企業(yè)集團(tuán)有限公司印章證照管理辦法 模版

企業(yè)集團(tuán)有限公司印章證照管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范企業(yè)集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)”）印章證照管理工作，按照“集中管理、專人負(fù)責(zé)”的方針，明確印章證照制作（申領(lǐng)）、保管、使用、銷毀流程，保障經(jīng)濟(jì)及信用安全，控制運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)、工作的順利開展，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際，制定本辦法。第二條本辦法中所稱的“印章”，包括但不限于：各公司、合伙企業(yè)、工會(huì)等具備法人資格或非法人資格的組織體的公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、人力資源專用章、法定代表人人名章和檔案專用章。第三條本辦法中所稱的“證照”，包括但不限于：各公司、合伙企業(yè)、工會(huì)等具備法人資格或非法人資格的組織體的工商營業(yè)執(zhí)照、團(tuán)體法人證書、組織機(jī)構(gòu)代碼證（含IC卡）、統(tǒng)計(jì)證、稅務(wù)登記證、機(jī)構(gòu)信用證、貸款卡、股東卡（證券戶開戶資料）、開戶許可證書、法定代表人證書以及政府部門頒發(fā)的各類許可證書、資質(zhì)證書。第二章職責(zé)分工第四條集團(tuán)人力行政中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)包括公章、合同專用章、人力資源專用章、法定代表人人名章、檔案專用章、工商營業(yè)執(zhí)照、團(tuán)體法人證書、組織機(jī)構(gòu)代碼證（含IC卡）、法定代表人證書和政府部門頒發(fā)的各類許可證書、資質(zhì)證書等印章證照的管理工作并制定相關(guān)實(shí)施細(xì)則。第五條集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)包括財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人人名章（財(cái)務(wù)專用）、統(tǒng)計(jì)證、稅務(wù)登記證、機(jī)構(gòu)信用證、股東卡（證券戶開戶資料）、開戶許可證書、和貸款卡等與財(cái)務(wù)相關(guān)的印章證照的管理工作并制定相關(guān)實(shí)施細(xì)則。第六條因業(yè)務(wù)或其他實(shí)際需求，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可由其他部門或單位負(fù)責(zé)部分印章證照的管理工作并制定相關(guān)實(shí)施細(xì)則。第七條前述負(fù)責(zé)印章證照管理的部門應(yīng)指定專門的印章證照管理員（以下簡(jiǎn)稱“印章管理員”）具體實(shí)施此項(xiàng)工作，并建立A、B角工作制度：A為主辦人員，B為協(xié)辦人員，如主辦人員因公外出或休假時(shí)，應(yīng)在部門負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下，將印章證照的管理責(zé)任移交給協(xié)辦人員。第三章印章管理員第八條擔(dān)任印章管理員的積極條件包括但不限于：公司正式員工，為人誠實(shí)守信，責(zé)任感強(qiáng)，對(duì)待工作細(xì)致、認(rèn)真，敢于堅(jiān)持原則，具備印信證照管理工作的基本知識(shí)和基礎(chǔ)能力。第九條擔(dān)任印章管理員的消極條件包括但不限于：在印章證照相關(guān)流程中擔(dān)任審批角色的；此前曾擔(dān)任印章管理員但因失職被解除職務(wù)的；此前有偽造文件或私刻印章等造假行為的；不具備印信證照管理工作的基本知識(shí)和基礎(chǔ)能力的。第十條印章管理員應(yīng)本著對(duì)集團(tuán)高度負(fù)責(zé)的精神，嚴(yán)格按有關(guān)制度、流程辦理印章證照工作，堅(jiān)決避免有損集團(tuán)合法權(quán)益或給集團(tuán)經(jīng)濟(jì)、信用安全帶來隱患的行為。第十一條印章管理員在工作中因違反本辦法之規(guī)定造成公司名譽(yù)、信用和財(cái)產(chǎn)損失的，必須解除職務(wù)，并追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任。第十二條印章管理員離職或調(diào)動(dòng)崗位的，必須在其部門負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下交接工作。未按要求完成交接的，人力資源部有權(quán)不為其辦理離職或調(diào)動(dòng)手續(xù)。第四章印章證照的制作（申領(lǐng)）第十三條印章證照的首次制作（申領(lǐng)），應(yīng)由申請(qǐng)人發(fā)起OA流程，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，指定專人按照各地工商局要求進(jìn)行辦理。第十四條原有印章證照自然損耗或人為遺失、毀損導(dǎo)致必須重新制作（申領(lǐng)）的，應(yīng)由印章管理員發(fā)起審批流程，詳細(xì)說明事由和重新制作（申領(lǐng)）的內(nèi)容，經(jīng)由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可辦理。嚴(yán)禁印章管理員或其他人員私下制作（申領(lǐng)）印章證照。因人為遺失、毀損造成必須重新制作（申領(lǐng)）的，相關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)制作期間產(chǎn)生的所有費(fèi)用；如因此導(dǎo)致公司名譽(yù)、信用及財(cái)產(chǎn)損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任。第十五條印章證照的制作（申領(lǐng)）完成后的三個(gè)工作日內(nèi)，經(jīng)辦人應(yīng)到印章管理員處填寫《印章證照交接清單》（見附件一）并辦理存檔手續(xù)。第十六條接收外部移交或向外部移交印章證照的，應(yīng)由印章管理員、接收/移交人和雙方的部門負(fù)責(zé)人共同參與全程并填寫《印章證照交接清單》。第五章印章證照的保管第十七條印章證照必須存放在專設(shè)保險(xiǎn)柜等有保密、監(jiān)控設(shè)施的安全處所中，設(shè)置鎖鑰和密碼。鎖鑰應(yīng)由印章管理員獨(dú)任保管，嚴(yán)禁私自轉(zhuǎn)交、外借。密碼應(yīng)定期更新。第十八條印章管理員應(yīng)編制印章證照目錄并及時(shí)更新。第十九條印章管理員應(yīng)妥善保管公安機(jī)關(guān)出具的《刻制印章通知書》和紙質(zhì)印鑒留存卡。第六章印章證照的使用第二十條一般文本用印的，應(yīng)由申請(qǐng)人發(fā)起OA流程。涉密或含有非公開信息的文本用印的，可發(fā)起保密協(xié)議或是簽報(bào)流程。確認(rèn)審批完成后，印章管理員方可用印。用印前，印章管理員必須從OA流程中下載附件中的文本，或認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)人現(xiàn)場(chǎng)提供的文本與流程附件中的文本無異。所使用的印章應(yīng)由印章管理員親自取出。用印過程中，印章管理員必須始終在場(chǎng)監(jiān)印，嚴(yán)禁徑直將印章交給申請(qǐng)人后離開。用印完畢后，印章管理員必須立即收回所使用的印章并要求申請(qǐng)人填寫《印章證照使用登記表》（見附件二），嚴(yán)禁將印章隨意放置或交由申請(qǐng)人攜走。印章管理員對(duì)于用印過程中接觸到的信息，必須嚴(yán)格保守秘密。第二十一條印章的加蓋堅(jiān)持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，維護(hù)集團(tuán)良好形象。一般情況下，加蓋公章應(yīng)端正、居中下壓?jiǎn)挝幻Q和成文日期，使單位名稱和成文日期居印章中心偏下位置；如有特殊要求（如銀行、律所等盡調(diào)機(jī)構(gòu)）可雙方協(xié)商用印。其他印章的使用可參考公章的使用方法。加蓋印章應(yīng)圖案端正、痕跡清晰，切忌重印，嚴(yán)禁在空白紙張或缺乏關(guān)鍵性內(nèi)容（如合同類文本缺乏締約方、標(biāo)的額等）的文本上用印，簽署頁如無正文須注明與前述正文對(duì)應(yīng)。合同、協(xié)議、股東會(huì)決議、公司章程、擔(dān)保函等重要文本必須加蓋騎縫章。第二十二條用印流程審批通過后，有效期為45個(gè)自然日（自審批完成當(dāng)日起計(jì)算）。45個(gè)自然日內(nèi)未辦理現(xiàn)場(chǎng)用印的，應(yīng)重新提交流程。第二十三條申請(qǐng)人不能親自到現(xiàn)場(chǎng)而交由他人代辦用印的，原則上必須委托同一部門的員工并事前通知印章管理員。第二十四條用印流程審批通過后，申請(qǐng)人離職或發(fā)生跨部門調(diào)動(dòng)的，流程自動(dòng)失效，應(yīng)由原先所在部門指定員工重新發(fā)起流程或由申請(qǐng)人原先所在的部門負(fù)責(zé)人向印章管理員提交書面說明后，方可用印。第二十五條合同、協(xié)議等文本未經(jīng)集團(tuán)法律合規(guī)中心、財(cái)務(wù)管理中心審核的，財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等資料未經(jīng)集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)、財(cái)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)人許可的，不得用印。第二十六條用印完成后，申請(qǐng)人發(fā)現(xiàn)用印文本本身存在錯(cuò)誤的，應(yīng)重新發(fā)起OA流程。印章管理員確認(rèn)流程審批完成且存在錯(cuò)誤的已用印文本已繳回銷毀后，方可再次用印。第二十七條印章原則上不得借出，確因工作需要必須辦理印章借出的，應(yīng)由申請(qǐng)人發(fā)起印章外借審批流程。印章管理員確認(rèn)流程審批完成并得到部門負(fù)責(zé)人的準(zhǔn)許后，方可為申請(qǐng)人辦理借出手續(xù)。各子公司（團(tuán)隊(duì)）所屬業(yè)務(wù)人員在辦理印章借出手續(xù)時(shí)，須指定財(cái)務(wù)部或行政部專人兼任印章副保管人，與用印業(yè)務(wù)部門人員共同執(zhí)行用印任務(wù)，印章全程由副保管人保管。印章管理員或借出人均不得將印章交給集團(tuán)外部人員，嚴(yán)禁采用郵寄、快遞等方式傳送印章。辦理借出時(shí)，申請(qǐng)人必須填寫《印章證照借用登記表》（見附件三）并說明歸還時(shí)間，原則上要求當(dāng)日借出、當(dāng)日歸還。確因工作需要必須延長時(shí)間的，應(yīng)由申請(qǐng)人在OA流程中說明，但最長不能超過7個(gè)工作日（自辦理借出之日起計(jì)算）。申請(qǐng)人必須嚴(yán)格按照流程限定的范圍和用途使用印章，使用完畢后，應(yīng)及時(shí)辦理歸還手續(xù)。辦理歸還時(shí)，印章管理員必須認(rèn)真檢查、核對(duì)，確認(rèn)為原有印章無誤后，方可簽字注銷。第二十八條印章借出后，暫停辦理與該印章相關(guān)的用印工作。確因工作、業(yè)務(wù)緊迫需要必須用印的，印章管理員應(yīng)將已經(jīng)審批完成的流程轉(zhuǎn)發(fā)至印章持有人處并由其辦理用印。印章持有人必須嚴(yán)格依據(jù)接收的流程辦理用印。第二十九條證照的查閱、復(fù)印和外借，應(yīng)由申請(qǐng)人發(fā)起OA流程，審批通過后，印章管理員方可辦理。具體事項(xiàng)參照本辦法的第二十條至第二十八條執(zhí)行。證照的復(fù)印件必須加蓋限定用途、時(shí)效章。第七章印章證照的封存與銷毀第三十條因故停止使用的印章證照，需要封存的，應(yīng)由印章管理員或申請(qǐng)人發(fā)起OA流程，詳細(xì)說明封存事由和需封存的印章證照的種類與內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可在部門負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下移交給集團(tuán)檔案管理員封存于檔案室并作書面記錄。需要銷毀的，應(yīng)由印章管理員或申請(qǐng)人發(fā)起OA流程，詳細(xì)說明銷毀事由和需銷毀的印信證照的種類與內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行銷毀操作。印章銷毀按當(dāng)?shù)毓ど袒蚬膊块T規(guī)定辦理程序，并將主管部門出具的回執(zhí)移交檔案室保管。如當(dāng)?shù)毓ど袒蚬膊块T無明確規(guī)定的，須在財(cái)務(wù)部、行政部兩個(gè)部門負(fù)責(zé)人同時(shí)監(jiān)督下，切角銷毀并將切角后印章照片留存，嚴(yán)禁印章管理員或其他人員私下截留、銷毀印章證照。第八章相關(guān)懲罰第三十一條違反本辦法的規(guī)定使用印章證照，造成遺失、毀損、盜用、仿制或公司名譽(yù)、信用和財(cái)產(chǎn)損失的，依情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人分別進(jìn)行批評(píng)教育、紀(jì)律處分直至追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任。第九章附則第三十二條本辦法由集團(tuán)人力行政中心負(fù)責(zé)解釋。第三十三條本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施。附件：附件二：印章證照交接清單附