泛微協(xié)同辦公系統(tǒng)知識(shí)文檔管理解決方案

e-Document:學(xué)問文檔管理e-Document，創(chuàng)建學(xué)問積累、共享、利用和創(chuàng)新的平臺(tái)。問題的提出作為公司最大財(cái)寶的學(xué)問，沒有得到積累、共享和利用，并且隨著人員流淌而丟失。我們須要從不同的地方收集信息：打電話，找文件，等待他人幫助，接收電子郵件和備忘錄。但是，這種信息獲得方式取決于個(gè)人實(shí)力，以及他人是否情愿供應(yīng)?？傊?，獲得信息的效率太低?，F(xiàn)在，許多公司致力于運(yùn)用群組和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫的快速、便捷的訪問――但信息仍舊須要被復(fù)制，企業(yè)仍舊須要維護(hù)不同的數(shù)據(jù)庫。解決方案e-Document的解決方案：搭建學(xué)問積累、共享、利用和創(chuàng)新的平臺(tái)。人們可以將珍貴的時(shí)間用在分析、推斷、說明信息和實(shí)行行動(dòng)上，而非最基礎(chǔ)的收集信息上；市場(chǎng)信息、管理閱歷、專業(yè)技能，無論是成文的信息、還是腦海里的構(gòu)思，皆可發(fā)布、分類和歸集；強(qiáng)大的搜尋、特性化的分發(fā)，隨時(shí)隨地可快速獲得須要的信息和學(xué)問；一人對(duì)一人的溝通，或多人對(duì)多人的溝通，充分運(yùn)用群體才智，學(xué)問在共享中得到更新。模塊架構(gòu)各種來源，各種格式的學(xué)問文檔，都可以上傳或下載，并通過肯定的流程發(fā)布到公司學(xué)問庫；學(xué)問文檔分類存放后，員工可依據(jù)文檔、書目的權(quán)限，以及搜尋引擎很便利的利用學(xué)問庫內(nèi)的信息，同時(shí)系統(tǒng)可依據(jù)相關(guān)的設(shè)置將學(xué)問發(fā)送到不同的門戶：包括內(nèi)部門戶、外部門戶（外部網(wǎng)站，客戶門戶，分銷商門戶和供應(yīng)商門戶），這樣可以為不同的部門和不同的用戶供應(yīng)特性化的信息。模塊綜述e-Document供應(yīng)了全面的學(xué)問文檔管理的框架，對(duì)學(xué)問進(jìn)行完全規(guī)范化的組織，并允許用戶在任何地點(diǎn)和時(shí)間編輯、存儲(chǔ)和創(chuàng)建任何類型的文檔；e-Document可以管理內(nèi)部和外部網(wǎng)站，并針對(duì)不同的目標(biāo)用戶制訂不同的網(wǎng)站內(nèi)容，通過與信息門戶的結(jié)合，用戶獲得完全特性化的界面和內(nèi)容服務(wù)；e-Document維護(hù)動(dòng)態(tài)的學(xué)問庫，用戶可以自由地就某個(gè)主題進(jìn)行廣泛的探討以獲得信息和閱歷，同時(shí)，也可以利用已有的學(xué)問庫對(duì)自己的學(xué)問進(jìn)行補(bǔ)充，還可利用各種學(xué)問管理工具提升對(duì)學(xué)問的分析、利用；e-Document嚴(yán)格的平安限制和完備的日志功能，保證文檔的讀取和操作的平安性；e-Document與其他模塊的協(xié)同工作，完整地管理文檔從創(chuàng)建、維護(hù)、審批、分發(fā)、歸檔的整個(gè)生命周期。功能簡(jiǎn)介基礎(chǔ)功能規(guī)范的學(xué)問文檔管理e-Document采納中心數(shù)據(jù)庫，全部應(yīng)用和數(shù)據(jù)集成在一個(gè)信息管理平臺(tái)之上，并以統(tǒng)一的用戶界面供應(yīng)應(yīng)用戶。統(tǒng)一的文檔數(shù)據(jù)庫，便利進(jìn)行管理依據(jù)企業(yè)的實(shí)際狀況制定相應(yīng)的學(xué)問文檔書目結(jié)構(gòu)為書目設(shè)定相應(yīng)的管理權(quán)限，具有權(quán)限的人可以對(duì)書目進(jìn)行編輯等操作對(duì)書目的屬性進(jìn)行定義，包括發(fā)布、回復(fù)、共享、創(chuàng)建、審批、移動(dòng)等操作權(quán)限，以及附件、模板、信息鏈接等屬性，發(fā)布在此書目下文檔自動(dòng)獲得此屬性定義各種模板，包括文檔模板、郵件模板、新聞頁模板、用戶顯示界面等各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的文檔的管理，例如公文、表單、網(wǎng)頁、掃描文件等都可以得到有序的管理可設(shè)定文檔的查看、編輯、發(fā)布等操作權(quán)限可設(shè)定文檔的下載、復(fù)制、打印等操作權(quán)限對(duì)文檔進(jìn)行移動(dòng)、復(fù)制等操作，使得文檔的排布更為合理可以對(duì)文檔的關(guān)鍵字進(jìn)行自由的升序或者降序的排列統(tǒng)計(jì)、監(jiān)控等功能對(duì)文檔發(fā)布、閱讀等狀況作出分析（文檔書目）（文檔列表）以各種形式創(chuàng)建e-Document與office的功能集成可以在線輕松編輯各種形式的文檔。集成office組件，可發(fā)布HTML、WORD、EXCEL等各種形式的文檔在線編輯文檔，并集成電子簽章、痕跡保留、公文收發(fā)等特性可預(yù)先設(shè)置固定的文檔模板并導(dǎo)入插入多個(gè)附件對(duì)文檔的排版和格式進(jìn)行編輯，如不同的顏色和字體顯示、加入頁眉、圖片、表格、超級(jí)鏈接等回復(fù)別人的文檔；設(shè)定別人對(duì)自己文檔回復(fù)的提示功能（新建文檔）（在線編輯）以各種形式發(fā)布e-Document供應(yīng)多個(gè)發(fā)布出口便利用戶依據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行選擇。提交、草稿、預(yù)覽、待審核等多種發(fā)布方式選擇將文檔保存在合適的書目下，或者以標(biāo)題/主頁形式發(fā)布到內(nèi)部或者外部網(wǎng)站上，或者發(fā)布到特定的信息門戶中去可建立個(gè)人文檔庫，并設(shè)定文檔被訪問的權(quán)限建立并維護(hù)內(nèi)外網(wǎng)站通過e-Document可以維護(hù)企業(yè)的內(nèi)外網(wǎng)站。所需做的只是完成頁面的定制，發(fā)布含有鏈接的文字和圖片對(duì)內(nèi)外網(wǎng)站的統(tǒng)一管理，進(jìn)行網(wǎng)站的格式、頁面和內(nèi)容的訂制文檔發(fā)布后自動(dòng)在相應(yīng)的網(wǎng)頁上顯示和企業(yè)信息門戶結(jié)合，可以建立多個(gè)站點(diǎn)及這些站點(diǎn)的形式和發(fā)布的內(nèi)容，每個(gè)站點(diǎn)對(duì)應(yīng)一個(gè)目標(biāo)訪問組（公司新聞）以各種方式共享學(xué)問文檔全部的用戶都可在系統(tǒng)中進(jìn)行學(xué)問文檔的高度共享，有價(jià)值的信息被快速的傳遞和利用。通過文檔書目查看通過內(nèi)外網(wǎng)站查看通過“最新文檔”查看最新創(chuàng)建的文檔通過快速搜尋或高級(jí)搜尋查看通過學(xué)問地圖快速獲得須要的學(xué)問文檔通過與即時(shí)通訊、工作流程等文檔推送機(jī)制獲得學(xué)問文檔文檔的批量共享通過文檔訂閱查看（文檔訂閱）虛擬書目虛擬書目為用戶供應(yīng)了一種除文檔書目以外的文檔組織形式，用戶可以依據(jù)自己的習(xí)慣從多維度創(chuàng)建、管理和運(yùn)用學(xué)問文檔。用戶可以在權(quán)限允許的狀況下，將文檔列表中的部分或全部文檔干脆導(dǎo)入自己的虛擬書目下。（虛擬書目）文檔操作權(quán)限管理通過給予訪問者相應(yīng)角色及給予文檔以平安級(jí)別，保證訪問者只有在其權(quán)限允許的范圍內(nèi)查看和編輯文檔，e-Document對(duì)學(xué)問文檔的平安性管理是多層面、多層次和多維的。文檔創(chuàng)建、查看、復(fù)制、轉(zhuǎn)移等操作權(quán)限的設(shè)定可從書目角度、也可從單個(gè)文檔角度進(jìn)行權(quán)限設(shè)定；可分別設(shè)定發(fā)布、回復(fù)、共享、創(chuàng)建、審批、移動(dòng)等操作權(quán)限，形成多維的權(quán)限定義與工作流程管理的結(jié)合進(jìn)行文檔發(fā)布的審批文檔被查看、操作的系統(tǒng)日志記錄創(chuàng)建學(xué)問共享環(huán)境e-Document是一個(gè)動(dòng)態(tài)的學(xué)問庫。員工可以通過e-Document達(dá)到增加協(xié)同溝通和學(xué)問共享的目的。創(chuàng)建一個(gè)學(xué)問共享的環(huán)境，每個(gè)人都可以找到適合的書目發(fā)布自己的心得、閱歷并共享他人的學(xué)問可設(shè)定不同的學(xué)問地圖，如專家地圖、崗位地圖、行業(yè)學(xué)問地圖等，便利學(xué)問的歸類、獲得通過與文檔回復(fù)、探討專區(qū)、工作流程、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、即時(shí)通訊、郵件、短信等的集成，加快學(xué)問文檔的流淌和共享協(xié)助的評(píng)分機(jī)制、訂閱機(jī)制、網(wǎng)上調(diào)查、在線編輯、保藏夾等功能提升學(xué)問文檔的利用與人力資源的結(jié)合，激勵(lì)員工共享和創(chuàng)新學(xué)問，并幫助快速找到有學(xué)問專長(zhǎng)的人員各種分析報(bào)告幫助對(duì)學(xué)問庫進(jìn)行分析（學(xué)問地圖）（文檔打分）自定義功能書目結(jié)構(gòu)和屬性e-Document讓用戶依據(jù)企業(yè)的實(shí)際狀況制定相應(yīng)的學(xué)問文檔書目結(jié)構(gòu)。同時(shí)可以設(shè)定書目的屬性，包括發(fā)布、回復(fù)、共享、創(chuàng)建、審批、附件、模板、相關(guān)信息鏈接等。這樣就不必對(duì)書目下的文檔屬性逐個(gè)進(jìn)行設(shè)置。文檔及郵件模板文檔和郵件模板可以使相關(guān)文檔和郵件都采納設(shè)置好的格式，例如合同、方案和發(fā)送給客戶的郵件都可采納企業(yè)統(tǒng)一的版式。新聞頁模板對(duì)新聞頁的樣式，包括圖片等進(jìn)行定義?？梢允鼓愁愋侣勴摼哂薪y(tǒng)一的格式。文檔分布重定義對(duì)書目下的文檔進(jìn)行重新的分布。只須要選擇源書目和目標(biāo)書目，以及須要復(fù)制或移動(dòng)的文檔。用戶自定義e-Document與信息門戶相結(jié)合，供應(yīng)應(yīng)用戶特性化的應(yīng)用。在此基礎(chǔ)上，用戶自己還可以進(jìn)行一些定制以滿意個(gè)人的特別要求，如文檔摘要顯示的字段、用戶界面的書目結(jié)構(gòu)等。分析功能統(tǒng)計(jì)及報(bào)告e-Document供應(yīng)的報(bào)告功能可以供用戶對(duì)文檔的以各項(xiàng)指標(biāo)為基礎(chǔ)的統(tǒng)計(jì)信息進(jìn)行整體閱讀，及從不同角度對(duì)學(xué)問文檔進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。所著文檔數(shù)目最多的員工所著文檔數(shù)目最多的部門最多被閱文檔最高得分文檔文檔價(jià)值評(píng)價(jià)每位員工對(duì)學(xué)問的利用度每位員工對(duì)學(xué)問的貢獻(xiàn)度（文檔創(chuàng)新）從組織的角度分析通過e-Document，您能清楚地以企業(yè)組織結(jié)構(gòu)圖形式查看文檔在各部門或分支機(jī)構(gòu)的分布狀況，您還可以通過點(diǎn)擊查看某個(gè)部門文檔的具體信息。協(xié)同功能學(xué)問文檔庫方案書學(xué)問文檔庫方案書安排書合同資產(chǎn)及產(chǎn)品管理財(cái)務(wù)管理人力資源管理項(xiàng)目管理工作流程管理客戶關(guān)系管理票據(jù)掃描文檔方案書合同培訓(xùn)書政策合同公文簡(jiǎn)歷新聞方案說明書幫助文檔管理文檔相關(guān)的全部資源與一般的文檔管理不同，由于e-cology依據(jù)企業(yè)信息網(wǎng)狀體系設(shè)計(jì)，在e-Document中，用戶獲得的不僅僅是文檔的創(chuàng)建者和內(nèi)容這樣的信息。e-Document將全部與文檔相關(guān)的實(shí)體集成起來。例如讀取一份合同，可以了解到全部與之相關(guān)的信息，包括合同關(guān)聯(lián)的客戶、項(xiàng)目、交易狀況、相關(guān)工作流等。并且可以層層深化地追溯了解最具體的信息。e-Document與其他模塊的協(xié)同使得全部的文檔信息都不是孤立的。（文檔協(xié)同性）e-Document實(shí)現(xiàn)的協(xié)同工作e-Document是存儲(chǔ)企業(yè)文檔的基礎(chǔ)，在e-cology系統(tǒng)中，e-Document實(shí)現(xiàn)的是與其他模塊間的數(shù)據(jù)共享。學(xué)問文檔可由其他模塊的應(yīng)用從e-Document中被帶出和帶入，并共同組成企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)。e-Document與其他模塊結(jié)合實(shí)現(xiàn)協(xié)同化的工作：與e-HRM結(jié)合，協(xié)作人員角色、崗位等權(quán)限的設(shè)定完成e-Document平安性的定義；協(xié)作e-HRM的考評(píng)機(jī)制，激勵(lì)員工進(jìn)行學(xué)問共享和利用與e-CRM結(jié)合，管理與客戶相關(guān)的各種方案書、合同、報(bào)價(jià)書等與e-Logistics結(jié)合，管理各種產(chǎn)品說明書、幫助文檔等與e-Project結(jié)合，管理項(xiàng)目方案書、安排書等，供應(yīng)項(xiàng)目進(jìn)行所需的各種學(xué)問資源，并在項(xiàng)目結(jié)束后將積累的項(xiàng)目閱歷形成新的學(xué)問文檔與e-Financials結(jié)合，管理票據(jù)等各種掃描文檔與e-Workflow結(jié)合，完整管理文檔生命周期內(nèi)的發(fā)布、審批等功能；進(jìn)行學(xué)問文檔的推送與各種辦公工具結(jié)合，如即時(shí)通訊、探討社區(qū)、協(xié)作區(qū)等，加快文檔的共享，提升學(xué)問的利用與企業(yè)信息門戶結(jié)合，為不同的用戶供應(yīng)相關(guān)的應(yīng)用和特性化的信息，例如不同的網(wǎng)站、不同的文檔書