公文紅頭制作及word公文排版講義

——#—公文紅頭制作及word公文排版講義文件紅頭制作及word公文排版劉海生主要有兩方面的內(nèi)容，一是Coreldraw制作文件紅頭，二是Word公文排版。我們先來看一下如何利用coreldraw軟件制作紅頭，大家可以到文秘群共享下載安裝此軟件。1．設定頁邊距。打開軟件，選新文件，點擊左側工具欄中第四個手繪工具右下方的黑色三角，選度量工具，此時在菜單欄下會出現(xiàn)一行度量工具欄，點擊垂直度量工具。在頁面上拖拽，量出72mm距離，（為什么是72mm，因為版心到上頁邊距的距離是37mm,發(fā)文機關標志上邊緣到版心的距離是35mm,一相加所以是72mm.）點擊上方標尺欄，拖拽出一條標尺線，與度量工具下邊緣對齊，度量工具上邊緣與上頁邊重合，刪除度量工具。2．輸入文字。選取左側工具欄中的文字工具，點擊頁面輸入文字，注意不要拖拽文字框，直接輸入文字就可以，（輸入吉林省長白山保護開發(fā)區(qū)管理委員會池南區(qū)管委會文件），選中文字，選方正小標宋字體，點選工具欄中的選取工具圖標，在上方的物件大小欄中輸入字寬145mm，字高18mm，并回車確認。

拖拽文字，使文字上邊緣與水平標尺相切，選中文字，選擇上方標題欄中的安排中的對齊與分布，頁面中心打鉤，并將左側的鉤點掉，此時標題即居于頁面中心，雙擊軟件右下角黑色方框，彈出標準填色選項卡，選擇名稱中的red，確定。3．點擊工具欄手繪工具，畫出一條直線，調(diào)整直線的長度為156mm，高度為0?4mm，利用度量工具使其距離發(fā)文機關文字下邊緣30mm,選擇上方標題欄中的安排中的對齊與分布，居中，保存。雙擊右下角的黑色方框，在外框筆復選項下，選彩色選項卡，選紅色，文頭制作完成。我們再來看一下在Word中的紅頭制作。1.打開已經(jīng)做好的Coreldraw文件紅頭，在文字上單擊右鍵復制，再打開一個新的Word文檔，在第一頁先敲滿回車（重要不能省略這一步，否則文頭不能固定在第一頁），再將光標定義到第一行，點擊編輯，選擇性粘貼，在彈出的對話框中選圖片（Windows圖元文件），確定。選擇文件，頁面設置，設定上7.2cm、下3.5cm，左2.7cm、右2.75,版式選項卡，頁眉和頁腳，選中奇偶頁不同，頁腳2.7cm,確定。點擊視圖選項卡中設置圖片格式，版式選項卡選浮于文字上方，點擊下方的高級，水平對齊中選居中，相對于頁邊距。將選項中的對象隨文字移動前面的對號點掉，確定。點文件頁面設置將上頁邊距調(diào)到的網(wǎng)格線，使頁面顯示網(wǎng)格線。在發(fā)文機關標志上單擊右鍵，選

的網(wǎng)格線，使頁面顯示網(wǎng)格線。在發(fā)文機關標志上單擊右鍵，選3.7cm，確定。標題固定。2.加紅線，單擊繪圖選項卡中的直線工具，在距發(fā)文機關標志下空五行網(wǎng)格的位置，畫一條與版心同寬的直線，雙擊直線，更改顏色為紅色，粗細為0.4mm，寬度為156mm相對于頁邊距居中。按住Shift鍵，選中直線和發(fā)文機關標志，右鍵選擇組合。在組合后的圖片上單擊右鍵，選設置對像格式，版式選項卡選浮于文字上方，點擊下方的高級，水平對齊中選居中，相對于頁邊距。將選項中的對象隨文字移動前面的對號點掉，確定。（注意：大家在編輯段落的時候請從發(fā)文機關標志下面的車符開始，如果從第一頁第一行重新加入回車符，則紅頭會竄到第二頁，但編輯密級和緊急程度不要緊，只要不重新鍵入回車就行。另外，不要拖拽做好的發(fā)文機關標志，因為一動就不準確了。這個圖片不能編輯，如果想重新做一個發(fā)文機關的標志，只能重新做，不能直接在這上面改文字。）接下來我們來看一下如何按照新的公文格式對一個Word文檔進行公文排版。1．份號，用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。2．密級和保密期限，用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。3．緊急程度，用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。（如果只標注緊急程度，可以適當上移一行，標在版心左上角第二行，與發(fā)文機關標志稍遠些，顯得不是很擠。密級與緊急程度，中間均空一字。）4．發(fā)文機關標志我們已經(jīng)排好了，就不用動了。5．發(fā)文字號，在發(fā)文機關標志下空二行（約第四行網(wǎng)格）的位置輸入發(fā)文字號和簽發(fā)人，調(diào)整字體為仿宋，字號為三號。如果是下行文，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。如果是上行文，發(fā)文字號居左空一字編排。6．簽發(fā)人，上行文需要標注簽發(fā)人，由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成（注意是三部分：簽發(fā)人這三個字、全角冒號、簽發(fā)人姓名），居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，也就是說與發(fā)文字號處在同一行?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如果簽發(fā)人姓名是兩個字，在兩字中間空一字。（可適當調(diào)整發(fā)文字號上一行的段落設置，發(fā)文字號下邊緣與版頭中的紅色分隔線約4mm。方法：將光標定義在發(fā)文字號上一行，單擊右鍵，選段落，行距選項中選固定值，磅值選1磅。然后按回車，進行微調(diào)。）7．標題，用2號方正小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置（行間距為30磅），分一行或多行居中排布，標題排列應當使用梯形或菱形。（標題行間距：選定標題，右擊彈出“段落”對話框，行距：定值；設置值：35磅）8．主送機關，編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。9．正文。從標題下一行開始到版記前行間距設置為固定值30磅。將字體為仿宋GB2312，然后更改一、二級標題字體。第一層：用“一、”（3號黑體字，作為小標題，句尾無標點）第二層：用“（一）”（3號楷體，作為小標題，句尾無標點）第三層：用“1.”（3號仿宋，句尾有標點）第四層：用“（1）”（3號仿宋，句尾有標點）

10．附件說明,如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后的首字對齊。不加標點符號。附件名稱較長需行時，應當與上一行附件名稱不加標點符號。附件名稱較長需行時，應當與上一行附件名稱（在實際操作過程中，對齊會出現(xiàn)小的偏差，將光標定義到需要對齊的文字前面，按住Alt鍵，拖動縮進標尺，可進行微調(diào)）11．發(fā)文機關署名、成文日期。在正文或附件說明下約空三行的位置標注成文日期，成文日期用阿拉伯數(shù)字，右空四字編排（建議使用插入，日期和時間的方法標識），在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名。為了美觀也可以拖動標尺，進行微調(diào)，使發(fā)文機關署名相對于成文日期居中。12．附注，如有附注，左空2字加圓括號編排在成文日期下一行。（在成文日期下一行左空2字位置，用3號仿宋輸入附注內(nèi)容，同時將附注內(nèi)容用全角小括號“（）”括上。一般我們是標注聯(lián)系人及聯(lián)系電話，中間空2個字的距離但不用標點符號。）13．附件，附件必須另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心

左上角第一行，注意不標冒號。附件的標題居中編排在版心第三行，也就是中間要空一行，附件正文與標題也空一行編排。標題名稱與附件說明保持一致，格式要求同正文）14．抄送機關，如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，行時與冒號后的首字對齊，字后加全角冒號和抄送機關名稱，行時與冒號后的首字對齊，抄送機關之間用逗號隔開，最后一個抄送機關名稱后標句號。15．印發(fā)機關和印發(fā)日期，印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關一般為發(fā)文機關的辦公室（綜合科），建議用規(guī)范化簡稱。印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。方法：先在版心底端分行輸入抄送、印發(fā)機關和印發(fā)日期。點擊繪圖欄中的直線工具，在版記位置加三條直線，按住ALT鍵，將直線的位置調(diào)整好，在顏色與線條選項卡中調(diào)整線的粗細，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦為1.25磅），中間的分隔線用細線（推薦為0?75磅），大小設置寬度為156mm,版式中水平方向選居中，相對于頁邊距。也可以調(diào)整在兩線中的位置，字體，字符間距，位置。

16．頁碼，一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。方法：選擇“插入”菜單中的“頁碼”命令，打開“頁碼”對話框，其中“位置”選“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”選“外側”，若第一頁需要顯示頁碼則選擇“首頁顯示頁碼”，點擊“確定”。在文檔第一頁雙擊頁碼，頁碼數(shù)字所在文字框生效，選中頁碼數(shù)字，選定字號為“4號”，字體為宋體。在頁碼兩側使用特殊符號添加一字線和半角空格，然后選擇“格式”菜單中的“段落”命令，打開“段落”對話框，選定“縮進和間距”標簽，“縮進右”設為“1字符”，點擊“確定”，關閉“頁眉和頁腳”到文本編輯狀態(tài)，即完成單頁頁碼設定。同樣的方法設定雙頁頁碼。公文的版記頁前有空白頁的，空白面和版記頁不編排頁碼，也就是說公文最后一張紙的兩面，除了版記沒有其他要素時，不編排頁碼。（方法：將光標置于末頁頁菜單欄編排頁碼。（方法：將光標置于末頁頁菜單欄——插入分隔符——連續(xù)——確定。雙擊末頁頁碼——點《頁眉和頁腳》工具條上的“鏈接到前一個”，使頁腳右上角的“與上一節(jié)相同”消失——刪除末頁頁腳就行。）到這兒，一篇公文就排完了。WORD公文排版的幾個技巧1.調(diào)整字、行間距的方法：選中以后點段落或字體，調(diào)整行距和字間距。2．工具——選項——視圖——空格，將空格前打上對號，可以讓正文顯示空格數(shù)，方便使用。3.ALT鍵，當我們在使用WORD的任何時候，想要對某個要素進行微調(diào)的時候，按住此鍵，配合鼠標拖動即可。另外，群共享還有方正小標宋的字體，大家可以下載以后直接粘貼到C:\WINDOWS\Fonts文件夾中，方便使用。函的文頭制作.利用度量工具，量出上邊距30mm,下邊距20m，卡上標尺。.輸入文字，方法相同，居中。.制作紅色雙線，方法同制作單線，粗線外框設置為0.706mm,細線外框設置為0.176mm，線長170mm,（上粗下細）對齊，群組，置于發(fā)文機關標志下4mm處。.復制雙線，旋轉180度，置于下標尺處，居中即可。.