倉庫常用單據(jù)使用講解單據(jù)保管、記賬技術、注意事項

倉儲管理單據(jù)和記賬培訓

主要內容第一節(jié)單據(jù)概念第二節(jié)倉儲管理常用單據(jù)作用與注意事項第三節(jié)單據(jù)保管第四節(jié)賬簿和存卡第五節(jié)記賬技術第六節(jié)記賬錯誤的更正方法

第一節(jié)單據(jù)（原始憑證）的概念一、會計憑證：是記錄經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生和完成情況，明確經(jīng)濟責任，作為記賬依據(jù)的書面證明。（一）會計憑證的作用：1、起審核經(jīng)濟業(yè)務的作用2、起記賬依據(jù)的作用3、起加強崗位責任制的作用

（二）會計憑證按照它的填制程序和用途，可以分為原始憑證和記賬憑證兩大類。

二、單據(jù)：即原始憑證，是用來記載經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生和完成情況，并作為記賬原始依據(jù)的會計憑證。[但原始憑證不一定都是會計憑證]

單據(jù)按照其來源可以分為：外來憑證和自制憑證。外來憑證：與外單位發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務時，由外單位填制的憑證，例如：1.購物時候由銷貨單位開給的發(fā)票，2.付款時候由收款方開給的收據(jù)，3.購買車票的時候由運輸單位填制的車票，etc.自制憑證：本單位內部發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務時，由本單位有關經(jīng)辦人員自行填制的憑證，例如：1.用料單位向倉庫領料時候填制或打印的領料單，2.產(chǎn)品完工入庫時填制的入庫單，3.發(fā)放職工工資時編制的工資單，etc。

第二節(jié)倉儲管理常用單據(jù)作用與注意事項一、倉儲管理常用單據(jù)1、供方送貨單2、委外加工無工單3、生產(chǎn)領料單4、通用領料單5、生產(chǎn)換料單6、生產(chǎn)退貨單7、未入庫退貨單8、已入庫退貨單……

第二節(jié)倉儲管理常用單據(jù)作用與注意事項二、

供方送貨單（一）作用：供方送貨單是供應商向公司提供物料時所開具的原始單據(jù)，是向品質報檢、辦理入庫的憑證。（二）供方送貨單以下欄目必須填寫（對于供應商送貨單不規(guī)范的，倉庫可拒絕收單）1、供方單位；（必須是全稱）2、物料編碼（不允許多寫或簡寫）、物料描述，單位；3、送貨數(shù)量、實收數(shù)量（數(shù)量欄不允許出現(xiàn)加或減的現(xiàn)象）：必須是阿拉伯數(shù)字，不允許出現(xiàn)簡寫，例如10T,（實收數(shù)字最好是大寫中文數(shù)字）。送貨數(shù)量跟單位一定統(tǒng)一。常見錯誤：實際送貨2000公斤的時候，供應商實際寫成單位是公斤，送貨數(shù)量寫2。4、實收數(shù)量只可小于或等于送貨數(shù)量；5、供方送貨員；6、需方倉管員（到貨日期、到貨時間）；7、將系統(tǒng)中產(chǎn)生的收據(jù)號必須填寫（便于供應商后期對賬）；注：物料必須由品質部確認合格狀態(tài)才可收貨。（三）注意事項：送貨單按單中各項規(guī)范填寫，書寫要清楚規(guī)范，寫清供方單位名稱并在供方處簽字或蓋章，送貨單上必須有質檢人員的簽名與蓋章，經(jīng)確認合格，數(shù)量一致時方可在需方簽字并注明時間和日期，所開單據(jù)為五聯(lián)單，其中紅聯(lián)和黃聯(lián)由倉庫留存，其余三聯(lián)由供方帶回。（目前要求倉庫將白聯(lián)留下來，用于打包之用）。第二節(jié)倉儲管理常用單據(jù)作用與注意事項必須填寫供應商名稱全稱時間必須填寫打包號必須填寫收據(jù)號必須填寫倉管員姓名和收貨時間必須填寫送貨員姓名和送貨時間必須填寫第二節(jié)倉儲管理常用單據(jù)作用與注意事項（三）供方送貨單：一式五聯(lián)（第一聯(lián)制單、第二聯(lián)供方財務、第三聯(lián)需方記帳、第四聯(lián)需方檢驗、第五聯(lián)需方倉庫）（四）使用要求：1、供應商送貨到倉庫后，倉管員必須在一個小時內與廠家辦好交接手續(xù)，做好系統(tǒng)接收。廠家送貨單一式五聯(lián)上要同時寫上相應的收據(jù)號，簽名蓋章后，二、五聯(lián)返回廠家，第四聯(lián)檢驗留存，第一聯(lián)隨打包好的收料單上交核算員。如實收數(shù)量與送貨單數(shù)有差異，可簽實收，但必須有廠家業(yè)務員在五聯(lián)單上套寫的簽名。2、倉管員根據(jù)送貨單的不同狀態(tài)（接收未入庫、已交貨、已交貨未打包）進行分類擺放，避免重復入帳。3、倉管員應在規(guī)定的時間內對已交貨完畢的供方送貨單進行打包。（三天之內）4、倉管員上繳的供方送貨單的打包號在一個月內必須是連續(xù)的。核算員必須對打包的連續(xù)性進行檢查，對當月打包號不連續(xù)的供方送貨單可拒絕接收并要求倉管員立即整改。5、倉管員每月三號之前必須將上月的單據(jù)裝訂歸檔。第二節(jié)倉儲管理常用單據(jù)作用與注意事項三、外協(xié)無工單入庫申請表（一）一式二聯(lián)：白聯(lián)由供應商留存，綠聯(lián)倉管員記帳聯(lián)，憑此聯(lián)在系統(tǒng)中進行無工單完成（委托加工）。1、外協(xié)廠家將加工后的產(chǎn)品送回物資倉庫。此時廠家開具標準的供方送貨單具，對于裝配件完工入庫開具無工單入庫申請表。2、倉管員根據(jù)廠家實際到貨的數(shù)量簽收外協(xié)無工單入庫申請表。3、在系統(tǒng)帳處理完畢后在備注欄中將“計劃編號”填寫上，并根據(jù)計劃編號打印出三聯(lián)“委外加工入庫單”（二）作用：無工單是外協(xié)廠家從公司調料、進行加工，和公司結算加工費所開具的原始憑證。（三）注意事項：無工單與供方送貨單一樣，物料編碼與描述要一致，由廠家在供方簽字或蓋章，書寫要清楚規(guī)范，無工單上必須有質檢人員的簽名與蓋章。

第二節(jié)倉儲管理常用單據(jù)作用與注意事項四、生產(chǎn)領料單（一）作用：生產(chǎn)領料單是生產(chǎn)車間根據(jù)生產(chǎn)計劃向倉庫領料所開具的單據(jù)，可分為推式和拉式。（二）注意事項：1、推式領料單要嚴格按照任務發(fā)料，不得多發(fā)或少發(fā)；2、拉式領料單可以不按任務發(fā)料，可以按整個批次發(fā)料；3、所有領料單都必須有配送簽字確認后方可做事務處理，不允許其他人員代簽。4、實際領用數(shù)量欄有涂描現(xiàn)象應有責任人簽字；(倉管員自己簽字無效）5、按每次實際上線的數(shù)量由領料人簽字確認，多次上線的數(shù)量應每筆都有領料人簽字確認；6、每天按實際發(fā)放的數(shù)量登記存卡、賬本，在系統(tǒng)中進行帳務處理（注意帳務處理的及時性）；7、實際領用人欄內不允許有送料工代簽字；第二節(jié)倉儲管理常用單據(jù)作用與注意事項

三、生產(chǎn)領料單：（三）拉式物料領料單（包括輔料領料單）1、單據(jù)流程：拉式物料由分廠材料員打印單據(jù)，生產(chǎn)線填寫需領料數(shù)量（需考慮物料最小包裝）后交分廠成本監(jiān)控簽字，交物流配送人員嚴格按照填寫數(shù)量進行配送。2、相關要求及考核：1）拉式領料單配送在倉庫領料后，白聯(lián)倉庫留存，紅聯(lián)由分廠簽收人員留存?zhèn)洳?，黃聯(lián)由配送保管。未按照要求執(zhí)行，給予對應責任人10元/單負激勵；2）領料單配送在倉庫領料后，配送人員須在12小時內將實物和單據(jù)傳遞至分廠。未按照要求執(zhí)行，給予配送員10元/單負激勵；第二節(jié)倉儲管理常用單據(jù)作用與注意事項

三、生產(chǎn)領料單：（四）超定額領料單1、單據(jù)流程：1）超定額領料單（有對應物料報廢）由分廠材料員打印單據(jù)，分別經(jīng)材料員、線長、生產(chǎn)調度、分廠成本監(jiān)控簽字確認后，由倉管員發(fā)料；2）無報廢超定額領料單由分廠材料員打印單據(jù)，分別經(jīng)材料員、線長、分廠負責人、分廠成本監(jiān)控、工廠成本主管簽字確認后，倉管員發(fā)料。2、相關要求及考核：1）分廠單據(jù)由線體材料員保管備查（期限：2個月），未按照要求執(zhí)行，給予責任人10元/次負激勵；2）推式物料超定額領料，必須按照簽字流程執(zhí)行，未按照要求執(zhí)行，給予責任人20元/次負激勵；

第二節(jié)倉儲管理常用單據(jù)作用與注意事項五、通用領料單（一）作用：生產(chǎn)通用領料單是車間領用輔料所開具的原始單據(jù)，其他部門通用領料單是為了研發(fā)新產(chǎn)品或做售后服務到倉庫領料所開具的有效證明，通用領料單可分為生產(chǎn)通用領料單和其他部門通用領料單。（二）注意事項：1、車間通用領料單必須有相關人員簽字確認，方可做事務處理，在系統(tǒng)中做賬戶別名發(fā)放；2、其他通用領料單，海外營銷領用必須有陳琚輝簽字，否則不予發(fā)料，有相關領料人簽字后做子庫存轉移（J011）；3、研發(fā)中心實驗領用必須有相關人員簽字，否則不予發(fā)料，有相關領料人員簽字后做賬戶別名發(fā)放；4、分廠晚班使用通用領料單領料，白聯(lián)與紅聯(lián)一并交倉庫，由倉庫人員于次日白班將紅聯(lián)交對應分廠成本監(jiān)控，由分廠成本監(jiān)控協(xié)助倉庫跟進生產(chǎn)線更換正規(guī)單據(jù)；5、晚班用通用領料單領用推式物料，通用領料單必須有線長或調度簽字確認;6、必須在第二天上午十點之前將通用領料單換成正常生產(chǎn)領料單,若生產(chǎn)線拒絕換單,應將信息反饋到車間成本監(jiān)控;7、通用領料單僅限于晚班領用因特殊情況急需物料，白班一律禁用通用領料單領用推式物料。白班使用、接收領料單并發(fā)料的分別給予線長、倉管員負激勵100元、50元；8、生產(chǎn)線晚班通用領料單必須由分廠晚班負責人簽字方可以領料。次日白班必須更換正規(guī)單據(jù)交倉庫進行賬務處理，對于未能按要求及時更換單據(jù)的線體按照20元/次對線體負責人進行負激勵；9、嚴禁晚班通用領料單領用銅制件及焊條類貴重物料，特殊情況需由分廠晚班負責人進行領料。對于晚班通用領料單領用上述物料情況分別按照100元/次對線體負責人及材料員進行負激勵；10、倉庫嚴禁使用通用領料單進行賬務處理，對于分廠沒有按照規(guī)定更換通用領料單的，倉庫賬務處理人員可憑工廠成本主管簽字審核后的通用領料單進行賬務處理，納入分廠無報廢超領進行激勵。對于違反規(guī)定的給予50元/次負激勵。

第二節(jié)倉儲管理常用單據(jù)作用與注意事項六、換料單（一）單據(jù)流程：換料單由分廠材料員打印單據(jù)，材料員負責填寫需換料數(shù)量、物料編碼、換料原因、物料廠家。換料單由材料員/領料人、巡檢、對應采購人員、分廠成本監(jiān)控簽字后（換料金額超過1000元的，必須由分廠品質負責人、分廠負責人簽字），連同實物送至相應倉庫，由各倉管員簽收白聯(lián)，材料員留存紅聯(lián)以便后期物料到貨后領用、黃聯(lián)分廠成本監(jiān)控留存?zhèn)洳?。第二?jié)倉儲管理常用單據(jù)作用與注意事項七、生產(chǎn)退料單（一）作用：生產(chǎn)退料單是車間因各種原因所不能完成的任務或月底清線向倉庫清退物料的單據(jù)。（二）注意事項：生產(chǎn)退貨單上必須注明退貨原因并有品質人員簽字且確保物料是合格的，倉庫才予接收。（三）無任務退料單：一定要備注無任務退料原因。賬務處理：從車間盤點倉退回物資倉（子庫存轉移）

第二節(jié)倉儲管理常用單據(jù)作用與注意事項八、相關單據(jù)審核人（所有的單據(jù)倉管員都要簽字）第二節(jié)倉儲管理常用單據(jù)作用與注意事項九、未入庫退貨報告單（一）作用：未入庫退貨單是物料沒有在系統(tǒng)中做交貨處理，掛在接收中的物料或者掛在外租倉的物料因各種原因需要退回廠家時所開具的單據(jù)。（二）注意事項：開具未入庫單據(jù)時要備注原因，相關供應商簽字確認，倉管員簽字，注明時間和日期，并由倉庫主管審批方可。所開單據(jù)為五聯(lián)單，其中倉庫留紅聯(lián)和黃聯(lián)，紅聯(lián)交財務對帳，黃聯(lián)倉庫留存，本單據(jù)由倉管員操作。1、供方單位；（必須是全稱）2、退貨日期（包括開單的具體時間）；3、物料編碼（不允許多寫或簡寫）、物料描述，單位；單位必須跟物料的系統(tǒng)默認單位一致。4、退貨數(shù)量（數(shù)量欄不允許出現(xiàn)加或減的現(xiàn)象）：必須是阿拉伯數(shù)字，不允許出現(xiàn)簡寫，例如10T。5、供方送貨員；6、需方倉管員第二節(jié)倉儲管理常用單據(jù)作用與注意事項十、已入庫退貨報告單（一）作用：已入庫退貨單是物料已經(jīng)在系統(tǒng)中做過交貨處理，因各種原因所要向供應商退貨所開的單據(jù)。（二）注意事項：開具已入庫單據(jù)時要備注原因，相關供應商簽字確認，倉管員簽字，注明時間和日期，并由倉庫主管審批方可。所開單據(jù)為五聯(lián)單，其中倉庫留紅聯(lián)和黃聯(lián)，紅聯(lián)交財務對帳，黃聯(lián)倉庫留存，本單據(jù)由核算員操作。第三節(jié)單據(jù)保管供方送貨單：按單入帳，月底裝訂，由倉庫保管。委外加工無工單：按無工單編號順序裝訂成冊，月底統(tǒng)一上交核算員處。生產(chǎn)領料單/換料單/退料單：按線體裝訂，統(tǒng)一有所在倉庫保管。未入庫退貨單/已入庫退貨單：按單據(jù)編碼裝訂成冊，單據(jù)編碼要連續(xù)，不得間斷。通用領料單：可單獨裝訂，也可分類裝訂。第四節(jié)賬簿和存卡一、賬簿（或存卡）的涵義賬簿是由一定格式和相互聯(lián)系的帳頁所組成，用來序時地、分類地記錄經(jīng)濟業(yè)務的會計簿籍。二、賬簿（或存卡）的作用1、將分散的憑證資料進行歸類整理，形成有用的信息；2、為編制會計報表和進行成本計算等提供資料；3、作為經(jīng)濟檔案的保存，以備查分析。

第五節(jié)記賬技術一、記賬要用藍黑墨水書寫，不能用圓珠筆或鉛筆，以保證賬簿記錄清晰耐久，便于日后查考。紅筆只能限于沖賬、劃線和改錯時使用，不能夠亂用。二、賬薄應按頁次編號，防止散失。記賬時，應按頁次逐頁逐行登記，不能跳行隔頁；如果發(fā)生了跳行隔頁，應在跳行隔頁的空白處用單紅線劃一對角線，并在摘要欄注明“作廢”字樣。三、摘要欄應簡明扼要地寫明經(jīng)濟業(yè)務的內容。金額欄的數(shù)字應填寫清楚，易于辨認。字體大小應占每行賬格的三分之二左右，以便于發(fā)生差錯時更正。四、賬頁記完時，應在每頁最后一行的“摘要”欄寫上“轉次頁”字樣，并結出借、貸方的發(fā)生額累計和余額；在下一頁第一行的“摘要”欄中，寫上“承上頁”（或“接上頁”）字樣，將上頁末的發(fā)生額和余額轉入，然后在下一行開始登記新的業(yè)務。這樣可以保持賬頁之間的登記的連續(xù)性，防止被任意抽換。第六節(jié)記賬錯誤的更正方法賬簿是重要的經(jīng)濟檔案，應保持整潔。記賬要力求正確清楚，萬一發(fā)生記賬錯誤，應按照規(guī)定方法更正，切忌亂涂亂改和刮、擦、挖、補，也不能用退色靈或修正液進行褪色更正。記賬錯誤的更正方法：劃線更正法、紅字沖銷法和藍字補充法。一、劃線更正法（紅線更正法）1、定義劃線更正法（又名紅線更正法）：是指用劃線注銷原有的錯誤記錄，然后在劃線上面寫正確記錄的一種方法。2、適用范圍劃線更正法主要適用于記賬當時發(fā)現(xiàn)的筆誤，或結賬前發(fā)現(xiàn)某一數(shù)字記錯，但不影響下面一連串數(shù)字的計算。3、更正方法劃線更正時，應用尺在寫錯的文字或數(shù)字是上劃一道單紅線，以保持賬簿整潔和被劃去的字體仍清晰可辨，然后在劃線上方空白處寫上正確的文字或數(shù)字，并加蓋更正人的印章或簽名，以示負責。NOTE:遇到更正錯誤數(shù)字時，應注意將整筆數(shù)字劃掉，不能僅劃去其中的幾個錯誤數(shù)字。第六節(jié)記賬錯誤的更正方法二、紅字沖銷法（又稱赤字沖賬法或紅筆訂正法）1、定義紅字沖銷法：是指用紅字沖銷或沖減原有的錯誤記錄，以更正或調整記賬錯誤的一種方法。2、適用范圍（1）記賬后發(fā)現(xiàn)原編會計分錄中的應借、應貸帳戶或金額錯誤：更正方法：第一步：先用紅字編制一張與原來錯誤憑證相同的會計憑證，寫明更正第幾號記賬憑證，并用紅字登記入賬，沖減原來錯誤記錄；第二步：再用藍字編制一張正確的記賬憑證，重新登記入賬即可。（2）記賬后發(fā)現(xiàn)記賬憑證上的應借、應貸無錯，但金額多記，可用紅字沖銷法沖銷多記金額。第六節(jié)記賬錯誤的更正方法三、藍字補充法（補充登記法）1、定義

藍字補充法是指用藍字編制一張補充憑證，補足帳戶中少計金額的一種方法。2、適用范圍該方法主要適用于“帳戶無錯，金額少計”的情況。

倉庫籌建前期的運營管理

案例討論

李寧武漢RDC(區(qū)域分發(fā)中心)運作在即，如果現(xiàn)在讓你負責該項目前期規(guī)劃，你會怎么推進該項目？階段一：準備期周期界定客戶需求分析可行性分析項目進度控制運營安全以及風險評估流程設計以及規(guī)劃人員招聘階段二磨合期項目磨合流程改善SOP規(guī)范5S實施方案建立以及推行階段一準備期項目運作開始規(guī)劃至運作6個月1時間界定1.從無到有2.流程有，不完善3.運作突發(fā)異常多4.磨合期5.KPI指標逐步達標2運作特點界定1.項目負責人可以獨立完成管理2.團隊成員80%以上開始穩(wěn)定3.團隊配合磨合3管理團隊界定運作周期界定客戶需求分析結算特點單證需求倉庫需求操作需求你還能想到哪些需求？客戶需求分析

倉庫需求硬件匹配地理位置市場調查價格倉庫需求操作需求themegalleryCompanyLogo進出庫操作要求設備需求作業(yè)效率KPI1.入庫2.出庫3.盤點1.單日作業(yè)量2.反饋效率3.關鍵點

IT設備

作業(yè)設備

貨架設備監(jiān)控設備指標

如何核算

控制點WMS單證需求交接存檔如何對賬系統(tǒng)選型及對接方式1.系統(tǒng)對賬2.異常問題3.單據(jù)核對4.月度盤點1.EDI2.Excel3.數(shù)據(jù)導入1.進出庫單據(jù)交接2.對賬單據(jù)交接3.異常單據(jù)交接4.單據(jù)存單周期單證需求賬期結算的依據(jù)發(fā)票類型結算特點發(fā)票前提周期結算特點未來機會盈利能力風險評估操作能力可操作性

是否具備類似項目的操作經(jīng)驗

現(xiàn)有團隊能否完成操作

項目運作風險點有哪些項目是否賺錢

運作項目的未來的潛在機會有哪些項目可行性分析人的因素是否賺錢前景如何項目進度控制客戶目標公司目標推進時間表整體時間表客戶目標任務公司項目任務客戶方責任項目方責任目標時間表階段性任務參與人及責任

保險1.誰負責購買保險以及金額2.保險種類3.保險風險消防以及硬件設施1.消防設施以及安全隱患2.硬件設備使用以及風險作業(yè)安全1.人2.貨物3.流程漏洞風險盈虧安全評估1.盈利點分析2.成本構成分析3.虧損分析項目運營安全和風險評估TextinhereSOP倉庫規(guī)劃管理