我要去開會了!(自學(xué)手冊)

SSW-PAGE2我要去開會了！第一部搞砸的會議第二部面對“威脅”自學(xué)手冊目錄前言 SSW-2目標(biāo) SSW-2本手冊包括哪些內(nèi)容 SSW-3如何使用本手冊 SSW-4第1單元：前言 SSW-5第2單元：我要去開會了！ SSW-6第3單元：對會議造成消極影響的行為 SSW-9第4單元：行動計劃 SSW-15參考答案SSW-16要點(diǎn)總結(jié) SSW-20?VideoArtsChina2003?VideoArtsChina2003前言 盡管現(xiàn)代通訊技術(shù)已經(jīng)取得了很大的發(fā)展，但是目前還沒有任何通訊技術(shù)能夠取代會議的作用。會議在我們的工作中是必不可少的。如果能夠有效地召開會議，我們的企業(yè)就能更加順利地發(fā)展，我們的團(tuán)隊就能進(jìn)一步提高工作效率。會議是我們每個人充分展示和發(fā)揮自己才能的舞臺。當(dāng)然，如果無法有效地召開會議，那就另當(dāng)別論了。有效地召開會議并不僅僅是會議主持人一個人的工作。所有與會人員都必須進(jìn)行充分地準(zhǔn)備、準(zhǔn)時到達(dá)會議現(xiàn)場、有效發(fā)言、避免表現(xiàn)出具有消極影響的行為，并且要了解當(dāng)他人表現(xiàn)出這類行為時應(yīng)該如何應(yīng)對?！段乙ラ_會了！》培訓(xùn)課程將幫助你學(xué)會應(yīng)對會議上遇到的這些行為。目標(biāo) 本自學(xué)手冊將幫助你合理地安排時間和進(jìn)度，對《我要去開會了！》培訓(xùn)課程進(jìn)行系統(tǒng)有效地學(xué)習(xí)。在完成本課程的學(xué)習(xí)之后，你將能夠：了解與會人員（也包括你自己?。斐赡男﹩栴}；了解如何通過采取以下措施，在會議上更好地發(fā)言：做好準(zhǔn)備工作發(fā)言要言簡意賅保持冷靜，彬彬有禮了解如何有效地應(yīng)對以下幾種類型的與會人員表現(xiàn)出來的具有消極影響的行為：嘮叨型好戰(zhàn)型扼殺型強(qiáng)勢型干擾型制定一份行動計劃，使自己的發(fā)言更具建設(shè)性作用。

本手冊包括哪些內(nèi)容 錄像《我要去開會了！》在本課程的學(xué)習(xí)過程中，你將觀看兩部錄像。在這兩部錄像中，登場人物都是某個大醫(yī)院的一群中層經(jīng)理。錄像由約翰克里斯進(jìn)行講解。在第一部錄像開始的時候，經(jīng)理吉米正準(zhǔn)備去參加某個例會。但實(shí)際上他并沒有做什么準(zhǔn)備工作，他只是“拿了一些文件趕到會議現(xiàn)場，而且還遲到了?！庇谑沁@次會議對吉米來說簡直就是一場災(zāi)難。后來在約翰克里斯的指導(dǎo)下，吉米進(jìn)行了充分地準(zhǔn)備工作，在會議上取得了非常好的成效?？墒羌子龅降膯栴}還沒有完。首先，在沒有輪到他發(fā)言的時候，吉米沒有閉上他的嘴，而且拒絕按照議程行事，惹惱了會議主持人。接著，吉米采用了一種完全錯誤的方式，對他的一個同事的觀點(diǎn)提出異議，這又導(dǎo)致他和這個同事之間發(fā)生了爭執(zhí)。約翰克里斯向吉米指出他在這兩種情況下都犯了哪些錯誤并且告訴他應(yīng)該簡短發(fā)言、保持冷靜和彬彬有禮，從而對他的行為進(jìn)行改變。第二部錄像通過5個簡短的場景，介紹了如何有效地應(yīng)對以下幾種類型的與會人員表現(xiàn)出來的具有消極影響的行為：嘮叨型、好戰(zhàn)型、扼殺型、強(qiáng)勢型和干擾型。在每一個場景中，經(jīng)理一開始都沒有能夠有效地對消極行為進(jìn)行相應(yīng)處理。但是在約翰克里斯對經(jīng)理進(jìn)行指導(dǎo)之后，他們正確地應(yīng)對了這些消極行為。參考答案每個練習(xí)都配有參考答案。關(guān)于這些參考答案，請注意以下兩點(diǎn)：這些答案并不一定是唯一正確的答案，它們只是一些參考建議，目的是啟發(fā)你對練習(xí)中遇到的各種問題進(jìn)行思考；請不要作弊！你要在經(jīng)過獨(dú)立思考之后再去查閱參考答案。課程要點(diǎn)總結(jié)本手冊對錄像中的關(guān)鍵學(xué)習(xí)內(nèi)容作了總結(jié)以供你參考。行動計劃在本課程的最后一個單元中，你將制定一份行動計劃。在行動計劃中記下你將采取哪些具體行動，使自己的發(fā)言更具建設(shè)性作用。

如何使用本手冊 請根據(jù)你的具體需要和自身情況去使用本手冊；也就是說，你可以：循序漸進(jìn)地學(xué)習(xí)本課程。本課程分為以下4個單元：前言（在這個單元中，你要確定你的具體目標(biāo)并列出你曾經(jīng)遇到過的與會議有關(guān)的問題）我要去開會了?。阂鲂┦裁匆约霸趺醋鰧h造成消極影響的行為：如何應(yīng)對這些行為行動計劃盡管你要按照以上順序進(jìn)行本課程的學(xué)習(xí)，但是你不必一次就完成全部學(xué)習(xí)內(nèi)容。調(diào)整本課程的學(xué)習(xí)時間如果你希望減少本課程的學(xué)習(xí)時間，只要跳過練習(xí)部分就可以了。在練習(xí)部分中，你被要求把問題的答案記錄下來。全部課程（包括練習(xí)）的學(xué)習(xí)時間不要超過4個小時。在本次課程的學(xué)習(xí)過程中您需要哪些設(shè)備和材料一臺錄像機(jī)和一臺電視機(jī)。

第1單元：前言 在開始學(xué)習(xí)本課程之前，請在下面的方框里記下你希望從本課程中學(xué)到哪些知識和技能。我的目標(biāo)：想一想你曾經(jīng)出席過的會議以及你曾經(jīng)主持過的會議。與會人員（也包括你自己?。┰斐傻囊恍﹩栴}：

第2單元：我要去開會了！ 錄像現(xiàn)在你將觀看錄像《我要去開會了！》（第1部分：搞砸的會議）。這部錄像介紹了與會人員在什么情況下會把會議搞砸以及如何避免會議被搞砸。這部錄像中的登場人物是某個大醫(yī)院的一群中層經(jīng)理，但是錄像中介紹的原則適用于任何企業(yè)召開的各種會議。錄像由約翰克里斯進(jìn)行講解。在觀看錄像的同時，請在下面的方框里記下錄像中的要點(diǎn)?，F(xiàn)在開始播放錄像。錄像《我要去開會了！》（第1部分：搞砸的會議）中的要點(diǎn)包括：把你的答案和SSW-16頁上的參考答案進(jìn)行比較。

關(guān)于準(zhǔn)備工作的進(jìn)一步說明想一想你曾經(jīng)出席過的一些會議以及你發(fā)現(xiàn)的一些問題。在進(jìn)行會議的準(zhǔn)備工作時，你認(rèn)為要對哪些其它的問題加以考慮從而更好地對會議進(jìn)行準(zhǔn)備？把你的答案和SSW-17頁上的參考答案進(jìn)行比較。

問題從錄像中可以看到，在會議上提出問題是非常重要的；為了保持冷靜和彬彬有禮，與會人員必須提出問題。當(dāng)然你可以提出各種不同的問題，不同的問題可以實(shí)現(xiàn)不同的目標(biāo)。一個優(yōu)秀的溝通者會有意識地考慮如何通過提出問題來實(shí)現(xiàn)他們的目標(biāo)。開放式問題（開放式問題采用的疑問詞包括“誰”、“為什么”、“怎樣”、“在什么地方”和“什么時候”）和封閉式問題（封閉式問題引出的回答是“是”或者“不是”）之間存在著非常明顯的區(qū)別。提出開放式問題可以實(shí)現(xiàn)哪些目標(biāo)？提出封閉式問題可以實(shí)現(xiàn)哪些目標(biāo)？把你的答案和SSW-17頁上的參考答案進(jìn)行比較。第3單元：對會議造成消極影響的行為 在這個單元中，你將觀看第二部錄像《我要去開會了！》（第2部分：面對“威脅”）。在這部錄像中，你會看到以下5種類型的與會人員表現(xiàn)出來的具有消極影響的行為：嘮叨型好戰(zhàn)型扼殺型強(qiáng)勢型干擾型錄像《我要去開會了！》（第2部分：面對“威脅”）中包括5個場景，每一個場景都介紹了一種具有消極影響的行為。你將分兩段觀看每一個場景。在每一個場景的第一段中，他們將看到某種具有消極影響的行為，以及沒有能夠有效地進(jìn)行處理所引起的后果。然后他們將想一想那個沒有能夠有效地對具有消極影響的行為進(jìn)行處理的經(jīng)理在哪些方面做得不正確，以及該經(jīng)理如何能夠有效地進(jìn)行處理。在第二段中，他們還將看到經(jīng)理是如何有效地對這種具有消極影響的行為進(jìn)行處理的。把他們的答案和約翰克里斯提供的建議進(jìn)行比較。

嘮叨型當(dāng)你觀看“嘮叨型”這個場景的第一段時，請在下面的方框里記下吉米在哪些方面做得不正確，以及你認(rèn)為如何有效地對這類與會人員的行為進(jìn)行處理。播放錄像《我要去開會了！》（第2部分：面對“威脅”）的第一個場景。當(dāng)約翰克里斯說“這就是危險。如果你想要從正面截下一輛汽車，就會被它撞倒。那么，你該怎么做呢？”這句話時，停止播放錄像。吉米在哪些方面做得不正確？你認(rèn)為如何有效地對嘮叨型的與會人員的行為進(jìn)行處理？把你的答案和SSW-18頁上的參考答案進(jìn)行比較，然后播放這個場景的第二段。

好戰(zhàn)型當(dāng)你觀看“好戰(zhàn)型”這個場景的第一段時，請在下面的方框里記下吉米在哪些方面做得不正確，以及你認(rèn)為如何有效地對這類與會人員的行為進(jìn)行處理。播放錄像《我要去開會了！》（第2部分：面對“威脅”）的第二個場景；當(dāng)約翰克里斯說“原本可以是一次互助有建設(shè)性的會議，又變成了彼此的爭斗。那么解決方法是什么？”這句話時，停止播放錄像。吉米在哪些方面做得不正確？你認(rèn)為如何有效地對好戰(zhàn)型的與會人員的行為進(jìn)行處理？把你的答案和SSW-18頁上的參考答案進(jìn)行比較，然后播放這個場景的第二段。

扼殺型當(dāng)你觀看“扼殺型”這個場景的第一段時，請在下面的方框里記下吉米、潘妮和馬修在哪些方面做得不正確，以及你認(rèn)為如何有效地對這類與會人員的行為進(jìn)行處理。播放錄像《我要去開會了！》（第2部分：面對“威脅”）的第三個場景；當(dāng)約翰克里斯說“等等，等等，等等。完美的系統(tǒng)性的創(chuàng)意扼殺。但是，有一個很好的對付它們的技巧?！边@句話時，停止播放錄像。吉米、潘妮和馬修在哪些方面做得不正確？你認(rèn)為如何有效地對扼殺型的與會人員的行為進(jìn)行處理？把你的答案和SSW-18頁上的參考答案進(jìn)行比較，然后播放這個場景的第二段。

強(qiáng)勢型當(dāng)你觀看“強(qiáng)勢型”這個場景的第一段時，請在下面的方框里記下吉米在哪些方面做得不正確，以及你認(rèn)為如何有效地對這類與會人員的行為進(jìn)行處理。播放錄像《我要去開會了！》（第2部分：面對“威脅”）的第四個場景；當(dāng)約翰克里斯說“很精彩，我們看到的似乎是個有創(chuàng)新的，富有成果的會議。又或者不是？”這句話時，停止播放錄像。吉米在哪些方面做得不正確？你認(rèn)為如何有效地對強(qiáng)勢型的與會人員的行為進(jìn)行處理？把你的答案和SSW-19頁上的參考答案進(jìn)行比較，然后播放這個場景的第二段。

干擾型當(dāng)你觀看“干擾型”這個場景的第一段時，請在下面的方框里記下吉米在哪些方面做得不正確，以及你認(rèn)為如何有效地對這類與會人員的行為進(jìn)行處理。播放錄像《我要去開會了！》（第2部分：面對“威脅”）的第五個場景；當(dāng)約翰克里斯說“如果反擊不能帶來效果，你該怎么辦？”這句話時，停止播放錄像。吉米在哪些方面做得不正確？你認(rèn)為如何有效地對干擾型的與會人員的行為進(jìn)行處理？把你的答案和SSW-19頁上的參考答案進(jìn)行比較，然后播放這個場景的第二段。

第4單元：行動計劃 請在下面的方框里，記下你將采取哪些具體行動，使自己的發(fā)言更具建設(shè)性作用。行動計劃：

參考答案 第2單元：我要去開會了?。阂鲂┦裁匆约霸趺醋鲣浵瘛段乙ラ_會了！》（第1部分：搞砸的會議）中的要點(diǎn)包括：吉米沒有準(zhǔn)時到達(dá)會議現(xiàn)場，沒有進(jìn)行充分地準(zhǔn)備工作并且把由此產(chǎn)生的問題歸咎于他的同事（吉米說：“老實(shí)說，這些人實(shí)在太蠢了。”）；但實(shí)際上吉米的同事沒有任何錯。錯在吉米沒有進(jìn)行充分的準(zhǔn)備工作：他錯過了對議程上列出的第一個議題的討論；他沒有事先仔細(xì)看過議程，因此他不知道會議的進(jìn)度；最為重要的是，他沒有說服他的同事采納他提出的關(guān)于對醫(yī)院的接待區(qū)域進(jìn)行改建的計劃。在接下來的場景中，我們看到吉米遵守了第一條原則：做好準(zhǔn)備工作。調(diào)查情況；專業(yè)地表達(dá)你的提案；準(zhǔn)備好應(yīng)對反對意見。在會議的進(jìn)行過程中，吉米的以下言行舉止惹惱了會議主持人泰莎。首先，在別人發(fā)言的時候，吉米私下里問潘妮：“我們是不是只開一個會就行了？”。接著，吉米又開始閑聊瞎扯：“我有一個侄子，20歲了，17歲就離開了學(xué)校，對，我是說他從沒干過什么正式工作。”最后吉米又離開了討論正題，開始討論排在議程上比較靠后位置的問題（吉米說：“我認(rèn)為我們應(yīng)該開始考慮診所的人員。”）。在接下來的場景中，我們看到吉米遵守了第二條原則：發(fā)言要言簡意賅。要切中要害；不要偏離議程；無話可說，閉上嘴！吉米最終和馬修發(fā)生了爭執(zhí)（馬修說：“哦，我說，你在聽我說話嗎？”）。這時吉米把事情搞得更糟了（他火上澆油地說：“整天坐在電腦屏幕前作點(diǎn)數(shù)字游戲總是很輕松的?！保?。在接下來的場景中，我們看到吉米遵守了第三條原則：保持冷靜，彬彬有禮。提出問題，而不是對質(zhì)；表明你在傾聽，尊重他人意見；承認(rèn)自己的弱項，認(rèn)可他人的強(qiáng)項。關(guān)于準(zhǔn)備工作的進(jìn)一步說明在進(jìn)行會議的準(zhǔn)備工作時，你可以對其它一些問題加以考慮從而更好地對會議進(jìn)行準(zhǔn)備：你的目標(biāo)：你希望在會議上實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)？你的發(fā)言：你將在會議上發(fā)表什么觀點(diǎn)？你將提出哪些問題？你在上次會議上作出的承諾：你是否已經(jīng)履行了你的承諾？如果要在會議上作出決策（查看一下議程），你是否有權(quán)批準(zhǔn)這些決策？在會議開始之前，你是否要和其他人談?wù)剷h上將要討論的一些問題？問題提出開放式問題能夠鼓勵大家對問題進(jìn)行討論，并且能夠允許對方去選擇將要進(jìn)行的討論的重點(diǎn)和方向。提出封閉式問題能夠?qū)唧w的實(shí)際情況加以明確，并且確認(rèn)雙方對哪些問題達(dá)成了一致。當(dāng)你不確定是提出開放式問題還是封閉式問題時，你必須清楚自己提出問題的目的是不是：要求對方提供信息：“有多少？”要求對方提出他們的想法：“你認(rèn)為我們應(yīng)該如何處理這個問題？”驗證你是否正確地理解了對方說過的話：“你的意思是不是……？”

第3單元：對會議造成消極影響的行為：如何應(yīng)對這些行為嘮叨型吉米在以下方面做得不正確：吉米沒有對這類與會人員進(jìn)行控制，因為他采用了一種粗魯和譏諷的方式要求對方停止閑聊瞎扯。這樣做只會引起一場爭執(zhí)。關(guān)于如何有效地對這類與會人員的行為進(jìn)行處理的一些建議：予以認(rèn)可；通過以下方式，掌握主動：插話表示贊同改變話題讓其他人發(fā)言不要粗魯?shù)卮驍唷，F(xiàn)在看看這些建議在這個場景的第二段中是如何發(fā)揮作用的。好戰(zhàn)型吉米在以下方面做得不正確：吉米犯的錯誤是對這類與會人員進(jìn)行猛烈批評。對方是保安部門的負(fù)責(zé)人，吉米批評對方說：“保安在周末形同虛設(shè)”。關(guān)于如何有效地對這類與會人員的行為進(jìn)行處理的一些建議：不要挑起爭執(zhí)；尊重他們的權(quán)限；讓他們回答問題?，F(xiàn)在看看這些建議在這個場景的第二段中是如何發(fā)揮作用的。扼殺型吉米、潘妮和馬修在哪些方面做得不正確：他們的問題在于他們一味熱情地提出創(chuàng)意而不反擊扼殺型，因而他們提出的想法全部都被扼殺型否決了。關(guān)于如何有效地對這類與會人員的行為進(jìn)行處理的一些建議：讓他們提出自己的想法；向他們施加壓力；不斷施壓。現(xiàn)在看看這些建議在這個場景的第二段中是如何發(fā)揮作用的。強(qiáng)勢型吉米在以下方面做得不正確：吉米一開始向這類與會人員表示“屈服”，然后又開始“反擊”。關(guān)于如何有效地對這類與會人員的行為進(jìn)行處理的一些建