初探構(gòu)建企業(yè)項(xiàng)目管理支持信息系統(tǒng)

初探構(gòu)建企業(yè)項(xiàng)目管理支持信息系統(tǒng)應(yīng)用項(xiàng)目管理支持信息系統(tǒng)是組織已經(jīng)達(dá)到了項(xiàng)目管理成熟的高層次階段特征之一。構(gòu)建時(shí)要緊密結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際需要，確保實(shí)用性；內(nèi)容選擇上應(yīng)堅(jiān)持“廣、精、準(zhǔn)”原則；內(nèi)容上至少應(yīng)包括指導(dǎo)企業(yè)項(xiàng)目管理活動(dòng)的法律、法規(guī)，指導(dǎo)項(xiàng)目管理過程的方針、流程、表格、核查清單、示范文本和模板，還應(yīng)包括行政審批辦事指南，以及項(xiàng)目管理知識(shí)、工具和技術(shù)的學(xué)習(xí)指導(dǎo)等。系統(tǒng)需要不斷地更新、維護(hù)，始終保持各項(xiàng)信息的最新狀態(tài)。近幾年來，在項(xiàng)目管理界一直在提倡和推行“組織的項(xiàng)目管理成熟度模型”的概念。據(jù)相關(guān)資料統(tǒng)計(jì)，國際上至少有30種以上這類的模型發(fā)表。典型的項(xiàng)目管理成熟度模型是HaroldKerzner所倡導(dǎo)的PMMM和PMI發(fā)表的OPM3.這些模型按不同的方法描述了一個(gè)組織從開始認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目管理的重要性，徑直達(dá)到組織的項(xiàng)目管理卓越的進(jìn)程。在這些模型中，“建立一個(gè)專門從事項(xiàng)目管理工作的職能部門，——如，項(xiàng)目管理辦公室、項(xiàng)目支持辦公室或卓越中心——對于組織的項(xiàng)目管理提供全面的支持是它們共同的觀點(diǎn)?，F(xiàn)在，從事項(xiàng)目管理的人員日益增多，雖有多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的老者，但更多的是步入這個(gè)領(lǐng)域的新人。如何更快地提高項(xiàng)目管理者的技能，使他們?nèi)胬斫獠⒄莆枕?xiàng)目管理的理論、技術(shù)和方法、工具，建立一套實(shí)用、便捷的”企業(yè)項(xiàng)目管理支持信息系統(tǒng)（OrganizationalProjectManagementSupportInformationSystem，簡稱OPMSIS）“是一種正確的選擇?！绊?xiàng)目管理信息系統(tǒng)（ProjectManagementInformationSystem，縮寫為PMIS）”這個(gè)術(shù)語我們并不陌生，按PMBOK中的定義，PMIS是由用于收集、綜合和傳播項(xiàng)目管理過程成果的工具和技術(shù)組成的系統(tǒng)，支持從項(xiàng)目啟動(dòng)開始直到收尾的各個(gè)方面。它的核心功能是應(yīng)用信息技術(shù)對于項(xiàng)目全過程進(jìn)行管理。我們這里所說的OPMSIS，似乎和PMIS是同一個(gè)術(shù)語，但其功能是有別于PMIS的，它側(cè)重于為項(xiàng)目管理人員在把握項(xiàng)目方向、如何實(shí)施項(xiàng)目管理、如何高效地從事項(xiàng)目工作、如何提高項(xiàng)目管理技能等方面提供支持或指導(dǎo)，而不是對于項(xiàng)目實(shí)施具體的管理?；谌缟系目紤]，筆者以MicrosoftProject2003Server為平臺(tái)，為某工程建設(shè)單位（業(yè)主方）建立了一套OPMSIS，做了一次有益的嘗試，本文就此次實(shí)踐中的相關(guān)問題進(jìn)行探討，與大家共享。1.系統(tǒng)目標(biāo)在構(gòu)建OPMSIS前，應(yīng)當(dāng)為其建立的預(yù)期目標(biāo)，本OPMSIS構(gòu)建的是：1）為項(xiàng)目管理人員提供項(xiàng)目管理工作本身與國家大政方針保持一致方面的支持。2）為項(xiàng)目管理人員提供在項(xiàng)目管理過程中所需要的指導(dǎo)方針、技術(shù)和方法，以及工具和模板等方面的支持。3）為項(xiàng)目管理人員提供對外、對內(nèi)的行政審批和其他辦事程序指南的支持。4）為項(xiàng)目管理人員提供學(xué)習(xí)和提高項(xiàng)目管理知識(shí)方面的支持。5）系統(tǒng)要有很強(qiáng)的針對性、實(shí)用性，操作和維護(hù)簡捷、方便和高效，能支持整個(gè)企業(yè)的項(xiàng)目管理。2.內(nèi)容選擇原則構(gòu)建OPMSIS的第一步就是要恰當(dāng)、合理地選擇支持信息的內(nèi)容。在這個(gè)信息大爆炸的年代，筆者認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持如下三字的原則：“廣”、“精”和“準(zhǔn)”來進(jìn)行選擇。“廣”是指支持信息所包括的范圍應(yīng)當(dāng)廣泛。由于項(xiàng)目管理人員在項(xiàng)目管理全過程中需要多方面的信息支持——大到國家的大政方針，小到辦理某個(gè)許可證書——因此，在OPMSIS中應(yīng)當(dāng)盡可能全面地為他們提供可能用到的各類信息?！熬笔侵杆占男畔?yīng)當(dāng)是精華中的“精華”?！皬V”并不等同于大量信息堆積。項(xiàng)目管理人員工作繁忙，沒有更多時(shí)間在無邊無際的信息海洋中來定位所需要的內(nèi)容，因此，收錄在OPMSIS中的信息應(yīng)當(dāng)是針對企業(yè)所從事的項(xiàng)目類型嚴(yán)格篩選的，把那些重復(fù)的、相近的、與本企業(yè)的項(xiàng)目管理類型關(guān)系不十分密切的，或過時(shí)的信息全部排除在外，只保留精華，做到信息量“最小化”?！皽?zhǔn)”是指所收集到的信息內(nèi)容要確保準(zhǔn)確無誤。由于OPMSIS是為項(xiàng)目管理人員提供工作指南的，如果信息本身就有誤，將會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的后果，或誤導(dǎo)了項(xiàng)目管理工作。例如，在辦理行政審批工作中，如果信息中遺漏了某個(gè)必須提交的文件資料，辦事人員就可能需要往返多次，浪費(fèi)了時(shí)間，也影響工作的進(jìn)展。因此，在設(shè)計(jì)OPMSIS中一定要堅(jiān)持“廣、精、準(zhǔn)”的原則，從源頭上把好關(guān)，才能確保最終建立起來一個(gè)高質(zhì)量的支持工具。3.內(nèi)容選擇與組織移基于以上土的原則哈，牛OPMSI聲S頃中內(nèi)容的選定憐一定要緊密結(jié)梢合企業(yè)的實(shí)際津需要，切忌照府抄其他企業(yè)。攜在筆者為工程先建設(shè)企業(yè)（業(yè)增主）構(gòu)建扭的孫OPMSI飼S悲中選擇了以下冶幾組信息內(nèi)容繩，法律和法規(guī)員、項(xiàng)目管理過吹程支持、行政經(jīng)審批支持、項(xiàng)情目管理知識(shí)支辭持和其他。接赤勿1湯）法律、法規(guī)煤法律、法晶規(guī)是企業(yè)進(jìn)行升項(xiàng)目管理工作因的最高指導(dǎo)方摸針。在工程建畜設(shè)項(xiàng)目中，項(xiàng)蛾目的立項(xiàng)和實(shí)豬施都必須遵照剖國家的大法，柴如扁：如“玉中華人民共和停國建筑液法鬧”碎、篇“書中華人民共和曲國環(huán)境保護(hù)關(guān)法濟(jì)”蹤、陵“鳳中華人民共和咽國城市規(guī)劃雪法知”符和疊“贈(zèng)中華人民共和摧國土地管理燈法蹤”涼等。因此，暈在箏OPMSI萬S樂中提供了這些荷法律和法規(guī)，押需要時(shí)項(xiàng)目管扇理人員可隨時(shí)帆查閱和對照。搞法律、法怪規(guī)主要由國務(wù)邁院和各相關(guān)部頁委頒布，企業(yè)度所在的省、市負(fù)相關(guān)部門，有咽時(shí)也會(huì)頒布在透本地區(qū)內(nèi)貫徹貓實(shí)施這些法律語、法規(guī)的具體嚷辦法，這些都躍應(yīng)當(dāng)列入義到準(zhǔn)OPMSI趁S再中來，以便項(xiàng)吹目管理人員在玻應(yīng)用中更加符嚴(yán)合本地的實(shí)際望。徹項(xiàng)目管理往過程支持應(yīng)釣是霞OPMSI新S裳的主體部分。乞首先應(yīng)當(dāng)做根據(jù)企業(yè)項(xiàng)目共的特點(diǎn)把項(xiàng)目睜的生命期劃分吵為恰當(dāng)?shù)碾A段太。在碰本于OPMSI觀S國中，由于企業(yè)晚是一個(gè)工程建記設(shè)項(xiàng)目的業(yè)主槳方，所以其項(xiàng)盜目的生命期劃銅分拿為遭5拼個(gè)階段：前期疲工作階段、設(shè)價(jià)計(jì)階段、施工餓招標(biāo)階段、施謹(jǐn)工階段和驗(yàn)收胸結(jié)算階段，為戶每個(gè)階段分別看建立相應(yīng)的支繁持信息。乎在每個(gè)階段中歸，支持信息可墨以團(tuán)按朝5礙個(gè)類別進(jìn)行組睬織，即指導(dǎo)方術(shù)針類、程序和里流程類、表格屬類、檢查清單邀類，以及示范賽文本和模板類航。貿(mào)本部分支圖持信息的來源棵主要是企業(yè)自恒身或上級(jí)單位走，多為企業(yè)制淡定的項(xiàng)目管理葵過程中的規(guī)定淺、細(xì)則、流程屆等，在選擇和觸裝入這些信息秀時(shí)要驗(yàn)證其時(shí)少效性，避免重贊復(fù)和沖突，應(yīng)捕當(dāng)選用最新的誓版本。千煎境3饅）逼粘行政審批指南否支持梳作為一個(gè)述工程建設(shè)單位叛，無論是在項(xiàng)江目的立項(xiàng)階段址，還是項(xiàng)目的言設(shè)計(jì)、施工和娘驗(yàn)收階段，都伯需要辦理眾多殃的行政審批手椒續(xù)。例如，在管項(xiàng)目前期階段濟(jì)，就需要辦理桐建設(shè)用地審批板、可行性研究檔報(bào)告審批、環(huán)駛境影響審批以玩及項(xiàng)目建議書轟審批等；在項(xiàng)塞目設(shè)計(jì)階段不陰僅需要辦理設(shè)舟計(jì)方案的報(bào)批犬，還需要辦理鳴環(huán)境、環(huán)保、什消防、頌市政管線等等咐一系列方案的野審批。這些審?fù)ぷ鞣浅┡?，要到不同綿的政府機(jī)關(guān)辦尋理，每個(gè)職能強(qiáng)部門各有各自唉的辦事程序，啟需要攜帶不同更的文檔資料，揮不用說一個(gè)新址人，就是一個(gè)鳳曾經(jīng)有過以前君辦理過這些審付批工作的人也議難以都記得清畝楚準(zhǔn)確。惜在德OPMSI搬S齡中，把這些行竄政審批的指南架歸納到一起，陪項(xiàng)目管理人員恩可以很快的找宰到需要的信息坊。溜太伙4究）項(xiàng)目管理知傾識(shí)支持椅項(xiàng)目管理著人員需要不斷飄地學(xué)習(xí)和提高污項(xiàng)目管理知識(shí)嘉，特別是新步尼入項(xiàng)目管理界停的人員。喚在答OPMSI助S罵中應(yīng)當(dāng)把學(xué)習(xí)瑞和應(yīng)用項(xiàng)目管找理知識(shí)作為一識(shí)項(xiàng)重要內(nèi)容。挪項(xiàng)目管理位知識(shí)支持可以仙按款PM帆I(xiàn)深所提倡次的奶9窮個(gè)知識(shí)領(lǐng)域閃和鈔5季個(gè)過程組進(jìn)行奪組織。其中在怕每個(gè)知識(shí)領(lǐng)域抽中可以分粒為嫁4屋組，即項(xiàng)目管直理過程、項(xiàng)目夫管理技術(shù)和方將法、項(xiàng)目管理政工具、過程的蟲輸入和輸出。駕可以通廚過今PMBO社K潑指南磁第甘3圈版（中文版）源獲得這些知識(shí)礙。5）其他銹項(xiàng)目管理惹人員經(jīng)常需要氧與上級(jí)、客戶治、供應(yīng)商和團(tuán)段隊(duì)內(nèi)部進(jìn)行溝兼通，也需要掌攔握國家的和地逢方的相關(guān)部門拼的最新的指示寸或消息，因此駱，股在惡OPMSI靈S幅的其他類支持杯信息中為其提肅供組織內(nèi)部聯(lián)妹系信息表、客吩戶聯(lián)系信息表峰、政府相關(guān)辦債事機(jī)構(gòu)的地址園、上下班時(shí)間志、辦事范圍、嫌辦事程序，國景家部委和本省啞市政府機(jī)關(guān)的淹網(wǎng)站地址等。枕開煤4.屋材構(gòu)建方法險(xiǎn)繩亭OPMSI膊S橡的構(gòu)建可以采拖用獨(dú)立平臺(tái)，酸也可以在企業(yè)攝的互O迷A鵝系統(tǒng)上蕩或田PMI淺S尚系統(tǒng)上建立。憶筆者念在封Micros挖oftPr診oject貧2003S凝erve樂r執(zhí)平臺(tái)上利貍用閱“騎文栗檔忠”眠中心建立了此筒系統(tǒng)怎，超Projec擊t2003騾Serve舅r毯睜是基段于掀We旅b洲的，在文檔中退心能夠比較方摟便的上傳、組鷹織和閱讀文檔矮。餓鷹沙5.褲頃改進(jìn)維護(hù)武繳恰OPMSI洞S謀有很強(qiáng)的針對押性和時(shí)效性，心不應(yīng)當(dāng)是一麗個(gè)壟“剛一勞永鹽逸桑”齡的系統(tǒng)。因此吼不斷的改進(jìn)和梅維護(hù)工作是必傭要的，改進(jìn)和紗維護(hù)工作主要講有：掙傷標(biāo)1牛）限杯密切關(guān)注是否錢有新的相關(guān)法匙律、法規(guī)頒布營，已經(jīng)收錄入撓的法律、法規(guī)剝是否有更新或勝被廢除。應(yīng)該頑定期檢閱，保溝持最新的版本捷。韻只捉2雪）企業(yè)的項(xiàng)目磚管理指導(dǎo)性文緣件也會(huì)有新增慢、更新或廢除媽的情況，各職肥能部當(dāng)門應(yīng)及時(shí)與該介系統(tǒng)的維護(hù)人感員通報(bào)，及時(shí)慣更新。遙栽租3東）項(xiàng)目管理成腿熟的另一個(gè)特皮征就是要總結(jié)早項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和教刺訓(xùn)，并把他們皂傳遞到后續(xù)的既項(xiàng)目上。因此虧，每個(gè)項(xiàng)目中艇所產(chǎn)生的組織疲資產(chǎn)（如實(shí)用推的表格、檢查撲表、模板等）啦都應(yīng)當(dāng)及時(shí)收圓錄逆到敗OPMSI門S嚴(yán)中，以便