項(xiàng)目四辦公用品和設(shè)備管理

項(xiàng)目四辦公室用品和設(shè)備管理第一頁(yè)，共三十五頁(yè)。認(rèn)識(shí)辦公用品第二頁(yè)，共三十五頁(yè)。辦公用品的具體分類(lèi)有：一是紙簿類(lèi)消耗品：A4、B5等辦公復(fù)印紙、信紙、信封、筆記本、直線紙、復(fù)寫(xiě)紙、卷宗、標(biāo)簽紙二是筆尺類(lèi)消耗品：鉛筆、刀片簽字筆、橡皮擦、夾子、膠水、膠帶、鋼筆、打碼機(jī)、姓名章、日期章、日期戳等。三是裝訂類(lèi)消耗品：大頭針、圖釘熒光筆、修正液、電池、剪刀、美工刀、訂書(shū)機(jī)、打孔機(jī).

四是辦公設(shè)備耗材：打印機(jī)墨盒、色帶、計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、空白光盤(pán)等。第三頁(yè)，共三十五頁(yè)。任務(wù)一辦公設(shè)備的使用和管理主要討論最經(jīng)常使用的辦公設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼錄音筆、U盤(pán)等。一、復(fù)印機(jī)使用和管理

1.復(fù)印機(jī)的基本原理靜電復(fù)印機(jī)的基本原理是運(yùn)用電光學(xué)、計(jì)算機(jī)和精密機(jī)械為一體的攝影技術(shù)，將原稿的文字、圖像轉(zhuǎn)換為靜電潛象，再由靜電潛象轉(zhuǎn)印成復(fù)印圖像的過(guò)程。第四頁(yè)，共三十五頁(yè)。復(fù)印機(jī)第五頁(yè)，共三十五頁(yè)。2.復(fù)印機(jī)的使用靜電復(fù)印機(jī)的使用步驟：（1）預(yù)熱；（2）放置原稿；（3)設(shè)定份數(shù)；（4）設(shè)定復(fù)印倍數(shù)；（5）選擇復(fù)印紙尺寸；（6）調(diào)節(jié)復(fù)印對(duì)比度；（7）當(dāng)復(fù)印紙張較薄而底稿兩面都有字時(shí)，可在該頁(yè)背后墊上一張白紙，防止背面的字透印出來(lái)。當(dāng)復(fù)印無(wú)法拆開(kāi)的書(shū)本時(shí)，可兩頁(yè)中間夾一張厚白紙，遮擋暫不印的一頁(yè)和中縫。第六頁(yè)，共三十五頁(yè)。送紙方式：復(fù)印送紙有兩種：送紙盒自動(dòng)送紙和手動(dòng)送紙。一般情況使用自動(dòng)送紙，如果制作膠片或載體紙張較厚，則使用手動(dòng)方式送紙。復(fù)印機(jī)的使用常識(shí)：

1）選擇合適的地方安裝復(fù)印機(jī)。

2）應(yīng)使用穩(wěn)定的交流電，電源的定額應(yīng)為：220-240V，50Hz，15A。

第七頁(yè)，共三十五頁(yè)。3.復(fù)印機(jī)管理復(fù)印文件資料要辦理登記審批手續(xù)。為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)．每天下午下班時(shí)關(guān)機(jī)。不得擅自復(fù)印絕密文件和個(gè)人材料，復(fù)印機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源開(kāi)關(guān)，切斷電源。

第八頁(yè)，共三十五頁(yè)。4.復(fù)印機(jī)的維護(hù)和保養(yǎng)

必須對(duì)復(fù)印機(jī)進(jìn)行定期保養(yǎng)維護(hù)，也就是對(duì)靜電復(fù)印機(jī)的感光鼓、電暈器、顯影裝置、光學(xué)系統(tǒng)、供輸紙機(jī)構(gòu)等進(jìn)行檢查、清潔、潤(rùn)滑、調(diào)整或更換。當(dāng)對(duì)復(fù)印機(jī)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)操作時(shí)，應(yīng)首先切斷電源，打開(kāi)各機(jī)門(mén)，卸下稿臺(tái)玻璃，然后分別將清潔器、顯影器、電暈裝置、消電燈等取出。再將定影器及紙盒等相繼拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其周?chē)考r(shí)，一定要小心，決不能劃壞感光鼓，一旦劃壞將在復(fù)印件留下與劃痕相對(duì)應(yīng)的污跡且很難修復(fù)。第九頁(yè)，共三十五頁(yè)。二、傳真機(jī)使用和管理

1.傳真技術(shù)概述問(wèn)世于19世紀(jì)40年代，20世紀(jì)20年代傳真技術(shù)基本成熱，第二次世界大戰(zhàn)前后開(kāi)始商用，進(jìn)入20世紀(jì)90年代以來(lái)，傳真技術(shù)隨著世界新技術(shù)的不斷發(fā)展，產(chǎn)生了光電技術(shù)及其器件的更新。光傳真機(jī)也應(yīng)運(yùn)而生。第十頁(yè)，共三十五頁(yè)。新型數(shù)碼傳真機(jī)

第十一頁(yè)，共三十五頁(yè)。1.秘書(shū)如何收發(fā)傳真

（1）發(fā)出傳真發(fā)出傳真除了要熟悉其發(fā)送方法外，還要注意：

1）擬寫(xiě)文稿

2）登記：傳真管理，要建立收發(fā)登記制度。

3）歸檔：如果是重要的文件，應(yīng)加以編號(hào)并妥善保存，年底立卷歸檔。第十二頁(yè)，共三十五頁(yè)。

（2）接收傳真

1）登記接收傳真有人工和自動(dòng)兩種方法。傳真接收管理和發(fā)送一樣，也要建立登記制度。

2）處理秘書(shū)收到傳真后，屬于自己職責(zé)范圍之內(nèi)的應(yīng)盡快處理；如果是他人傳真，應(yīng)盡快通知收件人，并請(qǐng)領(lǐng)取人領(lǐng)取時(shí)簽字，尤其是有急度和密級(jí)要求的傳真，更要認(rèn)真對(duì)待，確保傳真能得到快速高效的處理。第十三頁(yè)，共三十五頁(yè)。三、打印機(jī)使用和管理1.針式打印機(jī)針打機(jī)購(gòu)置成本便宜、耗材成本低廉、不怕“折騰”、能實(shí)現(xiàn)多層拷貝打印。2.噴墨打印機(jī)噴墨打印機(jī)是采用數(shù)字信號(hào)控制噴頭噴射細(xì)小墨滴到打印紙上形成打印點(diǎn)來(lái)完成打印輸出功能的。第十四頁(yè)，共三十五頁(yè)。3.激光打印機(jī)

激光打印機(jī)是激光技術(shù)和電子照相技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。它由走紙機(jī)構(gòu)、激光掃描系統(tǒng)、電子照相部件和字形發(fā)生器與控制器等幾部分組成。

第十五頁(yè)，共三十五頁(yè)。四、數(shù)碼相機(jī)使用和管理1.什么是數(shù)碼相機(jī)？數(shù)碼相機(jī)中的照片可直接傳送到計(jì)算機(jī)中。數(shù)碼相機(jī)可以看作是普通照相機(jī)和掃描儀的結(jié)合體，按下快門(mén)，馬上就可以從液晶顯示屏上看到照片效果。

第十六頁(yè)，共三十五頁(yè)。2.數(shù)碼相機(jī)的注意事項(xiàng)（1）數(shù)碼相機(jī)不適宜拍攝自然風(fēng)光（2）盡量靠近被攝體（3）避免過(guò)高或過(guò)低的溫度（4）取景要準(zhǔn)確（5）在逆光拍攝時(shí)使用閃光燈進(jìn)行補(bǔ)光

第十七頁(yè)，共三十五頁(yè)。3、數(shù)碼相機(jī)的保養(yǎng)（1）清洗相機(jī)機(jī)身（2）清洗鏡頭（3）防熱（4）防寒（5）防水、防霧和防沙（6）旅行防護(hù)（7）相機(jī)保藏第十八頁(yè)，共三十五頁(yè)。五、U盤(pán)使用和管理

1.何謂U盤(pán)優(yōu)盤(pán)即U盤(pán)，如圖所示。是一種閃存介質(zhì)，通過(guò)電腦的USB接口存取數(shù)據(jù)，存取數(shù)據(jù)的速度遠(yuǎn)比軟盤(pán)快。容量從幾M到數(shù)千M不等。第十九頁(yè)，共三十五頁(yè)。優(yōu)盤(pán)的優(yōu)點(diǎn)：不需要驅(qū)動(dòng)器，無(wú)外接電源，使用簡(jiǎn)便，即插即用；容量大，體積小，僅大拇指般大小，十分的輕巧；存取速度快，約為軟盤(pán)速度的15倍；可靠性好，可擦寫(xiě)達(dá)100萬(wàn)次，數(shù)據(jù)至少可保存10年；抗震，防潮，耐高低溫，攜帶十分方便；

USB接口，帶寫(xiě)保護(hù)功能； 具備系統(tǒng)啟動(dòng)、殺毒、加密保護(hù)、裝載一些工具等功能；

第二十頁(yè)，共三十五頁(yè)。2.U盤(pán)使用注意事項(xiàng)（1）拔U盤(pán)之前要關(guān)掉從U盤(pán)中打開(kāi)的每個(gè)文件夾，否則可能會(huì)丟失數(shù)據(jù)。（2）“我的U盤(pán)”只能識(shí)別FAT格式的分區(qū)。（3）不使用U盤(pán)的時(shí)候，最好將U盤(pán)取下，否則會(huì)影響終端的運(yùn)行速度。（4）頻繁插拔U盤(pán)會(huì)導(dǎo)致盤(pán)內(nèi)數(shù)據(jù)丟失，因此插拔時(shí)間間隔至少要保持30秒。第二十一頁(yè)，共三十五頁(yè)。任務(wù)二辦公資源采購(gòu)與管理購(gòu)買(mǎi)租用直接購(gòu)買(mǎi)電話訂購(gòu)傳真訂購(gòu)網(wǎng)上訂購(gòu)第二十二頁(yè)，共三十五頁(yè)。辦公用品采購(gòu)流程申請(qǐng)審批招標(biāo)簽合同入庫(kù)付款選擇供應(yīng)商訂貨單交貨單入庫(kù)單申購(gòu)表訂貨單交貨單1、價(jià)格、費(fèi)用2、質(zhì)量、交貨3、服務(wù)、位置第二十三頁(yè)，共三十五頁(yè)。辦公用品的申請(qǐng)和訂貨1、由需要購(gòu)買(mǎi)貨物的人填寫(xiě)公司內(nèi)部的《采購(gòu)申請(qǐng)單》，說(shuō)明需要貨物的理由和細(xì)節(jié)，經(jīng)過(guò)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交給采購(gòu)人員2、由采購(gòu)人員通過(guò)《辦公用品訂購(gòu)單》向供應(yīng)商發(fā)出購(gòu)買(mǎi)需求，各供應(yīng)商會(huì)返回對(duì)應(yīng)的報(bào)價(jià)單經(jīng)過(guò)采購(gòu)人員的比較、篩選，填寫(xiě)正式訂購(gòu)單并簽字，說(shuō)明訂購(gòu)貨物的詳細(xì)情況，發(fā)送給選定的供應(yīng)商，該訂購(gòu)單需要公司高級(jí)主管簽字批準(zhǔn)，并復(fù)制一份給財(cái)務(wù)部，做為付款的通知。第二十四頁(yè)，共三十五頁(yè)。第二十五頁(yè)，共三十五頁(yè)。辦公用品訂購(gòu)單風(fēng)光旅游公司

序號(hào)名稱(chēng)規(guī)格品牌數(shù)量單價(jià)總計(jì)1

2

3

4

5

6

7

合計(jì)

制表人：審核：核準(zhǔn)：第二十六頁(yè)，共三十五頁(yè)。3、當(dāng)收到供應(yīng)商的貨物后，要對(duì)照供應(yīng)商的交貨單和自己的訂貨單檢查貨物，查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合要求，將簽收后的交貨單送財(cái)務(wù)部4、采購(gòu)人員根據(jù)收到的貨物填寫(xiě)入庫(kù)單，貨物入庫(kù)，庫(kù)房人員要簽字表示貨物進(jìn)庫(kù)。5、財(cái)務(wù)部收到發(fā)票后，對(duì)照《交貨單》、《入庫(kù)單》和《訂單》，三單貨名、數(shù)量應(yīng)當(dāng)相符，經(jīng)財(cái)務(wù)主管簽字核準(zhǔn)，總經(jīng)理批準(zhǔn)后付款。6、接收的每一類(lèi)貨物的詳情，應(yīng)輸入到《辦公用品庫(kù)存卡》的接收項(xiàng)目中。7、接收后，要及時(shí)更新庫(kù)存余額。8、將接收的貨物按照辦公用品存儲(chǔ)規(guī)定存放好9、訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。辦公用品的入庫(kù)第二十七頁(yè)，共三十五頁(yè)。1、儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，保證安全2、新物品置于舊物品下面或后，領(lǐng)用時(shí)遵守先進(jìn)先出的原則。3、各類(lèi)物品要清楚地貼上標(biāo)簽，標(biāo)明類(lèi)別4、體積大、分量重的放置在最下面，減少?gòu)募苌先∥飼r(shí)發(fā)生事故的危險(xiǎn)5、小物品，常用的物品應(yīng)放在較大物品前，方便領(lǐng)用。6、儲(chǔ)藏間要通風(fēng)良好，保持干燥7、照明良好，便于查找。辦公用品的庫(kù)存管理第二十八頁(yè)，共三十五頁(yè)。辦公用品入庫(kù)清單物項(xiàng)目品數(shù)量規(guī)格單價(jià)金額紙張裝訂機(jī)文件夾總計(jì)：制表人:制表時(shí)間:入庫(kù)時(shí)間：第二十九頁(yè)，共三十五頁(yè)。要學(xué)會(huì)填寫(xiě)庫(kù)存記錄卡（一）庫(kù)存記錄卡庫(kù)存參考號(hào)B4

紙最大庫(kù)存量

100令項(xiàng)目：A4白文件紙最小庫(kù)存量（安全庫(kù)存）15令單位數(shù)量：令（1令=500頁(yè)）再定貨量

25令日期

接收

發(fā)放數(shù)量發(fā)票號(hào)供應(yīng)商數(shù)量領(lǐng)用人領(lǐng)用部門(mén)余額1-130S1933初萌行政部10再定貨量＝日用量*運(yùn)送時(shí)間+最小庫(kù)存量第三十頁(yè)，共三十五頁(yè)。庫(kù)存監(jiān)督工作說(shuō)明1、根據(jù)不同目的選擇不同的監(jiān)督類(lèi)型、時(shí)間間隔，并采用各種不同的庫(kù)存監(jiān)督行動(dòng)2、監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的庫(kù)存問(wèn)題，需縮短監(jiān)督時(shí)間間隔，保證庫(kù)存符合企業(yè)要求。3、每月核查一次入庫(kù)、出庫(kù)和庫(kù)存情況，了解物品使用情況，防止物品過(guò)度使用。4、定期檢查庫(kù)存記錄卡，并隨時(shí)調(diào)整庫(kù)存情況，減少浪費(fèi)第三十一頁(yè)，共三十五頁(yè)。領(lǐng)用流程填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放用品更新庫(kù)存記錄辦公用品的領(lǐng)用第三十二頁(yè)，共三十五頁(yè)。1、領(lǐng)用辦公用品時(shí)，要填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用登記表》，由領(lǐng)用人詳細(xì)填寫(xiě)領(lǐng)用物品的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、領(lǐng)用時(shí)間等項(xiàng)目，并在領(lǐng)用人一欄中簽字，做到“誰(shuí)領(lǐng)用、誰(shuí)簽字、誰(shuí)負(fù)責(zé)”2、專(zhuān)人發(fā)放3、規(guī)定發(fā)放時(shí)間。可依單位辦公用品管理規(guī)定辦理4、用品發(fā)放可對(duì)重要部門(mén)實(shí)行傾斜5、及時(shí)更新庫(kù)存卡辦公用品的領(lǐng)用注意事項(xiàng)第三十三頁(yè)，共三十五頁(yè)。文具用品領(lǐng)用記錄卡部門(mén)工作內(nèi)容分類(lèi)品名規(guī)格月份合計(jì)備注123456789101112第三十四頁(yè)，共三十五頁(yè)。內(nèi)容總結(jié)項(xiàng)目四。（7）當(dāng)復(fù)印紙張較薄而底稿兩面都有字時(shí)，可在該頁(yè)背后墊上一張白紙，防止背面的字透印出來(lái)。復(fù)印送紙有兩種：送紙盒自動(dòng)送紙和手