業(yè)務部作業(yè)流程管理程序

寧波冠捷運動器材有限公司文件名稱業(yè)務作業(yè)流程管理程序文件編號版次A01頁碼制訂日期年月日修訂日期文件變更記錄舊版本新版本編號日期變更內(nèi)容說明會簽單位簽名會簽單位簽名集團財務部業(yè)務部計劃物控部生產(chǎn)部品管部研發(fā)部管理部批準審核編制1目的：規(guī)范業(yè)務部的作業(yè)，確保能準確、及時與客戶的溝通聯(lián)絡，并把信息傳遞給各相關部門，規(guī)范客戶反饋意見及滿意度管理，確?？蛻魸M意。2范圍：報價作業(yè)、接單、訂單評審、出貨安排及客訴處理等。3流程圖：作業(yè)流程作業(yè)要點說明責任單位相關文件/表單業(yè)務發(fā)盤業(yè)務發(fā)盤業(yè)務通過展會、網(wǎng)絡等窗口對外進行公司產(chǎn)品展示。當客人有合作意向而進行詢盤時業(yè)務應將合適產(chǎn)品向客戶推薦。業(yè)務部客戶詢價fan客戶詢價fan客戶根據(jù)自身需求向業(yè)務提出報價需求。業(yè)務部新產(chǎn)品提案新產(chǎn)品提案舊產(chǎn)品不需進行成本核算，由業(yè)務按經(jīng)總經(jīng)理批準的最新價格表結(jié)合客人的具體情況進行報價。一般初次報價按公司基準價格報給客人，客人還價后，報價不得低于較低公司規(guī)定的最低價格。對于客人臨時提出的老產(chǎn)品局部更換零部件的不涉及的產(chǎn)品包裝尺寸的改型產(chǎn)品，業(yè)務需將更改要點提供給技術部重新核算價格，由總經(jīng)理核定后，再向客人發(fā)《報價單》.新產(chǎn)品須提供《新產(chǎn)品開發(fā)提案單》，經(jīng)總經(jīng)理批準后依新產(chǎn)品價格核定程序執(zhí)行。業(yè)務部《報價單》《新產(chǎn)品開發(fā)提案單》對外報價對外報價業(yè)務根據(jù)客戶需求，結(jié)合客戶性質(zhì)和客人目標市場的預計出貨量及市場狀況，編制好《報價單》對外向客人進行報價。業(yè)務部總經(jīng)理《報價單》零配件報零配件報對于客人訂單上或其它方式購買的配件或包裝物如海報等的價格核算，由業(yè)務員要求采購核定價格，經(jīng)總經(jīng)理核定最終價格給業(yè)務對外報價。業(yè)務部總經(jīng)理3.2樣品作業(yè)流程樣品需求樣品需求客人根據(jù)需要向業(yè)務提出樣品需求。業(yè)務接到客人樣品需求后編制好《樣品需求單》經(jīng)審批簽字后確認，業(yè)務根據(jù)需要與客戶確認收費金額。業(yè)務部進行樣品費用及進度的跟蹤。業(yè)務部《樣品需求單》《樣品需求單》編制分發(fā)《樣品需求單》編制分發(fā)跟單員將《樣品需求單》的樣品制作要求，運輸方式，完工日期等經(jīng)主管審核后下發(fā)給研發(fā)、品管和計劃物控部。樣品如需跟貨柜運出的，跟單員須在《樣品制造單》上標注出《生產(chǎn)指令單》的單號，同時須在對應的《生產(chǎn)指令單》上予以標注修改.業(yè)務部研發(fā)部品管部計劃物控部《樣品需求單》打樣打樣研發(fā)收到《樣品需求單》須將任務分解到具體的項目負責人和樣品組，并在規(guī)定的時限內(nèi)依客人要求完成打樣作業(yè)。樣品組《樣品需求單》Yes驗收Yes驗收跟單員須跟蹤、監(jiān)督開發(fā)部樣品制作進程，樣品完成后樣品組須知會業(yè)務和品管驗收。品管須針對樣品的安全性能、組裝功能、外觀包裝等進行檢測，業(yè)務員須檢查客戶資料符合性。業(yè)務和品管在驗收欄上簽署意見。樣品經(jīng)驗收合格后樣品組須安排入成品庫。業(yè)務部研發(fā)部《樣品需求單》發(fā)樣安排發(fā)樣安排跟單員須對樣品安排運出。樣品如隨柜運出，成品倉管員根據(jù)業(yè)務的《發(fā)貨單》和《生產(chǎn)指令單》安排出貨。樣品如需快遞或空運，業(yè)務須將地址給跟單員填寫快遞單并給業(yè)務審核。跟單員須將地址或嘜頭打印出來貼在外箱上，通知出口單證員填寫《發(fā)貨單》給資材成品倉管員，并填寫《物品出門證》給保安核對放行。業(yè)務部《樣品制作通知單》《物品出門證》《發(fā)貨單》清單發(fā)票制作清單發(fā)票制作業(yè)務發(fā)樣當日須制作樣品發(fā)票、清單，并連同快遞單號一同發(fā)送給客戶。業(yè)務須追蹤客人樣品費付費狀況，同時將付費情況知會財務，財務跟蹤樣品費到位狀況。業(yè)務部/財務3.3接單作業(yè)流程客戶訂單客戶訂單所有訂單業(yè)務應建立《訂單跟蹤表》，以便隨時掌握客人訂單動態(tài)。業(yè)務員接收到客戶的意向訂單時，須通過《訂單意向單》由指定的負責訂單排程人員回復訂單交期。新產(chǎn)品的訂單交期須通過《訂單評審表》的形式由業(yè)務跟單員發(fā)給計劃物控部、研發(fā)、品管和財務聯(lián)合評審?！队唵卧u審表》應在24小時內(nèi)全部評審完畢。常規(guī)出貨的產(chǎn)品由負責訂單排程人員和計劃物控部確認后回復給業(yè)務。原則上常規(guī)出貨的產(chǎn)品工廠交期不得超過35天，業(yè)務回復給客人的交期不得超過40天。業(yè)務部《訂單跟蹤表》《訂單意向單》《訂單評審表》訂單審核訂單審核業(yè)務員接到客人正式訂單后須負責對訂單的品種、數(shù)量、價格、付款方式和生產(chǎn)交期等條款進行初步審核，客戶訂單資料不清晰或要求不明確時業(yè)務須跟客戶確認?？蛻舸_認后相應內(nèi)容應體現(xiàn)在制造指令單上。業(yè)務部P/I預付款/審證/改證預付款/審證/改證訂單付款方式是T/T的，業(yè)務須要求客人將30%預付款打過來以便開始執(zhí)行訂單。對于不用付預付款的訂單須經(jīng)總經(jīng)理確認方可執(zhí)行。業(yè)務見到客人水單便可下單給工廠生產(chǎn)。訂單付款方式是L/C的，業(yè)務須要求客人將信用證草稿發(fā)過來給外貿(mào)單證審核。對于我們無法達到或無法接受的條款須要求客人修正到我們可接受為止。業(yè)務收到客人正式的信用證后方可下單給工廠生產(chǎn)。確認后方可下單生產(chǎn)。特殊情況下須請示總經(jīng)理批示后方可下單生產(chǎn)。業(yè)務部輸入《訂單排程表》輸入《訂單排程表》跟單員接到業(yè)務確認的訂單時應在一個工作日之內(nèi)將PI轉(zhuǎn)化成《制造命令單》并發(fā)給相關業(yè)務員以及業(yè)務主管確認。跟單員須將未生產(chǎn)的訂單依據(jù)工廠的實際產(chǎn)能按交期先后排出《訂單排程表》并定期更新，《訂單排程表》須在每周六上午發(fā)送給業(yè)務主管。業(yè)務須對訂單所有包裝資料提供的及時性負責。業(yè)務須對訂單資料進行跟催，并在訂單下達到工廠的14天之內(nèi)必須要到資料并傳遞給工廠。對于新產(chǎn)品，開發(fā)必須在接到訂單的10天之內(nèi)將中文的說明書提供給業(yè)務翻譯成英文說明書。業(yè)務應在5天之內(nèi)將說明書發(fā)給客戶確認或翻譯。業(yè)務部《訂單排程表》文件分發(fā)文件分發(fā)《制造命令單》經(jīng)主管審核及總經(jīng)理批準后由跟單員分發(fā)到生產(chǎn)和財務及相關部門。業(yè)務部計劃物控部《制造命令單》訂單變更與異常反饋訂單變更與異常反饋當生產(chǎn)存在異常有可能導致交期延誤時，生管應及時將信息反饋給業(yè)務部，由業(yè)務與客戶溝通。當業(yè)務跟單員接到客人訂單變更或補充要求時，應根據(jù)變更或補充的內(nèi)容修改相應的《制造命令單》。業(yè)務部《制造命令單》排載排載業(yè)務向客人索取貨代資料，要到貨代資料，明確目的港，收貨人和通知方，并與客戶確認C/O或FORMA，提單電放或寄正本等相關信息，并將詳細信息通知單證安排訂艙。船務根據(jù)客人要求制作《排載委托書》，委托書須明確委托方和接受方，并特別申明“未經(jīng)委托方書面確認不得放提單，否則須承擔由此給委托方造成的一切經(jīng)濟損失”。業(yè)務須對船務的《排載委托書》進行審核確認，船務再將排載委托書簽名并加蓋業(yè)務專用章后同時傳真給指定貨代和相應的出口公司?；貍鞯奈袝鴳脤ｉT的文件夾歸檔并明確標識。同時船務須將船期情況及時通知業(yè)務.業(yè)務部《排載委托書》報檢報檢出口單證員須提早10天左右將清單、發(fā)票、合同和托單、廠檢單和ROHS符合性聲明和紙箱合格證送到操作貨代辦理報檢手續(xù)。電子監(jiān)管模式應同時將相應的數(shù)據(jù)通過電子出入境產(chǎn)品質(zhì)量信息監(jiān)管軟件發(fā)送到報關行及檢驗檢疫局。發(fā)出報檢資料后24小時內(nèi)須跟蹤取得報檢號。出口單證接到驗貨信息時應及時將驗貨信息通知計劃物控部在規(guī)定的時限內(nèi)準備好樣品，在商檢人員到達前2小時，出口單證須通知OQC查核樣品準備狀況。驗貨時品管部經(jīng)理應予以陪同，以及時解答商檢人員提出的問題。品管部須配合出口單證及時提供《最終檢驗報告單》?！蹲罱K檢驗報告單》須用黑色水筆填寫，經(jīng)主管簽字審核后加蓋報檢專用的印章后作為廠檢單予以報檢。出口單證須編制《紙箱合格證數(shù)量扣減跟蹤表》，以隨時掌握箱合格證扣減狀況，及時要求供應商補充提供。業(yè)務部《最終檢驗報告單》《紙箱合格證數(shù)量扣減跟蹤表》出貨計劃編排出貨計劃編排計劃物控部依據(jù)生產(chǎn)指令單交期和《船期表》進行生產(chǎn)計劃編排，制造部依照生產(chǎn)計劃和制令要求合理組織安排生產(chǎn)。業(yè)務和出口單證員須和生產(chǎn)保持充分溝通，隨時掌握生產(chǎn)動態(tài)。出口單證員須和計劃物控部核對船期和出貨狀況。根據(jù)生管信息出口單證須將無法按期出貨的信息反饋給相關業(yè)務，業(yè)務與客人溝通以調(diào)整出貨交期。計劃物控部須確保所有訂單在船期表規(guī)定的最遲生產(chǎn)完工日期前完成，訂單完工以該單所有產(chǎn)品和所有隨柜配件全部完工為依據(jù)。業(yè)務部總經(jīng)理計劃物控部《船期表》裝柜出貨裝柜出貨出貨前出口單證須跟蹤落實商檢通關單放行狀況，同時根據(jù)生產(chǎn)完工情況安排貨柜進廠，依據(jù)操作貨代發(fā)過來的排載和上柜信息填寫好聯(lián)絡單通知出貨，經(jīng)業(yè)務主管簽字后一聯(lián)留存，一聯(lián)交給資材安排裝柜。OQC須在出貨前檢驗核對出貨產(chǎn)品和配件并監(jiān)督裝柜，所有記錄須拍照留底。資材成品倉管在貨柜裝完后須在48小時之內(nèi)將裝柜清單和配件資料清單提供給出口單證，出口單證發(fā)送給外貿(mào)單證員做裝箱單、發(fā)票和配件清單。業(yè)務部《出貨通知單》《出貨明細表》報報關船務須跟蹤操作貨代報關情況，有異常須及時處理并反饋給相關業(yè)務和主管。出貨七天內(nèi)業(yè)務須將B/L掃描件，箱單、發(fā)票、出貨資料、C/O、FORMA發(fā)給客戶。業(yè)務部押匯/收款押匯/收款船務在出貨后馬上和貨代核對提單。所有訂單的提單都須由單證掃描留底統(tǒng)一保管。船離港后指定貨代及時將碼頭費用清單傳真給船務，船務須核對費用的合理性，對于不合理的費用必須爭取得到對方認可予以糾正，確認無誤后委托操作貨代墊付。所有發(fā)生的港雜費出口單證必須全部輸入《出貨明細表》中留底。船務必須在出貨一周內(nèi)取得正本提單。指定貨代在碼頭費用結(jié)清后應立即將提單寄給船務。信用證結(jié)算的船務須在規(guī)定的時間內(nèi)取得信用證上規(guī)定的單證并移交給L/C審核單證員審核，確認所有資料齊全并完全符合交單條件后移交給財務到銀行辦理交單或押匯手續(xù)。業(yè)務部/船務財務部《出貨明細表》放單放單業(yè)務須在出貨后及時將提單掃描件發(fā)給客人確認并負責跟催貨款及時到位。收到客人付款水單后須核對出貨發(fā)票金額，在確認貨款全部到位后業(yè)務須通知單證當天安排寄單或電放。正本提單、裝箱單和發(fā)票或寄出前單證員需要給業(yè)務簽字確認。業(yè)務部/船務財務部港雜費統(tǒng)計與請款港雜費統(tǒng)計與請款出口單證須在每月10日前要到操作貨代上月的港雜費清單和所有費用發(fā)生的相關票據(jù)復印件，予以整理后與出貨明細表上的每項登記費用一一核對，無誤后填寫請款單，并附上費用發(fā)生的清單，原始票據(jù)的復印件交于業(yè)務主管審核，向工廠財務辦理請款手續(xù)。業(yè)務部出口退稅辦理出口退稅辦理由通用進出口公司的人員負責安排辦理出口退稅手續(xù)。(取得核銷單,出口退稅聯(lián),報關單等資料)通用進出口客訴受理客訴受理業(yè)務在接到客人對產(chǎn)品質(zhì)量的投訴時應立即將信息反饋到業(yè)務內(nèi)勤統(tǒng)一處理。業(yè)務部客訴調(diào)查與處理客訴調(diào)查與處理業(yè)務內(nèi)勤接到客戶抱怨信息時，須馬上填寫《客訴處理單》轉(zhuǎn)給品管部進行調(diào)查分析處理。品管部須在24小時之內(nèi)回復調(diào)查處理結(jié)果，對于需要測試才有結(jié)果的須先回復業(yè)務內(nèi)勤測試所需的時間。業(yè)務內(nèi)勤須對客訴進行全程跟蹤，并在24小時之內(nèi)以郵件方式回復業(yè)務處理結(jié)果。如需用圖片方式向客人說明的必須要求品管部提供相關操作步驟和相應的圖片說明。業(yè)務部《客訴處理單》客訴配件處理客訴配件處理因客戶抱怨產(chǎn)生的配件、運費等所有損失，業(yè)務內(nèi)勤須填寫《客訴扣款單》，經(jīng)業(yè)務主管審核和總經(jīng)理批準后分發(fā)給采購和財務，由采購通知供應商客訴原因及扣款金額，財務負責扣款的落實。所有涉及外購件的客訴采購必須要求供應商回復糾正預防措施。業(yè)務單證員須對客人需求的配件以《配件需求單》下發(fā)給生產(chǎn)單位準備并跟蹤完成。完成后告知業(yè)務相關包裝規(guī)格并安排寄出或隨柜。配件如需快遞或空運，業(yè)務須將寄送地址給跟單員填寫快遞單并給業(yè)務審核。跟單員須將地址或嘜頭打印出來貼在外箱上，并填寫《物品出