文書檔案管理培訓課件

文書檔案管理制作：杜輝輝第一頁，共三十六頁。二、文書檔案（一）文書檔案的含義立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、具有保存價值的各種紙質(zhì)文件材料。第二頁，共三十六頁。（二）歸檔文件整理工作歸檔文件整理工作，是指將處于零亂狀態(tài)的和需要進一步條理化的文件經(jīng)過分類、組合、排列與編目，達到系統(tǒng)化的過程。是一項重要的基礎工作。文書檔案整理方法：新的整理方法——以件為管理單位傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位第三頁，共三十六頁。歸檔文件整理流程將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、使之有序化的過程。第四頁，共三十六頁。件

件：歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。第五頁，共三十六頁。（三）歸檔文件的整理原則1、整理原則已辦理完畢的，具有保存價值的遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2、質(zhì)量要求歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。第六頁，共三十六頁。（四）歸檔文件整理方法主要內(nèi)容1、裝訂2、分類3、排列4、編號5、編目6、裝盒第七頁，共三十六頁。1、裝訂歸檔文件應按“件”裝訂“件”內(nèi)排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；復文在前，來文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。第八頁，共三十六頁。對齊方式裝訂前應將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊。

采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。第九頁，共三十六頁。歸檔文件裝訂方法：a裝訂前應將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。b文件材料薄的，應采用左側兩釘裝訂，要將左、下側對齊。c文件材料較厚的，應采用左側線繩三孔打眼裝訂，要將左、下側對齊。d不要隨意裁切文件，盡量保持文件原貌。第十頁，共三十六頁。其他應注意的問題

大于A4型的報表、圖樣等文字材料，按照A4型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊，盡量減少折疊層次，折痕處應盡量位于字跡之外。破損文件需要進行修復，太小的文件需要托裱。第十一頁，共三十六頁。

字跡模糊或褪變的文件需要復制，復制件附于原件后一并歸檔去除原裝訂文件用的易銹蝕的金屬物裝訂用品必須符合檔案保護要求，裝訂方式和用品采用特制不銹鋼書釘或線繩裝訂。第十二頁，共三十六頁。2、分類分類方法：年度分類法、保管期限分類法、機構/問題分類法分類方案：

a:年度—機構（問題）—保管期限（例1、2）

b:年度—保管期限（例3）

c:保管期限—年度—機構（問題）（例4）

d:保管期限—年度

e:……第十三頁，共三十六頁。例1：2008年：辦公室…永久、長期、短期人事處…永久、長期、短期管理處…永久、長期、短期

……2009年：辦公室…永久、長期、短期人事處…永久、長期、短期管理處…永久、長期、短期

……2010年：……年度——機構——保管期限第十四頁，共三十六頁。例2：2008年：黨群類…永久、長期、短期業(yè)務類…永久、長期、短期行政類…永久、長期、短期

……2009年：黨群類…永久、長期、短期業(yè)務類…永久、長期、短期行政類…永久、長期、短期

……2010年：……年度——問題——保管期限第十五頁，共三十六頁。例3：2001年：永久、長期、短期

2002年：永久、長期、短期

2003年：永久、長期、短期

……年度——保管期限第十六頁，共三十六頁。例4：永久：2001年辦公室、人事處、管理處…2002年辦公室、人事處、管理處…2003年……

長期：2001年辦公室、人事處、管理處…2002年辦公室、人事處、管理處…2003年……

短期：2001年辦公室、人事處、管理處…2002年辦公室、人事處、管理處…2003年……保管期限—年度—機構第十七頁，共三十六頁。保管期限表規(guī)定檔案保管期限的文件。檔案局8號令文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期（15-50年），短期（1-15年）。機關文書檔案的保管期限定為永久和定期兩種，定期一般分為30年、10年。第十八頁，共三十六頁。3、排列歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結合時間、重要程度等排列。

“最低一級類目”是指分類時所確定的類目體系中設在最低的一級類目，例如按照“保管期限——年度——機構”分類，“機構”即為最低一級類目。

第十九頁，共三十六頁。歸檔文件的排列方法：a：上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，下級集中排在其后。b:同一事由的歸檔文件排列，可按文件形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。c:不同事由的歸檔文件排列，可按文件形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。d:對具有保存價值，但未及時歸檔的零散文件，應排列在相應類別歸檔文件的最后，或與相關的某件歸檔文件裝訂成一件，并在歸檔文件目錄備注欄加以說明第二十頁，共三十六頁。4、編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章必備項目為：全宗號、年度、保管期限和件號；選擇項目為：機構（問題）。

全宗號是檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號。

年度指歸檔文件的形成年度；以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2009。

保管期限是按照《文書檔案保管期限表》給歸檔文件劃定的；件號是最低一級類目內(nèi)的排列順序號。按文件排列順序從“1”開始標注。如采用“保管期限——年度——機構”進行分類的，件號應在同一保管期限、同一年度、同一機構內(nèi)從“1”開始逐件流水編號

第二十一頁，共三十六頁。填寫歸檔章項目時應使用符合檔案保護要求的字跡材料歸檔章格式（如圖）第二十二頁，共三十六頁。編制頁號原文有統(tǒng)一頁號的不重編頁，無頁號的要編制頁號，正面編在文件的右下角，反面編在文件的左下角?？瞻醉摬挥嫈?shù)。兩份以上文件組成一件時應將構成該件的各文件頁數(shù)和文件處理單相加作為該件的總頁數(shù)。

第二十三頁，共三十六頁。5、編目

編目是指編制歸檔文件目錄。

《歸檔文件目錄》由二部分構成：歸檔文件目錄封面歸檔文件目錄第二十四頁，共三十六頁。歸檔文件目錄基本格式歸檔文件目錄2009—城管處—永久第二十五頁，共三十六頁。歸檔文件目錄一式兩份，一份放入檔案盒內(nèi)文件前面，另一份按永久、30年、10年三種不同保管期限單獨裝訂成冊并編制目錄索引和封面（要求打?。?。第二十六頁，共三十六頁。歸檔文件目錄冊封面全宗名稱：廣東省建設廳全宗號：269保管期限：永久年度：2009年類別：文書檔案A第二十七頁，共三十六頁。歸檔文件目錄冊脊背第二十八頁，共三十六頁。立卷說明主要職責內(nèi)設機構（名稱、職能）人員編制年度工作總結領導成員情況立卷情況主要內(nèi)容第二十九頁，共三十六頁。6、裝盒裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等內(nèi)容。裝盒的要求：不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒；分機構（問題）的情況下，不同機構（問題）形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。第三十頁，共三十六頁。檔案盒封面廣東省建設廳全宗名稱：廣東省建設廳全宗號：269保管期限：永久年度：2009年類別：文書檔案A第三十一頁，共三十六頁。檔案盒脊背檔案盒脊背需包含內(nèi)容：全宗號、年度、期限、機構（問題）、起止件號和盒號等第三十二頁，共三十六頁。備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，內(nèi)容包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。檢查人；負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日期：歸檔文件整理完畢的日期第三十三頁，共三十六頁。備考表備考表格式盒內(nèi)文件情況說明：整理人：檢查人：年月日第三十四頁，共三十六頁。謝謝！再見！第三十五頁，共三十六頁。內(nèi)容總結文書檔案管理。新的整理方法——以件為管理單位。傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位。復文在前，來文在后。c文件材料較厚的，應采用左側線繩三孔打眼裝訂，要將左