酒店采購管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔酒店采購管理制度1、制定采購計(jì)劃（1）由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對(duì)第二年的預(yù)測(cè)，在每年年底編制采購計(jì)劃和預(yù)算報(bào)財(cái)務(wù)部審核；（2）計(jì)劃外采購或臨時(shí)增加的項(xiàng)目，并制定計(jì)劃或報(bào)告財(cái)務(wù)部審核；（3）采購計(jì)劃一式四份，自存一份，其它三份交財(cái)務(wù)部。2、審批采購計(jì)劃：（1）財(cái)務(wù)部將各部門的采購計(jì)劃和報(bào)告匯總，并進(jìn)行審核；（2）財(cái)務(wù)部根據(jù)酒店本年的營(yíng)業(yè)實(shí)績(jī)、物資的消耗和損耗率、第二年的營(yíng)業(yè)指標(biāo)及營(yíng)業(yè)預(yù)測(cè)做采購物資的預(yù)算；（3）將匯總的采購計(jì)劃和預(yù)算報(bào)總經(jīng)理審批；（4）經(jīng)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃交財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)督實(shí)施，對(duì)計(jì)劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。3、物資采購：（1）采購員根據(jù)核準(zhǔn)的采購計(jì)劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單位適時(shí)進(jìn)行采購，以保證及時(shí)供應(yīng)。（2）大宗用品或長(zhǎng)期需用的物資，根據(jù)核準(zhǔn)的計(jì)劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長(zhǎng)期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。（3）餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會(huì)部下單采購部，采購人員要按計(jì)劃或下單進(jìn)行采購，以保證供應(yīng)。（4）計(jì)劃外和臨時(shí)少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后可進(jìn)行采購，以保證需用。4、物資驗(yàn)收入庫：（1）無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗(yàn)收；（2）倉管員驗(yàn)收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)按量對(duì)發(fā)票驗(yàn)收。驗(yàn)收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗(yàn)收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。5、報(bào)銷及付款（1）付款：①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款；②支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的準(zhǔn)確數(shù)字或單據(jù)填制支票，若由采購員領(lǐng)空白支票與對(duì)方結(jié)帳，金額必須限制在一定的范圍內(nèi)；③按酒店財(cái)務(wù)制度，付款元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款，元以下者可支付現(xiàn)款。④超過30元要求付現(xiàn)金者，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)審查批準(zhǔn)后方可付款，但現(xiàn)金必須在一定的范圍內(nèi)。（2）報(bào)銷：①采購員報(bào)銷必須憑驗(yàn)收員簽字的發(fā)票連同驗(yàn)收單，經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準(zhǔn)或在計(jì)劃預(yù)算內(nèi)，核準(zhǔn)后方可給予報(bào)銷。②采購員若向個(gè)體戶購買商品，可通過稅務(wù)部門開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應(yīng)由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗(yàn)收員的驗(yàn)收證明，經(jīng)部門經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后方可給予報(bào)銷。采購部業(yè)務(wù)操作制度1、按使用部門的要求和采購申請(qǐng)表，多方詢價(jià)、選擇，填寫價(jià)格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表；2、向主管呈報(bào)調(diào)查表，匯報(bào)詢價(jià)情況，經(jīng)審核后確定最佳采購方案；3、在主管的安排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購；4、按酒店及本部門制定的工作程序，完成現(xiàn)貨采購和期貨采購；5、貨物驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)的各種問題，應(yīng)即時(shí)查清原因，并向主管匯報(bào)；6、貨物驗(yàn)收后，將貨物送倉庫驗(yàn)收、入庫，辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。7、將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報(bào)告給有關(guān)部門，同時(shí)附上采購申請(qǐng)單或經(jīng)銷合同；8、將貨物采購申請(qǐng)單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財(cái)務(wù)部校對(duì)審核，并辦理報(bào)銷或結(jié)算手續(xù)。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔泉州湖心大酒店規(guī)章制度內(nèi)容：采購管理制度部門：財(cái)務(wù)部崗位：生效日期：編號(hào)：2B005-01目的；制度：采購管理制度1、采購部的工作職責(zé)采購部是保證酒店經(jīng)營(yíng)所需物資供應(yīng)的職能部門。它的工作職責(zé)是以最佳的質(zhì)量/價(jià)格比，及時(shí)適量地為酒店經(jīng)營(yíng)管理提供適用的物資物品，并參與成本、費(fèi)用、庫存的控制，負(fù)責(zé)進(jìn)口物質(zhì)的審批、報(bào)關(guān)手續(xù)。2、采購部的組織機(jī)構(gòu)采購部設(shè)經(jīng)理一名。負(fù)責(zé)制定本部門工作計(jì)劃、人員分工及工作安排，主管采購部的一切日常工作，向總經(jīng)理負(fù)責(zé)并負(fù)擔(dān)管理責(zé)任。采購部下設(shè)食品采購、物料采購、能源及維修件采購、文員各一名。各采購員有分工但不分家地完成采購部經(jīng)理安排的工作，向采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)并承擔(dān)工作責(zé)任。采購工作規(guī)定各部門/倉庫申請(qǐng)采購的物品一律須填制“請(qǐng)購單”，交采購部報(bào)價(jià)、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。未經(jīng)批準(zhǔn)有效的申請(qǐng)，采購部不予受理，驗(yàn)收部不予驗(yàn)收。采購部接到請(qǐng)購單后，應(yīng)按申請(qǐng)部門的要求，盡可能多的掌握市場(chǎng)、供應(yīng)商的資料后，根據(jù)以下必須考慮的因素?fù)駜?yōu)推薦：─貨品的品質(zhì)：達(dá)不到酒店的要求會(huì)降低酒店的服務(wù)規(guī)格，過高的品質(zhì)供應(yīng)可能會(huì)造成費(fèi)用的超支，在價(jià)格相差不多的情況下，品質(zhì)系數(shù)是最重要的；─貨品的價(jià)錢：在滿足酒店品質(zhì)要求的前提下，價(jià)錢是最重要的；─供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、品質(zhì)保證能力及經(jīng)濟(jì)實(shí)力、原材料來源等背景資料；─售后服務(wù)與支持。泉州湖心大酒店規(guī)章制度內(nèi)容：采購管理制度部門：財(cái)務(wù)部崗位：生效日期：編號(hào)：2B005-02所有向供應(yīng)商的定貨，盡可能用合同/訂單形式。采購部應(yīng)設(shè)計(jì)、制定和完善酒店“訂貨單”，除常規(guī)內(nèi)容外，應(yīng)注意：─貨品的詳細(xì)要求描述（材料、件重、規(guī)格、工藝、色標(biāo)號(hào)碼、圖案圖樣、打樣核準(zhǔn)要求、較樣/發(fā)貨日期要求）；外包裝（外箱材料、內(nèi)盒、箱麥）—數(shù)量誤差容忍程度。所有要求，應(yīng)量化、樣板化，盡量避免“最好的”、“高級(jí)”、“進(jìn)口”等無法核定或很難核實(shí)或可做多種不同解釋的約定。采購人員應(yīng)不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素質(zhì)水平，工作中避免個(gè)人感情辦事，不得以權(quán)謀私。注意與供應(yīng)商保持工作距離，不允許有過多的工作外交往。采購人員應(yīng)定期、不定期地參與市場(chǎng)、供應(yīng)商的調(diào)查，及時(shí)掌握第一手市場(chǎng)變化信息及供應(yīng)商情況資料，及時(shí)更換更符合酒店供貨要求的供應(yīng)商，以求最大限度地控制采購成本。采購人員一般可以借用適量的備用金以作周轉(zhuǎn)使用，特殊采購時(shí)，還允許臨時(shí)借支部分需用的款額，該臨時(shí)借款應(yīng)于采購工作完成后及時(shí)與財(cái)務(wù)部結(jié)清，不得無故拖欠。采購人員應(yīng)注意日常采購工作完成后購入憑證（發(fā)票）、驗(yàn)收憑證（收貨單）的催收、銷帳工作，及時(shí)核銷預(yù)付/借支的支票、款項(xiàng)等，以利財(cái)務(wù)清帳。4、驗(yàn)收及付款任何進(jìn)入酒店的采購物資必須經(jīng)過倉庫驗(yàn)收，驗(yàn)收手續(xù)、要求、驗(yàn)收問題的解決及付款申請(qǐng)，按酒店采購、驗(yàn)收、付款的規(guī)定執(zhí)行。5、工作流程請(qǐng)購各部門/倉庫申請(qǐng)采購的物品一律須填制“請(qǐng)購單”一式四份，由部門經(jīng)理簽字后,交采購部詢價(jià),采購部一般應(yīng)提供三個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，且須在請(qǐng)購單上推薦供應(yīng)商，并說明理由，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。緊急采購申請(qǐng)時(shí),由請(qǐng)購部門在“請(qǐng)購單”上蓋“緊急”章,并直接報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后,交采購部辦理。泉州湖心大酒店規(guī)章制度內(nèi)容：采購管理制度部門：財(cái)務(wù)部崗位：生效日期：編號(hào)：2B005-03驗(yàn)收A、采購貨品到達(dá)酒店后，必須由采購部、使用部門、財(cái)務(wù)驗(yàn)收人員共同驗(yàn)收，各方驗(yàn)收的主要職責(zé)是；（附件一）B、驗(yàn)收員應(yīng)根據(jù)請(qǐng)購單上經(jīng)批準(zhǔn)的數(shù)量、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)錢、供應(yīng)商等要求，核對(duì)無誤后，開出驗(yàn)收單一式五份，一份交采購部，一份交財(cái)務(wù)部應(yīng)付帳會(huì)計(jì)，一份交成本部,一份交請(qǐng)購部門；所收貨品，由請(qǐng)購部門及時(shí)接納；C、沒有請(qǐng)購單的貨品，不予驗(yàn)收。驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)有數(shù)量、品質(zhì)、交貨期等問題時(shí)，驗(yàn)收部應(yīng)開出“驗(yàn)收問題聯(lián)系單”，交采購部及使用部門，報(bào)財(cái)務(wù)部備案，并應(yīng)于聯(lián)系單所規(guī)定的時(shí)間內(nèi)得到采購部/使用部門的處理意見，拖延解決的，報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理處理；（4）付款A(yù)、采購/使用部門申請(qǐng)轉(zhuǎn)帳付款時(shí)，須填制“用款申請(qǐng)單”，注明請(qǐng)購單號(hào)碼，由部門經(jīng)理簽字后，先交應(yīng)付帳會(huì)計(jì)作好記錄，核對(duì)請(qǐng)購單與驗(yàn)收單/發(fā)票內(nèi)容無誤后，在用款申請(qǐng)單上簽字，并附發(fā)票、驗(yàn)收單交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)付款。B、采購/使用部門申請(qǐng)現(xiàn)金報(bào)銷時(shí)，須填制“現(xiàn)金報(bào)銷單”，其要求及報(bào)銷手續(xù)同。（5）商品采購商品采購的