某企業(yè)檔案管理培訓(xùn)課程課件

某企檔案管理培Page

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3檔案是對所做工作

,業(yè)務(wù)事項(xiàng)的相應(yīng)記錄。檔案記錄的作用是

:檔案管理就是要按照相關(guān)專業(yè)要求、方法

,結(jié)合案的歸檔方法

,以及在快速找檔案方面

(如何進(jìn)行目視化管理

)下工夫

,使之達(dá)到一目了然

,提高檔案找效率的Page

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43.

彩色斜線的目視化管理七、檔案保留期限的確認(rèn)八、及時(shí)更新與作廢銷毀Page

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7有關(guān)文件的收發(fā)在我們公司一般是文管中心的事務(wù)但作為文職人員就會(huì)與文管工作系統(tǒng)有關(guān)還是需要多了解一些。收文：收外部門或外單位送來的文件程序：簽收

——登記

——跟催

——分類

——整合

——建檔。簽收：登記容：檔案編號(hào)、收文日期、收文順序號(hào)、來Page

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8分類：根據(jù)文件容、部門、時(shí)間、性質(zhì)分別進(jìn)行歸類。建檔：分類整合后文件入檔進(jìn)行檔案管理。2.發(fā)文程序公文名稱大綱

—>撰稿

—>審稿

—>打印

—>校對

—>審核

—>復(fù)印

—>分發(fā)

—>歸檔。a.

編審稿件時(shí)必須按公司呈、函、令等公文文件規(guī)范化Page

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9b.

撰稿以一文一事為原則，所寫容必須條理分明，d.

審核：文別、速別、附件、承辦單位、時(shí)間等否符合要求；附件點(diǎn)檢清楚，隨公文一齊送。e.

分發(fā)：送各相關(guān)單位，并由接收人員在文件簽收Page

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10隨著

ISO9000的深入，每個(gè)文職人員不僅要對文件的處理有相當(dāng)能力，同時(shí)還要具備對原始數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析能力，特別是生部門中的文職人員。常見的統(tǒng)計(jì)方法有品管七大手法中的管制圖、層別法、柏拉圖等。能從原始數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)其在聯(lián)系，得到一定的信息和規(guī)律是其統(tǒng)計(jì)分析能力表現(xiàn)之一。凡是經(jīng)手文件一份不能丟，所建立檔案分門別類、簡單

明

了

，

使

文件文便迅速。更詳細(xì)的文檔管理要求在下一節(jié)講述。Page

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11追溯性和可參考性。因此檔案管理在現(xiàn)代各類管理理論中都是重要的一節(jié)也是一項(xiàng)非常專業(yè)的工作現(xiàn)提供一些簡單的檔案管理知識(shí)請各文職人員結(jié)合公司《文件管理辦法》做好本部門文件資料的管理為上級(jí)主管提供一個(gè)強(qiáng)大的資訊資源庫。檔案管理指檔案管理過程中之點(diǎn)收整理登記分類編案編目裝訂入檔保管檢調(diào)清理銷毀移轉(zhuǎn)注銷安全維護(hù)及其他有關(guān)事項(xiàng)之處理。Page

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12填注於對照表各方格核管制案件。Page

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13§

檢調(diào)

:

指依有關(guān)目錄迅速得所需之案件供業(yè)務(wù)單§

調(diào)案記錄卡指隨案登記調(diào)案紀(jì)錄動(dòng)態(tài)。§

清理指定期檢檔案適時(shí)辦理銷毀?！?/p>

案指同一案情經(jīng)予分類編案編目整理後之各§

件指每一收文或發(fā)文連同其簽辦之文件各稱一件。Page

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146>原件附有不應(yīng)歸檔之附件者應(yīng)將原件邊同附件退Page

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15檔案分類通常以類綱目節(jié)為度

(

也有以某種規(guī)編號(hào)為準(zhǔn)

)如仍不敷用得在節(jié)之後另以小數(shù)點(diǎn)補(bǔ)充§

選用各級(jí)項(xiàng)目名稱以能充分表示檔案容性質(zhì)原則其意義必須清晰不

宜

含

混

籠

統(tǒng)§

所用之項(xiàng)目名稱應(yīng)有一定之範(fàn)疇不宜過於廣泛並§

各級(jí)項(xiàng)目名稱以簡為主字?jǐn)?shù)以二至九字為準(zhǔn)§

檔案分類各級(jí)項(xiàng)目名稱及其代表符號(hào)經(jīng)確定後即編Page

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16§

檔案分類表一經(jīng)確定不宜任意修改§

檔案分類表各級(jí)項(xiàng)目應(yīng)預(yù)留若干空格以備將來業(yè)務(wù)§

檔案應(yīng)分別以文書性質(zhì)來源時(shí)間容為案名

;§

每一檔案夾以存放同一分類號(hào)之各案為原則如同一類之案件過多時(shí)得用續(xù)夾依年度檔號(hào)大小順序排列§

檔案管理單位對收到歸檔公文以當(dāng)日處理完畢入檔Page

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17§

檔案借出時(shí)應(yīng)將所調(diào)檔案及調(diào)案人部門姓名日§

借調(diào)機(jī)密檔案應(yīng)向上司匯報(bào)後再行處理§

檔案如已被他人調(diào)用時(shí)應(yīng)向前調(diào)案人催還再依手§

調(diào)案人不得在檔案處所擅自檢取或翻抄錄案卷§

借調(diào)之檔案不得泄密拆散塗改抽換轉(zhuǎn)借轉(zhuǎn)抄遺失非經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印Page

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18§

借調(diào)檔案要有一定的期限愈期不還者呈報(bào)上級(jí)處理

;§

歸還檔案不得有缺漏塗改增損抽換拆散等現(xiàn)象;§

檔案歸還後應(yīng)在登記表上注明還案日期以便考。5.保管1>檔案室應(yīng)經(jīng)常保持乾燥並注意加強(qiáng)其通風(fēng)設(shè)備2>

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