會務籌備作業(yè)指導書

四、公關接待工作作業(yè)控制會務籌備作業(yè)指導書會務籌備工作一覽表序號工作內(nèi)容工作項目備注1接受任務并制定方案了解會議要求，包括會議議程、參會人數(shù)及召開時間、會期，考察會議場地，擬寫會議籌備方案2籌備分工根據(jù)會議籌備方案，成立會務籌備工作組，包括會務組、秘書組、資料組、新聞組等，明確各組職責，細化分工3組織實施根據(jù)分工，各小組分頭落實籌備工作任務，開展會議設計、場地布置，安排餐飲、住宿、交通、接待、材料、宣傳等事宜，審核會議細化方案4會前檢查全面檢查會議籌備情況，包括會場布置、嘉賓和領導接待、住房安排、會議用餐、車輛保障、代表接送、資料印刷、新聞宣傳準備情況，編寫會議流程，組織彩排5會中監(jiān)控根據(jù)會議整體流程，作好會議期間監(jiān)控工作，包括會議、餐飲、活動監(jiān)控等6活動安排根據(jù)會議需要做好會見、視察、調(diào)研等安排7應急處理做好應急預案，及時跟蹤處置8收尾工作回收會議物料，安排來賓返程，結算費用等工作9會務總結召開會務工作總結會，總結籌備工作中的經(jīng)驗，分析得失，提出下一步改進建議10資料歸檔整理印發(fā)領導講話稿，立卷存檔會議籌備資料和重要來賓信息備注:一、公司會議主要分為一類、二類和三類會議，各單位參照分類標準執(zhí)行。二、符號說明1、任務分類中“J”表示適用于對應會議分類2、標有“*”的內(nèi)容特指有外單位人員參加的會議，未標注的表示內(nèi)外都適用三、自選內(nèi)容分別在內(nèi)文標明四、會議籌備中，凡涉及有關接待的內(nèi)容，可參照接待試點成果實施。209^后中國南方電網(wǎng)r卡芝電，q^后中國南方電網(wǎng)r卡芝電，q先辦壇勢高堤育柞性伴叫“l(fā)uigKW沖1電A|lfn中地n?4卬?,國口47/如附：會務籌備流程圖208辦公室系統(tǒng)一體化管理手冊（2010年版）四、公關接待工作作業(yè)控制四、公關接待工作作業(yè)控制接受任務并制定方案工作項目工作內(nèi)容三類會議二類會議一類會議接受任務明確會議有關要求，了解相關信息，包括會議名稱、主題、時間及會期、地點、議程、參會人數(shù)、會議代表情況（參會單位、人員情況等）、場地要求等VVV考察會議場地根據(jù)會議要求、規(guī)模及重要性，初選酒店（可三家）并進行實地考察。了解備選酒店以下信息：酒店會議室、宴會廳、住房情況及檔期；預訂會議室、客房及相關場地，并了解價格等信息VV匯報考察情況匯報備選酒店情況，包括酒店總體情況，房間類型及數(shù)量和價格，會議室的面積及容納人數(shù)，會議室和價格，餐飲設施，周邊環(huán)境，交通情況等綜合信息，提出會議酒店選擇建議VV報審會議籌備方案編寫并報審會議籌備方案，方案包括會議時間、地點、議程、參會人員、會務組織機構、會議預算等VVV附件1:會議地點考察情況報告（模板）關于XX會議地點考察情況的報告X月X日，公司XX考察了XX會議舉辦地點。重點考察了XX酒店、XX酒店以及XX酒店，現(xiàn)將有關情況報告如下：1、經(jīng)實地考察，結合XX會議的要求，建議會議地點首選XX,次選XX。2、對比幾家酒店，建議XX酒店為第一備選；XX酒店為第二備選；XX酒店為第三備選。3、因酒店檔期很緊，目前正在盡力協(xié)調(diào)，建議盡早確定會議時間，以便于開展下一步的工作。特此報告。附：1、乂乂會議對酒店的基本要求2、XX酒店基本情況XX年乂月乂日附1:XX會議對酒店的基本要求（以公司年度工作會議為例）項目具體要求時間XX年X月X日至X日會期會期XX天，提前X天報到會場至少需X個會場其中：X個會場（XX平方米，可容納XX人）；X個貴賓休息室；X個分組討論會場住房以XX會議為例，共需各類房型約XX間。其中：套房XX間；單間XX間；標間XX間就餐同時容納XX人就餐的宴會廳、自助餐廳、包間209

r愕總電10Mli壇并高爆育作業(yè)伴r愕總電10Mli壇并高爆育作業(yè)伴叫uiuigsnw沖1』A|Lfh十*n?4卬?不國P^i^i中國南方電網(wǎng)辦公室系統(tǒng)一體化管理手冊（2010年版）附2：XX酒店基本情況項目具體情況酒店基本情況酒店檔期X月X日至X日，X月X日晚X點后才能入場布置會場XX平方米會議中心，XX間多功能會議室，可以滿足會議要求住房XX間客房，其中套房XX間，單間XX間，可以滿足會議住房需求就餐XX平方米宴會廳，X個餐飲場所，同時容納XX人就餐，可在XX用早餐，會餐可在XX活動其它住房到會場距離：步行約X分鐘自助餐廳到會場距離：步行約X分鐘交通情況：酒店離機場距離XX公里，車程約XX分鐘：離廣州火車站距離XX公里，車程約XX分鐘：離市中心距離XX公里，車程約XX分鐘附件2：XX會議籌備方案（以公司年度工作會議暨職代會為例）一、會議主題認真貫徹XX會議和XX會議精神，總結XX年工作，分析公司面臨的形勢，部署XX年的工作。二、時間和地點（一）時間X月X日（星期X）報到，X日全天、X日上午開會（二）地點XX酒店三、主要日程（一）X月乂日上午大會1、XX省委、省政府領導講話2、XX作工作報告3、上級領導、邀請單位代表講話（二）乂月乂日下午分組討論（三）乂月乂日上午1、專題發(fā)言（1）關于XX的說明（XX部準備）（2）關于XX的說明（XX部準備）（3）關于XX說明（XX部準備）2、簽訂乂乂年目標考核責任書（XX部準備）3、頒獎4、XX做會議總結2082

四、公關接待工作作業(yè)控制四、公關接待工作作業(yè)控制四、參加會議人員（約XX人）（一）邀請單位（約XX人，對口單位負責邀請和陪同）1、中共中央組織部2、國務院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會3、國家發(fā)展和改革委員會/國家能源局4、國家電力監(jiān)管委員會（含南方電監(jiān)局）5、國家審計署6、國務院國有重點大型企業(yè)監(jiān)事會7、中國電力企業(yè)聯(lián)合會8、XX省委、省政府（二）新聞單位（約XX人）新華社、中新社、人民日報、經(jīng)濟日報、中國電力報、XX日報、中央電視臺、XX電視臺等（三）會議代表（約XX人）1、公司領導，總經(jīng)理助理，總法律顧問，總工程師，總經(jīng)濟師，總部各部門、南網(wǎng)總調(diào)、信息中心正副主任（約XX人）；2、各子分公司黨政主要負責人、工會主席（約XX人）；3、各子分公司所屬企業(yè)由公司黨組直接管理的干部（約XX人）；4、各子公司市（地）供電局、超高壓公司所屬超高壓局，調(diào)峰調(diào)頻發(fā)電公司所屬電廠行政負責人（約XX人）；5、公司職工代表（約XX人）6、獲獎單位代表（約XX人）（四）列席會議人員（約XX人）1、公司總部各部門處級（含副處級）干部（約XX人）2、聯(lián)絡員、秘書、工作人員等（約XX人）五、會務組織機構大會秘書長：XXXX大會副秘書長：XXXXXX下設四個工作小組：會務組、秘書組、資料組、新聞組，分別負責場地布置、嘉賓和領導接待、餐飲安排、住宿交通、會議文件、資料印刷、新聞宣傳等工作。六、會議預算會期X天（含報到），參加人員約XX人（含會議正式代表、邀請嘉賓、新聞媒體代表以及列席會議人員）。經(jīng)測算，本次會議預計發(fā)生各類費用總計人民幣XX元。其中，會議費XX元，場地租賃XX元，場地布置XX元，文件印刷乂乂元，車輛租賃費XX元，其他費用XX元?，F(xiàn)將會議籌備方案上報，請予審定。XX年乂月乂日209

r愕芝電"墓修壇先惠必育作業(yè)伴4uiuigsnwr愕芝電"墓修壇先惠必育作業(yè)伴4uiuigsnw沖1』A|L?n十*n?4卬?，國中國南方電網(wǎng)辦公室系統(tǒng)一體化管理手冊（2010年版）籌備分工工作項目工作內(nèi)容三類會議二類會議一類會議成立籌備機構成立籌備機構，并進行分工。一般分為以下四組：會務組、秘書組、資料組、新聞組，明確各小組負責人VV明確具體分工和職責明確各小組具體分工和職責，明確工作重點和工作進度VVV自選內(nèi)容：根據(jù)會議需要設立會務工作組。有關組別可合并或分設（如住宿、餐飲、后勤服務、醫(yī)療、活動、交通、保供電及職代會等）。附：會議籌備小組工作職責（以公司年度工作會議暨職代會為例）名稱工作職責會務組場地布置負責會議整體策劃和設計，編寫場地布置方案現(xiàn)場踩點，價格談判，預訂會議場地制作邀請函，落實來賓和代表名單制作會議指南、編排分組討論人員名單設計會議形象（含會場內(nèi)外環(huán)境、指示系統(tǒng)、會議材料封面、會議證卡、接待用品等）并實施布置會場內(nèi)外環(huán)境（含分組討論會場）、布置就餐背景制作會議桌簽和會場座次安排表并布置布置貴賓休息室、茶歇點，安排會場鮮花和綠色植物安排會議錄音、投影等，調(diào)試燈光、音響、空調(diào)等安排會議禮儀，協(xié)助頒獎和責任書簽字編寫會議整體流程，組織現(xiàn)場演練，會議現(xiàn)場監(jiān)督嘉賓和領導接待制定并實施嘉賓和領導接待方案培訓接待人員，制定嘉賓和領導接送機表負責安排嘉賓和領導所有接待事宜，包括接送、住宿、餐飲、活動、會議、合影等事宜住宿組編寫住宿方案，分配房間及制作房間安排表現(xiàn)場踩點，價格談判，預定住房，匯總并結算會議費用負責會議報到，制作和發(fā)放房卡和回收房卡布置房間物品（鮮花水果）和分發(fā)會議指南設置房間叫醒和免打擾安排返程機票的預訂餐飲組編寫餐飲方案，安排會議期間餐飲，確定菜單，編排就餐座次表等現(xiàn)場踩點，價格談判，預定就餐地點布置就餐場地、安排就餐桌次，制作就餐席位卡和菜單等準備就餐用酒水、飲料和會議茶歇物品交通組編寫交通方案，根據(jù)會議回執(zhí)，編排會議代表接送機表（按航班抵達時間順序）培訓司機，落實接送車輛，負責會議代表接送機落實機場接送貴賓室，安排會議和活動用車210

續(xù)表會務組后勤組編寫后勤保障方案，采購會議物品，提供后勤保障聯(lián)系醫(yī)院，做好醫(yī)療保障工作安排會議保供電，做好安全保障工作建立會議服務中心編印會務人員通訊錄準備會務用對講機等秘書組擬發(fā)會議通知負責準備會議工作報告和會議總結負責擬寫會議主持詞審核專題發(fā)言材料和來賓講話代擬稿負責目標考核責任書簽訂的相關工作資料組聯(lián)系印刷機構，負責文件印刷收集、校對、印制、發(fā)放會議文件資料，包括會議指南歸檔會議文件新聞組制定新聞宣傳方案邀請新聞單位，負責新聞單位對口接待負責會議宣傳，擬寫新聞通稿負責會議合影，編排合影座次表，制作照片并發(fā)放負責會議期間的攝影、攝像負責會議同步傳輸，編排會議現(xiàn)場錄播流程四、公關接待工作作業(yè)控制四、公關接待工作作業(yè)控制組織實施工作項目工作內(nèi)容三類會議二類會議一類會議編寫籌備文件根據(jù)籌備小組分工，編寫各小組詳細子方案VV匯報籌備方案匯報總體籌備方案VVV印發(fā)會議文件印發(fā)會議通知，確認參加會議人員名單和有關信息VVV分別落實各項準備工作根據(jù)審核通過的方案，分頭著手各項準備工作VVV審核會議方案審核各組具體實施方案，審定制作小樣VV注：根據(jù)實際情況，可建立信息支持和發(fā)布平臺，負責會務信息發(fā)布。附件1:會務籌備工作匯報及子方案（以公司年度工作會議暨職代會為例）一、會務籌備工作匯報1、會議基本情況2、會議組織機構及職責3、場地布置（1）會議形象設計（配酒店現(xiàn)場圖和效果圖）（2）會場分配（配會場內(nèi)外實景圖）（3）場地布置計劃4、嘉賓和領導接待211木咤中國南方電網(wǎng)辦公室二工；二；；：；：： 辦公室系統(tǒng)一體化管理手冊（2010年版）5、住宿安排（1）住房分配原則（配住房內(nèi)外實景圖）（2）房卡制作和發(fā)放（3）房間物品配送安排6、餐飲安排（1）總體安排（配餐廳內(nèi)外實景圖）（2）特色菜式和自助餐、小型宴請、會餐安排7、交通安排（1）交通總體安排（2）接送安排8、后勤保障（醫(yī)療、活動）9、籌備工作進度計劃二、XX組工作子方案1、組織機構組長：副組長：顧問：成員：2、工作分工3、主要工作方案4、工作人員聯(lián)系電話5、倒計時214

四、公關接待工作作業(yè)控制四、公關接待工作作業(yè)控制附件2：會務籌備工作職責細化分工及倒計時表（以公司年度工作會議暨職代會為例）名稱工作項目責任人聯(lián)系電話完成時間完成情況會務籌備總表考察會議地點，提交會議地點考察報告會務組會前兩個月預訂會議會場、住宿、餐飲及活動場所，洽談價格會務組會前一個月建立會議籌備機構明確職責并初步分工會務組會前一個月到酒店開現(xiàn)場會，熟悉場地和要求（通知廣告公司參加）會務組會前一個月策劃并設計會議整體方案（主題形象，會場背景，會議文件，指示系統(tǒng)，會議證件，會議接待用品等）會務組會前一個月召開籌備小組第一次會議辦公廳會前一個月第一次審核會議整體方案辦公廳會前一個月第二次到酒店開現(xiàn)場會，現(xiàn)場解決有關籌備問題會務組會前半個月第二次審核會議整體方案辦公廳會前半個月印發(fā)會議通知，印制和發(fā)放邀請函；審核細化方案辦公廳會前半個月召開籌備小組第三次會議，檢查籌備工作進展情況辦公廳會前8天完成所有準備工作（場地布置、嘉賓和領導接待、餐飲住宿安排、后勤保障、新聞宣傳、文件印刷、設計制作等），準備進入現(xiàn)場實施各小組會前5天落實邀請嘉賓和會議代表和列席代表、工作人員名單會務組會前5天所有會務工作人員（含顧問）到位各小組會前5天各小組按方案開展會務前期籌備工作，組織現(xiàn)場演練各小組會前4天完成會議指南制作和簽到處布置會務組會前2天接機，報到，完成會場布置，完成文件印刷各小組會前1天會議舉行，監(jiān)控整體進程各小組會議當日送機，總結經(jīng)驗教訓，歸檔會務資料會務組會議結束日215

組另U工作內(nèi)容責任人聯(lián)系電話完成時間完成情況場地布置組現(xiàn)場踩點，選擇廣告公司，策劃并設計會議整體方案（主題形象、會場背景、會議文件封面、指示系統(tǒng)、會議證件、會議紀念品等）擬寫會議簽報，申請費用，細化會議籌備方案印發(fā)邀請函落實邀請嘉賓及參會代表回執(zhí)并共享編印會議指南（先印文件封面）主會場背景板制作、布置（植物、鮮花等）會議簽到處及指示系統(tǒng)設計和制作、布置協(xié)助安裝同步傳輸設備及現(xiàn)場調(diào)試，協(xié)助確定導播流程編印會場座次表和布置席位卡確定分組討論名單主會場主席臺上布置（會議文件、桌簽、茶杯、礦泉水及水杯、熱毛巾、公司信箋、普通鉛筆和紅藍鉛筆、鮮花、綠色植物，發(fā)言臺）主會場主席臺下布置（會議文件、桌簽、礦泉水及水杯、公司信箋、鉛筆）會場音響、同步傳輸、麥克風調(diào)試會場燈光、錄音檢查（準備錄音磁帶X盒、伴奏音樂）貴賓室布置（鮮花、茶水）分組討論會場布置（茶杯、礦泉水、公司信箋、鉛筆）安排會議期間茶水服務布置茶歇（茶水、咖啡、水果、小食品等）協(xié)助布置會餐場地背景板編寫會議流程并彩排嘉賓和領導接待組制定詳細接待方案，重要嘉賓和領導安排專人負責負責嘉賓和領導接待相關的所有工作住宿組編寫住房方案提前檢查房間，包括氣味、設施等，分配代表房間，編排會議代表房號簽到并發(fā)放房卡房間物品放置（參見公關接待試點成果）負責退房及費用結算布置嘉賓和領導活動場所負責會議返程票預訂「招芝電"墓修壇并高爆育作業(yè)伴叫uiuigsnw<1「招芝電"墓修壇并高爆育作業(yè)伴叫uiuigsnw<1』A|L?n十*n?4卬?，國P*rEWi中國南方電網(wǎng)CHM*9OUTHBI1MPCMinan.i0辦公室系統(tǒng)一體化管理手冊（2010年版）214

續(xù)表組別工作內(nèi)容責任人聯(lián)系電話完成時間完成情況餐飲組編寫餐飲方案布置會餐和宴請場地編排會議就餐座位表，制作和布置餐卡安排公司領導宴請，確定菜單、地點，通知人員，預訂包房（約X間）安排會議期間所有用餐并跟進做好服務后勤組建立會務服務中心，配置電腦、打印、復印、傳真等辦公設備，提供上網(wǎng)、傳真等服務準備常規(guī)藥品，與當?shù)蒯t(yī)療機構提前取得聯(lián)系采購會務用品安排會務值班準備會議用對講機等物品安排保供電和安全保衛(wèi)工作交通組編寫交通方案編寫會議代表接送表會議接送及會議用車安排聯(lián)系并安排機場貴賓室秘書組擬寫會議文件，審核來賓講話代擬稿，負責目標責任書簽訂（簽字桌布置，簽字筆、文本準備，禮儀小姐配合演練）資料組印刷、校對、發(fā)放、歸檔會議資料新聞組編寫新聞宣傳方案邀請并確定新聞單位，準備新聞通稿現(xiàn)場攝影和照相并存檔與同步傳輸配合調(diào)試，并制定現(xiàn)場導播流程準備合影（選定合影地點和專業(yè)攝影機構；確定合影時間；安排前排座次圖；準備站臺架；會議結束前將沖洗好的照片送交會議代表）四、公關接待工作作業(yè)控制四、公關接待工作作業(yè)控制附件3：會議指南模板（以公司年度工作會議暨職代會為例）一、扉頁：熱烈歡迎

xx公司XX會議的各位來賓

和代表！二、目錄：會議日程 215

r愕芝電"墓修壇并離通育作業(yè)伴叫uiuigsnwr愕芝電"墓修壇并離通育作業(yè)伴叫uiuigsnw<1』A|L?n十*n?4卬?，國中國南方電網(wǎng)辦公室系統(tǒng)一體化管理手冊（2010年版）會議須知 邀請嘉賓名單 新聞單位名單 工作會議代表名單……職工代表大會代表名單獲獎代表名單 列席人員名單 工作人員名單 分組討論安排 酒店平面示意圖 三、會議日程：日期時間內(nèi) 容主持人地點X月X日^^期X一全天代表報到會務組酒店大堂xx：00?xx：00大會X月X日^^期X一xx：xx?XX：XX大會嘉賓、會議代表、獲獎代表合影XX：XX?XX：XX分組討論各組召集人詳見會議須知XX：XX各組召集人會議詳見會議須知X月X日^^期X一XX：XX?XX：XX大會四、會議須知：?請憑會議證件出席會議、就餐，參加活動。?請參會人員提前15分鐘進入會場。?開會時請遵守會場紀律，手機請調(diào)至靜音或關閉。?會場安排1、XX會議地點：2、xx會議地點：214

四、公關接待工作作業(yè)控制四、公關接待工作作業(yè)控制3、分組討論地點：第一組：總部和子分公司代表（XX室）第X組：4、各組召集人會議地點：?合影安排時間：X月X日上午會議結束后地點：1、邀請嘉賓、工作會議和職工代表大會全體代表2、公司領導、獲獎代表?就餐安排1、會議自助餐安排地點：時間：早餐07:00-08:00午餐12:00-13:00晚餐18:0（—19:302、乂月乂日晚會餐安排地點：時間：人員：邀請嘉賓、工作會議和職工代表大會代表，獲獎代表，列席人員，工作人員?交通安排會議安排XX往返XX酒店交通車。XX至XX酒店發(fā)車時間：X月乂日下午XX點乘車地點：XX酒店至XX發(fā)車時間：X月乂乂日中午XX點乘車地點：公司總部各部門、直屬機構正職乘坐X號車，副職乘坐X號、X號車，公司總部其他人員乘坐X號、X號車。?活動安排?常用電話號碼1、會務協(xié)調(diào)房號： 內(nèi)線：聯(lián)系人： 電話：215^后中國南方電網(wǎng)廣招芝電評學辦壇先高堤育恃性伴2、職代會和表彰活動聯(lián)系人：3、會議服務中心房號：電話:內(nèi)線：聯(lián)系人:話：提供上網(wǎng)、打印、復印、傳真、裝訂等服務。4、機票預訂和查詢（酒店大堂簽到處）聯(lián)系人：5、車輛調(diào)度聯(lián)系人：電話:電話:6、各單位聯(lián)絡員及電話7、會議醫(yī)務室房號:內(nèi)線：聯(lián)系人：電話：如遇緊急情況，請撥打^后中國南方電網(wǎng)廣招芝電評學辦壇先高堤育恃性伴2、職代會和表彰活動聯(lián)系人：3、會議服務中心房號：電話:內(nèi)線：聯(lián)系人:話：提供上網(wǎng)、打印、復印、傳真、裝訂等服務。4、機票預訂和查詢（酒店大堂簽到處）聯(lián)系人：5、車輛調(diào)度聯(lián)系人：電話:電話:6、各單位聯(lián)絡員及電話7、會議醫(yī)務室房號:內(nèi)線：聯(lián)系人：電話：如遇緊急情況，請撥打120急救電話。8、酒店總機：酒店地址：撥打內(nèi)線：撥打外線：?溫馨提示1、2、3、4、會議住宿集中安排在酒店XX區(qū)，會場、就餐和住宿區(qū)相對獨立，請?zhí)崆笆煜じ鲿鑫恢?。請參會代表統(tǒng)一著正裝，系領帶，女士著職業(yè)套裝。會議期間如需用車請?zhí)崆?小時與車輛調(diào)度聯(lián)系。會議期間，XX天氣，平均溫度為X?X℃。早晚溫差較X,請注意XX。五、邀請嘉賓名單:單位職務六、新聞單位名單:單位職務七、工作會議代表名單:單位職務八、列席人員名單單位職務214辦公室系統(tǒng)一體化管理手冊（2010年版）四、公關接待工作作業(yè)控制四、公關接待工作作業(yè)控制九、工作人員名單姓名; 單位職務十、分組討論安排：第一組（XX人） 召集人：XXXXXX參加人員：1、XX公司參會人員（含XX代表）2、公司總部各部門聯(lián)絡員：地點：十^一、酒店平面示意圖：注：1、邀請嘉賓排序，按照嘉賓所在單位和職務、職級綜合考慮。2、人員排列時，不同單位之間相互間隔，同級別人員排在一起。3、一般邀請嘉賓和新聞記者應排在公司代表之前。4、平面示意圖，應將會議餐飲、會場、住宿等內(nèi)容在圖上標注。5、上述大寫序號（一至十一）應在指南中省略，此為表述方便而用。6、上述名單所示虛框供參考，實際印刷指南時請取消。附件4：XX會議會場座次安排表間： 地點：主席臺一般安排邀請的主要嘉賓、公司領導、XX大會主席團人員，必要時可以排兩排第1排中間排列主要嘉賓隨員、總助總師。會場兩邊分別排列公司總部主要負責人及各子分公司主要負責人第2排排列公司總部主要負責人及各子分公司主要負責人第3排排列公司總部部門副職和子分公司副職及下屬單位由公司黨組管理的干部第4排排列公司總部部門副職和子分公司副職及下屬單位由公司黨組管理的干部第5排排列職工代表方陣和會議代表方陣（具體以單位為排列順序）第X排排列列席代表215

r愕芝電10n干壇先高通育作業(yè)伴4uiuigsnw<1』總r愕芝電10n干壇先高通育作業(yè)伴4uiuigsnw<1』總4nf4卬?,國P*riwi^后中國南方電網(wǎng)UHM*MWTH昆EM 出口最后1排排列辦公室主任、公司領導秘書等工作人員。注：一般按職位高低排序，邀請嘉賓和公司領導交叉排列。根據(jù)會議需要，獲獎代表可集中排列在會場前部一側，新聞記者排位應考慮方便出入。附偉人乂會議會餐座次安排表時間： 地點：主桌一般安排邀請的主要嘉賓、公司領導、總助總師、各子分公司主要負責人、xx大會主席團人員、辦公廳主任第x桌一般安排公司總部部門主要負責人第X桌一般安排公司總部部門副職第X桌一般安排公司總部部門副職和子分公司副職及下屬單位由公司黨組管理的干部第X桌一般安排其他代表（分單位）注：新聞記者應盡量和新聞中心人員安排在一起。工作人員、公司領導秘書等一般安排在一起。自選內(nèi)容：各地可以根據(jù)情況布置會餐場地。0XX會議會餐桌次平面圖

0四、公關接待工作作業(yè)控制四、公關接待工作作業(yè)控制附件6：XX會議會場桌面物品擺放清單序號物品要求備注三類二類一類1席位卡VVV2茶杯VVV3礦泉水VVV4直身玻璃杯5干濕紙巾VV6熱毛巾V7紅藍鉛筆V8鉛筆VVV9筆記本V10公司信箋VVV11會議文件12麥克風VVV13鮮花VV附件7：XX會議餐桌物品擺放清單序號物品要求備注三類會議二類會議一類會議1主桌席位卡NNN2副桌席位卡N3主桌菜單N4熱毛巾NNN5餐巾NNN6酒杯（紅酒、白酒）NNN7餐具NNN8鮮花NNN自選內(nèi)容：餐桌可布置當?shù)靥厣锲贰?/p>

St*&鼻中國南方電網(wǎng)辦公室二工；二；；：；：： 辦公室系統(tǒng)一體化管理手冊（2010年版）附件8：XX會議住房物品擺放清單序號工作項目內(nèi) 容三類會議二類會議一類會議1鮮花VV2水果VVV3其它公司歡迎卡VVV礦泉水VVV會議指南VVV接待手冊（根據(jù)需要）V取電卡VV個性化物品V注：需削皮水果請配水果刀?？蓞⒁姽P接待試點成果內(nèi)容。自選內(nèi)容：各單位也可根據(jù)需要，統(tǒng)一訂做可多次使用的房間物品擺放架。附件9：XX會議代表房號表姓名單位職務房間號注：同一級別領導房型盡量統(tǒng)一。安排住房時，辦公室負責人與公司領導在同一樓層，房間靠近；秘書房間靠近領導房間。同省代表相對集中住宿。

四、公關接待工作作業(yè)控制四、公關接待工作作業(yè)控制會前檢查工作項目工作內(nèi)容三類會議二類會議一類會議場地布置檢查檢查場地布置方案落實情況VVV酒店外圍布置是否符合要求VVV檢查酒店內(nèi)部布置是否符合要求，包括會議相關背景板檢查（文字內(nèi)容、標識、尺寸、擺放位置）；會議室氛圍布置檢查（綠色植物、鮮花等）；會議指示系統(tǒng)檢查VVV檢查會議室相關設施和設備，包括音響、燈光、投影等設備，是否齊全并處于良好可用狀態(tài)VVV檢查臺面擺設及要求：會議桌面物品、文件資料是否齊全；桌面物品擺放位置是否規(guī)范VVV會議座位安排是否合理VVV組織彩排，檢查各個環(huán)節(jié)配合情況VV嘉賓和領導接待檢查檢查嘉賓和領導接待方案落實情況和準備情況，包括住宿安排、用餐安排、活動安排、接送安排等VVV住房檢查檢查住房方案落實情況及房間分配情況和代表抵達前客房入住條件滿足情況VVV檢查重要來賓和領導房間安排情況及物品配置VVV檢查會議人員變化情況VVV餐飲檢查檢查餐飲方案落實情況，檢查會議期間餐飲安排；檢查用餐物品準備；檢查小型宴請和會餐安排；檢查用餐場地的布置VVV交通檢查檢查交通方案落實情況，檢查嘉賓和領導車輛到位情況，檢查車輛物品配備情況VVV后勤檢查檢查會議物品準備到位情況；檢查會議服務中心準備情況；檢查會議安保情況；檢查會議醫(yī)療服務工作準備情況等；檢查會議保供電工作安排VV資料檢查檢查會議文件準備情況，檢查文件資料設計、印刷是否符合規(guī)范VVV新聞檢查檢查新聞方案落實情況，新聞媒體及相關工作人員到位情況；會議新聞宣傳工作準備情況；同步傳輸導播流程落實情況VV

附件：XX會議接送機表序姓名性別民族部門和職務手機號碼房間號航班號/自駕車出發(fā)日期及時間到達時間接送機領導出發(fā)時間網(wǎng)公司聯(lián)系人接待人員姓名及電話接送機車輛接送機機姓名電話備注：1、按抵達或離開時間先后順序排列，邀請嘉賓和公司領導單列。2、一般由各對口接待部門負責人負責接送機。3、提前辦理機場手續(xù)。

四、公關接待工作作業(yè)控制附件2：嘉賓和領導個性化接待一覽表四、公關接待工作作業(yè)控制姓名職務房號到達時間領帶司徽*（相片）一對一服務人員信息聯(lián)系人司機接待專員聯(lián)系方式聯(lián)系方式聯(lián)系方式房號房號房號車型顏色車牌號碼陪同人員及房號嘉賓或領導個性化接待需求房間內(nèi)物品會議資料袋內(nèi)容紀念品個人喜好信息飲食習慣休閑興趣愛好喜好禁忌每日接待安排年月日行程安排時間地點接待要求及陪同人員接機抵達酒店午餐午休抵達貴賓廳出席會議返程當日工作備注注：此表供接待人員使用。木咤中國南方電網(wǎng)辦公室二工；二￡：；：： 辦公室系統(tǒng)一體化管理手冊（2010年版）附件3：XX會議短信發(fā)送一覽表（模板）發(fā)送對象發(fā)送時間短信內(nèi)容發(fā)送形式邀請嘉賓參會代表新聞記者會前會議舉辦地每日天氣預報群發(fā)報到后歡迎短信群發(fā)或單發(fā)會中會議議程安排群發(fā)會議結束歡送短信群發(fā)或單發(fā)會務工作人員會議期間會務籌備進展信息，嘉賓和領導抵達信息，會議議程進展信息，會議就餐信息，會務變化信息，會務通知事項，其它必要信息群發(fā)注：根據(jù)需要，可建立短信平臺，發(fā)送短信，便于信息溝通和傳遞。附件4：xx會議整體流程（模板）（以公司年度工作會議暨職代會為例）X月X日入場布置背景板，排列桌椅。主會場通宵開抽風，散去異味。乂月乂日繼續(xù)布置背景板、音響控制臺和調(diào)試燈光、音響、音樂。乂冰乂，入場布置同步傳輸設備。布置簽到處和歡迎牌。乂月乂日繼續(xù)布置場地。會場排位。布置會場指示系統(tǒng)。布置職代會第一次全體會議會場。排列主會場主席臺（兩排）及與會代表座位、臺面物品等。擺放鮮花和植物。禮儀小姐彩排。檢查麥克風的電池。試錄現(xiàn)場。調(diào)試音樂、燈光、音響、投影、照相等。按照乂月乂日大會流程演練一遍。包括播放南網(wǎng)方略或公司其它宣傳資料及現(xiàn)場直播。檢查所有會場效果并整改。檢查第二天會場準備情況。XXX第一次全體會議XXX會前音樂滾動播放。會務人員開始做好迎接代表，引領座位。（參考音樂：《金蛇狂舞》《彩云追月》《旱天雷》《南網(wǎng)之歌》等）。四、公關接待工作作業(yè)控制四、公關接待工作作業(yè)控制X冰X再次檢查麥克風，包括插座。X冰X主席臺領導就座，會議正式開始，音樂漸停。XXX主持人說會議結糠結榔會時（參考音樂：《明天會更好》、《Weareready〉等）。檢查會場及桌面物品。X月X日XX:XX酒店所有工作人員（服務人員、音控人員、燈光人員，同步傳輸人員，禮儀小姐）就位，檢查并啟動設備，打開空調(diào)和燈光，進行最后調(diào)試。會務所有工作人員到位，進行全面檢查。包括桌面材料。XXX會前音樂滾動播放和投影屏幕開始滾動播放南網(wǎng)方略。參考音樂：《南網(wǎng)之歌》《金蛇狂舞》《彩云追月》《旱天雷》《春天的故事》等在會場外分發(fā)座次表（背面可標明座位區(qū)域）。會務人員開始做好迎接代表，引領座位。XXX會前再次檢查麥克風（尤其插座）禮儀小姐在貴賓室門口迎賓。XXX做好播放《國歌》準備工作。做好播放《歡迎進行曲》準備工作。投影屏幕定格到會議名稱，藍色底。XX:XX監(jiān)控貴賓室領導情況，領導從貴賓室出，下完臺階要進入會場大門時，開始播放《歡迎進行曲》，在領導進入會場門口時音量調(diào)大，直至主席臺主要嘉賓就座，音樂漸漸停止。途中由禮儀小姐引導。攝像開始，同時同步傳播會場圖像。在不傳輸會場形象時，投影顯示屏上顯示會議名稱，藍色底。XXX會議正式開始。主持人開始主持。拍攝主持人。當主持人分別介紹領導和嘉賓時，鏡頭切換到相關領導（提前演練）按順序XXXXXX在主持人說奏國歌后立即播放《國歌》，不能有延遲。直播主席臺全景和會場全景。XXX國歌停，主持人繼續(xù)主持工作。播宣讀領導批示情況。（時間分鐘）播董事長工作報告及會場情況。（時間分鐘）播XX省政府領導講話情況。（時間一分鐘）播邀請嘉賓講話情況?！猉XX講話（時間一分鐘）會議服務人員現(xiàn)場監(jiān)控會場情況，包括空調(diào)，燈光，音響、錄音和同步攝像，添加茶水。（注意不能讓照木咤中國南方電網(wǎng)辦公室二工；；；￡：：；：： 辦公室系統(tǒng)一體化管理手冊（2010年版）相人員遮擋直播鏡頭而臨時移動領導席位卡）如果會議中途有休息，則播放會議中途休息音樂（參考音樂：《春節(jié)序曲》《春天的故事》《喜慶的日子》《大地飛歌》《紅旗飄飄》等）和滾動播放南網(wǎng)方略。X冰灌查分組討論會場X冰X前往合影地點檢查場地準備情況和排位情況。XX主持人說上午會議結束，休會時。播放會議結束音樂，參考音樂《南網(wǎng)之歌》。 引領嘉賓和代表參加合影留念。XXX準備晚上會餐餐背景板（注意控制布場時間）。XXXf始做好會餐前迎接嘉賓和代表準備XXX開始播放餐前音樂（參考音樂：《彩云追月》《月光下的鳳尾竹》）。XXX組織代表入場。XXX引領公司領導和嘉賓入場（根據(jù)會餐座次表）XXX公司領導和嘉賓入場時，播放《迎賓曲》。音量提高。XXX主桌領導坐下后，音樂漸停。XXX主持人講話，公司領導致辭。XX:XX宴會正式開始。播放伴奏音樂（參考音樂：《萬事如意》《好日子》《春之歌》《在希望的田野上》《好運來》《?；丶铱纯础罚?，根據(jù)現(xiàn)場情況調(diào)整音量。XXX會餐結束，播放結束音樂（參考音樂：《難忘今宵》）開始布置第二天會場，預備演練（包括簽訂責任書和頒獎）。設立主席臺（兩排），擺發(fā)言臺和腳墊。晚上通宵通風，散掉味道。乂月乂日XX:XX酒店所有工作人員（服務人員、音控人員、燈光人員，同步傳輸人員，禮儀小姐）就位，檢查并啟動設備，打開空調(diào)和燈光，進行最后調(diào)試。會務所有工作人員到位，進行全面檢查。包括桌面材料。在會場外分發(fā)會場座次表（背面可標明座位區(qū)域）。XX:XX會前播放音樂（參考音樂：《南網(wǎng)之歌》《越來越好》《幸福萬年長》《愛我中華》等）和投影開始滾動播放南網(wǎng)方略。會務人員開始做好迎接代表，引領座位。XXX再次檢查麥克風。禮儀小姐在貴賓室門口迎賓。XXX做好《歡迎進行曲》播放準備。XX:XX監(jiān)控貴賓室領導情況，領導離開貴賓室快進入會場時開始播放《歡迎進行曲》，在領導進入四、公關接待工作作業(yè)控制四、公關接待工作作業(yè)控制會場門口時音量調(diào)大，直到主席臺主要嘉賓就座，音樂漸漸停止。攝像開始，同時同步傳播會場圖像。在不傳輸會場形象時，投影顯示屏上顯示會議名稱，藍色底。具體參見導播流程。X冰X會議正式開始。主持人開始主持。專題發(fā)言時給發(fā)言人鏡頭及主席臺、會場鏡頭。專題發(fā)言一：XX部（時間分鐘）開始準備責任書簽字（包括簽字物品及桌椅等）XXX聽到主持人說下面準備簽訂責任書時，在工作人員抬桌子時，播放音樂《步步高》。工作人員抬桌椅、銘牌、責任書等到主席臺。在主持人說請董事長和總經(jīng)理時音樂停，禮儀小姐引領。XX公司（時間一分鐘）禮儀小姐協(xié)助。在每個單位領導從座位上臺簽字的過程中，持續(xù)播放音樂（參考音樂：《步步高》），就座后音樂停止。給簽字鏡頭。簽字時無音樂。簽完字后領導握手時音量增大《步步高》。上午的會議如果有中間休息，則播放中間休息音樂（參考音樂：《春天的故事》《歡樂中國年》《走進新時代》）。XX部發(fā)言（8分鐘）代表發(fā)言時給發(fā)言人鏡頭及主席臺、會場鏡頭。會議服務人員現(xiàn)場監(jiān)控會場情況，包括空調(diào)，燈光，音響、錄音和同步攝像，添加茶水。如果會議中途有休息，則播放中途休息音樂（參考音樂：《南網(wǎng)之歌》、《走進新時代》）和滾動播放南網(wǎng)方略。XXX表彰 宣讀表彰決定（時間分鐘）表彰文明單位（時間一分鐘）表彰勞動模范（時間分鐘）表彰工人先鋒號（時間一 分鐘）表彰技術能手（時間一分鐘） 禮儀小姐現(xiàn)場協(xié)助。滾動播放伴奏音樂《喜洋洋》。鏡頭切換到頒獎場面。XXX通過決議（舉手表決）（時間分鐘）XXX總經(jīng)理總結講話，投影直播。（詳見直播流程）XX:XX主持人說會議結束時，播放結束音樂（參考音樂：《南網(wǎng)之歌》、《歡送進行曲》、《國際歌》。）XXX會議結束。

廣恒空電魂墓修壇并離爆育作業(yè)伴叫“imgsnw沖廣恒空電魂墓修壇并離爆育作業(yè)伴叫“imgsnw沖1』A|Lfh十*n?4卬■，國P^i^i中國南方電網(wǎng)CHM*9OUTHBI1MPCMinan.i0辦公室系統(tǒng)一體化管理手冊（2010年版）會中監(jiān)控工作項目工作內(nèi)容三類會議二類會議一類會議前期工作根據(jù)會議流程，明確會議監(jiān)控責任人、監(jiān)控工作分工、監(jiān)控內(nèi)容及監(jiān)控時間點、應急預案等VVV會議監(jiān)控按會議流程對各個環(huán)節(jié)實施監(jiān)控VVV音響、燈光、同步傳輸、攝像最后測試檢查并根據(jù)實際情況微調(diào)；會前30分鐘會議室內(nèi)溫度、濕度情況檢查，空調(diào)一般設置于24℃。VV相關工作人員提前1?2個小時到位；會場服務人員提前到位并作好準備工作；會場現(xiàn)場服務：毛巾、茶水、紙巾及時提供；維持會場秩序和巡視會場；在會議開始后擺放茶點，做好會議茶歇服務VV貴賓室工作人員和服務人員到位，作好相關準備工作VV根據(jù)會議安排，播放會議音樂V就餐監(jiān)控服務人員提前就位，及時跟進服務VV活動監(jiān)控VV活動安排工作項目工作內(nèi)容三類會議二類會議一類會議會見安排布置會見場地、貴賓休息室VV放置歡迎牌、指示牌VV擺放茶杯、瓶裝礦泉水、直身玻璃杯、干（濕）紙巾、公司信箋、鉛筆、席位牌等物品VVV準備匯報或交流材料、公司簡介等資料VVV檢查音響、投影、錄音設備、麥克風