15、證券營業(yè)部客戶檔案管理辦法

國海證券有限責(zé)任公司證券營業(yè)部客戶檔案管理方法總則第一條為加強(qiáng)對營業(yè)部客戶檔案管理工作，防范風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合營業(yè)部的實(shí)際特制定本方法。其次條客戶檔案管理工作是營業(yè)部工作的重要組成部分，擔(dān)負(fù)著服務(wù)和真實(shí)記錄客戶辦理業(yè)務(wù)過程的重要任務(wù)，各營業(yè)部必需嚴(yán)格執(zhí)行客戶檔案管理方法的規(guī)定。第三條存取憑單由財(cái)務(wù)人員保管，不列入客戶檔案管理范圍?？蛻魴n案管理原則第四條客戶檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)部統(tǒng)一制定客戶檔案管理方法，各營業(yè)部負(fù)責(zé)組織實(shí)施。第五條客戶檔案是營業(yè)部的重要資料，必需由營業(yè)部指定專管員統(tǒng)一歸檔保管,任何人不得占為已有。第六條提高客戶檔案管理的保密系數(shù)和平安性，實(shí)行雙人入庫，雙人查閱方法,建立查閱登記制度。第七條對客戶檔案進(jìn)行剛好分類、整理、歸檔，提高管理質(zhì)量與效率。第三章客戶檔案歸檔范圍第八條營業(yè)部客戶檔案指客戶在營業(yè)部進(jìn)行交易活動(dòng)的全部相關(guān)資料，具體包括以下十類：（一）開戶資料（含股東賬戶、資金賬戶開戶有關(guān)合同、申請表等及相關(guān)證件復(fù)印件）；（二）銀證轉(zhuǎn)賬協(xié)議、網(wǎng)上交易協(xié)議；（三）銷戶資料；（四）修改開戶資料、密碼修改、掛失、凍結(jié)、解凍資料；（五）轉(zhuǎn)托管、指定交易、撤指定交易資料；（六）托付憑單；（七）授權(quán)托付書；（八）二級市場代理配售協(xié)議；（九）客戶錄音、錄像資料；（十）其他資料。第四章客戶檔案的整理和保管第九條分類編號。全部客戶檔案應(yīng)按時(shí)間先后依次排列分類編號、整理，裝訂登記造冊，分類保管。第十條資料裝訂。裝訂客戶檔案應(yīng)將資料上的訂針、別針去除，以免資料破損，同時(shí)要有封面、封底，注明每卷資料的份數(shù)、張數(shù)、頁碼、起止日期、資料名稱、裝訂日期、卷宗編號、裝訂人、復(fù)核人簽名蓋章；股東賬戶開戶資料按股東編號從小到大的依次排列，每200份裝訂一冊；其余資料可按月、季、年或份數(shù)裝訂一冊，保證資料的連續(xù)性、完整性和可塑性。第十一條填寫《客戶檔案登記表》（見附件：表一）?？蛻魴n案裝訂成冊后，應(yīng)將資料按種類分類，建立客戶檔案登記簿，進(jìn)行逐卷登記。第十二條客戶檔案保管?？蛻魴n案的保管應(yīng)由營業(yè)部指定專人保管，實(shí)行經(jīng)辦人與保管人分別的監(jiān)管制度。每月移交給營業(yè)部專職保管員保管，移交時(shí)，要建立移交登記簿，注明移交的種類、份數(shù)、移交時(shí)間、移交人、接收人等。第十三條借用其他營業(yè)部席位開股東賬戶的營業(yè)部，須定期將客戶的股東賬戶檔案交出借席位的營業(yè)部的專職保管員保管(受理營業(yè)部留存股東賬戶開戶資料復(fù)印件備查)。移交時(shí)，要建立登記簿，注明營業(yè)部名稱、移交的種類、份數(shù)、移交時(shí)間、移交人、接收人。第十四條保管要求（一）保管員應(yīng)具有良好的職業(yè)操守，工作仔細(xì)、細(xì)致，完整地保管客戶檔案資料；（二）客戶檔案存放處應(yīng)平安、防盜、防火、防水、防蛀，聲像資料和磁盤要避光、隔熱處專柜保管；（三）保管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，要辦理移交手續(xù)，要有經(jīng)辦人、監(jiān)交人簽名，由營業(yè)部經(jīng)理審批后方可離開；（四）上述（一）至（八）類客戶檔案要求保存二十年以上，（九）類保存三個(gè)月以上。查閱第十五條查閱客戶資料要建立查閱登記制度，辦理查閱手續(xù)，具體記錄查閱狀況。查閱時(shí)，須填寫《客戶資料查閱登記表》（見附件：表二），并經(jīng)交易部經(jīng)理簽字審批。只限于在規(guī)定的地點(diǎn)內(nèi)查閱，不能私自帶走，公司內(nèi)部查閱也需辦理查閱手續(xù)。查閱人的確須要復(fù)印或拍照查閱資料的，須經(jīng)營業(yè)部總經(jīng)理審批，并做好復(fù)印或拍照資料的記錄。第十六條查閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的資料，不得在資料上畫圈、劃線與涂改，不得向無關(guān)人員或外部人員泄露客戶檔案內(nèi)容。第十七條外單位或客戶查閱客戶檔案的，營業(yè)部要仔細(xì)審查查閱人的有效證件，若要求復(fù)印或拍照資料的，將對外復(fù)印或拍照的資料留底，注明該資料供應(yīng)應(yīng)的單位名稱、事由、時(shí)間、經(jīng)辦人，報(bào)總經(jīng)理審批，重要資料的查詢、復(fù)印或拍照還須向經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)部報(bào)告。具體受理手續(xù)如下：受理人民法院等執(zhí)法部門查閱客戶資料的手續(xù)。人民法院等執(zhí)法部門因?qū)徖戆讣氁驙I業(yè)部查詢客戶檔案資料或查閱與案件有關(guān)的會計(jì)憑證、賬冊、報(bào)表、客戶開戶登記表等相關(guān)資料時(shí)，營業(yè)部應(yīng)當(dāng)主動(dòng)協(xié)作。在查閱時(shí)，人民法院等執(zhí)法部門應(yīng)當(dāng)向營業(yè)部出具正式公函，由交易部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核。經(jīng)營業(yè)部總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)，并要求查閱人員對營業(yè)部供應(yīng)的資料保守隱私。受理客戶股東賬戶檔案本人查閱資料的手續(xù)。由客戶本人提交《客戶查閱資料申請書》（見附件：表三），經(jīng)辦員驗(yàn)明“三證”和《客戶查閱資料申請書》后，將《客戶查閱資料申請書》、客戶證件交交易部經(jīng)理審批簽字后，指定專人負(fù)責(zé)查閱，查閱時(shí)，要實(shí)行有效措施，留意對其它客戶資料的保密。受理客戶的合法代理人查閱資料的手續(xù)。由客戶的合法代理人提交《客戶查閱資料申請書》，經(jīng)辦員驗(yàn)證客戶的“三證”及代理卡或經(jīng)公證的托付代辦書、代理人的有效身份證明文件，并通過電腦資料查詢核對無誤后，將客戶證件、《客戶查閱資料申請書》交交易部經(jīng)理審批簽字后，指定專人負(fù)責(zé)查閱。受理客戶的繼承人查閱資料的手續(xù)。由客戶的繼承人提交《客戶查閱資料申請書》、公證書、有效身份證明文件、股東代碼卡、資金賬戶卡，柜員核對證件及填妥的《客戶查閱資料申請書》無誤后，將客戶證件、《客戶查閱資料申請書》交交易部經(jīng)理審批簽字，并指定專人負(fù)責(zé)查閱。已死亡的客戶家屬查閱該客戶資料的，還須供應(yīng)客戶死亡證明及證明查閱人與該客戶法律關(guān)系的有效法律文件，如戶口簿、結(jié)婚證等。第十八條查閱歸還時(shí)，必需當(dāng)面交點(diǎn)清晰，如有發(fā)覺有遺失或損壞的，應(yīng)馬上向營業(yè)部負(fù)責(zé)人報(bào)告，剛好進(jìn)行處理；歸還后，注明歸還時(shí)間，查閱人、接收人簽名。客戶檔案遺失、泄密責(zé)任第十九條客戶檔案遺失，泄密按其行為所造成不良影響的，依據(jù)情節(jié)輕重，賜予通報(bào)指責(zé)、記過處分、記大過、警告、嚴(yán)峻警告或辭退，觸犯刑法的，將移交司法機(jī)關(guān)，依法追究其刑事責(zé)任。造成經(jīng)濟(jì)損失的參照《國海證券有限責(zé)任公司營業(yè)部差錯(cuò)處理管理方法》懲罰。附則其次十條本方法由經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)說明和修訂。其次十一條本方法自下發(fā)之日起執(zhí)行。附件：1、《客戶檔案登記表》2、《查閱客戶資料登記表》3、《客戶查閱資料申請書》附表一：客戶檔案登記表檔案名稱：檔案編號檔案起止日期份數(shù)起止編號裝訂人復(fù)核人歸檔日期保管人附表二：查閱客戶資料登記表查閱日期/時(shí)間查閱單位/人查閱資料名稱及編號查閱緣由經(jīng)辦人交易部經(jīng)理簽章歸還日期\時(shí)間接收人查閱人復(fù)印或拍照哪些資料總經(jīng)理簽章附表三：