合同檔案管理制度-1

合同檔案管理制度_1一、概述為規(guī)范公司合同檔案管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，最大限度地保證合同檔案的完整性、準確性和安全性，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有的合同檔案管理工作。三、職責(zé)分工1、公司領(lǐng)導(dǎo)班子對規(guī)范合同管理和保障合同安全負總責(zé)，對合同管理形勢進行分析研判，對合同管理制度進行調(diào)整完善，提出整改建議。2、檔案管理部門（1）負責(zé)對公司實施的各項合同出具檔案，并建立合同檔案管理系統(tǒng)，確保合同檔案的完整性和準確性；（2）負責(zé)合同檔案的日常管理工作，制定相應(yīng)的流程和辦法，做好合同檔案的分類、歸檔、檢索和維護等工作，確保檔案流轉(zhuǎn)的數(shù)量和質(zhì)量；（3）負責(zé)合同檔案的保存工作，通過專門的庫房，保證合同檔案的安全性，建立合同檔案備份制度，做好對合同檔案的備份和恢復(fù)工作。3、部門主管負責(zé)本部門合同管理工作的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督和管理，確保合同管理工作的正常開展。4、各部門員工（1）負責(zé)制定合同的各項管理制度及手續(xù)，保證合同的完整性和準確性；（2）負責(zé)按照規(guī)定的流程和程序辦理合同，并及時將合同送交檔案管理部門歸檔。四、管理流程1、合同簽訂前的準備工作（1）組織合同草擬人員制作合同草案，合同草案必須經(jīng)過甲方及乙方評審?fù)ㄟ^后，方可進行下一步工作。（2）甲乙雙方簽訂合同前，必須對合同條款逐條進行確認，并在合同正式簽訂前，對所有的條款進行詳細解釋，以及闡述雙方的權(quán)利和義務(wù)等。（3）簽訂合同前，需與行政部、財務(wù)部以及法務(wù)部等相關(guān)部門進行溝通，確保合同的合規(guī)性，并與上級主管部門進行審批，以獲得合法有效性。2、合同管理工作流程（1）負責(zé)人員收到合同后，需經(jīng)過嚴格審核，確保合同內(nèi)容的準確性，避免出現(xiàn)遺漏或錯誤等情況。（2）審核通過后，需將合同送交檔案管理部門，要求檔案管理部門將合同及相關(guān)證明資料進行完整歸檔，存檔流轉(zhuǎn)記錄。（3）合同管理部門會按照公司的規(guī)定流程，按照合同的類型進行歸檔，對合同進行細致的記錄，對每個合同進行編號，建立合同管理檔案。（4）合同管理部門需建立合同管理備份制度，確保合同記錄數(shù)據(jù)的完整備份，保證數(shù)據(jù)不會遭受數(shù)據(jù)誤刪除、丟失等影響檔案安全的事情發(fā)生。（5）當有部門主管需要查詢某個合同時，需向合同管理部門提交查詢申請，待合同管理部門確認查詢要求后，方可進行查詢。3、合同檔案保管與利用（1）在合同歸檔時，進行防火、防潮等安全措施，防止合同文件受到損失。（2）所有合同歸檔后，合同管理部門需進行檔案的維護和修整，定期對合同檔案進行檢閱，避免合同文件丟失或易受損失。（3）對于到期或無效的合同，合同管理部門需及時處置，如果可以銷毀，必須進行銷毀程序，確保合同文件的次樣和證明文件等必須妥善保管或直接銷毀。五、制度執(zhí)行1、本制度從制定之日起開始實施，如遇特殊情況需要進行修改的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，并及時通知相關(guān)部門，確保制度的穩(wěn)定性和實效性。2、通過培訓(xùn)、宣傳、交流等方式加強公司內(nèi)部對本制度的宣傳和貫徹，在全公司推進合同檔案管理工作的標準化、科學(xué)化和規(guī)范化。3、公司對違反本制度相關(guān)規(guī)定的人員及管理人員，在制定該制度的前提下，進行紀律處理，嚴重者追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、結(jié)語充分發(fā)揮合同檔案在公司經(jīng)營和管理中的重要作用，規(guī)范和完善合同