龍湖地產(chǎn)文控管理

目錄一、文控管理的目的二、文控管理的范圍三、文控管理體系四、文控管理系統(tǒng)建立與執(zhí)行一、文控管理的目的一、文控管理的目的目的規(guī)范公司文件、圖紙等資料及信息的管理有效保護(hù)和利用公司的資料及信息增強(qiáng)公司資料及信息的及時性、一致性和有效性一、文控管理的目的企業(yè)檔案的特點(diǎn)企業(yè)檔案的歷史記錄性企業(yè)檔案的信息資源性企業(yè)檔案的法律憑證性二、文控管理的范圍二、文控管理的范圍1、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件資料；2、總經(jīng)辦及各部門形成的制度性管理文件等；3、項(xiàng)目開發(fā)過程中的文件、圖紙、數(shù)據(jù)信息及影像資料等；4、員工在從事公司的主要經(jīng)營活動中形成的、對公司具有保存價值和利用價值的其他資料等。三、龍湖地產(chǎn)文控管理體系一級二級三級自下而上的信息資料收集自上而下的信息資料傳達(dá)集中和分散相結(jié)合三級文控的體制三、公司文控管理體系—三級文控管理體制公司檔案管理員設(shè)計(jì)管理部內(nèi)業(yè)成本管理部內(nèi)業(yè)戰(zhàn)略拓展部內(nèi)業(yè)工程管理部內(nèi)業(yè)營銷管理部內(nèi)業(yè)商業(yè)運(yùn)營部內(nèi)業(yè)計(jì)劃財(cái)務(wù)部內(nèi)業(yè)行政人事部內(nèi)業(yè)項(xiàng)目1工程內(nèi)業(yè)項(xiàng)目2工程內(nèi)業(yè)項(xiàng)目1銷售內(nèi)業(yè)項(xiàng)目2銷售內(nèi)業(yè)第一級——公司檔案管理員：負(fù)責(zé)公司級別的文檔和圖說資料的歸檔保存，如：政府批文、證書、報(bào)告、合同、竣工圖（均為原件）以及資料光盤等。第二級——各部門內(nèi)業(yè)：建立本部門的文檔管理體系，作為本部門的信息樞紐，管理部門文檔、圖說資料的流轉(zhuǎn)、簽章、歸檔。第三級——項(xiàng)目內(nèi)業(yè)：在多項(xiàng)目同時運(yùn)作的情況下，部門文員下面需再進(jìn)行崗位細(xì)分。如工程管理部可分項(xiàng)目單獨(dú)設(shè)立項(xiàng)目工程內(nèi)業(yè)，獨(dú)立管理項(xiàng)目的文控工作。三、公司文控管理體系—三級文控管理體制四、文控管理系統(tǒng)的建立與執(zhí)行1、第一級文控管理2、第二、三級文控管理1、第一級文控管理3）、公司檔案室分類目錄2）、公司檔案室管理辦法1）、第一級文控管理的執(zhí)行人公司檔案管理員

第一級文控管理的執(zhí)行人四、第一級文控管理_執(zhí)行人四、第一級文控管理—檔案管理辦法一、XX地產(chǎn)檔案管理辦法：為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司的各項(xiàng)目工作服務(wù)，增加公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司實(shí)際情況，擬定公司檔案管理制度，明確檔案建檔范圍、機(jī)制、職責(zé)、編號系統(tǒng)、保管、借閱、銷毀等各項(xiàng)管理辦法，形成制度性文件，指導(dǎo)部門/項(xiàng)目文控管理辦法的編制。XX

檔案的分類是指根據(jù)檔案的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對檔案進(jìn)行分門別類，從而使庫藏全部檔案成為一個條理化的具有一定從屬關(guān)系的檔案系統(tǒng)。四、第一級文控管理—檔案分類科學(xué)、合理的檔案分類體系是檔案管理?xiàng)l理化的先決條件一、常用的文檔分類方法：1、職能分類2、時間分類3、作者分類4、專題分類5、項(xiàng)目分類6、型號分類7、區(qū)域分類8、外形分類檔案的分類方式多種，在實(shí)際工作中應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況編制檔案分類目錄

在多項(xiàng)目同時運(yùn)行的情況下，建議檔案首先要按項(xiàng)目分開分類管理四、第一級文控管理—檔案分類XX地產(chǎn)檔案室分類目錄：四、第一級文控管理檔案根據(jù)文件資料的來源、時間、內(nèi)容、性質(zhì)等分為若干層次和類別，檔案分類除大類外，同時區(qū)分保密、保密程度等。

公司檔案室分類歸檔目錄與部門、項(xiàng)目檔案分類目錄對接XX2、第二、三級文控管理3）、部門/項(xiàng)目檔案分類目錄（參照第一級）2）、部門/項(xiàng)目檔案管理辦法（參照第一級）4）、部門/項(xiàng)目檔案流轉(zhuǎn)流程、標(biāo)準(zhǔn)、模板5）、部門/項(xiàng)目檔案實(shí)際處理1）、第二、三級文控管理的執(zhí)行人部門/項(xiàng)目內(nèi)業(yè)

第二、三級文控管理的執(zhí)行人四、第二、三級文控管理—執(zhí)行人部門/項(xiàng)目內(nèi)業(yè)文控管理內(nèi)外協(xié)調(diào)日常管理計(jì)劃跟蹤數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)四、第二、三級文控管理—執(zhí)行人內(nèi)外協(xié)調(diào)文控管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)計(jì)劃跟蹤日常管理與外部分供商、公司其他部門的溝通協(xié)調(diào)信息、資料收集整理，傳遞、傳閱，可利用信息、資料的歸檔、清除

建立部門臺賬，相關(guān)數(shù)據(jù)的收集、利用

協(xié)助計(jì)劃編制，計(jì)劃跟蹤、反饋

部門會議安排、會議服務(wù)、后勤等其它配合事宜四、第二、三級文控管理—執(zhí)行人四、第二、三級文控管理—執(zhí)行人參照公司檔案管理辦法，根據(jù)各部門/項(xiàng)目實(shí)際情況，擬定部門/項(xiàng)目檔案管理辦法，做為部門/項(xiàng)目檔案管理的依據(jù)：四、第二、三級文控管理—檔案管理辦法一、城市建設(shè)檔案分類目錄：四、第二、三級文控管理體系—檔案分類二、XX地產(chǎn)各部門檔案分類目錄:參照公司檔案檔案室分類目錄，根據(jù)各部門/項(xiàng)目實(shí)際情況，擬定部門/項(xiàng)目檔案分類目錄：根據(jù)部門檔案分類，梳理部門各類型檔案的流轉(zhuǎn)流程、標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任單位、數(shù)量、模板等（結(jié)合公司工作流程）四、第二、三級文控管理體系—檔案流轉(zhuǎn)參考資料：檔案實(shí)際處理程序：1、收/發(fā)文登記2、收發(fā)文的督辦3、檔案歸類4、檔案編號、預(yù)立卷存檔5、檔案的保管與利用6、電子光盤、照片、影音等資料的保存7、檔案的銷毀8、注意事項(xiàng)四、第二、三級文控管理體系—檔案處理程序1、收發(fā)文登記—強(qiáng)調(diào)可追溯性收發(fā)文登記本的基本要素：文件編號、文件性質(zhì)、文件名稱、份數(shù)、收/發(fā)文單位、收文人、收文時間、備注四、第二、三級文控管理體系—檔案處理程序2、收文的閱辦:分辦、擬辦、批辦、傳閱、承辦發(fā)文的催辦和查辦四、第二、三級文控管理體系—檔案處理程序3、檔案歸類----鑒別檔案類別根據(jù)檔案性質(zhì)、價值、密級，鑒別檔案屬類？四、第二、三級文控管理體系—檔案處理程序4、檔案的編號預(yù)立卷存檔鑒定檔案類別檔案編號系統(tǒng)檔案編號完善檔案目錄同時完善收發(fā)文登記本編號完善檔案目錄電子版四、第二、三級文控管理體系—檔案處理程序5、檔案的保管與利用1、部門內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)部門檔案的保管工作，不得隨意損毀、丟失公司檔案，不能擅自向他人提供、抄錄、公布公司檔案，不得隨意涂改、偽造檔案，不得倒賣檔案牟利或?qū)n案贈送給其他人，不得玩忽職守，造成檔案損失。2、部門人員查閱部門檔案的，查閱完畢后需盡快歸還，相關(guān)部門人員需查閱或借閱部門檔案的，需填寫借閱登記表，并督促盡快歸還。借閱登記表樣表四、第二、三級文控管理體系—檔案處理程序6、電子光盤、照片、影音等資料的保存電子光盤、照片、影音資料的存檔流程收到/產(chǎn)生資料導(dǎo)入計(jì)算機(jī)存檔貼標(biāo)簽注明名稱、主要內(nèi)容、時間、地點(diǎn)等信息存檔并完善檔案目錄四、第二、三級文控管理體系—檔案處理程序7、檔案的銷毀

檔案室負(fù)責(zé)承辦檔案的鑒定和銷毀工作，任何個人不得隨意損毀檔案申請檔案鑒定鑒定小組鑒定造具銷毀清冊碎紙機(jī)銷毀檔案銷毀程序四、第二、三級文控管理體系—檔案處理程序1、部門內(nèi)業(yè)應(yīng)督促本部門辦理具體事項(xiàng)的人員及時上交應(yīng)歸檔的文件材料，部門內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)歸口部門文檔的收、發(fā)、存程序2、新辦理的