園林綠化養(yǎng)護【工程總承包檔案管理方案】

園林綠化養(yǎng)護工程總承包檔案管理方案1、合同管理要點合同管理是工程項目管理的一項重要內(nèi)容，合同的簽訂與履行對工程組織起著至關(guān)重要的作用，項目部應(yīng)根據(jù)工程特點配備相應(yīng)的商務(wù)經(jīng)理和必要的合同管理人員。合同的簽訂中標通知書由被授權(quán)人領(lǐng)取中標通知書，中標通知書由經(jīng)營科建帳登記存檔。1.1.2合同條款的協(xié)商洽談經(jīng)營科合同承辦人對顧客是否具備簽訂合同的主體資格、經(jīng)營范圍、法定代表人證明和法人授權(quán)委托證明及授權(quán)的范圍權(quán)限期限等進行確認。與顧客簽訂的合同前，由被授權(quán)人組織包括經(jīng)營科長在內(nèi)的相關(guān)人員，研究合同重點內(nèi)容應(yīng)達到的目的、談判的對策后，根據(jù)法律法規(guī)、施工合同標準示范文本、招（議）標文件、投標文件的規(guī)定與要求，與顧客進行洽談，適時地根據(jù)實際情況對原要求或條款進行必要的補充和修改，商定合同具體條款，并對重點問題做出約定。在與顧客針對合同具體條款協(xié)商一致的基礎(chǔ)上，由被授權(quán)人起草施工合同草稿，合同草稿的評審執(zhí)行與產(chǎn)品有關(guān)的要求的確定和評審控制標準,經(jīng)經(jīng)營經(jīng)理批準后，與顧客簽訂正式施工合同。1.1.3施工合同的格式與要求計、采購、施工合理交叉，相互協(xié)調(diào)的原則。4.2項目進度控制應(yīng)建立以項目經(jīng)理為責(zé)任主體，由項目控制經(jīng)理、設(shè)計經(jīng)理、采購經(jīng)理、施工經(jīng)理、試運行經(jīng)理組成及各層次的項目進度控制人員參加的項目進度控制體系。4.3項目進度控制應(yīng)按項目工作分解結(jié)構(gòu)逐級管理，用控制基本活動的進度來達到控制整個項目的進度。4.4項目的進度計劃應(yīng)按合同的進度目標和工作分級結(jié)構(gòu)層次，按照上一級計劃控制下一級計劃的進度，下一級計劃深化分解上一級計劃的原則制定各級進度計劃。4.5項目的進度計劃文件應(yīng)由下列兩部分組成：a）進度計劃圖表?？蛇x擇采用單代號網(wǎng)絡(luò)圖、雙代號網(wǎng)絡(luò)圖、時標網(wǎng)絡(luò)計劃和隱含有活動邏輯關(guān)系的橫道圖。進度計劃圖表中宜有資源分配。b）進度計劃編制說明。主要內(nèi)容有進度計劃編制依據(jù)、計劃目標、關(guān)鍵線路說明、資源要求、外部約束條件、風(fēng)險分析和控制措施。4.6項目總進度計劃由項目經(jīng)理根據(jù)項目合同、項目計劃組織編制，公司審批。項目分進度計劃是在總進度計劃的約束條件下，根據(jù)活動內(nèi)容、活動的依賴關(guān)系、外部依賴關(guān)系和資源條件由項目部的職能部門和分承包商進行編制，項目經(jīng)理審批。4.7在進度計劃實施過程中應(yīng)由項目進度控制人員跟蹤監(jiān)督，督查進度數(shù)據(jù)的采集；及時發(fā)現(xiàn)進度偏差；分析產(chǎn)生偏差原因。當活動拖延影響計劃工期時，應(yīng)及時向項目控制經(jīng)理作出書面報告，并進行監(jiān)控。4.8定期發(fā)布項目進度計劃執(zhí)行報告，報告中應(yīng)分析當前進度和產(chǎn)生偏差原因，并提出糾正措施。4.9在設(shè)計與采購的接口關(guān)系中，應(yīng)對下列接口的進度實施重點控制：a）設(shè)計向采購提交的請購文件。b）設(shè)計對報價技術(shù)的評審。c）采購向設(shè)計提交的關(guān)鍵設(shè)備資料。d）設(shè)計對制造廠圖紙（先期確認圖及最終確認圖）的審查、確認、返回。e）設(shè)計變更對采購進度的影響。4.10在設(shè)計與施工的接口關(guān)系中，應(yīng)對下列接口的進度實施重點控制:a）施工向設(shè)計提出的要求（可施工性分析）。b）設(shè)計文件的交付。c）設(shè)計交底或圖紙會審。d）設(shè)計變更對施工進度的影響。4.10在設(shè)計與試運行的接口關(guān)系中，應(yīng)對下列接口的進度實施重點控制：a）試運行向設(shè)計提出的試運行要求。b）設(shè)計提交的試運行操作原則和要求。c）設(shè)計對試運行的指導(dǎo)與服務(wù)及在試運行過程中出現(xiàn)的有關(guān)設(shè)計問題的處理對進度的影響。4.11在采購與施工的接口關(guān)系中，應(yīng)對下列接口的進度實施重點控制:a）所有設(shè)備材料運抵現(xiàn)場。b）現(xiàn)場的開箱檢驗。c）施工過程中出現(xiàn)與產(chǎn)品制造質(zhì)量有關(guān)問題的處理對進度的影響。d）采購變更對施工進度的影響。4.12在采購與試運行的接口關(guān)系中，應(yīng)對下列接口的進度實施重點控制：a）試運行所需材料及備件的確認。b）試運行過程中出現(xiàn)的與產(chǎn)品制造質(zhì)量有關(guān)問題的處理對試運行進度影響。4.13在施工與試運行的接口關(guān)系中，應(yīng)對下列接口的進度實施重點控制：a）施工計劃與試運行計劃不協(xié)調(diào)時對進度的影響。b）試運行過程中出現(xiàn)的施工問題的處理對進度的影響。4.14項目部應(yīng)將分包合同納入項目進度控制范疇，分包方應(yīng)按合同規(guī)定，定時向項目部報告分包項目進度。4.15在項目收尾階段，項目經(jīng)理應(yīng)組織對項目進度控制進行總結(jié)。施工合同必須采用書面形式，一般采用現(xiàn)行有效的《建設(shè)工程施工合同》（示范文本）或以示范文本格式為基礎(chǔ)的能包含全部工作內(nèi)容、責(zé)任和義務(wù)的承攬合同，對于建設(shè)單位要求的特殊格式，應(yīng)經(jīng)過審核確認符合相應(yīng)示范文本主要內(nèi)容后才可以使用。合同條款必須做到：符合國家、省、市法律法規(guī)規(guī)定；文字含義明確防止產(chǎn)生歧義誤解；書面文字清楚（首選微機打?。蚀_、嚴謹規(guī)范；條款具備準確性、合法性、完備性、合理性。1.1.4施工合同的內(nèi)容施工合同的主要內(nèi)容包括：發(fā)包人承包人全稱、工程概況、工程承包范圍、合同工期、質(zhì)量標準、合同價款、組成合同的文件及其說明、合同生效的條件、雙方一般權(quán)利和義務(wù)、施工組織設(shè)計和工期、質(zhì)量與檢驗、安全施工、合同價款與支付、材料設(shè)備供應(yīng)、工程變更、竣工驗收與結(jié)算、質(zhì)量保修范圍和質(zhì)量保證期、違約、索賠和爭議、其他。施工合同所簽定的內(nèi)容要滿足相關(guān)法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范標準及技術(shù)文件的規(guī)定。1.1.5合同的簽訂及生效雙方對合同條款達成一致意見后，應(yīng)約定合同正本份數(shù)和副本份數(shù)，由雙方被授權(quán)人（委托代理人）、法定代表人在所有合同文本上簽字或蓋章，并加蓋合同專用章或單位公章。如果合同需要鑒證（公證）或約定到有關(guān)機關(guān)備案，應(yīng)及時辦理。履行完上述手續(xù)后，合同生效。2合同的履行1合同交底：合同簽訂后施工開始前，由經(jīng)營科向項目經(jīng)理進行合同交底，交底內(nèi)容包括：合同條款、簽訂的歷史背景、雖未形成文字但甲乙雙方共同認可的事項及其它應(yīng)注意和應(yīng)知道的事項等。2各部門和項目部應(yīng)對合同內(nèi)容深刻理解并承擔(dān)各自的責(zé)任，履行相應(yīng)的義務(wù)，認真執(zhí)行合同中約定的各項條款。在合同履行過程中,發(fā)生重大變更或發(fā)生索賠時，項目部應(yīng)及時通知經(jīng)營科簽訂補充（變更）合同。一般的常規(guī)變更應(yīng)及時以洽商、變更簽證的形式經(jīng)雙方簽字認可，由項目部保存，并編制結(jié)算。2.3因建設(shè)單位的原因而發(fā)生合同終止,給我方造成損失的,要通過協(xié)商或法律程序及時提出工程索賠。工程竣工后合同的管理.1在規(guī)定期間內(nèi)對顧客進行回訪、回修。3.2由項目部協(xié)助財務(wù)部門按期收回工程質(zhì)量保證金、履約保函。同的保管和傳遞1合同的保管1.1經(jīng)營科應(yīng)建立合同臺帳，實行專人管理，將生產(chǎn)經(jīng)營過程中簽訂的施工合同及時登記、保管，防止合同丟失、被盜而出現(xiàn)違約或被騙事件，年終時將本年度合同裝訂成冊送交檔案室。合同借閱填寫借用登記臺帳。1.4.1.2經(jīng)營科應(yīng)建立合同臺帳《年合同臺帳》，《年分包合同臺帳》。對已生效的合同按簽訂的先后順序進行編號，妥善保管，編號規(guī)則為：分公司代號+年號+合同順序號。4.1.3保存的合同及附件應(yīng)包括：合同文本（正本）及附件、與產(chǎn)品有關(guān)的要求的確定和評審記錄、補充和修訂合同、招標文件、投標文件、中標通知書等。2分公司簽訂合同的傳遞合同由經(jīng)營科傳遞到項目部及相關(guān)部門；2.1傳遞對象合同應(yīng)分發(fā)的部門或單位：合同正本發(fā)財務(wù)科、副本或復(fù)印件發(fā)項目部、工程技術(shù)科、物資科。合同應(yīng)傳閱的部門：質(zhì)檢、安保、法律等主責(zé)部門。4.2.2補充或修訂的合同的傳遞范圍和方法同原合同。.2.3經(jīng)營科建立《合同發(fā)放傳閱登記臺帳》經(jīng)營科定期對合同的執(zhí)行、履行情況進行檢查和監(jiān)控。2、資源管理要點2.1項目資源管理應(yīng)在滿足工程總承包項目的質(zhì)量、安全、費用、進度以及其它目標的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)項目資源的優(yōu)化配置和動態(tài)平衡。2項目資源管理的全過程應(yīng)包括項目資源的計劃、配置、優(yōu)化、控制和調(diào)整。3項目部應(yīng)充分協(xié)調(diào)和發(fā)揮所有項目干系人的作用，通過組織規(guī)劃、人員招募、團隊開發(fā)，建立高效率的項目團隊，以達到項目預(yù)定的質(zhì)量、進度、費用、安全等目標。2.4項目部應(yīng)根據(jù)項目特點和項目實施計劃的要求，編制人力資源需求和使用計劃，經(jīng)公司批準后合理配置項目相關(guān)人力資源。項目部應(yīng)根據(jù)市場經(jīng)濟和價值規(guī)律，以及企業(yè)的人力資源成本評價機制，對項目人力資源進行人力動態(tài)平衡與成本管理，實現(xiàn)項目人力資源的精干高效。2.5項目部應(yīng)設(shè)置設(shè)備材料管理人員，對設(shè)備材料進行管理和控制。2.6項目的設(shè)備材料，一般采取項目部自行采購和分包商采購兩種方式。對于項目部自行采購的設(shè)備材料應(yīng)遵守“采購實施要點”的要求。項目部應(yīng)加強對分包商供應(yīng)的設(shè)備材料的控制。2.7項目部對擬進場的工程設(shè)備材料進行檢驗，進場的設(shè)備材料必須做到質(zhì)量合格，資料齊全、準確。2.8項目部應(yīng)編制設(shè)備材料控制計劃，建立一套項目設(shè)備材料控制程序和現(xiàn)場管理制度，確保供應(yīng)及時、領(lǐng)發(fā)有序、責(zé)任到位，滿足項目實施的需要。2.9項目實施過程中所需各種機具可以采取公司調(diào)配、租賃、購買、分包商自帶等多種方式。項目部在企業(yè)授權(quán)范圍內(nèi)，應(yīng)盡可能的利用當?shù)厣鐣Y源，提高機具管理的經(jīng)濟性。2.10項目部應(yīng)編制項目機具需求和使用計劃報公司審批，對于進入施工現(xiàn)場的機具應(yīng)進行安裝驗收，保持性能、狀態(tài)完好并做到資料齊全準確。2.11項目部應(yīng)做好進入現(xiàn)場機具的使用與統(tǒng)一管理工作，切實履行工程機具報驗程序。進入現(xiàn)場的機具應(yīng)由專門的操作人員持證上崗，實行崗位責(zé)任制，嚴格按照操作規(guī)范作業(yè)，并在使用中做好維護和保養(yǎng)，保持機具處于良好狀態(tài)。2.12項目部應(yīng)執(zhí)行公司相關(guān)技術(shù)管理制度，對項目的技術(shù)資源與技術(shù)活動進行計劃、組織、控制、協(xié)調(diào)等綜合管理，充分發(fā)揮技術(shù)資源在項目中的使用價值。項目部應(yīng)對項目涉及的工藝技術(shù)、工程設(shè)計技術(shù)、項目管理技術(shù)進行全面管理，對項目設(shè)計、采購、施工、試運行等過程中涉及的技術(shù)資源與技術(shù)活動進行全過程、全方位的管理，并最終實現(xiàn)合同規(guī)定的各項技術(shù)目標。2.13項目部應(yīng)充分運用公司的各種知識產(chǎn)權(quán)，同時遵照企業(yè)有關(guān)規(guī)定,完善項目所涉及知識產(chǎn)權(quán)的保護和管理。2.14公司鼓勵項目采用新技術(shù)，發(fā)揮技術(shù)價值。2.15項目部應(yīng)對項目實施過程中的資金流進行管理，制定資金管理目標和資金管理計劃，制定保證收入、控制支出、降低成本、防范資金風(fēng)險等措施。2.16項目部應(yīng)建立各種資金管理規(guī)章制度，上報公司財務(wù)部門審批后實施，并接受財務(wù)部門的監(jiān)督、檢查和控制。2.17項目部應(yīng)嚴格對項目資金計劃的管理。項目財務(wù)管理人員應(yīng)根據(jù)項目進度計劃、費用計劃、合同價款及支付條件，編制項目資金流動計劃和項目財務(wù)用款計劃，按規(guī)定程序?qū)徟髮嵤?，對項目資金的運作實行嚴格的監(jiān)控。2.18項目部應(yīng)根據(jù)合同的約定向業(yè)主方申報各類各期的工程款結(jié)算材料和財務(wù)報告，及時收取工程價款。2.19項目部應(yīng)重視資金風(fēng)險的防范，堅持做好項目的資金收入和支出分析，進行計劃收支與實際收支對比，找出差異，分析原因，提高資金預(yù)測水平、提高資金使用價值，降低資金使用成本和資金風(fēng)險防范水平。20項目部應(yīng)根據(jù)公司財務(wù)制度，定期（一般為每月）將各項財務(wù)收支的實際數(shù)額與計劃數(shù)額進行比較，對未完成收入計劃和超出計劃的開支進行分析，查明原因，提出改進措施，向公司財務(wù)部門提出項目財務(wù)收支報告。21項目竣工后，項目部應(yīng)對項目進行經(jīng)濟效益和成本分析，上報公司主管部門。3、質(zhì)量控制要點3.1項目質(zhì)量控制應(yīng)貫穿項目管理的全部過程，堅持“計劃、執(zhí)行、檢查、處理”（PDCA）循環(huán)工作方法，不斷改進過程的質(zhì)量控制。2項目部應(yīng)設(shè)立質(zhì)量控制人員，在項目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)項目的質(zhì)量控制工作。3項目質(zhì)量控制應(yīng)遵循下列程序：a）明確項目質(zhì)量目標。b）編制項目質(zhì)量計劃。c）實施項目質(zhì)量計劃。d）監(jiān)督檢查項目質(zhì)量計劃的實施情況。e）收集、分析、反饋質(zhì)量信息并制定預(yù)防和改進措施。4項目部應(yīng)編制質(zhì)量計劃，作為對外質(zhì)量保證和對內(nèi)質(zhì)量控制的依據(jù)。5項目質(zhì)量計劃應(yīng)體現(xiàn)從資源投入到完成工程質(zhì)量最終檢驗和試驗的全過程質(zhì)量管理與控制要求。6項目質(zhì)量計劃由質(zhì)量控制人員在項目策劃過程負責(zé)編制，經(jīng)項目經(jīng)理批準發(fā)布。7項目的質(zhì)量控制應(yīng)對項目所有輸入的信息、要求和資源的有效性進行控制，確保項目質(zhì)量輸入正確和有效。8在設(shè)計與采購的接口關(guān)系中，應(yīng)對下列接口的質(zhì)量實施重點控制：a）請購文件的質(zhì)量。b）報價技術(shù)評審的結(jié)論。c）供貨廠商圖紙的審查、確認。9在設(shè)計與施工的接口關(guān)系中，應(yīng)對下列接口的質(zhì)量實施重點控制：a）施工向設(shè)計提出要求與可施工性分析的協(xié)調(diào)一致性。b）設(shè)計交底或圖紙會審的組織與成效。c）設(shè)計變更對施工質(zhì)量的影響。10在設(shè)計與試運行的接口關(guān)系中，應(yīng)對下列接口的質(zhì)量實施重點控制：a）設(shè)計應(yīng)滿足試運行的要求。b）試運行操作指導(dǎo)手冊及試運行方案的質(zhì)量。c）設(shè)計對試運行的指導(dǎo)與服務(wù)的質(zhì)量。11在采購與施工的接口關(guān)系中，應(yīng)對下列接口的質(zhì)量實施重點控制:a）所有設(shè)備材料運抵現(xiàn)場的進度與狀況對施工質(zhì)量的影響。b）現(xiàn)場開箱檢驗的組織與成效。c）與設(shè)備材料質(zhì)量有關(guān)問題的處理對施工質(zhì)量的影響。12在采購與試運行的接口關(guān)系中，應(yīng)對下列接口的質(zhì)量實施重點控制：a）試運行所需要材料及備件的確認。b）試運行過程中出現(xiàn)的與設(shè)備材料質(zhì)量有關(guān)問題的處理對試運行結(jié)果的影響。13在施工與試運行的接口關(guān)系中，應(yīng)對下列接口的質(zhì)量實施重點控制：a）施工計劃與試運行計劃的協(xié)調(diào)