高校檔案部門和檔案人員的公關(guān)工作研究,公共關(guān)系學(xué)論文

高校檔案部門和檔案人員的公關(guān)工作研究,公共關(guān)系學(xué)論文二十一世紀(jì)，我們面臨著整個(gè)社會(huì)的飛躍發(fā)展和不斷前進(jìn)，同樣高校檔案工作者也在經(jīng)歷著一個(gè)劃時(shí)代的深切進(jìn)入變革，這種變革要求我們每一個(gè)當(dāng)代的高校檔案工作者更新舊觀念，建立起一個(gè)當(dāng)代的，全新的，適應(yīng)我們社會(huì)偉大變革時(shí)代的高校檔案工作科學(xué)的，高效能的檔案管理形式。檔案管理新形式的建立將使高校檔案工作從過(guò)去的封閉半封閉走向開放型管理，從傳統(tǒng)方式管理到運(yùn)用以計(jì)算機(jī)為手段的當(dāng)代化管理。但是新形式的管理必須以我們做好檔案收集為基礎(chǔ)，要處理好檔案收集工作，我們必須處理好公共關(guān)系，運(yùn)用傳播、宣傳等手段，使檔案工作者適應(yīng)被收集對(duì)象的環(huán)境，并讓被收集對(duì)象也適應(yīng)高校檔案工作，這對(duì)高校檔案收集工作是特別有益的。在檔案收集中運(yùn)用公共關(guān)系，強(qiáng)化樹立高校檔案工作者的公共意識(shí)，是衡量高校檔案工作者當(dāng)代化管理水平的一個(gè)很重要尺度。李瑞環(huán)曾經(jīng)講過(guò)，如今有一門很時(shí)興的學(xué)問已經(jīng)上了講臺(tái)，這個(gè)學(xué)問叫公共關(guān)系學(xué)，所謂公共關(guān)系無(wú)非是宣傳某單位的重要性，打開各方面關(guān)系，以解決各自單位工作中問題。誠(chéng)如李瑞環(huán)所指的一樣，高校檔案收集中運(yùn)用公共關(guān)系就是要讓我們的檔案收集落到實(shí)處，抓到點(diǎn)子上。當(dāng)今之時(shí)，沒有公共關(guān)系，我們是很難做好檔案收集工作的。長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案工作由于歷史的原因和檔案工作固有的特點(diǎn)和限制，一直處于一種封閉半封閉的狀態(tài)，檔案管理人員安于默默無(wú)聞，難以邁出檔案工作的大門，檔案信息服務(wù)功能難以得到最大限度的發(fā)揮，檔案工作的作用影響小，使高校檔案工作的廬山真面目不為人們所識(shí)，具體表現(xiàn)出出了我們檔案人員落后的公共意識(shí)。作為信息服務(wù)保障工作的高校檔案部門，若還是一如既往的按部就班，不開拓進(jìn)取，就會(huì)影響到高校發(fā)展的步伐。因此高校檔案部門和檔案人員必須加強(qiáng)公共意識(shí)，自覺主動(dòng)的步出檔案大門，深切進(jìn)入到學(xué)校的教學(xué)科研管理第一線，多交朋友，多結(jié)人緣，尋材料，覓信息，使高校檔案收集努力實(shí)現(xiàn)真正有價(jià)值檔案的完好齊全。怎樣使高校檔案的收集做到齊全、完好與系統(tǒng)？筆者以為，除做好以法治檔，努力提高學(xué)校檔案工作的宣傳力度及廣度，不斷加強(qiáng)學(xué)校教職工和管理人員的檔案工作意識(shí)外，還應(yīng)做好下面公關(guān)工作：一、積極主動(dòng)地、自覺地爭(zhēng)取高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的大力支持，通過(guò)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)做好當(dāng)案部門與高校其他相關(guān)部門的工作協(xié)調(diào)關(guān)系；二、高校檔案部門積極主動(dòng)處理好高校政部門及其他相關(guān)部門的公共關(guān)系；三、高校檔案人員積極處理好與利用者的公共關(guān)系；四、檔案專業(yè)人員要處理好與兼職檔案人員的檔案業(yè)務(wù)工作關(guān)系。樹立高校檔案部門和檔案人員的公關(guān)意識(shí)，全方位、全員地在高校內(nèi)部開展公關(guān)工作，檔案人員的形象和作用就會(huì)愈加廣泛地顯示出來(lái)。公關(guān)工作之一，積極主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持。高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持是至關(guān)重要的，一個(gè)學(xué)校的主要領(lǐng)導(dǎo)者，檔案工作意識(shí)不強(qiáng)，必然會(huì)影響高校檔案工作的健康發(fā)展，我們要做好高校檔案收集工作，就應(yīng)該積極主動(dòng)爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案部門工作的支持，要主動(dòng)找領(lǐng)導(dǎo)，多匯報(bào)工作情況。相關(guān)檔案工作的法規(guī)、條例及相關(guān)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)等等，要及時(shí)主動(dòng)提供領(lǐng)導(dǎo)；另一方面要隨時(shí)將學(xué)校檔案工作的新情況、新問題報(bào)告學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于檔案收集工作中碰到的難題，當(dāng)檔案部門自個(gè)無(wú)法解決時(shí)，應(yīng)及時(shí)反映到主管領(lǐng)導(dǎo)，以尋求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好當(dāng)案部門和有關(guān)部門的檔案收集業(yè)務(wù)工作關(guān)系。檔案部門應(yīng)該為高校領(lǐng)導(dǎo)提供檔案信息資源利用的最佳服務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)在工作決策經(jīng)過(guò)中需要檔案資料作為參考，作為學(xué)校檔案人員要積極主動(dòng)隨時(shí)收集學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)工作信息，及時(shí)主動(dòng)地向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)提供所需檔案資料，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)感遭到檔案信息服務(wù)的便利，意識(shí)到做好檔案收集工作的必要和重要性。公關(guān)工作之二，處理好檔案部門和學(xué)校政及其他相關(guān)部門的公共關(guān)系。學(xué)校檔案部門收集工作的重點(diǎn)是學(xué)校的政及其教學(xué)和科研管理等相關(guān)部門，這些部門在學(xué)校務(wù)行政及教學(xué)科研管理活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生大量有價(jià)值的文件資料及科技文件等檔案，這些部門的收集工作做好了，收集起來(lái)就容易。在這些部門收集檔案資料，檔案人員要開展好下面公關(guān)活動(dòng)：一是做好學(xué)校檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，使這些部門的同志明白，學(xué)校檔案部門作為專業(yè)的檔案管理部門，其保管檔案的硬件條件比擬基層要好得多，讓交檔案的相關(guān)部門能夠放心地交檔案資料；二是學(xué)校檔案部門收集的目的是最大限度地利用檔案資料，對(duì)于相關(guān)的重點(diǎn)部門，我們能夠作出優(yōu)先利用檔案的保證，必要時(shí)，檔案人員能夠及時(shí)主動(dòng)地向這些部門送檔服務(wù)上門；三是學(xué)校檔案部門在獲取有關(guān)的有利用價(jià)值的教學(xué)科研資料信息時(shí)，能夠及時(shí)主動(dòng)地通報(bào)到相關(guān)的教學(xué)科研部門，同時(shí)能夠?qū)①Y料復(fù)制提供應(yīng)這些部門教學(xué)綜合參考利用。做好這些工作，學(xué)校檔案部門與這些相關(guān)的教學(xué)科研管理部門的關(guān)系就會(huì)融洽起來(lái)，這些部門就會(huì)感遭到檔案工作的價(jià)值，心甘情愿地將檔案資料及時(shí)向檔案部門移交歸檔。公關(guān)工作之三，處理好檔案人員與利用者的關(guān)系。檔案工作的服務(wù)對(duì)象是利用者，沒有了利用者，檔案工作就失去了存在的意義，怎樣處理好與利用者的關(guān)系。筆者以為，檔案人員應(yīng)該有換位思想，所謂換位，就是檔案人員以利用者的身份來(lái)對(duì)待自個(gè)的接待工作。利用者大都希望檔案資料的提供能夠快速方便，能夠查全查準(zhǔn)，從另一角度講，有些利用者對(duì)檔案部門的館藏不了解，有的還怕檔案人員不熱情。對(duì)此，我們應(yīng)該把握利用者的心理需求，對(duì)利用者笑臉相迎，十分是對(duì)初次進(jìn)門的利用者要積極主動(dòng)地介紹館藏檔案資料，認(rèn)真解答利用者的問題，在利用者檢索時(shí)要不厭其煩；同時(shí)，檔案工作者應(yīng)該邁出檔案的大門，主動(dòng)向?qū)W校的教學(xué)、科研和管理人員了解他們的檔案需求，把握他們不同工作活動(dòng)經(jīng)過(guò)中的檔案資料利用的需求可能，進(jìn)而做到心中有數(shù)，從館藏中尋求出有利用價(jià)值的檔案信息資料，充分知足利用者的不同需求。對(duì)于不根據(jù)規(guī)定制度辦事的同志要好語(yǔ)好言相告，不能惡語(yǔ)以對(duì)，要?jiǎng)又郧?，曉之以理，讓利用者到檔案部門有賓至如歸之感，讓利用者愿意來(lái)我們檔案部門利用檔案，這對(duì)于檔案收集工作是大有受益之處的，由于這些利用者中本身的工作中就會(huì)產(chǎn)生有價(jià)值的檔案資料，與他們交上朋友，我們的收集工作又多了一條渠道，少了一些障礙，于利用者，于檔案人員，于檔案收集都有利，我們應(yīng)該努力做好這一方面的公關(guān)工作。公關(guān)工作之四，處理好檔案專業(yè)人員和兼職人員的關(guān)系。在高校里，各部門一般都配備基層兼職檔案員，這些兼職檔案員是高校檔案工作的一支重要?dú)饬?，他們?cè)诨鶎庸ぷ鳎静块T的教學(xué)及科研管理活動(dòng)情況熟悉了解，同時(shí)又兼管本部門的檔案資料工作，是專業(yè)檔案人員收集工作的耳目，因而，高校專業(yè)檔案人員要注意和他們處理好工作關(guān)系，做他們的知心朋友。檔案部門要關(guān)心和幫助他們提高檔案業(yè)務(wù)水平能力，在有條件的情況下組織他們參加上級(jí)檔案部門的專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對(duì)他們兼管的檔案工作要多加關(guān)心和指導(dǎo)，幫助他們把握檔案日常管理的工作技能，對(duì)作出優(yōu)異工作成績(jī)的兼職檔案員，高校檔案部門應(yīng)給予必要的獎(jiǎng)勵(lì)，以調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。對(duì)于檔案收集，專業(yè)檔案人員要多向兼職人員征求意見，爭(zhēng)取他們的大力支持，使他們成為高校檔案部門收集工作的左右臂。綜上所述，檔案收集與公共工作是辯證統(tǒng)一的關(guān)系，處理好公關(guān)工作，檔案的收集工作就順利；不做公關(guān)工作或者搞不好公共關(guān)系，檔案收