做好辦公室工作的幾點思考

做好辦公室工作的幾點思考

一、辦公室的重要職責是服務(wù)辦公室工作千頭萬緒，沒有一項離開服務(wù)這個主題的。我們有時會抱怨領(lǐng)導(dǎo)不重視辦公室工作，或者感到我們每天很忙很累，領(lǐng)導(dǎo)還不是很滿意。這里面可能有體制機制方面的原因，也可能有領(lǐng)導(dǎo)所站角度的問題，但是，我認為更多的還是應(yīng)從我們服務(wù)的質(zhì)量和效率方面找一找原因。常言道“有為才能有位，有位才能更加有為”。作為辦公室人員，首先要明確，搞好服務(wù)是我們最重要、最基本的職責。（一）孰輕孰重，突出政務(wù)服務(wù)在辦公室工作中，政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)各有其重要性，都是整體工作的一部分。但二者并不是平分秋色，等量齊觀。對辦公室來講，政務(wù)服務(wù)重于事務(wù)服務(wù)。政務(wù)服務(wù)優(yōu)劣，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策貫徹落實的好壞。政務(wù)服務(wù)貫穿于整個中心工作，滲透到工作的每一個層面。在決策前，辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的外腦和助手，要盡可能提供第一手資料，并進行初步的綜合分析，提出有價值的參考意見。在決策中，又要準確無誤地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，吃透上級精神，在深刻理解的基礎(chǔ)上與領(lǐng)導(dǎo)保持一致。在決策后，要善于迅速制定出落實方案，在縝密中體現(xiàn)果敢，在細致中突出效率，協(xié)調(diào)各部門原原本本地貫徹落實。因此，政務(wù)服務(wù)是綱，綱舉目張。當然，事務(wù)服務(wù)也要細心周到，也要滴水不漏。作為辦公室，抓住政務(wù)服務(wù)就是抓住了主要矛盾，就是抓住了矛盾的主要方面。辦公室工作龐雜、忙亂，如果分不清輕重緩急，胡子眉毛一把抓，往往會陷入事務(wù)堆中難以自拔，搞得越忙越亂，越辛苦越被動。一個合格的辦公室，必須把政務(wù)服務(wù)當作第一要務(wù)，做到超前謀劃，周密安排，迅速落實，準確反饋，在紛繁復(fù)雜的工作中理出頭緒，從容應(yīng)付，爭取工作的主動權(quán)。（二）沉著冷靜，突出重點服務(wù)辦公室每天要處理很多日常工作，要保證整個機關(guān)的高效運轉(zhuǎn)，必須有一種“大將風度”，處變不驚，臨亂不慌，在沉著冷靜中理出工作思路，突出重點服務(wù)。什么是重點？領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點就是重點，推進工作的難點就是重點。當然，重點也往往因時因地而異，一個階段有一個階段的重點，一項工作又有一項工作的重點環(huán)節(jié)，在具體操作中，學會準確捕捉，冷靜思索，科學把握。在重大決策前，掌握實情，大膽諫言就是重點；在貫徹落實中，積極協(xié)調(diào)，真督實查就是重點；在落實后，認真總結(jié)，掌握規(guī)律，及時反饋就是重點。抓不住重點就沒有工作效率，服務(wù)也就難以到位。當然，強調(diào)重點并不等于不顧其它，應(yīng)該說辦公室無小事，如果顧此失彼，非重點工作出現(xiàn)失誤，同樣會給全局帶來負面影響。（三）小中見大，突出要事服務(wù)抓重點，抓急務(wù)當然是最重要的工作方法和要求，但作為辦公室，僅僅做到這些也還是不夠的，還要在仔細、周密和嚴謹上下功夫，在重點服務(wù)中突出要事服務(wù)。在對上服務(wù)的全過程中，貌似小事未必是小事，也可能出現(xiàn)大的紕漏。所以，衡量辦公室的服務(wù)水平，要在事關(guān)大局的小事和細節(jié)上看素質(zhì)、論高低。小蘊含著大，小影響著大。所謂小，既是我們?nèi)菀缀雎缘牡胤?，也是需要格外小心的地方。要做到小中見大，首先，要吃透上級的方針政策，吃透領(lǐng)導(dǎo)的意圖，在創(chuàng)造性貫徹執(zhí)行中，不忽視任何事情，特別是對領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事情，事關(guān)全局的事情要盯住不放，一抓到底；其次，要把自己的工作放在全局中去考慮，去謀劃，抓住了大局，就抓住了大事要事；第三，要增強工作的敏感性，善于發(fā)現(xiàn)和抓住“一滴水見太陽”的東西，舉一反三，做好大局文章。（四）胸懷全局，突出整體服務(wù)辦公室對上處于服從地位，不可不知進退之節(jié)而越位。但工作性質(zhì)、角色安排又決定了我們必須胸懷大局，從整體上去謀劃服務(wù)工作。有人認為辦公室只要聽命于領(lǐng)導(dǎo)就可以了，“不在其位，不謀其政”，其實這正是辦公室之大忌。沒有大局觀，就不可能準確理解、全面落實領(lǐng)導(dǎo)的重大決策，就不可能在步調(diào)上與領(lǐng)導(dǎo)保持一致，服務(wù)的水平和質(zhì)量就肯定上不去。大局觀從哪里來？從強烈的事業(yè)心和責任心來，從勤于學習和思考中來，也可以從失敗的教訓和成功的經(jīng)驗中摸索出來。有了大局觀，在工作擺布上就不再是就事論事，而是從整體意義上面對局部工作，牽一發(fā)而動全身，窺一斑而知全豹。這是最能體現(xiàn)辦公室綜合素質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)水平的一個方面。整體服務(wù)中要處理好三個關(guān)系：一、聽命于主要領(lǐng)導(dǎo)和服務(wù)于其他領(lǐng)導(dǎo)成員的關(guān)系。二、處理好急務(wù)、雜務(wù)和中心工作的關(guān)系。三、處理好上下左右之間的關(guān)系。三方面的關(guān)系處理好了，整體服務(wù)就會上檔次、上水平。（五）超前把握，突出決策服務(wù)作為辦公室，一般來說，落實領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)性工作相對容易，而超前謀劃，提出建設(shè)性的決策參考往往較難。究其原因，一是不居高位又需高站位謀劃，立足現(xiàn)實又要有前瞻性思考，服務(wù)到位又不能越位，在分寸上很難掌握。二是既要處理好日常的事務(wù)工作，又要從中超脫出來謀大事；既要深入基層掌握實情，又要提出有高度和深度的決策建議，在操作上非常不易。要突破這兩難，不外乎放膽和吃苦。吃不透上頭，猶如行舟無船標，必須刻苦鉆研上級的方針、政策，在創(chuàng)造性執(zhí)行上有建樹。閉門造車想不出高人一籌的好點子，縮手縮腳也只能流于工作的平庸化。搞好決策服務(wù)，關(guān)鍵要把握好四個要點：一、政治要敏銳，能夠見一葉而知秋，發(fā)現(xiàn)別人容易忽略的重要環(huán)節(jié)；二、情況要熟悉，眼觀六路，耳聽八方，知領(lǐng)導(dǎo)所未必知，準確提供決策依據(jù)；三、反饋要及時，對決策的貫徹落實情況實行動態(tài)反映，提供有價值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策后的調(diào)控提供服務(wù)；四、督辦要有力，保證工作的快速推進，維護決策的權(quán)威性。二、辦公室如何當好參謀一個普遍的觀點認為，辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。在對事物認知的基礎(chǔ)上認真研究，合理分析、科學推理，積極為領(lǐng)導(dǎo)決策想辦法、出主意，幫助領(lǐng)導(dǎo)制定正確決策，是辦公室發(fā)揮自身參謀作用的體現(xiàn)。為使所參之謀符合實際，切中要害，發(fā)揮作用，辦公室必須在日常的工作與生活中注重研究，勤思善謀。具體講，就是要做到“六有”。---胸中有數(shù)。胸中有數(shù)是指對領(lǐng)導(dǎo)決策所需情況和有關(guān)政策了然于胸，是辦公室充分發(fā)揮參謀作用的基礎(chǔ)。很難想象，一位對所轄系統(tǒng)和單位的相關(guān)情況和問題一無所知或知之甚少的辦公室人員，能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供切合實際的參考意見來。作為辦公室，不僅要熟知方方面面原有情況和問題，而且要通過多種渠道洞悉其在新形勢下發(fā)生的細微的變化，掌握最新的情況和信息。同時，辦公室人員必須著力培養(yǎng)自己具備三種能力：其一是深入調(diào)研，不斷積累。豐富自己基層一線情況和知識。其二是深入分析，去偽存真。學會對獲得的直接情況進行精細加工，剔除表面現(xiàn)象，牢牢抓住事物和問題的本質(zhì)。其三是把握趨勢，預(yù)知結(jié)果。要在掌握本質(zhì)的基礎(chǔ)上，依據(jù)事物的發(fā)展規(guī)律，準確預(yù)測事物的發(fā)展方向和結(jié)果，夯實參謀的基礎(chǔ)。---腦中有路。作為辦公室人員，在胸中有數(shù)的基礎(chǔ)上，還要善于把握好分析、梳理和推斷三個環(huán)節(jié)，要理清哪些是問題產(chǎn)生的原因，哪些是原因的結(jié)果，哪些是制約和影響問題的主要因素，哪些是次要因素，制定決策首先應(yīng)干什么，隨后再干什么。這些問題綜合起來，依據(jù)科學的邏輯推理，找出解決問題的正確思路，就是做到腦中有路。

---口中有物。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的的參謀和助手，不僅要心能謀之，而且要口能言善于在二者之間“變臉”，看似在工作中游刃有余，其實已經(jīng)陷入心態(tài)失衡的誤區(qū)。如果說一定要注意點什么的話，那就是對上要不卑，對下要不亢。秉公直言是對領(lǐng)導(dǎo)盡職盡責的表現(xiàn)；虛懷若谷，是贏得群眾理解和支持的法寶。——五湖四海。由于工作關(guān)系，辦公室對外接觸面較寬，交往面較廣。帶著感情交往是對的，但不能感情用事，特別是在工作中，不能以親疏遠近作為辦事的標準，不能搞小團伙，而應(yīng)在講原則的同時廣交朋友，真誠待人。有了五湖四海的襟懷，不僅可以博采眾長、提高自身的綜合素養(yǎng)，而且有利于工作的協(xié)調(diào)配合，減少不必要的磨擦，肯定會對工作有很大促進?！獦s辱不驚。由于身處多方矛盾的交匯處，所以有各種褒貶評議是正常現(xiàn)象。正確的態(tài)度應(yīng)該是：有則改之，無則加勉。對于不符合實際的責難，要以平靜的心態(tài)坦然處之，冷靜分析其合理的成份，切忌憤憤不平；對于領(lǐng)導(dǎo)的信任和榮譽，也要保持清醒的頭腦，切忌忘乎所以。在榮辱面前，最能考驗一個人的涵養(yǎng)，也是對心理承受力的鍛煉。人貴有自知之明，做到榮辱不驚的必要條件，就是對自己有一個客觀正確的認識?！皹s辱不驚”不是榮辱感的遲鈍和淡漠，而是以冷靜和達觀的態(tài)度直面榮辱，在超脫中把更多的精力投入工作?！笾侨粲蕖＿@里主要講的是進退之節(jié)。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，當然應(yīng)該勤學多思、深謀遠慮，盡可能站得高一點。但這絕不意味著可以在任何場合亂發(fā)言、亂當家。辦公室的職責更多的是在后臺當好助手，搞好服務(wù)，而不是冒失地沖到前臺顯示“聰明才智”。即使真有真知灼見，也不妨選擇適當?shù)臅r機和方式轉(zhuǎn)達給領(lǐng)導(dǎo)，以供參考，切不可莽撞行事，影響領(lǐng)導(dǎo)的形象和決策程序?！按笾恰笔菍ぷ魉降囊?，“若愚”是對特殊角色的約束?！叭粲蕖辈皇翘搨魏脱b傻充愣，而是出于對領(lǐng)導(dǎo)的尊重在特定場合的正確態(tài)度。五、做好辦公室工作的基本要求辦公室身處特殊崗位，肩負重要使命，要當?shù)糜邪逵醒?，干的得心?yīng)手，左右稱道，上下滿意，就必須勤于學習，善于積累，不斷提高個人修養(yǎng)，達到“五有”要求：一是有德。即品德。應(yīng)從四個方面努力：（ｌ）做人要堂堂正正。對上司，要尊重恭敬，不卑不亢，不能桀驁不訓；對平級，要謙虛熱情，襟懷坦白，不能鋒芒畢露；對下屬，要以誠相待，嚴格要求，不能盛氣凌人；對工作，要滿腔熱忱，愛崗敬業(yè)，不能得過且過；對職務(wù)，要忠于職守，職責相符，不能專權(quán)越位；對名利，要淡泊無奢，任其自然，不能過分追逐；對生活，要平平常常，閑逸清靜，不能奢華無度。（２）處事要光明磊落。辦公室人員的言行舉止，既反映本人的水平，又代表領(lǐng)導(dǎo)的形象。因此，在處理政務(wù)、事務(wù)和協(xié)調(diào)關(guān)系時，必須丁是丁、卯是卯，出于公心，坦坦蕩蕩，切忌耍陰陽臉、說兩面話、辦齷齪事，當面一套，背后一套。與人相處，給人一種信任感、放心感、安全感。（３）用人要不偏不倚。辦公室在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，有薦人之便；作為部門首席，又有用人之責。因此，必須學會識人、用人。要善于掌握人的本質(zhì)，發(fā)現(xiàn)人的特點、特長和閃光的東西，同時也要清楚人的缺點和不足。用人不偏不倚，既不能用感情、好惡、親疏代替政策，又要用其所長，發(fā)揮人的最大潛能。（４）干事要不甘平庸。辦公室受制于人，被動多于主動，這是辦公室工作性質(zhì)所決定的。要有所作為，變被動為主動，就必須高站位、思全局、抓本行，不求驚人之舉，但求實實在在的工作業(yè)績。二是有知。即知識。

（ｌ）知識面要寬。辦公室工作對象是面而不是線，是塊而不是條。因此，不僅要熟知政治、經(jīng)濟和各項政策，有較高的理論修養(yǎng)；還應(yīng)了解業(yè)務(wù)、管理、法律、文學等等，有強烈的求知欲。工作常用的知識不僅了解，還要熟知精通，能指導(dǎo)實踐。（２）知識內(nèi)容要新。作為辦公室，要跟上工作節(jié)奏，就必須堅持先學一步，深學一層，善于汲取新的營養(yǎng)。（３）知識學習要深。就是知其然，還要知其所以然。對各方面的知識，雖不能象專家那樣深有造詣，但也應(yīng)對其內(nèi)涵、實質(zhì)有較深、較細致的了解和掌握，尤其是對自己工作密切相關(guān)的某些知識領(lǐng)域，不能一知半解、不求甚解、淺嘗輒止。（４）知識運用要實。這是當好領(lǐng)導(dǎo)決策參謀，協(xié)調(diào)處理政務(wù)、事條，運籌推動工作之根本。有了實實在在的知識，當決策參謀才能參到點子上，謀到恰當處，才能有助于領(lǐng)導(dǎo)正確決策，協(xié)調(diào)內(nèi)外時才能不說外行話；推動工作才能成為有本之木，有源之水。三是有能。即才能。第一，能參會諫善謀劃。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的左右手，在參謀進諫時，要求辦公室必須深思熟慮，出于公心，掌握好分寸，切忌瞎參謀，亂摻乎，干擾領(lǐng)導(dǎo)決策。第二，能寫會說善料事。辦公室承上啟下、行文理政，不僅要懂文能寫文章，而且要能言善辯，還必須能在繁雜的事務(wù)、政務(wù)中處事不亂、料事有方。三者缺一，不能說是完美的辦公室。第三，能調(diào)會研善出招。調(diào)查研究是辦公室的一項基本功。任何好的文章、講話、意見、決策建議都源于實踐，來自深入細致的調(diào)查研究。不會調(diào)研，就不能干好工作，沒有調(diào)研，就沒有好思路、新招數(shù)。第四，能逢會圓善協(xié)調(diào)。辦公室工作頭緒多，焦點也多，處理協(xié)調(diào)不好，不僅會貽誤工作，而且有損于領(lǐng)導(dǎo)形象。辦公室既要聚焦，還要分散化解矛盾、解決問題，就應(yīng)具備左右逢緣能力。這種能力是工作藝術(shù)的體現(xiàn)，與放棄原則、奴顏媚骨、討乖賣好、和稀泥等作為是截然不同的兩碼事。四是有道。即修養(yǎng)。從某種意義上說，辦公室常常處于被駕馭的地位。駕馭辦公室的，一般不是一個人（分管領(lǐng)導(dǎo)），而是一個群體（領(lǐng)導(dǎo)班子）。除此之外，本部其他部門無一例外地都是辦公室的“內(nèi)部客戶”。在這樣的環(huán)境下，做到溝通上下，聯(lián)系內(nèi)外，協(xié)調(diào)左右，辦公室確實應(yīng)該“有道”：不以言輕而金口難開；不以職低而唯唯喏喏；不以位尊而居高臨下；不以事雜而事無巨細；不以欽差而頤指氣使；不以參與而越職越權(quán)；不以面寬而顧此失彼；不以受制而碌碌無為。首先，頭腦清楚。知道自己是干什么的，應(yīng)該干什么，不該干什么，定位要準確，不能忘乎所以澆了別人的園，也不能昏昏沉沉荒了自己的田。其次，眼光敏銳。看問題、辦事情要思路清晰，反映迅捷，高人一籌。善于透過現(xiàn)象抓本質(zhì)，抓到點子上。再次，心胸開闊。做什么事情，都能拿得起、看得開、放得下。挨了批評不氣餒，有了成績不驕傲，遇到挫折不失志，心底無私天地自然會寬。最后，出手不凡。要做到這一點，還需磨刀不誤砍柴功，注重平時修養(yǎng)錘煉，才能厚積而薄發(fā)。