社區(qū)物業(yè)接管驗收及檔案資料的建立與管理

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一、物業(yè)接管驗收：

主要分三個方面：

（一）檔案資料的驗收與交接1、進(jìn)駐該社區(qū)后我們將與該項目負(fù)責(zé)人舉行圖紙資料的具體交接驗收工作，包括：土建竣工圖、水暖竣工圖、電氣竣工圖等。

2、辦公區(qū)各單位負(fù)責(zé)物業(yè)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)系電話。

（二）公共設(shè)備、設(shè)施現(xiàn)場驗收與交接1、我公司選派閱歷豐盛的水暖、電氣及土建工程師、項目主管會同該項目負(fù)責(zé)人組成現(xiàn)場交接小組，對房屋建造、設(shè)施、設(shè)備等舉行現(xiàn)場交接驗收。

2、將對現(xiàn)場交接中發(fā)覺的各類設(shè)備、設(shè)施、物品等數(shù)量及遺留問題記錄在交接單上，交接驗收單一式三份，由物業(yè)公司和司法局人民政府負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，各歸檔保存。

3、對交接驗收中存在的各類問題，由公司各職能部門與相關(guān)部門公共商議解決。4、對已接管驗收的區(qū)域，組織相關(guān)人員舉行，以便盡快認(rèn)識狀況，保持環(huán)境干凈。

（三）物業(yè)管理用房的交接及鑰匙交接驗收

1、公司將派專人與該項目負(fù)責(zé)人舉行物業(yè)辦公用房交接。2、對公共區(qū)域及公共部位的鑰匙尤其是水、電箱房及相關(guān)辦公室的鑰匙逐一舉行核對、試用，并填寫鑰匙交接單，同時建立交接檔案備存，以便于鑰匙的統(tǒng)一管理，做到放置妥帖，平安有序。

二、檔案資料的建立

檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分，科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為辦公區(qū)域及公用設(shè)施的使用、修理、改建和各項管理工作提供指引和服務(wù)。針對司法局機(jī)關(guān)辦公樓的物業(yè)管理形式，我們擬實行系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的管理手段，引進(jìn)先進(jìn)的物業(yè)管理軟件，配備專職檔案管理人員，建章建制，對全部檔案資料舉行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。需要收集的檔案資料有以下幾種：（一）托付方提供的資料

１、技術(shù)資料

Ａ、竣工圖Ｂ、附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙

2、竣工驗收證實書

建造消防驗收合格證水泵、配電柜變壓器、有線電視系統(tǒng)等設(shè)備的定購合同、驗收證實書、產(chǎn)品說明書、竣工圖紙。

3、辦公區(qū)域使用資料

各樓層辦公資料（包括主要負(fù)責(zé)人、聯(lián)系電話）建造面積計算書

（二）檔案處建立的資料

1、物業(yè)資料A、辦公樓基本資料

B、辦公區(qū)域基本資料

2、辦公區(qū)域使用資料各辦公區(qū)域主要負(fù)責(zé)人資料

3、日常管理資料

A、保潔管理記錄a、日常巡查記錄

b、綠化消殺記錄

c、供水、排水管線檢查記錄B、保安管理記錄

a、日常巡查記錄

b、交接班記錄c、值班記錄

d、物資搬運放行記錄

e、緊張大事處理記錄f、車輛管理記錄

g、夜間查詢記錄

C、裝修管理檔案D、修理服務(wù)檔案

a、修理服務(wù)記下表

b、修理服務(wù)回訪記錄Ｅ、員工管理檔案

a、員工個人具體資料

b、員工業(yè)績考核記錄c、員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄

Ｆ、培訓(xùn)檔案

a、各項培訓(xùn)方案及實施記錄b、培訓(xùn)結(jié)果考核及跟查記錄

c、軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄

Ｇ、行政文件a、政府部門文件

b、物業(yè)公司及集團(tuán)公司文件

c、管理處規(guī)則制度、通知、通報等文件d、管理處獲得的榮譽

三、檔案、資料管理方法

1、檔案、資料建立及管理運行流程暗示圖2、檔案資料收、發(fā)管理程序：

A、管理處重要資料（如托付方提供的資料）接收必需經(jīng)過管理處經(jīng)理或其指定負(fù)責(zé)人驗收，完美交接手續(xù)后方能立卷歸檔。

B、管理處日常管理文件（如管理處通知、通報等）根據(jù)本公司制定的文件管理程序舉行發(fā)放及接受手續(xù)，并立卷歸檔。3、檔案資料管理要求：

A、采納多種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、錄像帶、膠卷、照片、圖表等，并采納相適應(yīng)的保管、儲存辦法。

B、盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和通過。C、電腦文件必需由專人根據(jù)規(guī)定設(shè)置子名目舉行分類文件管理，并定期清除過期無效文件。

D、原始文件根據(jù)文件使用性質(zhì)及重要性舉行分類，并編制相應(yīng)的文件名目。當(dāng)文件情況有所變動時，應(yīng)準(zhǔn)時調(diào)節(jié)名目的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者準(zhǔn)時找到有效的文件。

E、檔案的鑒定必需由管理處經(jīng)理或其指定人員負(fù)責(zé)，對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出打算，其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)打算。F、檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)空分類，逐一編號，記下造冊編輯名目，最好按不同業(yè)務(wù)部門分柜保存。為工作便利可設(shè)置部門開架檔案。

G、檔案保管必需有專人負(fù)責(zé)，以達(dá)到文件管理要求，必需做到檔案標(biāo)識清楚，分類明確，易查找；檔案必需由具備資歷的人員經(jīng)過記下后方可借出，文件借閱者需妥當(dāng)保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責(zé)任；檔案入室時必需經(jīng)過檢查，如有輕微破損應(yīng)立刻修補，損壞嚴(yán)峻需追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時檢驗檔案借閱狀況，以便準(zhǔn)時收回在外文件，防