內(nèi)審員審核活動步驟

內(nèi)審員審核活動步驟總則本章為作為審核方案一部分的審核活動的策劃與實施提供了指南。圖2給出了典型審核活動的概述。本章的適用程度取決于特定審核的范圍和復(fù)雜程度以及審核結(jié)論的預(yù)期用途。審核的啟動(6.2) 指定審核組長——確定審核目的、范圍和準(zhǔn)則——確定審核的可行性 選擇審核組——與受審核方建立初步聯(lián)系文件評審的實施(6.3)——評審相關(guān)管理體系文件，包括記錄；并確定其針對審核準(zhǔn)則的適宜性和充分性現(xiàn)場審核的準(zhǔn)備(6.4)-編制審核計劃-審核組工作分配-準(zhǔn)備工作文件現(xiàn)場審核的實施(6.5)舉行首次會議在審核中進(jìn)行溝通向?qū)Ш陀^察員的作用和職責(zé)收集和驗證信息形成審核發(fā)現(xiàn)準(zhǔn)備審核結(jié)論審核報告的編制、批準(zhǔn)和分發(fā)(6.6)編制審核報告批準(zhǔn)和分發(fā)審核報告審核的完成(6.7)審核后續(xù)活動的實施(6.8)注:虛線表示審核后續(xù)活動通常不視為審核的一部分.圖2——典型審核活動的概述審核的啟動指定審核組長負(fù)責(zé)管理審核方案的人員應(yīng)當(dāng)為特定的審核指定審核組長。在進(jìn)行聯(lián)合審核時，各審核組織在審核開始前就各自的職責(zé)特別是審核組長的權(quán)限達(dá)成一致，這一點非常重要。確定審核目的、范圍和準(zhǔn)則在審核方案總體目的內(nèi)，一次具體的審核應(yīng)當(dāng)基于形成文件的目的、范圍和準(zhǔn)則。審核目的確定審核要完成的事項，可包括：確定受審核方管理體系或其一部分與審核準(zhǔn)則的符合程度；評價管理體系確保滿足法律法規(guī)和合同要求的能力；評價管理體系實現(xiàn)規(guī)定目標(biāo)的有效性；識別管理體系潛在的改進(jìn)方面。審核范圍描述了審核的內(nèi)容和界限，例如：實際位置，組織單元，受審核的活動和過程以及審核所覆蓋的時期。審核準(zhǔn)則用作確定符合性的依據(jù)，可以包括所適用的方針、程序、標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、管理體系要求、合同要求或行業(yè)規(guī)范。審核目的應(yīng)當(dāng)由審核委托方確定，審核范圍和準(zhǔn)則應(yīng)當(dāng)由審核委托方和審核組長根據(jù)審核方案程序確定。審核目的、范圍和準(zhǔn)則的任何變化應(yīng)當(dāng)征得原各方同意。當(dāng)實施結(jié)合審核時，重要的是審核組長確保審核目的、范圍和準(zhǔn)則適合于結(jié)合審核的性質(zhì)。確定審核的可行性應(yīng)當(dāng)確定審核的可行性，同時考慮諸如下列因素的可獲得性：——策劃審核所需的充分和適當(dāng)?shù)男畔?，中?000萬經(jīng)理人首選培訓(xùn)網(wǎng)站——受審核方的充分合作，——充分的時間和資源。當(dāng)審核不可行時，應(yīng)當(dāng)在與受審核方協(xié)商后向?qū)徍宋蟹浇ㄗh替代方案。選擇審核組當(dāng)已明確審核可行時，應(yīng)當(dāng)選擇審核組，同時考慮實現(xiàn)審核目的所需的能力。當(dāng)只有一名審核員時，審核員應(yīng)承擔(dān)審核組長全部適用的職責(zé)。第7章包含了確定所需能力的指南，并描述了評價審核員的過程。當(dāng)決定審核組的規(guī)模和組成時，應(yīng)當(dāng)考慮下列因素：審核目的、范圍、準(zhǔn)則以及預(yù)計的審核時間；是否結(jié)合審核或聯(lián)合審核；為達(dá)到審核目的，審核組所需的整體能力;適用時，法律法規(guī)、合同和認(rèn)證認(rèn)可的要求；確保審核組獨立于受審核的活動并避免利益沖突；審核組成員與受審核方的有效協(xié)作能力以及審核組成員之間共同工作的能力；審核所用語言以及對受審核方社會和文化特點的理解，這些方面可以通過審核員自身的技能或技術(shù)專家的支持予以解決。保證審核組整體能力的過程應(yīng)當(dāng)包括下列步驟：——識別為達(dá)到審核目的所需的知識和技能；——選擇審核組成員以使審核組具備所有必要的知識和技能。若審核組中的審核員沒有完全具備審核所需的知識和技能，可通過技術(shù)專家予以滿足。技術(shù)專家應(yīng)當(dāng)在審核員的指導(dǎo)下進(jìn)行工作。審核組可以包括實習(xí)審核員,但實習(xí)審核員不應(yīng)當(dāng)在沒有指導(dǎo)或幫助的情況下進(jìn)行審核。在第4章所描述的審核原則的基礎(chǔ)上，審核委托方和受審核方均可依據(jù)合理的理由申請更換審核組的具體成員。合理的理由包括利益沖突(例如：審核組成員是受審核方的前雇員或曾經(jīng)向受審核方提供過咨詢服務(wù))和以前缺乏職業(yè)道德的行為等。這些理由應(yīng)當(dāng)與審核組長和管理審核方案的人員溝通，在決定更換審核組成員之前，他們應(yīng)當(dāng)與審核委托方和受審核方一起解決有關(guān)問題。與受審核方的初始接觸與受審核方就審核的事宜建立初步聯(lián)系可以是正式或非正式的，但應(yīng)當(dāng)由負(fù)責(zé)管理審核方案的人員或?qū)徍私M長進(jìn)行。初步聯(lián)系的目的是：與受審核方的代表建立溝通渠道；確認(rèn)實施審核的權(quán)限；提供有關(guān)建議的時間安排和審核組組成的信息；要求獲得相關(guān)文件，包括記錄；確定適用的現(xiàn)場安全規(guī)則；對審核做出安排；就觀察員的參與和審核組向?qū)У男枨筮_(dá)成一致意見。6.3文件評審在現(xiàn)場審核前應(yīng)當(dāng)評審受審核方的文件，以確定文件所述的體系與審核準(zhǔn)則的符合性。文件可包括管理體系的相關(guān)文件和記錄及以前的審核報告。評審應(yīng)當(dāng)考慮組織的規(guī)模、性質(zhì)和復(fù)雜程度以及審核的目的和范圍。在有些情況下，如果不影響審核實施的有效性，文件評審可以推遲至現(xiàn)場審核開始。在其他情況下，為獲得對可獲得信息的適當(dāng)了解，可以進(jìn)行現(xiàn)場初訪。如果發(fā)現(xiàn)文件不使用、不充分，審核組長應(yīng)當(dāng)通知審核委托方和負(fù)責(zé)管理審核方案的人員以及受審核方。應(yīng)當(dāng)決定審核是否繼續(xù)進(jìn)行或暫停直至有關(guān)文件的問題得到解決。6.4現(xiàn)場審核的準(zhǔn)備編制審核計劃審核組長應(yīng)當(dāng)編制一份審核計劃，為審核委托方、審核組和受審核方之間就審核的實施達(dá)成一致提供依據(jù)。審核計劃應(yīng)當(dāng)便于審核活動的日程安排和協(xié)調(diào)。審核計劃的詳細(xì)程度應(yīng)當(dāng)反映審核的范圍和復(fù)雜程度。例如對于初次審核和監(jiān)督審核以及內(nèi)部和外部審核，內(nèi)容的詳細(xì)程度可以有所不同。審核計劃應(yīng)當(dāng)有充分的靈活性，以允許更改，例如隨著現(xiàn)場審核活動的進(jìn)展，審核范圍的更改可能是必要的。審核計劃應(yīng)當(dāng)包括：審核目的；審核準(zhǔn)則和引用文件；審核范圍，包括確定受審核的組織單元和職能的單元及過程；進(jìn)行現(xiàn)場審核活動的日期和地點；現(xiàn)場審核活動預(yù)期的時間和期限，包括與受審核方管理層的會議及審核組會議；審核組成員和向?qū)У淖饔煤吐氊?zé)；向?qū)徍说年P(guān)鍵區(qū)域配置適當(dāng)?shù)馁Y源。適當(dāng)時，審核計劃還應(yīng)當(dāng)包括：確定受審核方的代表；當(dāng)審核工作和審核報吿所用語言與審核員和(或)受審核方的語言不同時，審核工作和審核報吿所用的語言；審核報告的主題；后勤安排(交通、現(xiàn)場設(shè)施等)；保密事宜；審核后續(xù)活動。在現(xiàn)場審核活動開始前，審核計劃應(yīng)當(dāng)經(jīng)審核委托方評審和接受，并提交給受審核方。受審核方的任何異議應(yīng)當(dāng)在審核組長、受審核方和審核委托方之間予以解決。任何經(jīng)修改的審核計劃應(yīng)當(dāng)應(yīng)單在繼續(xù)審核前征得各方的同意。審核組工作分配審核組長應(yīng)當(dāng)與審核組協(xié)商，將具體的過程、職能、場所、區(qū)域或活動的審核職責(zé)分配給審核組每位成員。審核組工作的分配應(yīng)當(dāng)考慮審核員的獨立性和能力的需要、資源的有效利用以及審核員、實習(xí)審核員和技術(shù)專家的不同作用和職責(zé)。為確保實現(xiàn)審核目的，可隨著審核的進(jìn)展調(diào)整所分配的工作。準(zhǔn)備工作文件審核組成員應(yīng)當(dāng)評審與其所承擔(dān)的審核工作有關(guān)的信息，并準(zhǔn)備必要的工作文件，用于審核過程的參考和記錄。這些工作文件可以包括：——檢查表和審核抽樣計劃；——記錄信息（例如：支持性證據(jù)，審核發(fā)現(xiàn)和會議的記錄）的表格。檢查表和表格的使用不應(yīng)當(dāng)限制審核活動的內(nèi)容，審核活動的內(nèi)容可隨著審核中收集信息的結(jié)果而發(fā)生變化。工作文件，包括其使用后形成的記錄，應(yīng)至少保存到審核結(jié)束。關(guān)于審核完成后文件的保存見6.7條款。審核組成員在任何時候都應(yīng)當(dāng)妥善保管涉及保密或知識產(chǎn)權(quán)信息的工作文件。現(xiàn)場審核的實施舉行首次會議應(yīng)當(dāng)與受審核方管理層，或者（適當(dāng)時）與受審核的職能或過程的負(fù)責(zé)人召開首次會議。首次會議的目的是：a） 確認(rèn)審核計劃；b） 簡要介紹審核活動如何實施；c） 確認(rèn)溝通渠道；d）向受審方提供詢問的機(jī)會。實用幫助----首次會議在許多情況下，例如小型組織中的內(nèi)部審核，首次會議可簡單地包括對即將實施的審核的溝通和對審核性質(zhì)的解釋。對于其他審核情況，會議應(yīng)當(dāng)是正式的，并保存出席人員的記錄。會議應(yīng)當(dāng)由審核組長主持。適當(dāng)時，首次會議應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：a） 介紹與會者，包括概述其職責(zé)；b） 確認(rèn)審核目的，范圍和準(zhǔn)則；c） 與受審核方確認(rèn)審核日程以及相關(guān)的其他安排，例如：末次會議的日期和時間，審核組和受審核方管理層之間的中間會議以及任何新的變動。d） 實施審核所用的方法和程序，包括告知受審核方審核證據(jù)只是基于可獲得的信息樣本，因此，在審核中存在不確定因素。e） 確認(rèn)審核組和受審核方之間的正式溝通渠道；f） 確認(rèn)審核所使用的語言；g） 確認(rèn)在審核中將及時向受審核方通報審核進(jìn)展情況;h） 確認(rèn)已具備審核組所需的資源和設(shè)施；i） 確認(rèn)有關(guān)保密事宜；j） 確認(rèn)審核組工作時的安全事項、應(yīng)急和安全程序；k） 確認(rèn)向?qū)У陌才拧⒆饔煤蜕矸?；l） 報告的方法，包括不符合的分級；m） 有關(guān)審核可能被終止的條件的信息；n） 對于審核的實施或結(jié)論的申訴系統(tǒng)的信息。審核中的溝通根據(jù)審核的范圍和復(fù)雜程度，在審核中可能有必要對審核組內(nèi)部以及審核組與受審核方之間的溝通作出正式安排。審核組應(yīng)當(dāng)定期討論以交換信息，評定審核進(jìn)展情況，以及需要時重新分派審核組成員的工作。在審核中，適當(dāng)時，審核組長應(yīng)當(dāng)定期向受審核方和審核委托方通報審核進(jìn)展及相關(guān)情況。在審核中收集的證據(jù)顯示有即將發(fā)生的和重大的風(fēng)險（如安全、環(huán)境、質(zhì)量方面）可能時，應(yīng)當(dāng)立即報告受審核方，適當(dāng)時向?qū)徍宋蟹綀蟾?。對于超出審核范圍之外的引起關(guān)注的問題，應(yīng)當(dāng)指出并向?qū)徍私M長報告，可能時，向?qū)徍宋蟹胶褪軐徍朔酵▓?。?dāng)獲得的審核證據(jù)表明不能達(dá)到審核目的時，審核組長應(yīng)當(dāng)向?qū)徍宋蟹胶褪軐徍朔綀蟾胬碛梢源_定適當(dāng)?shù)拇胧?。這樣的措施可以包括重新確認(rèn)或修改審核計劃、改變審核目的審核范圍或終止審核。隨著現(xiàn)場審核的進(jìn)展，若出現(xiàn)需要改變審核范圍的任何情況，應(yīng)當(dāng)經(jīng)審核委托方和（適當(dāng)時）受審核方的評審和批準(zhǔn)。向?qū)Ш陀^察員的作用和職責(zé)向?qū)Ш陀^察員可以與審核組隨行，但不是審核組成員,不應(yīng)當(dāng)影響或干擾審核的實施。受審核方指派的向?qū)?yīng)當(dāng)協(xié)助審核組并且根據(jù)審核組長的要求行動。他們的職責(zé)可包括：a） 建立聯(lián)系并安排面談時間；b） 安排對場所或組織的特定部分的訪問；c） 確保審核組成員了解和遵守有關(guān)場所的安全規(guī)則和安全程序；d） 代表受審核方對審核進(jìn)行見證；e） 在收集信息的過程中，作出澄清或提供幫助。信息的收集和驗證在審核中，與審核目的、范圍和準(zhǔn)則有關(guān)的信息，包括與職能、活動和過程間接口有關(guān)的信息，應(yīng)當(dāng)通過適當(dāng)?shù)某闃舆M(jìn)行收集并驗證。只有可證實的信息方可作為審核證據(jù)。審核證據(jù)應(yīng)當(dāng)予以記錄。審核證據(jù)基于可獲得的信息樣本。因此，在審核中存在不確定因素，依據(jù)審核結(jié)論采取措施的人員應(yīng)當(dāng)意識到這種不確定性。圖3提供了從收集信息到得出審核結(jié)論的過程概述審核證據(jù)對照審核準(zhǔn)則進(jìn)行評價審核發(fā)現(xiàn)圖3從收集信息到得出審核結(jié)論的過程概述收集信息的方法包括——面談；——對活動的觀察——文件評審。實用幫助---信息源所選擇的信息源可以根據(jù)審核的范圍和復(fù)雜程度而不同，可包括：a） 與員工及其他人員的面談；b） 對活動、周圍工作環(huán)境和條件的觀察；c） 文件，例如：方針、目標(biāo)、計劃、程序、標(biāo)準(zhǔn)、指導(dǎo)書、執(zhí)照和許可證、規(guī)范、圖樣、合同和訂單；d） 記錄，例如：檢驗記錄、會議紀(jì)要、審核報告、方案監(jiān)視的記錄和測量結(jié)果；e） 數(shù)據(jù)的匯總、分析和績效指標(biāo)；f） 受審核方抽樣方案的信息，抽樣和測量過程控制程序的信息；g） 其他方面的報告，例如：顧客反饋、來自外部和供方等級的相關(guān)信息；h） 計算機(jī)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站。實用幫助——面談面談是收集信息的一個重要手段，應(yīng)當(dāng)在條件許可并以適合于被面談人的方式進(jìn)行。但審核員應(yīng)當(dāng)考慮：a） 面談人員應(yīng)當(dāng)來自審核范圍內(nèi)實施活動或任務(wù)的適當(dāng)?shù)膶哟魏吐毮?；b） 面談應(yīng)當(dāng)在被面談人正常工作時間和（可行時）正常工作地點進(jìn)行；c） 在面談前和面談過程中應(yīng)當(dāng)努力使被面談人放松；d） 應(yīng)當(dāng)解釋面談和作記錄的原因；e） 面談可通過請對方描述其工作開始；f） 應(yīng)當(dāng)避免提出有傾向性答案的問題（如引導(dǎo)性提問）；g） 應(yīng)當(dāng)與對方總結(jié)和評審面談的結(jié)果；h） 應(yīng)當(dāng)感謝對方的參與和合作。形成審核發(fā)現(xiàn)應(yīng)當(dāng)對照審核準(zhǔn)則評價審核證據(jù)以形成審核發(fā)現(xiàn)。審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準(zhǔn)則。當(dāng)審核目的有規(guī)定時，審核發(fā)現(xiàn)能識別改進(jìn)的機(jī)會。審核組應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要在審核的適當(dāng)階段共同評審審核發(fā)現(xiàn)。應(yīng)當(dāng)匯總與審核準(zhǔn)則的符合情況，指明所審核的場所、職能或過程。如果審核計劃有規(guī)定，還應(yīng)當(dāng)記錄具體的符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的審核證據(jù)。應(yīng)當(dāng)記錄不符合及其支持的審核證據(jù)?？梢詫Σ环线M(jìn)行分級。應(yīng)當(dāng)與受審核方一起評審不符合，以確認(rèn)審核證據(jù)的準(zhǔn)確性，并使受審核方理解不符合。應(yīng)當(dāng)努力解決對審核證據(jù)和（或）審核發(fā)現(xiàn)有分歧的問題，并記錄尚未解決的問題。準(zhǔn)備審核結(jié)論在末次會議前，審核組應(yīng)當(dāng)討論以下內(nèi)容：a） 針對審核目的，評審審核發(fā)現(xiàn)以及在審核過程中所收集的其他適當(dāng)信息考慮審核過程中固有的不確定因素，對審核結(jié)論達(dá)成一致；如果審核目的有規(guī)定，準(zhǔn)備建議性的意見；如果審核計劃有規(guī)定，討論審核后續(xù)活動。實用幫助----審核結(jié)論審核結(jié)論可陳述諸如以下內(nèi)容：管理體系與審核準(zhǔn)則的符合程度；管理體系的有效實施、保持和改進(jìn)；管理評審過程確保管理體系持續(xù)的適宜性、充分性、有效性和改進(jìn)方面的能力如果審核目的有規(guī)定，審核結(jié)論可能導(dǎo)致有關(guān)改進(jìn)、商務(wù)關(guān)系、認(rèn)證或注冊或未來審核活動的建議。 6.5.7舉行末次會議末次會議應(yīng)當(dāng)由審核組長主持，并以受審核方能夠理解和認(rèn)同的方式提出審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論，適當(dāng)時，雙方就受審核方提出的糾正和預(yù)防措施計劃的時間表達(dá)成共識。參加末次會議的人員應(yīng)當(dāng)包括受審核方，也可包括審核委托方和其他方。必要時，審核組長應(yīng)當(dāng)告知受審核方在審核過程中遇到的可能降低審核結(jié)論可信程度的情況。在許多情況下，如在小型組織的內(nèi)部審核中，末次會議可以只包括溝通審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論。對于其他審核，會議應(yīng)當(dāng)是正式的并保持記錄，包括出席人員的記錄。審核組和受審核方應(yīng)當(dāng)就有關(guān)審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論的不同意見進(jìn)行討論，并盡可能予以解決。如果未能解決，應(yīng)當(dāng)記錄所有的意見。如果審核目的有規(guī)定，應(yīng)當(dāng)提出改進(jìn)的建議，并強(qiáng)調(diào)該建議沒有約束性。審核報告的編制、批準(zhǔn)和分發(fā)6.6.1審核報告的編制審核組長應(yīng)當(dāng)對審核報告的編制和內(nèi)容負(fù)責(zé)。審核報告應(yīng)當(dāng)提供完整、準(zhǔn)確和清晰的審核記錄，并包括或引用以下內(nèi)容：審核目的；審核范圍，尤其是應(yīng)當(dāng)明確受審核的組織單元和職能的單元或過程以及審核所覆蓋的時期；明確審核委托方；明確審核組長和成員；現(xiàn)場審核活動實施的日期和地點；審核準(zhǔn)則；審核發(fā)現(xiàn)；審核結(jié)論。適當(dāng)時，審核報告可包括或引用以下內(nèi)容i） 審核計劃；j） 受審核方代表名單；k） 審核過程綜述，包括所遇到的降低審核結(jié)論可靠性的不確定因素和（或）障礙；l） 確認(rèn)在審核范圍內(nèi)，已按審核計劃達(dá)到審核目的；m） 盡管在審核范圍內(nèi)