檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題與對策,檔案管理論文

檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題與對策,檔案管理論文檔案管理信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，運用當(dāng)代化的信息技術(shù)和檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)平臺等，科學(xué)合理的處置、管理和應(yīng)用檔案信息資源，推進檔案管理當(dāng)代化進程。檔案管理中檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，數(shù)字技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用，檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和分享等是檔案管理信息化的主要特點。檔案管理信息化建設(shè)的最終目的是提高檔案管理的當(dāng)代化水平，充分挖掘檔案的社會價值，以為社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案管理信息化具有明顯優(yōu)勢：第一，利用信息化的檔案管理方式，檔案存在形式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮游募樾问降奈淖?、圖片、音視頻等，檔案資源的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱更為便捷，檔案資源更易于保存、檢索，提高了檔案傳輸速度和傳輸安全性。第二，積極推進檔案管理信息化建設(shè)，檔案管理活動中全面應(yīng)用當(dāng)代信息技術(shù)施行，傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生變革，檔案管理工作的效率和質(zhì)量大大提升。第三，檔案信息化建設(shè)促進了檔案資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，有利于實現(xiàn)檔案資源的分享。第四，檔案管理信息化建設(shè)有利于促進我們國家檔案工作標(biāo)準規(guī)范體系的建設(shè)和檔案管理體制的創(chuàng)新和完善，進而全面推進我們國家檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。2檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問題2.1缺乏對檔案管理信息化重要性認識當(dāng)下，固然我們國家的檔案信息化建設(shè)工作獲得了一定的進展，但檔案管理工作中為保管而保管，重保管輕利用的思想仍然存在，思想認識上出現(xiàn)偏差，往往怠于配合、協(xié)助。2.2資金投入缺乏,基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善檔案信息化建設(shè)必須以高性能的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施來保證，但當(dāng)下因缺乏對檔案信息化建設(shè)的資金投入，相關(guān)的軟硬件設(shè)施配備不全，且維修、更換、升級等未及時跟上，制約著檔案信息化建設(shè)。2.3檔案管理的標(biāo)準化水平低檔案管理信息化標(biāo)準的制定和執(zhí)行是信息化建設(shè)的保證，但就當(dāng)下而言，我們國家各地、各系統(tǒng)檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式尚未建立統(tǒng)一標(biāo)準和規(guī)范，規(guī)范性有待提高，檔案信息資源建設(shè)落后，無法全面施行。2.4缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才由于缺乏一支綜合素質(zhì)高的檔案管理信息化人才隊伍，嚴重阻礙我們國家檔案管理信息化建設(shè)。當(dāng)下，部分從事檔案信息化管理的人員的綜合素質(zhì)偏低，其技術(shù)能力、管理經(jīng)歷體驗等不能適應(yīng)新時期檔案信息化建設(shè)的需求，同時由于人員的穩(wěn)定性缺乏，阻礙檔案信息化建設(shè)工作的進展。3推進檔案管理信息化建設(shè)的對策3.1加強檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的核心任務(wù)和基礎(chǔ)工作。加強檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一方面要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的軟、硬件設(shè)備。另一方面，綜合考慮館藏規(guī)模、檔案管理軟件運行要求等眾多因素開發(fā)檔案管理軟件，提高檔案管理軟、硬件的安全、正常運行。同時提高檔案管理計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，建立和健全面向社會、服務(wù)公眾的檔案管理網(wǎng)站，以有效實現(xiàn)檔案信息資源的分享。而加強檔案管理信息化的資源體系建設(shè)，應(yīng)積極運用信息技術(shù)與多媒體技術(shù)、信息技術(shù)等全面整合檔案信息資源，重點加強檔案目錄中心建設(shè)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案電子文件歸檔及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。3.2健全檔案管理信息化的管理制度，重點加強安全管理制度建設(shè)檔案管理部門應(yīng)不斷建立和完善檔案工作的管理制度，規(guī)章制度要具體表現(xiàn)出合理性、科學(xué)性、簡明實用性和制度約束的雙向性。同時應(yīng)嚴格執(zhí)行管理制度，維護制度執(zhí)行的嚴肅性，制定相應(yīng)的賞罰制度，提高制度的權(quán)威性。另外，鑒于檔案信息化管理體系的資源分享性，應(yīng)重點健全檔案管理信息化的安全管理制度，檔案管理人員應(yīng)提高警覺性，自覺遵守和貫徹相關(guān)的法律、法規(guī)、制度與標(biāo)準，依法對檔案資源進行管理，確保檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。同時可采用防備病毒的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫自動備份、身份認證、查閱權(quán)限、加密保衛(wèi)等安全防護措施，提高檔案數(shù)字化的安全性，維護網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全。3.3加強檔案管理信息化的標(biāo)準體系建設(shè)檔案管理信息化決不僅僅僅僅是檔案的錄入、掃描和網(wǎng)絡(luò)傳輸，每個步驟都應(yīng)有其相應(yīng)的標(biāo)準，以防止各自為政帶來的一系列問題。因而，應(yīng)制定重點行業(yè)檔案工作規(guī)范，加強檔案管理信息化的標(biāo)準體系建設(shè)。詳細而言就是對檔案資料的歸檔、管理檔案信息的資源標(biāo)識、描繪敘述、轉(zhuǎn)化、存儲、查詢、交換與使用等經(jīng)過制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準，如音頻文件根據(jù)統(tǒng)一格式進行轉(zhuǎn)化、掃描件要到達統(tǒng)一清楚明晰度，以保障檔案信息化工作有統(tǒng)一的工作規(guī)范能夠根據(jù)，確保檔案信息化工作有章可循。另外，在檔案管理信息化標(biāo)準體系建設(shè)經(jīng)過中應(yīng)避免檔案信息資源的重復(fù)開發(fā)，提高檔案信息資源的利用率。3.4加強認識，促進檔案管理信息化的人才隊伍建設(shè)各級檔案管理部門要摒棄傳統(tǒng)工作理念，積極改變工作思路，樹立當(dāng)代性的檔案管理理念，可通過培訓(xùn)等手段強化檔案管理人員對檔案管理信息化的理解和認識，創(chuàng)新檔案管理方式及服務(wù)方式，以更好的適應(yīng)時代發(fā)展的新需求。另外，高素質(zhì)的人才支持是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障，因而應(yīng)不斷加強檔案管理信息化的人才隊伍建設(shè)。為提高檔案管理信息化人才隊伍綜合素質(zhì)，有必要加強定向培訓(xùn)力度，加強對檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，提高檔案管理人員的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能、檔案管理信息化技術(shù)。可定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)及專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理人員把握局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)等信息技術(shù)和檔案文獻編纂學(xué)、檔案保衛(wèi)技術(shù)學(xué)、中外檔案史、檔案管理學(xué)等檔案專業(yè)知識，成為復(fù)合型的檔案專業(yè)人才。同時要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)、較強的開拓創(chuàng)新意識?？傊瑱n案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，各級檔案部門應(yīng)積極推進檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案的公