者。⑷的穩(wěn)定性劃分，按照這種分類方法，信息可以分為固定信息和流動(dòng)信息。固定信息是指具有相對穩(wěn)定性的信息，在一段時(shí)間內(nèi)可以重復(fù)使用，不發(fā)生質(zhì)的變化，如計(jì)劃合同、檔案、各類定額標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。流動(dòng)信息又稱為作業(yè)統(tǒng)計(jì)信息，是反映各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)際進(jìn)程和實(shí)際狀態(tài)的信息，因此它會(huì)隨著業(yè)務(wù)活動(dòng)的進(jìn)展不斷更新，這類信息時(shí)間性較強(qiáng)，一般只有一次性使用價(jià)值，但它是控制和評價(jià)組織活動(dòng)的重要信息。一般來說，固定信息約占組織管理系統(tǒng)中周轉(zhuǎn)的總信息量的75%,整個(gè)組織管理系統(tǒng)的工作質(zhì)量很大程度上取決于固定信息的管理。⑸組織的活動(dòng)劃分，按照這種分類方法，信息可以分為財(cái)務(wù)信息、人力資源信息、管理信息、、資產(chǎn)信息等，企業(yè)中還可以有原材料信息、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息、客戶基本信息、供應(yīng)商基本信息、營銷信息、技術(shù)信息、設(shè)備基本信息、質(zhì)量信息、管理考核信息及其他重要活動(dòng)信息等。⑹按信息的加工程度劃分，信息可以分為原始信息和綜合信息。原始信息是指從信息源直接收集的信息；綜合信息則是在原始信息的基礎(chǔ)上，對之進(jìn)行綜合加工后產(chǎn)生的新信息。綜合信息往往對管理決策更有用。⑺按信息發(fā)布的渠道劃分，信息可以分為正式渠道信息和非正式渠道信息。正式渠道信息專業(yè)學(xué)習(xí)資料是指由正式組織通過正式渠道，如會(huì)議、文件、信件、正式談話、新聞媒體等發(fā)布的信息、，這類信息的準(zhǔn)確性和權(quán)威性都比較高；非正式渠道信息是指從正式渠道以外獲取的信息、，但需要加以認(rèn)真分析、鑒別后才能使用。①㈢信息的特點(diǎn)⑴客觀性信息是事物及其變化的客觀反映，由于事物的特征和變化是不以人的意志為轉(zhuǎn)移的客觀存在,所以反映這種客觀存在的信息同樣帶有客觀性。信息不僅其內(nèi)容具有客觀性而且一旦生成，還具有客觀存在性。⑵傳遞性，也叫傳輸性信息要借助于文字、圖象、膠片、磁帶、電波、聲波、光波等物質(zhì)形態(tài)的載體，才能為人們所感知、所接受。信息通過載體能進(jìn)行空間和時(shí)間上的傳遞，從一處傳到另一處。信息的傳遞通過信道（信息的傳遞通道）進(jìn)行，也就是說，信源（信息的源泉，即信息的發(fā)送者）發(fā)出信息后，經(jīng)由信道傳遞至信宿（信息的歸宿，即收信者）。信源、信道、信宿組成信息系統(tǒng)的有機(jī)整體。信息的傳遞手段和方式多種多樣。信息傳遞的快慢，對信息的效用影響很大。⑶效性信息作為客觀事物的一種反映，總是現(xiàn)有事實(shí)，后有信息的。也就是說，信息有一定的滯后性。因此，信息一旦生成，就須趕快傳遞，盡快減少信息的滯留時(shí)間。這種信息的時(shí)效性，是由人們獲取信息的目的決定的。人們獲取信息的目的在于利用，而只有那些及時(shí)傳遞出來并適合需求者的信息才能利用。信息的價(jià)值在于即使傳遞給更多的需求者，從而創(chuàng)專業(yè)學(xué)習(xí)資料造出更多的物質(zhì)財(cái)富。社會(huì)需求的時(shí)間性帶來了信息的時(shí)間性。愈是及時(shí)的信息愈有價(jià)值，過時(shí)則價(jià)值小甚至沒有價(jià)值。⑷享性信息借助于載體，即可被傳遞又可為人們所共享。這是信息不同于一般物質(zhì)或能量的屬性。一個(gè)發(fā)電廠的電力如果全部輸送給四川，就不能同時(shí)輸送給陜西；一噸鋼材用于制造汽車，就不能再用于制造輪船。而任何信息，如一本書或一部電影所傳載的信息，人們卻是可以反復(fù)共享的⑸發(fā)性從信息作為一種資源看，有與它取之不盡，用之不竭，因而可以不斷探索和開掘；從信息所載的內(nèi)容看，由于客觀事物的復(fù)雜性和事物之間的相互聯(lián)系性，反映事物本質(zhì)的非本質(zhì)的信息常常交織在一起，加上它們難免會(huì)受到歷史和人們認(rèn)識(shí)能力的局限，因而需要開發(fā)；從信息的價(jià)值看，利用信息可以開發(fā)出新的材料和新的能源不僅新材料和新能源的開發(fā)有賴于信息的利用，而且新材料和新能源要得到充分和有效的利用，也有賴于信息③二、信息工作的要求了解信息后，我們就要進(jìn)一步了解信息工作，包括信息工的要求和特點(diǎn)為了做個(gè)好文秘，必須建立先進(jìn)的信息系統(tǒng)，是信息工作能夠做好。實(shí)踐證明，加強(qiáng)了信息工作，會(huì)給文秘的工作注入活力，改變以往陳舊的常規(guī)，使文秘工作以信息為核心，變成快速運(yùn)轉(zhuǎn)的良好形勢?？磥?，高質(zhì)量的信息工作能促進(jìn)文秘工作的改革。文秘從事信息工作的基本要求是：及時(shí)，準(zhǔn)確，全面，適用。㈠及時(shí)專業(yè)學(xué)習(xí)資料不管信息的作用大小，若傳遞晚了，就失去了效用。上司能在瞬息萬變的信息時(shí)代快速作出決斷，關(guān)鍵在于能不能及時(shí)得到信息。文秘在信息的每個(gè)程序，都應(yīng)突出“快”字。收集快，整理快，傳遞快，要減少信息傳遞過程中的遲滯㈡準(zhǔn)確只有準(zhǔn)確的信息才能使上司的決策建立在正確的基礎(chǔ)上在文秘的信息工作中，文秘應(yīng)該以高度負(fù)責(zé)的精神，尊重事物的客觀性，，認(rèn)真的反映和描述。不要為迎合上司的意圖而把信息任意夸大或者縮小，造成信息的失真。㈢面某個(gè)側(cè)面或者一時(shí)的情況，無法真實(shí)的反映事物的全貌。比如，重要的動(dòng)態(tài)信息，常常只注意事物的內(nèi)容和情況，忽視了事物發(fā)生的時(shí)間，地點(diǎn)，任務(wù)等信息。文秘應(yīng)多層次去收集信息，想上司提供能夠全面反映事物的信息。㈣適用要根據(jù)上司決策的需要，圍繞上司關(guān)心的“焦點(diǎn)”提供信息。有的問題盡管沒有列入上司的議事日程，可是很重要，要及時(shí)向上司匯報(bào)。為了做好信息工作，文秘應(yīng)掌握信息工作的規(guī)律，根據(jù)上司的需要，為上司的決策提供信息。上司急需的一般有以下4種信息:㈠測性信息專業(yè)學(xué)習(xí)資料事物矛盾變化在沒有表露以前，針對各種預(yù)兆，證據(jù)對事物發(fā)展變化的方向，作出預(yù)測性信息。事物的發(fā)展，籌劃階段的信息也可稱為預(yù)測性信息。預(yù)測性信息包括預(yù)料，推斷，規(guī)劃，等等。㈡動(dòng)態(tài)性信息事物在發(fā)展的過程中的信息。㈢性信息反饋性信息的專題性比較強(qiáng)，比普通信息要求高一些。㈣性信息綜合性信息要求比較系統(tǒng)全面。信息時(shí)代，瞬息萬變，文秘為了做好信息工作，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)㈠增強(qiáng)意識(shí)⑴策意識(shí)。政策制定后，應(yīng)提供政策的反饋信息。⑵強(qiáng)全局意識(shí)。上司的決策必須從全局出發(fā)，文秘在收集，選擇，綜合和提供信息時(shí)，也應(yīng)從全局出發(fā)想上司提供信息。⑶強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。信息工作是主動(dòng)性非常強(qiáng)的工作。應(yīng)主動(dòng)尋找信息，積極全面掌握信息、，要綜合，分析和研究信息，積極想上司提供信息。㈡加強(qiáng)信息的開發(fā)和利用。⑴從全局出發(fā)去收集信息。⑵努力加強(qiáng)信息的開發(fā)。專業(yè)學(xué)習(xí)資料⑶加強(qiáng)信息的分析，把信息充分利用起來。①信息工作的特點(diǎn)表現(xiàn)在如下幾方面：㈠超前性秘書在信息工作中要有超前意識(shí).社會(huì)生活的變化，社會(huì)事件的發(fā)生、實(shí)現(xiàn)總會(huì)有某些預(yù)兆，預(yù)示某種將要發(fā)生的變化與變化的方向和幅度及時(shí)獲得先兆性、預(yù)測性的信息，對于及時(shí)做出正確的決策具有重要意義.因此，秘書要善于運(yùn)用科學(xué)的分析手段和思維方法對事物未來的發(fā)展趨勢做出科學(xué)的預(yù)測，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供正確的"預(yù)測性"信息，使領(lǐng)導(dǎo)能夠走在事物發(fā)展的前面，在決策時(shí)能夠做到未雨綢繆.㈡緊迫性秘書信息工作要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要又快又準(zhǔn)地提供信息由于信息的時(shí)限性和非消耗性秘書處理信息的周期要短、速度要快.同樣的信息如果利用地晚信息就會(huì)失去它的價(jià)值因此,秘書的信息工作要有很強(qiáng)的時(shí)間觀念領(lǐng)導(dǎo)一旦需要，就要幽快幽準(zhǔn)地既是提供信息這使得領(lǐng)導(dǎo)者耳聰目明，適時(shí)地做出正確的決定.這樣，不僅使領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策有了重要的保障而且也使秘書做好輔助管理有了重要的保障㈢開拓性信息具有可開發(fā)性秘書要勇于開拓和善于開拓信息資源.早在20世紀(jì)80年代中期，中央領(lǐng)導(dǎo)就提出了“高層次信息”的概念.即信息的開發(fā)和處理可分為兩個(gè)層次初級(jí)信息是對現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)上的信息和各地、各部門報(bào)送材料的初加工高層信息是對原始信息的歸納、綜合、分析，并在此基礎(chǔ)上提出對策意見和處理方案在實(shí)際工作中，兩者相輔相成,不可偏廢因此，秘書應(yīng)重視對初級(jí)信息的看法，為領(lǐng)導(dǎo)提供信息,并善于應(yīng)用現(xiàn)代化的信息載體和信息加工手段㈣普遍性專業(yè)學(xué)習(xí)資料不在,也無處不有，因而秘書的信息工作具有普遍性.對秘書來說信息的收集工作沒有職內(nèi)職外之分，一切多工作有用的最新變化信息都是秘書收集的對象.在別人眼里，秘書的言行也是在發(fā)布和傳遞某方面的信息.所以，對秘書來說信息工作是存在于時(shí)時(shí)處處的①三、秘書做好信息工作的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)了解上述資料后，就到了最重要的一步了，面對信息，秘書因該怎么做？怎樣做到既能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意也讓自己滿意呢？我們要注意如下幾方面的內(nèi)容：㈠確定信息收集的范圍由于技術(shù)的進(jìn)步，人們每天都面對著無限多的信息，如何從大量的信息中選擇有效的信息是每一個(gè)人都必須認(rèn)真對待的問題。確定信息收集的范圍可以從以下兩方面著手：⑴據(jù)學(xué)習(xí)和工作需要確定信息收集范圍，學(xué)習(xí)和工作是人們的主要活動(dòng)之一，在學(xué)習(xí)和工作的過程中會(huì)出現(xiàn)很多問題，我們可以選擇幾個(gè)急需解決的問題作為學(xué)習(xí)或工作的目標(biāo)，并為此確定一個(gè)明確的信息收集范圍。選擇目標(biāo)時(shí)應(yīng)注意力所能及的原則，首先要確定以自己現(xiàn)有的知識(shí)和能力水平能否解決，其次要明確自己已知已會(huì)之外還需要哪些東西，然后著手收集相關(guān)信息。在這一過程中，我們有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)自己收集的有些信息在第二次出現(xiàn)時(shí)與第一次的內(nèi)容完全不一樣，有些信息只用這一次以后就沒有用處了。但只要你是僅僅圍繞自己的目標(biāo)進(jìn)行的，這些都不會(huì)是無效勞動(dòng)，因?yàn)橐淮未蔚男畔⑹占^程其實(shí)就是在實(shí)踐中學(xué)習(xí)和訓(xùn)練的過程，只有通過一次次實(shí)踐活動(dòng)，我們才能得到一些只屬于自己的特別的經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)出對信息敏銳的覺察力。⑵據(jù)自己發(fā)展的努力方向確定信息收集的范圍。要明確自己的努力方向，必須認(rèn)真分析自己所擁有的主客觀條件。人的發(fā)展方向首先受自身生理?xiàng)l件的制約，一個(gè)身體瘦小的人不可能成為叱咤籃壇的強(qiáng)力中鋒，一個(gè)五音不全的人很難成為歌唱家，收集這些相關(guān)信息最專業(yè)學(xué)習(xí)資料多是作為茶余飯后的談資。其次，人的發(fā)展方向受自己性格、知識(shí)結(jié)構(gòu)的制約，性格內(nèi)向、靦腆的人不宜做公關(guān)工作，沒有受過正視、系統(tǒng)數(shù)學(xué)訓(xùn)練的人不適合研究歌德巴赫猜想。再次，人的發(fā)展方向受環(huán)境條件的制約，一是自然環(huán)境，生活在山區(qū)要發(fā)展水產(chǎn)養(yǎng)殖業(yè)就很困難，二是社會(huì)環(huán)境，在一個(gè)沒有機(jī)場的地方以民航服務(wù)為發(fā)展方向的意義不會(huì)太大，當(dāng)電腦的發(fā)展與普及使社會(huì)不再需要使用機(jī)械打字機(jī)的打字員時(shí)，不應(yīng)該再去收集怎樣成為這類人才的相關(guān)信息。因此，在明確自己的努力方向之前，應(yīng)該對自身具備的條件作全面的分析，包括自己的身體條件、氣質(zhì)性格、知識(shí)結(jié)構(gòu)、生活環(huán)境、學(xué)習(xí)和工作環(huán)境、興趣愛好、人際關(guān)系等，只有當(dāng)這些資源相互匹配，達(dá)到最佳組合時(shí)，人才會(huì)有良好的條件充分發(fā)揮自己的潛能。確定自己發(fā)展的努力方向，還要注意適應(yīng)社會(huì)需要的原則，選擇發(fā)展目標(biāo)只能從實(shí)際中選擇，不能從虛無中選擇，應(yīng)該結(jié)合社會(huì)發(fā)展對人才的需要來確定自己的目標(biāo)。認(rèn)真分析自己的條件和社會(huì)需求后，我們可能發(fā)現(xiàn)適合自己的發(fā)展方向不止一個(gè)，這是正常的。每個(gè)人都有多種發(fā)展的可能性，在快速變化的社會(huì)中，我們也不應(yīng)該只有一個(gè)努力方向。目標(biāo)可以是多樣的，但必須有主次之分，這樣才能保證將精力、時(shí)間用于該用的地方，使行動(dòng)效率更高。在暫時(shí)無法確定主要目標(biāo)時(shí)，可以先根據(jù)自己的分析選擇其中的幾個(gè)，盡可能多地收集有關(guān)信息，包括職業(yè)的重要程度、發(fā)展前景、對知識(shí)技能水平的要求、通過哪些渠道能獲取相關(guān)資格，將它們進(jìn)行綜合比較，最后確定主要目標(biāo)。確定的主、次目標(biāo)最好具有一定的相關(guān)性，比如選擇計(jì)算機(jī)應(yīng)用為主要目標(biāo)，可以將計(jì)算機(jī)通信、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為次要目標(biāo)，選擇財(cái)務(wù)管理為主要目標(biāo)，可以將金融保險(xiǎn)、審計(jì)統(tǒng)計(jì)作為次要目標(biāo)。這樣，收集的知識(shí)信息可以互相遷移，達(dá)到事半功倍的效果。選擇最近信息渠道。信息內(nèi)容和類型的豐富多才彩決定了信息渠道是多種多樣的，相應(yīng)的信息有相應(yīng)的來源渠道，客觀上并不存在一個(gè)對任何人來說都是最佳渠道是因人、因時(shí)、因地、因信息內(nèi)容的不同而定的。外語水平不高的人，應(yīng)該選擇母語信息渠道。處于旅行專業(yè)學(xué)習(xí)資料途中，信息渠道主要是廣播和報(bào)刊。中心城市的信息來源比邊遠(yuǎn)地區(qū)多、選擇余地大。有的信息有多種來源渠道，比如重大新聞；有的信息來源渠道十分單一，比如某一種果樹的栽培方法。因此，確定最佳信息渠道沒有萬能的方法，必須在實(shí)踐中不斷探索，根據(jù)實(shí)際情況來選擇。對于我們來說，信息渠道不必十分完備，解決某個(gè)問題有時(shí)只需要一兩個(gè)信息渠道就可以了。信息來源分為文獻(xiàn)資料和非文獻(xiàn)資料兩種，文獻(xiàn)資料渠道指的我們熟悉的書籍、報(bào)刊、文獻(xiàn)索引、內(nèi)容摘錄及匯編等，非文獻(xiàn)資料渠道指的是實(shí)物、口頭信息、圖像、光盤、磁盤、網(wǎng)絡(luò)信息等。這些渠道都可以作為我們的信息來源只要是有用的信息就應(yīng)該收集。在我們的生活中，常見的信息來源渠道主要有：知識(shí)學(xué)習(xí)；與人交往進(jìn)行信息交流；報(bào)紙；雜志；廣播；電視；磁盤、光盤等記錄電子信息的載體；國際互聯(lián)網(wǎng)。然后就要收集信息⑴善于捕捉信息我們要有捕捉信息的意識(shí)和緊迫感，要堅(jiān)持不懈的多方面收集信息，只有這樣，我們才能從每天接觸到的大量信息中的到更多有用的信息P收集信息要注意系統(tǒng)性。信息不會(huì)孤立的存在我們完成一個(gè)任務(wù)或是一個(gè)目標(biāo)也不是只需要一條信息P一條信息往往與更多有用的信息相聯(lián)系有時(shí)一條看似無用的信息，也會(huì)與很多游泳的信息想聯(lián)系，這都需要我們?nèi)ネ诰颉＂瓶赡茉敱M地占有西信息任何一個(gè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)或是任務(wù)的完成，都必須利用大量的信息，有時(shí)為了得到一個(gè)比較準(zhǔn)確的結(jié)論，還必須在大量信息的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析。占有信息量的多少不僅標(biāo)志著一個(gè)人的信息意識(shí)的強(qiáng)弱、信息渠道的多少，而且還是能否獲得成功的重要基礎(chǔ)。詳盡的占有相關(guān)專業(yè)學(xué)習(xí)資料信息可以使我們的認(rèn)識(shí)更有安全感，找到解決問題的關(guān)鍵。只有從大量的信息中我們才能掏沙拾金，找到有重要價(jià)值的信息。⑶當(dāng)?shù)挠涗浶畔⒂涗浶畔⒕褪前延杏玫男畔⑼ㄟ^某種方式保存下來，以便在需要時(shí)能提取出來使用。記錄信息的方法是記憶，但我們的記憶力是有限的面對大量的西信息，僅靠大腦不可能有效的記錄。特別是值非常大的信息，應(yīng)該詳細(xì)記錄并盡量在記憶中保留其中心內(nèi)容和基本數(shù)據(jù)。有一點(diǎn)要注意，就是我們記錄的信息一定要準(zhǔn)確㈡對信息的加工信息的加工是指將收集到的信息按照不同的目的和要求進(jìn)行鑒別和篩選剔除那些虛假、過時(shí)和無用的信息，使信息條理化、規(guī)范化和準(zhǔn)確化的過程，信息的加工工作將有利于接下來的存儲(chǔ)、傳遞和利用工作。秘書要對收集到的信息加以必要的吸收和消化，提煉出精華性的信息以供利用。信息的加工工作主要有：⑴篩選對收集到的大量信息進(jìn)行去粗取精的工作，從中挑選出典型的、有價(jià)值的信息以供利用。⑵鑒別用科學(xué)的方法對信息進(jìn)行去偽存真的工作，并對信息的性質(zhì)、真?zhèn)巍r(jià)值、作用等作出鑒定和判斷。⑶提煉對信息進(jìn)行編輯、統(tǒng)計(jì)、分類、綜合、提要等工作，讓領(lǐng)導(dǎo)及其他信息利用者用較少的時(shí)間閱讀和掌握必要的信息，獲得最大的信息量，減少不必要的或低價(jià)值的信息對他們的干專業(yè)學(xué)習(xí)資料擾。辦公室部門編寫的簡報(bào)、摘報(bào)、快報(bào)等都是對各種信息進(jìn)行濃縮和提煉的成果⑷研究對所獲得的原始信息和其他信息進(jìn)行分析、推論、歸納、綜合、以形成明確的觀點(diǎn)、概念和結(jié)論，創(chuàng)造出新的更有價(jià)值的信息，成為更高層次的信息和知識(shí)。有時(shí)在這個(gè)活動(dòng)中秘書還會(huì)發(fā)現(xiàn)一些現(xiàn)有信息的不足，以便進(jìn)一步采集、補(bǔ)充；另外，對一些焦點(diǎn)信息還要進(jìn)行專門的調(diào)查研究，以獲取更深層次的信息。⑸撰寫將那些經(jīng)過加工的信息轉(zhuǎn)換為新的書面信息P一般說來，信息的加工工作是一項(xiàng)艱巨的工作，而且決策的層次越高，需要的信息加工程度越深，從事這項(xiàng)工作必須要有深厚的對事物分析、判斷和研究的能力。隨著信息生成的不斷加快，決策對信息質(zhì)量要求的不斷提高，信息加工工作的難度也在增加。㈢書對信息的存儲(chǔ)有些信息在收集、加工處理完畢后并不是馬上就要被利用，這樣就需要把這些信息先保存起來。另外，一些有價(jià)值的信息被使用過后還有第二次，甚至第三次被使用的價(jià)值，因此需要將這些信息留存。所以，研究信息如何存儲(chǔ)是非常有意義的。信息的存儲(chǔ)是指對加工后的信息進(jìn)行科學(xué)、有序的存放，以便使用的過程。它包括兩層含義：一是將加工后的信息按一定的規(guī)則記錄在相應(yīng)的載體上；二是將這些信息載體按一定的特征、內(nèi)容性質(zhì)進(jìn)行綜合，組成系統(tǒng)有序、方便檢索利用的體系。⑴出信息存儲(chǔ)規(guī)劃要想使信息的存儲(chǔ)更有條理，首先要預(yù)先對組織各項(xiàng)活動(dòng)中那些可能需要存儲(chǔ)的信息情況專業(yè)學(xué)習(xí)資料進(jìn)行詳細(xì)了解。然后做出整體存儲(chǔ)規(guī)劃，決定那些需要存儲(chǔ)的信息存在哪兒、怎么存等。辦公室對信息進(jìn)行存儲(chǔ)規(guī)劃首先需要回答下列問題：.要有什么樣的信息材料需要保存下來？2.息將分散保存，還是集中保存？3?類信息每年的產(chǎn)生量大致是多少？4?類信息的使用頻率有多大？5?些信息需要保存較長的時(shí)間？要保存多久？6?種信息載體需要什么樣的保存條件？■息放在哪兒比較合適（方便、安全、經(jīng)濟(jì)）？.位可提供的存儲(chǔ)空間有多大？.要的、保密的信息放在哪兒？.需要購買什么樣的儲(chǔ)存柜或其他裝具？⑵息的分類從內(nèi)容、性質(zhì)、特征、用途、載體等角度，將有內(nèi)在聯(lián)系的信息分門別類地作和在一起，對信息進(jìn)行分類。一方面可以將原來零散的、孤立存在的信息有效地組合在一起，增加信息的價(jià)值；另一方面也便于有序地保存信息。信息的分類有多種方法，如通常人們會(huì)首先將信息按載體分類，然后再按其所反映的問題等特征分類，再按時(shí)間順序排列。⑶信息的編碼和編目按一定的體系給每一份信息材料一個(gè)獨(dú)特的編碼，進(jìn)行登記，并編制目錄索引等檢索工具專業(yè)學(xué)習(xí)資料以方便今后的檢索。在電子類信息中，這項(xiàng)工作在信息輸入階段即可以建立一些特征，然后利用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大功能，進(jìn)行多種方便快捷的檢索，大大降低了這方面的工作強(qiáng)度。⑷存儲(chǔ)對信息進(jìn)行存儲(chǔ)有多種方法。隨著信息量的增加，需要存儲(chǔ)的信息越來越多，對信息存儲(chǔ)的要求也越來越高。因此，傳統(tǒng)的手工存儲(chǔ)已滿足不了需要，必須借助于現(xiàn)代化的手段，如計(jì)算機(jī)、縮微技術(shù)等，目前，常用的存儲(chǔ)方法主要有：1.工存儲(chǔ)。存儲(chǔ)信息的傳統(tǒng)方法是在紙上記錄，并人工保存在檔案室或其他處所。這在今天仍然是最常用的方法。所有企業(yè)都有紙面記錄，需要排序和存儲(chǔ)在合乎邏輯的、可訪問的系統(tǒng)中。手工存儲(chǔ)信息容易理解和使用，一旦找到就能閱讀，不需要特別昂貴的設(shè)備，但大量的紙質(zhì)材料會(huì)占據(jù)很多空間，而且需要長期保存的材料還有較高的環(huán)境要求2彳微存儲(chǔ)。縮微技術(shù)是另一種信息存儲(chǔ)技術(shù)。所謂縮微技術(shù)就是將資料或圖書通過專用設(shè)備利用照相原理縮小到底片上，使用時(shí)再用專用設(shè)備閱讀或復(fù)印。3.盤存儲(chǔ)。光盤存儲(chǔ)是指將文字、影象等信息以數(shù)字的形式存儲(chǔ)在光盤上。使用光盤進(jìn)行存儲(chǔ)有很多優(yōu)點(diǎn)，如：光盤信息存儲(chǔ)的密度非常高，可以進(jìn)行海量存儲(chǔ)，與紙質(zhì)文件相比，可以節(jié)約大量空間、存儲(chǔ)成本，總體核算較低；信息的檢索存取操作簡單快捷；可以與計(jì)算機(jī)聯(lián)機(jī)使用，易于遠(yuǎn)距離傳輸和隨機(jī)檢索等。但不論采取哪種信息存儲(chǔ)方式，都要注意以下一些問題：存儲(chǔ)的資料要安全可靠。對各種自然技術(shù)及社會(huì)因素可能造成的資料毀壞或丟失，都必須有相應(yīng)的處理和防范措施。對于大量資料的存儲(chǔ)要節(jié)約存儲(chǔ)空間。計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)要采用科學(xué)的編碼體系，縮短相同信息所需的代碼，從而節(jié)約空間，信息存儲(chǔ)必須滿足存取方便、迅速的需要，否則就會(huì)給信息的利用帶來不便，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)應(yīng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)合理的組織，要按照信息本身和他們之間的邏輯關(guān)系進(jìn)行存儲(chǔ)。專業(yè)學(xué)習(xí)資料㈣秘書對信息的傳遞⑴書信息的傳遞范圍秘書機(jī)構(gòu)的樞紐地位決定了它是聯(lián)系內(nèi)外、溝通組織上下左右的信息中心，因此，秘書進(jìn)行信息傳遞的范圍非常廣泛。就其傳遞信息方向劃分，其信息傳遞工作范圍包括：1.上而下：將管理層的決策管理信息傳遞給下級(jí)部門；.下而上：將下級(jí)部門的工作動(dòng)態(tài)、成果、問題、要求等及時(shí)匯報(bào)給管理層；.行往來：通過各種信息傳遞，使各部門協(xié)調(diào)工作、互相配合；.內(nèi)而外：將組織內(nèi)的信息傳遞給社會(huì)其他組織，如信息發(fā)布；.外而內(nèi)：將各種對企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)有用的信息及時(shí)傳遞給組織內(nèi)的有關(guān)部門或人員。⑵辦公室信息傳遞的主要方式辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)和管理工作的輔助部門，在進(jìn)行信息傳輸時(shí)，往往抓喲負(fù)責(zé)各種正式信息的傳遞，其主要方式有：.面形式。它包括：正式文件；內(nèi)部文件（便條、備忘錄等）；郵件；傳真；電子郵件（計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)）.頭形式。它包括：電話；會(huì)議；比較正式的談話。上述不同傳遞方式的傳遞速度、質(zhì)量、保密效果等各有不同，各有所長。因此，在選擇傳輸方式時(shí)，秘書必須根據(jù)信息的具體情況綜合考慮，選擇一種最為妥當(dāng)?shù)姆绞?。①四、秘書做好信息工作的作用專業(yè)學(xué)習(xí)資料信息工作是圍繞信息進(jìn)行一系列工作包括對信息進(jìn)行收集、整理、傳遞、利用和儲(chǔ)存等程序.信息工作在秘書工作中具有重大作用.㈠息工作是秘書部門輔助決策的一向重要工作決策是領(lǐng)導(dǎo)者的首要職責(zé).決策就是用科學(xué)的方法、豐富的經(jīng)驗(yàn),對重大問題作出多種可行性研究，從中選擇最佳方案.正確的決策往往不是一次性選擇的結(jié)果而是一個(gè)不斷篩選、不斷完善的過程,這就需要大量的信息.掌握了準(zhǔn)確、全面、及時(shí)的信息,才可能作出切合實(shí)際的、正確的決策;否則,就會(huì)導(dǎo)致決策失誤.領(lǐng)導(dǎo)者獲取信息一般有哦三種渠道一是親自獲取.即通過聽取匯報(bào)、閱讀文件、蹲點(diǎn)調(diào)查、視察工作等自身實(shí)踐活動(dòng)收集.二是由秘書部門或?qū)ｉT的信息機(jī)構(gòu)、信息人員收集提供.三是由各項(xiàng)職能部門提供.職能部門只收集和提供與本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的部分信息而秘書部門是綜合部門，上級(jí)、下級(jí)、同級(jí)以及其他部門的信息都向它輸入因而掌握的信息比較全面、系統(tǒng),能較靈敏可靠的反映各方面的動(dòng)態(tài)并可以從中形成自己的觀點(diǎn)、看法.因此它是領(lǐng)導(dǎo)獲取信息的一條非常重要的渠道因此可以說，信息工作是秘書部門輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的一項(xiàng)重要工作㈡信工作是秘書部門的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)這可以從兩個(gè)方面來理解:一是從秘書部門的工作性質(zhì)看，它作為單位的樞紐部門,其位置決定了它必然成為聯(lián)系上下左右、溝通四面八方的信息集散地.這就為秘書部門做好信息工作創(chuàng)造了條件.二是從秘書部門的工作內(nèi)容看，除輔助領(lǐng)導(dǎo)決策必須依靠信息外辦文辦事和聯(lián)系各方也必須依靠信息秘書經(jīng)常性的工作是起草各種文件和材料這一寫作過程實(shí)際上是收集信息和加工信息的過程."巧婦難為無米之炊"，沒有信息，辦文就辦不成.要辦好各種公務(wù)，不僅靠領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖、發(fā)揮個(gè)人學(xué)識(shí)還必須有所參考，有所借鑒.這些參考和借鑒就是信息.信息越多，耳目越靈，辦事能力就越強(qiáng).秘書部門經(jīng)常與各方面打交道無論是調(diào)查研究、回復(fù)問專業(yè)學(xué)習(xí)資料題還是協(xié)調(diào)關(guān)系都離不開信息就拿事務(wù)性很強(qiáng)的值班室的工作來說對前來洽談公式的、反映情況的、告狀的請求處理突發(fā)性時(shí)間的,值班秘書要根據(jù)不同的對象區(qū)別不同情況，采取不同的處理辦法而且要當(dāng)機(jī)立斷，應(yīng)對自如,這就筆削有足夠的信息儲(chǔ)備.只有平時(shí)注意收集、整理信息,對自己的工作范圍非常了解對工作范圍以外的信息也有所涉獵才不至于事到臨頭束手無策才拖拉推委延誤工作.有學(xué)者說，秘書是未來辦公室咨詢的整合者.由于秘書的一工作離不開信息，因此，信息工作是秘書部門的一向重要業(yè)務(wù)㈢信工作有利于開創(chuàng)秘書工作新局面長期以來，中國內(nèi)