行政物資管理制度

word.zl-word.zl-行政物資管理制度1、目的為標準公司行政物資管理，明確行政物資管理流程，保證公司行政物資合理配置，特制定本制度。2、范圍指用于公司日常行政辦公的非生產(chǎn)相關(guān)物資的采購、入庫、領(lǐng)用、維修、報廢、清查等一系列管理工作。適用于公司全體部門及個人。3、行政物資分類公司行政物資主要分為兩大類，分別為固定資產(chǎn)類和低值損耗品類。3.1固定資產(chǎn)〔價值1000元以上〕，如打印機、電腦、空調(diào)、投影儀等；3.2低值損耗品〔價值1000元以下〕：3.2.1價值50元—1000元的低值損耗品，如 、機、文件柜、辦公桌椅等；3.2.2價值49元以下的低值易耗品，其中包括部門所需品和個人所需品。部門所需品：紙、復(fù)〔寫〕印紙、打印紙、墨水、膠水、訂書機、回形針、計算器、文件欄、筆筒、文件夾等。個人所需品：簽字筆〔芯〕、圓珠筆〔芯〕、鉛筆、筆記本、雙面膠、回形針、信箋紙等。4、管理部門行政部是公司日常辦公用品的管理部門，負責行政物資的管理工作。5、行政物資采購行政物資采購條件行政物資由行政人員每月5號前進展集中采購。各部門每月，填制辦公用品需求單，經(jīng)本部門主管審批后遞交行政部。以下兩種條件至少滿足一種時，應(yīng)著手辦理行政物資采購相關(guān)事宜：a各部門需要而公司庫房沒有備存該類行政物品；匕庫房該類行政物資數(shù)量低于用品需求量。物資采購流程5.2.1在滿足物資采購條件時，行政部跟據(jù)庫存記錄，提出采購申請，填寫?行政物資采購申請單?〔詳見附件1〕;5.2.2價值1000元以下的低值損耗品，由分管行政的副總經(jīng)理審核；5.2.3價值1000元以上的行政物資，由分管行政的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審定；5.2.4價值20000元以上的行政物資，由分管行政的副總經(jīng)理、總經(jīng)理雙審核后，經(jīng)管會審定；5.2.5行政部物資管理相關(guān)人員憑審定后的?行政物資采購申請單?進展采購；〔1〕凡采用單一來源采購方式〔包括定點采購〕的，遵循擇優(yōu)的原那么，按照權(quán)限由行政部門與行政局部管副總共同確定供給商。〔2〕所采購的辦公用品到貨后，由行政人員按送貨單進展驗收，經(jīng)核對〔名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、質(zhì)量等〕無誤后，在送貨單上〔一式二聯(lián)〕簽字，并逐一登記電腦中，然后將送貨聯(lián)留存歸類，另一送貨回單聯(lián)交送貨人帶回送貨單位做結(jié)算憑據(jù)?！?〕付款方式，行政部收到供貨單位發(fā)票后，須與電腦中登記數(shù)據(jù)及存根的送貨單核對無誤后，填寫付款通知單，逐級審核簽字后，做好登記，最后交財務(wù)處負責支付或結(jié)算?！?〕辦公用品由行政部根據(jù)各個部門所提需求進展分發(fā)，各部門登記，寫明日期、品名與數(shù)量等，另有需要時領(lǐng)用人要填寫領(lǐng)用登記表?？记绊氈篴、各部門每25-30號遞交辦公用品需求表到行政部。匕、按照先審批后購置的原那么，未經(jīng)審批購置的辦公用品將不予報銷。c、各部門及個人領(lǐng)用的辦公用品〔固定資產(chǎn)〕不得挪做私用、防止浪費、損壞和喪失。5.2.6供給商的選擇由行政部年初向三家以上供給商進展綜合比價，選擇價低質(zhì)優(yōu)的供給商對日常采購貨物進展供貨并簽定協(xié)議供貨合同；5.2.7行政物資一般由行政部向供給商采購，電子類行政物資〔如個人計算機〕,可以經(jīng)行政副總同意并授權(quán)相關(guān)部門采購；5.2.8對特殊需求的行政物資由行政部進展三家以上供給商比價，選擇價低質(zhì)優(yōu)的供給商方能采購；5.2.9行政部應(yīng)建立行政物資庫存量檔案，每月限定時間清查賬本，發(fā)現(xiàn)庫存物資不夠應(yīng)及時添置。6、行政物資入庫6.1經(jīng)檢驗合格的采購物資可以辦理物資入庫手續(xù)。6.2行政物資入庫流程6.2.1采購來的行政物資交給物資管理相關(guān)人員管理；6.2.2物資管理人員再次清點?購銷合同?和?行政物資采購申請單?上所列各項指標，對照質(zhì)量和數(shù)量；6.2.3清點無誤后根據(jù)入庫物品、時間、型號等填寫?行政物資入庫明細表?〔詳見附件2〕同時備份存檔。6.3行政物資入庫要求拒絕不合格或手續(xù)不齊全的物資入庫，杜絕只見入庫單不見實物的現(xiàn)象；入庫時，行政部相關(guān)人員必須查點物資的數(shù)量、規(guī)格型號、合格證件等工程，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質(zhì)量不合格時，不得辦理入庫手續(xù)；如有多領(lǐng)的行政物資需要退庫時，必須由物資管理員填寫物資入庫單，辦妥手續(xù)前方可入庫；人員離職時，由物資管理員將分派給個人的行政物資收回入庫，如物資回收時因保管、使用不當或成心損壞造成損失，由使用者酌情賠償。7、行政物資領(lǐng)用行政物資領(lǐng)用依據(jù)被規(guī)劃為公司固定資產(chǎn)的行政物資，在員工入職時按各崗位、職級等對應(yīng)標準領(lǐng)用，原那么上不再增補，假設(shè)破損、殘舊需更換的必須向行政部提出申請；7.1.2低值損耗品的領(lǐng)用可依據(jù)歷史記錄（如以過去半年耗用平均數(shù)）,經(jīng)歷法那么（估計消耗時間）設(shè)定領(lǐng)用頻率，并可隨部門或人員的工作狀況隨時調(diào)整發(fā)放頻率，同時低值損耗品的領(lǐng)用實行以舊換新原那么，但純消耗品不在此列；行政物資領(lǐng)用流程行政物資由領(lǐng)用人填寫?行政物資領(lǐng)用申請單?〔詳見附件3〕，由部門負責人簽字確認前方可領(lǐng)用；行政部將?行政物資領(lǐng)用申請單?附著在?行政物資出庫明細單?后存檔，按照物資領(lǐng)用單上所列名目向領(lǐng)用人發(fā)放行政物資。行政物資領(lǐng)用要求本著節(jié)約與自愿的原那么，可不領(lǐng)用或少領(lǐng)用的應(yīng)盡量節(jié)約；需要以舊換新的行政物資，如發(fā)生遺失，更換時視具體情況給予一定經(jīng)濟賠償；新入職職員到職時如需要領(lǐng)行政用品的,由人力資源部按流程統(tǒng)一向行政部提出行政用品申領(lǐng)要求；物品領(lǐng)用后，遵從誰領(lǐng)用，誰管理的原那么。個人物資由申請者個人負責，部門物資由該部門負責人負責，具體界定范圍參考本制度第三條；領(lǐng)用的行政物資嚴禁個人帶回家使用；8、行政物資報修行政物資的報修條件以下兩種條件同時滿足可將損壞物資交至行政部聯(lián)系維修，其中屬個人物資由個人提出報修申請，部門物資由該部門負責人申請。價值為50元以上的低值損耗品或固定資產(chǎn)；物資在正常工作當中由于自然磨損等原因造成非人為損壞；8.2行政物資報修流程8.2.1損壞物資為電腦、機等電子產(chǎn)品，由物資使用人先行聯(lián)系系統(tǒng)集成部技術(shù)人員進展初期檢查、維修、調(diào)試；8.2.2經(jīng)系統(tǒng)集成部調(diào)試確定為發(fā)生嚴重損壞的行政物資，由物資使用者向行政部提出維修申請，并填寫?行政物資報修申請單?〔詳見附件5〕，按照物資采購相應(yīng)審批標準由相關(guān)負責人審核、審定；8.2.3行政部憑審定通過的?行政物資報修申請單?聯(lián)系維修單位維修，并將申請單存檔；8.2.4修理完畢后由管理員歸還使用人員，并做維修記錄，物資使用者在記錄單上簽字；8.2.5維修時如需更換零部件需報修人員按照物資采購流程和物資領(lǐng)用流程辦理相關(guān)手續(xù)。8.3行政物資報修要求8.3.1由于使用不當?shù)葌€人原因造成物資損壞的，也可報行政部維修，但產(chǎn)生費用須個人承當；把個人辦公物資借給他人而造成損壞的，維修費用由借出者個人承當；行政部作維修記錄時必須將?行政物資報修申請單?附在維修簿上存檔，以便公司日后的物資清查管理。9、行政物資報廢行政物資報廢條件以下兩種條件同時滿足可辦理行政物資報廢：被劃分為公司固定資產(chǎn)的行政物資；使用期滿并喪失使用效能或由于各種原因造成損壞且無法修理或無維修價值。行政物資報廢流程物資損壞部門負責人向行政部提出物資報廢要求；由行政部人員填寫?行政物資報廢申請單?〔詳見附件7〕，詳細填寫物資分類號，編號，名稱，規(guī)格型號，單價，數(shù)量等資料；行政部將申請表交至行政部負責人處組織相關(guān)人員進展初審，并提出報廢初審意見，有再利用價值的交還報修人員，無再利用價值的交由分管行政副總經(jīng)理審核，并作報廢處理；行政部人員根據(jù)?行政物資報廢申請單?所列名目，向部門收回報廢物資；9.2.5行政部人員憑?行政物資報廢申請單?到財務(wù)處銷賬，做到帳、物同時注銷。9.3行政物資報廢要求為保證物資經(jīng)常處于良好狀態(tài)和賬實相符，除因無法妥善存放的物資專項報廢外，物資報廢每年年終進展一次；固定資產(chǎn)報廢必須由相關(guān)領(lǐng)導、專業(yè)人員、行政部人員、財務(wù)人員等相關(guān)人員會同鑒定，按照物資報廢流程嚴格執(zhí)行；因個人或部門保管、保養(yǎng)不善造成的物資報廢，應(yīng)由個人或部門負責人寫出詳細報告并根據(jù)損失程度承當經(jīng)濟賠償；報廢物資一經(jīng)批準報廢，必須將實物交回行政部處理，不得隨意丟棄；凡有修舊利廢價值的，應(yīng)充分實現(xiàn)其再利用價值，進展物資維修工作，不得隨意做報廢處理。10、行政物資清查行政物資清查條件公司應(yīng)對價值100元以上的行政物資做定期清查核算。行政物資清查流程在行政物資清查工作開場之前，由行政部負責人布置清查工作，確定清查范圍、時間和應(yīng)到達的要求；行政部相關(guān)人員從臺帳上將所有符合清查條件的行政物資與實際物資進展核對，并跟據(jù)?行政物資領(lǐng)用申請單?、?行政物資入庫明細單?和?行政物資出庫明細單?做具體校對，同時行政部人員應(yīng)停頓行政物資的收發(fā)活動，將物資分類擺放有序，嚴禁實物流動；物資清查中發(fā)現(xiàn)帳實不符，應(yīng)及時查明原因，以書面形式給出相應(yīng)處理意見，并按照價格根據(jù)物資采購報批標準上報相關(guān)負責人審核、審定；由審定人確定差異處理決定和對相關(guān)責任人的處置決定。10.3行政物資清查要求10.3.1行政部負責人每季季末進展行政物資清查，每年年末會同物資使用部門、財務(wù)部等部門進展年度盤點，并將工作記錄裝訂成冊保管存檔；10.3.2清查過程中要分配專人負責清點、專人負責記錄、專人負責監(jiān)視。清查過程中，除了要保證清點數(shù)量準確外，還要關(guān)注各類行政物資的價值有無減損、有無超儲積壓、浪費等現(xiàn)象；10.3.3清查過程中如有固定資產(chǎn)需作報廢處理的，必須按審批程序經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審核批準后才可處理，否那么一律不準自行調(diào)整；3.4清查中假設(shè)遇固定資產(chǎn)缺失或質(zhì)量上的問題〔如超期、老化、變質(zhì)或損壞等〕，應(yīng)及時用書面的形式向相關(guān)領(lǐng)導匯報，如因臺帳管理人員等由于疏忽等自身原因造成公司固定資產(chǎn)帳實嚴重不符，須視具體情況給予經(jīng)濟處分。11、附那么行政物資管理嚴格按照本制度執(zhí)行，責任落實到崗位，失