公司檔案管理規(guī)定

檔案管理壹、總述一、各機關應設置檔案管理單位（人員），建立檔案統(tǒng)一管理制度，以統(tǒng)一方法管理檔案。二、各機關檔案管理人員之設置，參照行政院所屬各機關秘書（總務）人員員額設置標準之規(guī)定。三、檔案管理應以具有專長者擔任之，并施以有關檔案管理之訓練。四、各機關應鼓勵檔案管理人員，進修或參加國內(nèi)外有關檔案管理之研習。五、各機關對所屬檔案管理單位，應定期或不定期實施業(yè)務檢查或訪問，以溝通觀念與統(tǒng)一作法。六、各機關之檔案管理單位，應與文書及稽催單位相互聯(lián)系，密切配合，各單位間之權責，并應明確劃分。七、各機關得依本機關之特性，參照本手冊訂定輔導作業(yè)規(guī)定。八、定期與永久檔案管理程序，由各機關視需要訂定之。九、本手冊重要用語釋義如下：（一）檔案管理：指檔案管理作業(yè)過程中之點收、整理、登記、分類、編案、編目、裝訂、入檔、保管、檢調(diào)、清理、銷毀、移轉(zhuǎn)、機密等級調(diào)整注銷、安全維護及其它有關事項之處理。（二）點收：指檔案管理單位將業(yè)務單位辦畢送來歸檔之案件，予以清點受領。（三）分類：指根據(jù)檔案內(nèi)容之性質(zhì)，歸入分類表中最適當之項目。（四）分類號：指代表分類項目之號碼。（五）編案：指按檔案案情，編為簡要案名。（六）案次號：指區(qū)分同一分類號之各案所編列之號碼。（七）目次號：指區(qū)分同一卷之各件所編列之號碼。鄙（八）到檔號：指分誼類號加案號匙。曾（九）皮文號檔對照獅表：指在收應（發(fā)）文號紛檔對照表上嘗逐件將檔號逗填注于對照竄表各方格內(nèi)響，以查核、偷管制案件。娛（十）睜三五卡片：相指用以編制哭分類項目、繼人名目錄，欄所印制之卡律片，該項卡周片之直線長浸三英吋、橫騾線長五英吋兄。央（十一思）分存單：無指分存于其更它有關案卷羽之單。視（十二嫂）入檔：指筒將檔案存置趣于架柜。燭（十三）庭排列：指將豈檔案或卡片鈔，按一定之架次序順列。畝（十四震）檢調(diào)：指掠依有關目錄啦、迅確查得坐所需之案件約，供業(yè)務單木位參考。帽（十五俘）調(diào)案紀錄什卡：指隨案硬登記調(diào)案紀馬錄動態(tài)。主（十六教）清理：指唇定期檢查檔港案，適時辦煩理銷毀。記（十七焦）案：指同男一案情經(jīng)予亮分類、編案階、編目、整瓶理后之各件找為一案。妄（十八較）件：指每咐一收文或發(fā)敞文連同其簽謊辦之文件，脹各稱一件。權貳、點軌收誦十、文書單溫位，每日將驕已發(fā)文之稿浮件連同相關嫁案件，逐案序匯齊登表送雕稽催單位銷激號后再送檔挖案管理單位問點收，歸檔劑表一式二份惕，于檔案管煮理單位簽收數(shù)后，各執(zhí)一沸份備查，歸告檔表由各機思關依其內(nèi)部劈作業(yè)需要，銳自行規(guī)定。約十一、承辦條單位對于發(fā)柜文稿件，如賢需續(xù)辦者，繡應在稿面右顫上角書寫「佳續(xù)辦」字樣滾。續(xù)辦稿件賊究宜先行歸弦檔再行調(diào)用遭；抑先送還件承辦人續(xù)辦疑，再行歸檔坦，得由各機伍關自行規(guī)定腫。惟應注意葛督導文卷之溜適時歸檔，遞避免滯留承企辦人手中日麻久而散失。討十二、存查再案件，應由游承辦單位送蛛文書稽催單林位銷號后，蜓再送檔案管新理單位歸檔撓。改十三、機密勞檔案，必須沙保持高度機鉆密性者，歸葉檔時應由承竄辦人員用機蛋密檔案專用思封套裝封，唇并應于封面竄上注明單位恐名稱，年、帳月、日，收碗發(fā)文字號，輔封口加蓋印世章后登記送伍檔案管理單靠位歸檔。專淺用密封套，皺可視機關業(yè)續(xù)務之繁簡，跑自行統(tǒng)一規(guī)夾格定制使用隔。島十四、檔案牢管理人員點碼收文件，應繞依下列規(guī)定把辦理：費（一邀）文件不全蠶者，退還補緩正。式（二夫）文件有污史損或字跡模找糊不清者，太退還補正。滋（三沸）存查文件倆，未經(jīng)批準顛者，退還補案辦。曉（四頌）發(fā)文文稿豐有漏判、漏皆印、漏會者酒，退還補辦鈴。街（五閥）附件漏送謎或附件未全鎮(zhèn)，或未經(jīng)簽挽準而抽存者拍，退還補正陳。加（六憂）歸檔文件她未填注保存都年限或未予溉分類者，退值還補注。嶺（七卻）原件附有規(guī)不應歸檔之船附件者，應侵將原件連同純附件，退還掏更正。桐（八碌）歸檔文件令與歸檔表之鳴登載不符者撈，退還更正隨。萄（九籠）樣張或已惱廢之契約憑屠證等，有漏燭蓋「樣張」倦或「注銷」革字樣者，退陣還補蓋。殘（十飽）歸檔文件律中附有現(xiàn)金量或有價證券飛其它貴重物糠品等，應退逆回原承辦單劈位處理。豈（十魄一）歸檔之它文件，經(jīng)詳逆細檢查無訛欲后，即分別受于歸檔表及掉公文上蓋點磚收戳，點收語戳由各機關州自行制用。黎十五、應歸鹿檔而未歸檔裕之公文，應身由單位主管最督促歸檔。池十六、每月爆歸檔之數(shù)量季，應于月終幸由檔案管理雜單位簽報權儀責主管核閱嘩。偏十七、歸檔音文件經(jīng)檢查眼無訛后，應貿(mào)加整理，按朝文件之先后移依序編訂，建時間早者在損先，晚者在宴后（由上而堡下）。胞十八、檔案盞之大小長短求，應以公文緩紙規(guī)格之標繭準為準，過漸寬過大者，賊得予裁切折停疊，文件左彎右底三面邊顆緣應保持整削齊，惟不得婦損及檔案之州內(nèi)容。過小狼過短未達規(guī)傲定標準而不采便裝訂者，宋應用紙條加燕寬加長。箭十九、檔案議上原始附簽喝，附于文件脖適當位置；籍但面積較小豎者，應用與無原文相等尺慶度之紙張襯息貼，惟不得管脫離原文。殼二十、檔案烈上加附之針婆夾，應一律久剔除。吐二十一、檔虜案如有破損眉，應予修補災，如有皺折布，應予理平脂。榜二十二、檔技案字跡如有牽模糊缺少者品，應請原承挪辦人員查明攜補注，并在薪補注處蓋章群，以示負責編。北二十三、附尊件以與原文丘裝訂為原則貧，如遇過大御過多不裝訂撞時，可另行竊存置，惟應煌在附件上，董注明文件號大、收發(fā)字號找，并在原文雖附件欄內(nèi)注捎明附件存放托處所。要參、分類編勵案糠二十四、檔都案分類表，擁應以杜威十澇進分類法編井制之，通常悄以類、綱、居目、節(jié)為度錘，如仍不敷譯用，得在節(jié)伏之后另以小剝數(shù)點補充，贊各級項目均修按分類號大嗽小次序排列各。善二十五、檔習案之分類項計目，應視機糊關之組織職餡掌及業(yè)務繁奮簡而定，其剃編制要領如餡下：挑（一）選配用各級項目活名稱，以能剃充分表示檔兔案內(nèi)容性質(zhì)霞為原則，其稠意義必須清將晰，不宜含澆混籠統(tǒng)。條（躺二）所用之噸項目名稱，求應有一定之遵范疇，不宜柔過于廣泛，島并預測將來京可能之發(fā)展痕。代（趟三）同一級捆之項目名稱摸，彼此必須糞相稱，例如侄「外交」不墳能與「國際足關系」平行屠，因「國際態(tài)關系」應包暫括在「外交監(jiān)」之內(nèi)。圍（方四）各級項直目名稱以簡效為主，字數(shù)鮮以二至九字隔為準。炭（據(jù)五）檔案分縣類：各級項淹目名稱及其豪代表符號，糾經(jīng)確定后，無各機關應即癥編制「檔案序分類表」（耗附件一），細其編法仍將尿所有分類各魄級項目名稱榨及其代表符農(nóng)號，用一定效順序依次排制列，以便查蔽閱，并簽奉蠶本機關首長筑核準后施行邁。槳（砍六）檔案分鼠類表一經(jīng)確率定后不宜任左意修改，如哈確有修改必發(fā)要者應擬具滔新舊檔案分薪類對照表，綱以便查對。野（屈七）檔案分推類表內(nèi)各級晚項目應預留回若干空格，討以備將來業(yè)贏務發(fā)展及增慕加時隨時增報補之用。緒（購八）一件檔付案可分入兩數(shù)類以上者，嚷應分入較適獵當之項目內(nèi)扒，并在有關純之案卷內(nèi)放牢置分存單（沈附件二）或凈以影（復）布印本分存于究相關檔案內(nèi)其，以資參照艷。燭（壽九）檔案之襪案件經(jīng)分類砍后，查無前匹案可并者，榮應立新案并盞冠以年號，辭其有前案者遺，不論跨越袖若干年度，窗均應并入該糞案。展（綠十）重要案講件，應以一饞事一案為原侵則，并根據(jù)煌案件內(nèi)容，也預測將來可竹能發(fā)展之情鞏形決定案名津，每一案名抽之涵義，須串能包括該案泳既有文件及睡將來并入文灑件之全部內(nèi)牢容。泊（童十一）一般即案件，應視尼內(nèi)容性質(zhì)，軌賦予適當案恨名，如同一辭分類之案件片過多時，則純按時間、地飲域、機關、芳學?；蚱渌诵再|(zhì)等，再灰為區(qū)分，編旋為若干案，殘以便管理檢乓調(diào)。情（抽十二）同一盡分類號之各惹案，應分別三賦予案次號疲，以區(qū)分之論。偽（凳十三）分類等號加案次號圓合稱為檔號時，該檔號代陡表一案之號挽碼。放（落十四）檔案敗應分別以文刮書性質(zhì)、機統(tǒng)關名稱、地利域、時間及刊姓名為案名包，對于同一節(jié)分類號之各僚案，以年號嚷、案名、分睬類號、案號植、文件號及賭檔案之順序萍編制（附件融三）。格二十六、總份統(tǒng)及各級政敏府機關首長慌之原始手諭畏與特殊歷史霞之文物史料安，應另立項江目保管，并駁在原案放置拜抄件或影（守復）本，并搖分別注記檔么號。尊二十七、編降案時各機關擇得按業(yè)務繁枝簡需要在檔疏案上附編案撇單（附件四路），注明案販名、檔號、厘類目名稱，射俟入卷時再忍行除去。托肆、編制目品錄貍二十八、分親類目錄依下熄列規(guī)定編制?。嘿p（炭一）書本式款分類目錄（冷附件五），岡每一分類號妨一頁，凡同牌一分類號之追各案，各依惑次書寫于該搏分類號同一榮頁內(nèi)。各頁徒概依分類號悼別大小次序勞用活頁裝訂則，如系新案晶，并應依序貪登錄目錄內(nèi)橫。典（駕二）卡片式掀分類目錄（末附件六），遮應一案一卡榮，每一案在選最初立案時陰編制之，按敞分類號大小城次序排列。購（茄三）分存單舅、抄件、或謙影（復）本耍之分存盤案針，如無前案兼者，亦應作興新案登入分個類目錄內(nèi)。駐二十九、收象（發(fā)）文號便文件號對照淘表（附件七脊）采書本式移，收發(fā)文每費一通號一本忽，并根據(jù)收夫發(fā)文號大小度次序裝訂成廁冊，文號小掃者在前，大元者在后，將摧每件檔案之慨檔號，填注鄙于該檔案收業(yè)（發(fā)）文欄駐。軌三十、每扇一案卷之前拾置目次表（近附件八）以拐每一編有收襖發(fā)文號之文生件、簽及會想簽等附屬文鮮件，編為一柱個目次。霉三十一、編盞制卡片式人笛名目錄（一烏人一卡），刻在最初編案趟時，即予編吸制，各項書威寫方法與卡些片式分類目員錄同。其三十二、檔背案依下列程汽序入文件：追（炊一）檔案經(jīng)姐登入分類目波錄及目次表商后，應即將隨目錄置于卡滾片箱（附件費九）內(nèi)，目啟次表則附于鋒檔案上放于手檔案夾內(nèi)，窄依分類號大祝小次序排列配。青（啊二）每一檔吳案夾（附件驕十）以存放后同一分類號用之各案為原霜則，如同一昂類號之案件鴉過多時，得損用續(xù)夾，依險年度文件號灑大小順序排歐列。宣（條三）檔案如晌系外文，應燥將主旨譯成團中文，并將握原文附于中貌文之后，按匹其類別，統(tǒng)核一編管。牲（麗四）檔案管發(fā)理單位，對帆收到歸檔公相文，以當日冶處理完畢入矮檔為原則。風伍、保秘管科三十三、檔礦案應根據(jù)案司件辦理先后奧，由上而下徑依次匯訂，尸每卷首頁置關目次表于檔眼案夾內(nèi)，卷塑脊標明檔號穿、案名及保售存年限。型三十四、檔近案裝訂以一篇年一次，并闊由檔案管理睛單位自行辦艘理，其必須磨雇工裝訂者紅，應嚴密監(jiān)量督，不準攜市出，以資保所密。攏三十五、裝臺訂檔案，須肚整齊劃一，烘其厚度以三鑄公分為原則蘆，并依下列喉規(guī)定辦理。衫（予一）臨時檔施案以活頁裝獅訂，置封底眉面，其封底恩面由各機關惜自行統(tǒng)一規(guī)縣定。罪（坡二）定期及京永久檔案以摔書本式裝訂強（附件十一錯）。棋三十六、完任成裝訂之檔敬案依下列方兵式排列：課（粗一）經(jīng)裝訂閑之檔案，先棉按年度、次酒按文件號大容小順序，小販者在左、大帆者在右，直傘立排列于檔針案架上（附鈔件十二）。?。ㄆ岫C密檔撈案用機密檔暮案柜存放（五附件十三）只，照普通檔繪案排列法排尖列，檔案柜角之卷標框內(nèi)唇，放置卷標善，注明該柜腹內(nèi)所儲檔案殊、類別，并碎指定專人負泉責管理。機伴密檔案經(jīng)解漸密后，應照濟普通檔案保滔管。寨（貪三）另存附乎件，按文件同號大小次序想，放置于附椅件箱內(nèi)（附碑件十四）或畜架上，并貼薦置卷標，書冠明文件號。辯三十七、檔懼案管理單位拐保管之檔案殲，每月抽查欲一次，以確濾保安全。傻三十八、檔朗案保管場所亡，非檔案管猴理人員，未協(xié)經(jīng)許可，不兆得擅自進出綱。婆三十九、接枕戰(zhàn)地區(qū)檔案打有被奪取之氧虞而不及運尼走時，應將扯檔案秘密埋軍藏地下或焚蘋毀，以免泄密。隔陸、檢史調(diào)諒四十、借禿調(diào)檔案以與扮承辦單位業(yè)異務有關者為悉限。毒四十一、借液調(diào)檔案須寫籠調(diào)案單（附匯件十五），稍以一案一單釋為原則，由止調(diào)案人填寫賴年度、收發(fā)膊文號及來（橫受）文機關運、案由，并擱經(jīng)業(yè)務主管具簽章后，送閘檔案管理單稿位調(diào)取。振四十二、檔娘案管理人員驢應根據(jù)有關駱目錄，直接罩檢取檔案，語并注意迅速遼正確。蜂四十三、調(diào)傲案單按借調(diào)設單位分戶放介置于調(diào)案單犬據(jù)箱內(nèi)（規(guī)濃格自定）保寇管。衣四十四、檔拌案借出時，卷應將所調(diào)檔熔案及調(diào)案人胡服務單位、連姓名、借出削日期登記于貓調(diào)案紀錄卡形（附件十六唐），并將紀斜錄卡放置原濁卷夾袋內(nèi)，擴以便隨時查蝕催。浪四十五、借現(xiàn)調(diào)機密檔案產(chǎn)，應陳奉幕康僚長以上長粉官核準。借干出時以封套躬密封后加蓋箱密封章，送跑調(diào)案人簽收沒。血四十六、檔漁案如已被他牌人調(diào)用時，烘應向前調(diào)案狗人催還，再攀依手續(xù)送交凳調(diào)案人。況四十七、調(diào)票案人不得在瘋檔案管理處霞所，擅自檢加取或翻閱抄隨錄案卷。艦四十八、調(diào)陜閱非主管案附件，應送會資有關單位主晚管同意，或恢簽奉本機關軋權責長官核徑準。銳四十九、因莖業(yè)務需要，光借閱其它機爺關主管業(yè)務論檔案時（含錄機密檔案）巧，應備公文望或調(diào)案單，砌并經(jīng)簽奉本脅機關權責長輪官核準后借撇調(diào)。沉五十、借次調(diào)之檔案，懷不得泄密、科拆散、涂改涂、抽換、增電損、轉(zhuǎn)借、傲轉(zhuǎn)抄、遺失粉，非經(jīng)簽準朝，不得復印跪。牙五十一、借愈調(diào)檔案以十照五天為限，叢屆期仍須繼演續(xù)使用，應磚填具展期單說（格式自定惡），洽請展姿期，借出檔翅案，如有急家用，得隨時喪催還。始五十二、檔曉案管理單位券對調(diào)出之檔遙案，每逾十汗五日，應填褲具催還單（熊格式自定）珠，向調(diào)案人清催還，除經(jīng)理同意展期外歸，經(jīng)洽催三米次仍不歸還土時，應簽請羞權責長官處切理。哪五十三、檔抓案管理單位盟對歸還之檔象案，如發(fā)現(xiàn)個缺漏或涂改倦、增損、抽指換、拆散等灰情事，調(diào)案剩單不予退還瞧，并簽報權艦責長官處理得?？嵛迨摹n柏案歸還后，勿應在調(diào)案紀蘇錄卡注明還豬案日期，以盟備查考。澡五十五、機式關職員退休聾或離職時，映應由人事單倆位會知檔案態(tài)主管單位。稱五十六、各誤機關檔案管答理單位，應撿將現(xiàn)有重要慈檔案之案名策編為分類之虧案名目錄索婆引，以供查屢案之參考。粘柒、清式理高五十七、檔波案區(qū)分為永核久保存、定宿期保存兩種擊，就其內(nèi)容讓價值確定存武廢標準。攝五十八、檔架案除須永久薪保存者外，脫定期保存者賞，其保存年鏟限區(qū)分為三游十年、二十雷五年、二十盡年、十五年蒙、十年、五駁年、三年、卵一年。侵五十九、檔冬案之保存年名限（附件十針七），應以怨業(yè)務主管單系位之審核為尊基準，并以配具體明確之爆業(yè)務項目編波訂之，于簽脖奉本機關權纏責長官核準姑后實施。恨六十、具購有參考價值析之重要檔案但，得視需要似，攝制微縮飽底片保存之譜，其所需設蔑備及管理規(guī)贏定由各機關禍自行訂定。常六十一、檔留案管理單位董依據(jù)分類目繼錄，逐案核俱對，每年定犁期清理一次索。邁六十二、已刮屆滿保存期雙限之檔案，獎由檔案管理訴單位，繕造銷檔案銷毀清林冊（格式自魂定），送原遇業(yè)務承辦單疏位審查。業(yè)加務單位應根萍據(jù)機關所定繩之存廢標準奪，凡必須延鄉(xiāng)長保存期限執(zhí)之案件，應夸簽注具體理禍由，并由單伙位主管蓋章世。其經(jīng)業(yè)務檢主管單位同哥意銷毀之檔曾案，應簽報菌本機關權責權長官核準后絞會同有關單脫位派員監(jiān)毀深。毯六十三、各部種會計憑證文之銷毀，應撇依照會計法貨有關規(guī)定辦梯理。她六十四、已律銷毀之檔案士應在相關之拘目錄上加蓋噸「撥○休年示○例月濟○拼日奉準銷毀食」字樣。肆六十五、具游有史料價值裹之檔案，應班依規(guī)定處理籮，但機密檔醋案應俟機密繭等級消失后瘋，再行辦理吳。菠六十六、機蠢密檔案之機按密等級變更研及解密程序脂，依文書處積理手冊七十役二、七十三顆之規(guī)定辦理澤。氏六十七、檔抽案管理設備劫概分為庫房基、架柜、作急業(yè)工具、應紐用表卡等四適種，各機關雀應依規(guī)定設帳置之。吉六十八、檔奮案庫房宜與革其它建筑物渠隔離，地勢職宜高亢，排編水系統(tǒng)通暢奧，并盡量裝責置鐵門鐵窗輝及防盜、防黑護等設施。及庫房內(nèi)應經(jīng)罷常保持干燥戰(zhàn)并加強其通職風設備。臟六十九、檔男案架、檔案錯柜、卡片箱檢、附件箱，貫以鐵質(zhì)能防頸潮防蟲者為岔宜，其它必美要之工具及令器材，并應蝶力求切合適鋤用。喘玖、保情護助七十、庫哀房內(nèi)濕度應錢保持百分之領三十度至五維十度，如濕上度過高得備膊除濕設備調(diào)略節(jié)之。掠七十一、檔惡案得視需要疊施以分類曝縣曬，以防霉告爛，檔案管婚理人員應親租自指揮搬放毯，以免次序詞混亂，并應顯在場看守，母禁止閑人檢鄭取翻閱，以足防遺失及泄知漏機密。速七十二、檔蹦案庫房內(nèi)外稱應備滅火器結具。庫房內(nèi)踢禁止吸煙及自使用火爐、話電爐與存放果易燃物品。項七十三、檔跟案庫房內(nèi)嚴童禁儲存食物褲，墻壁四周飛，應經(jīng)常檢算查。使用強謝力殺蟲粉、遙樟腦劑等放鉗置檔案四周臂并在庫房內(nèi)訂外適時噴射所殺蟲劑，以明防蟲鼠。艙七十四、檔磚案無論入檔晶或借閱，均沾須保持整齊菠，妥善保護嶄。都七十五、檔無案有破損者投，須隨時修竄補，盡量保腫持原形，附鐮屬于原案之扣任何舊紙，史亦應保存。分七十六、破揭損之檔案，監(jiān)其修補方法根如下：麗（渣一）裱法：提破碎檔案，磁即用裱法修黃補，單面書哈寫之檔案，書用普通白紙豐裱褙于檔案愈背面，兩面敬書寫者，用吹透明紙裱褙粱之。靜（辮二）鑲法：冊破裂或有裂件縫之檔案，彈用鑲法修補欲，單面書寫旅之檔案，用呀紙條黏貼，晨兩面書寫者目，用透明紙鬧黏貼。走七十七、檔攀案有下列情敗形之一，應殃予重制：噴（困一）字跡模撥糊不易辨認私或短缺，應責由業(yè)務承辦株人員查證補插正者。紐（奇二）紙張易陵于碎損無法艇修補以及特家別重要而須爹永久保存者穩(wěn)。獎（緒三）原件僅藏一份而須多逮份應用或原沒件篇幅過大武過小或其它懸特殊情形不援便管理者。姜七十八、重紡制之檔案與事原件須分別摔注明重制原鞋因、日期、缺及份數(shù)，并富經(jīng)陳奉本機蒸關權責長官疑核準后行之惹。峰七十九、重繁制檔案應視很實際需要采獄用照相、抑唉或重抄、復討印、印刷，銅盡量依照原絮形及內(nèi)容，廳力求逼真。亦八十、檔轎案損失應依間據(jù)各種簿冊拉之紀錄向原隙文之來（受治）文者，查文抄全部內(nèi)容番，并陳本機格關權責長官占核準重新入先檔。念八十一、檔鍋案損失處理告之經(jīng)過，應榮在各種目錄乞上分別注明鈴。附：識行政院暨所轉(zhuǎn)屬各級行政汪機關微縮作丸業(yè)準則行政疏院暨所屬各疼級行政機關鐘微縮作業(yè)準夜則帽中華民國八市十一年五月袖八日行政院晃臺八十一秘貸字第一五七料五號函發(fā)布繩第一條姐行政院短為統(tǒng)一各機必關檔案微縮許作業(yè)，增強持微縮片之公鉗信力，以提所高行政效率趨，特訂定本椅準則。靈第二條查各機關變檔案微縮作飛業(yè)，依本準榴則之規(guī)定，存本準則未規(guī)淡定者，適用臟其它法令之徐規(guī)定。師隱本準則到之規(guī)定，于女公營事業(yè)及對公立學校亦拋適用之。泄第三條送本準則醫(yī)所用名詞，雅定義如下：筋疏一、各愛機關：行政竄院與所屬各享部、會、行輩、處、局、妄署、院及省悔（直轄市）足、縣（市）蔑。命抖二、檔路案：各機關隊依照管理程樣序歸檔管理系之文書及其笑附件?？翱厝?、微錘縮：使用攝垂影方法，將尖檔案縮攝于半鹵化銀底片翁或其它適于彼長久保存之址底片上之過恰程?？虿m四、原烤始文件：供耐微縮作業(yè)所健拍攝之文件襯。暴挪五、微膝縮母片：由餅原始文件直狠接拍攝之微炒縮片。熊掉六、微競縮副片：由誘微縮母片所魚復制或由其東再復制而成率之微縮片。無吼七、影頸幅：微縮片洲在攝影機內(nèi)眨經(jīng)一次曝光蝶所得之影像炮。上第四條居檔案之脂微縮作業(yè)，漢應由檔案管尿理單位辦理宏，必要時得頭委托其它機等構或民間微葬縮機構辦理曲。秀岸微縮作誤業(yè)人員對于并所拍攝之原營始文件及制賓作之微縮片全，應保守秘金密。授第五條俘微縮片嬌以卷狀微縮勵片及片狀微阿縮片為限，星其材質(zhì)并應株符合國家標遮準。叫第六條撕機密文銹件與普通文乓件應分別拍漫攝。浩永拍攝機騙密文件時，因應于所拍攝陷文件之說明沸書開始拍攝聾前及所拍攝艙文件拍攝完珍成后，攝入饅機密標記及廟適切之警語瞇。遍第七條說檔案微課縮作業(yè)應由蠻檔案管理單應位及微縮作尼業(yè)單位分別沸提出說明書態(tài)（格式如附聽表一及附表井二），于微星縮片之開端行及尾端攝入念之。播第八條岸微縮片鉗之每一影幅喚，得注明其每序號或坐標恨值。每第九條貓拍攝完揪成之微縮片難應與原始文需件之內(nèi)容一貴致，次序相艇同。脅第十條填沖驗完濤成之微縮應購影像清晰，癢其背影密度棉、解像率及桂定影液留置橫量等應符合絮國家標準壘。遣第十一條鏈微縮片于渴制作過程中底，發(fā)現(xiàn)檔案稀已拍攝部份基有誤或有漏宰拍情事者，木應即補正?；蟮谑l正微縮片制鍋作完成后，赴應就第五條叫至第十一條顧規(guī)定事項，受檢查鑒定之象。桶件經(jīng)前項絞檢查、鑒定廚合格之微縮覆片，應由檢宋查、鑒定人晨員親自于微看縮片前后端砍未曝光部位色寫或刻劃姓沈名，以示簽灘證。弦奪微縮片弱經(jīng)檢查、鑒騾定與第五條恥至第十條規(guī)雷定事項不符接或無法補正軍者，應整片問作廢，并另辣新片重新拍仇攝。仍第十三條踐微縮片得發(fā)復制微縮副部片備用。漠第十四條脅微縮片之星包裝容器上北應注明機密糞等級、微縮魔編號、原始獎文件名稱、光微縮作業(yè)單泄位名稱、微哄縮作業(yè)日期宰、保存期限轟等資料。溫第十五條扎微縮應設梯置微縮作業(yè)侍紀錄及索引拍等簿冊。放炒微縮作好業(yè)紀錄簿應晴記載第七條游至第十四條議規(guī)定之事項陪。其騾第一項宵之簿冊應并菜同微縮片指到定專人負責洞保管，其保樓存期限與制趁作完成之微皮縮片同。必老要時，并得芳制成微縮片捆保存。埋第十六條每依本準則額規(guī)定制作檔診案微縮片及笛由該微縮片它放大復印，匯并蓋用檔案僅保管機關之產(chǎn)印信者，推子定與原始文乒件有同一之玩效力。慕第十七條湖檔案微縮布片制作完成伸后，應保存團于能避免物串理上、化學箭上及生物上小侵害之場所潛，并應有適唇當環(huán)境控制民及安全管制默措施。姑第十八條家微縮母片弄有損壞或不長堪使用情事嫩，須重行制拒作時，應依玉第三條至第稠十五條規(guī)定變辦理。薯第十九條喚本準則施立行前，各機控關已頒行之用檔案微縮作黃業(yè)要點、注輝意事項、程鼻序或手冊等涌，與本準則預規(guī)定不符者唯，依本準則垂改正之。景第二十條澤各機關未豬依管理程序礦歸檔管理之耗文書及其附刪件，其微縮浪作業(yè)準用本成準則之規(guī)定屋。立第二十一條勢本準則步自發(fā)布日施世行。附表一附表二附件一附件二附件三摔１、同一分鬧類號之各案鈴，系以文書吐性質(zhì)細分者桌，即根據(jù)各維案之性質(zhì)，兵分別以簡單攪概括之名詞解為案名，并什以立案先后優(yōu)為案次號，逼例如：凳嚴310.1薄文書手冊一捆項，細分案烏名為「編訂壘文書手冊案眾」，并系七帥十二年新生紛之第一案。淡范例謠：征（１）漏年號｜｜沾72胳（２）困案名｜｜編界訂文書手冊梳。虜（３）豎分類號｜｜譯310.0餓（４）此案次號｜｜架1羽（５）燭檔號｜｜谷２、同一分段類號之各案液，系以機關搏名稱細分者結，即將機關近名稱冠于案帳名之前。例忠如：亂210炮行政院所屬沫各機關組織側職掌一項細窩分案名為「謝內(nèi)政部組織境職掌案」。休范例甩：震（１）餓案名｜｜內(nèi)澤政部組織職嫩掌案。灶（２）絡分類號｜｜夜210駁（３）餃案次號｜｜輪3給（４）疑檔號｜｜莫３、同一分則類號之各案赤，系以地域持區(qū)分者，即振將地域名稱股冠于案名之朽前為案名，家并以該地域緩首字四角號纏碼或地域表洋之代號為案熔次號。例如禍：喉戰(zhàn)地政辭務計畫一項享，細分案名遭為「金門戰(zhàn)組地政務計畫揚案」。每范例一羽：已（１）坑案名｜｜金陰門戰(zhàn)地政務廢計畫案。冶（２）亮分類號｜｜吵620.1垃（３）均案次號｜｜腰8010木（金字之四賀角號碼）。修（４）踐檔號｜｜專范例二撥：劃