檔案的提供利用

檔案利用工作

第一節(jié)檔案利用工作的概念

一、含義1、概念：檔案利用工作——亦稱“檔案利用服務(wù)”、“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務(wù)的一項業(yè)務(wù)工作。

第一頁，共五十六頁。

（1）方式與方法——主要是指提供檔案原件借閱、檔案復(fù)制品、提供咨詢、檔案信息加工品，出具檔案證明等形式。

（2）檔案——檔案館室的檔案原件和檔案信息加工品，如大事記、結(jié)構(gòu)沿革、文件匯編等編研材料。

（3）服務(wù)——檔案人員被動的提供檔案服務(wù)和主動提供檔案服務(wù)兩種形式。第二頁，共五十六頁。2、內(nèi)容

館藏檔案信息的內(nèi)容和成分，各種檔案檢索工具的使用方法；社會對檔案信息的需求特點，把握檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律；介紹和報道館室藏中相關(guān)的檔案信息線索，積極開展檔案咨詢服務(wù)；提供他們所需的檔案文獻等內(nèi)容。第三頁，共五十六頁。

二、指導(dǎo)思想

檔案利用工作的指導(dǎo)思想是，全面、及時、準確、有效地為檔案用戶服務(wù)。（一）全面：提供本館室藏中檔案信息，同時推薦其他館室檔案線索。（二）及時：建立科學(xué)的檢索體系，熟悉檔案內(nèi)容與成分，及時滿足用戶需求。（三）準確：要準確的分析和把握檔案用戶的利用需求。第四頁，共五十六頁。(四)有效

積極主動的為用戶查找檔案與資料，努力提高服務(wù)工作的質(zhì)量；大力開發(fā)檔案信息資源，建立完善的檢索系統(tǒng)，編輯出版各種檔案史料，提高檔案服務(wù)人員思想業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷增強為社會提供檔案信息服務(wù)的能力，主動地有效地為利用者服務(wù)。第五頁，共五十六頁。

三、意義和要求

（一）意義1、提供利用是檔案工作的根本目的。2、利用工作對整個檔案工作的發(fā)展有決定性影響檔案工作的發(fā)展，取決于兩個因素（1）外部因素：社會及本部門決策層的重視程度（2）內(nèi)部因素：各項檔案業(yè)務(wù)工作是否健康、協(xié)調(diào)的發(fā)展第六頁，共五十六頁。（二）要求：1、明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度。2、熟悉檔案，了解需要。3、正確處理利用和保密的關(guān)系4、正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系5、注重被動服務(wù)與主動服務(wù)并舉6、注意掌握檔案利用效果第七頁，共五十六頁。第二節(jié)檔案利用的途徑與方式

一、檔案利用的基本途徑。

直接利用工作是檔案提供利用工作的主要途徑，是檔案工作人員通過閱覽、外借、復(fù)制、咨詢、檔案證明等服務(wù)方式，直接向利用者提供檔案材料，滿足利用需要的工作。是檔案部門最常用的利用方法，提供信息最直接。

第八頁，共五十六頁。間接利用工作是指檔案工作人員通過整理、匯集、編寫等方式，對現(xiàn)存檔案室檔案信息進行開發(fā)，編輯成各種專門參考資料，向利用者提供完整、系統(tǒng)、精練的二次信息的工作。第九頁，共五十六頁。檔案提供利用的具體方式是多種多樣的，但歸納起來有以下幾種基本方式：（1）以檔案原件提供利用。如：檔案館（室）開辟閱覽室，利用者在館（室）內(nèi)閱覽一般文件原件；在某些情況下將檔案原件暫時借出館（室）外使用等。但比較珍貴的檔案原件及容易損壞的歷史檔案，不宜通過這種方式直接提供給利用者使用。檔案利用服務(wù)的方式第十頁，共五十六頁。（2）以檔案復(fù)制品提供利用。如：制作各種形式的檔案原件復(fù)本，代替原件在館（室）內(nèi)閱覽或提供館（室）外利用；編輯出版文件匯編和在報刊上公布檔案；舉辦檔案展覽等。（3）綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提供利用。如：編寫各種參考資料，制發(fā)檔案證明，函復(fù)查詢外調(diào)，依據(jù)檔案材料撰寫專門文章和著作，向社會提供加工的檔案信息。檔案利用服務(wù)的方式第十一頁，共五十六頁。一、閱覽服務(wù)檔案閱覽服務(wù)，是指檔案館（室）在特定的場所，開辟閱覽室，向有關(guān)利用者提供檔案信息的一種服務(wù)方式。檔案是歷史記錄的原始材料，一般多是單份、孤本或稀本，有的內(nèi)容具有一定的機密性。這些特點，決定了檔案一般不宜外借。檔案館（室）收藏的檔案，又不能也不必要全部復(fù)制多份廣為傳遞，而應(yīng)主要采取館（室）內(nèi)閱覽的方式。檔案利用服務(wù)的方式第十二頁，共五十六頁。建立閱覽室接待利用的方式，優(yōu)越性很多：有專門設(shè)施，有專人監(jiān)護和咨詢，既便于檔案的保護和保密，又能為利用者提供較好的閱覽條件；可以提高檔案的周轉(zhuǎn)率和利用率，避免因一人借出館（室）外而妨礙多人利用之弊；便于了解和研究利用檔案的情況，從而改進和提高檔案利用工作。檔案利用服務(wù)的方式第十三頁，共五十六頁。二、檔案的外借檔案外借服務(wù)，是指檔案（室）為滿足某些需要檔案原件或副本作證據(jù)的利用需求，暫時將檔案借出館（室）外使用的一種服務(wù)方式。檔案利用服務(wù)的方式第十四頁，共五十六頁。三、制發(fā)檔案復(fù)制本制發(fā)檔案復(fù)制本服務(wù)，是指檔案館（室）根據(jù)利用者的合理需要，以檔案原件為依據(jù)，通過復(fù)制（包括靜電復(fù)印、拍照、曬印、摹寫、抄錄等）、摘錄等手段，向利用者提供檔案復(fù)制本的一種服務(wù)方式。優(yōu)缺點檔案利用服務(wù)的方式第十五頁，共五十六頁。四、檔案證明檔案證明，是指檔案館（室）根據(jù)機關(guān)、團體或個人的詢問和申請，為核查某種事實在館（室）藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而摘抄編寫的一種書面證明材料。利用者提出申請——領(lǐng)導(dǎo)審查批準——查找材料——綜合編寫——校對——寄發(fā)檔案利用服務(wù)的方式第十六頁，共五十六頁。檔案證明的編寫要求：（1）檔案證明應(yīng)根據(jù)檔案正本來編寫。（2）檔案證明必須客觀引述材料（3）無論根據(jù)什么材料編寫，均應(yīng)在檔案證明上注明材料的出處和根據(jù)（4）檔案證明的文字要確切、明了，要限定其內(nèi)容范圍，不得超出申請證明問題的范圍而列入其他材料檔案利用服務(wù)的方式第十七頁，共五十六頁。五、檔案目錄六、檔案展覽七、檔案咨詢八、網(wǎng)絡(luò)化、檔案數(shù)字化環(huán)境下檔案利用服務(wù)方式的變化檔案利用服務(wù)的方式第十八頁，共五十六頁。新環(huán)境下，檔案利用服務(wù)的方式也發(fā)生的革命性變化，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1、計算機占據(jù)主要利用空間2、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)成了查閱檔案信息的主要方式3、下載、打印逐步取代復(fù)印檔案4、利用服務(wù)實現(xiàn)自動化檔案利用服務(wù)的方式第十九頁，共五十六頁。六、檔案展覽檔案展覽與陳列服務(wù)，是指檔案館（室）按照一定的主題，以展出檔案原件或其復(fù)制品的方式，系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容與成分的一種具體服務(wù)方式。檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)第二十頁，共五十六頁。檔案展覽與陳列的作用是：（1）檔案展覽與陳列本身就是提供檔案信息的現(xiàn)場，利用者可以從中得到較為集中系統(tǒng)的檔案信息內(nèi)容與線索，甚至發(fā)現(xiàn)從未見過的、難得的珍貴史料信息；（2）機關(guān)和檔案館能在一定范圍內(nèi)組織較多的觀眾參觀，服務(wù)面較廣泛；檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)第二十一頁，共五十六頁。（3）經(jīng)過精心選擇和組織展出的有代表性的、典型的檔案信息材料，能夠以其原始性、真實性和形象鮮明見長，給參觀者留下深刻的印象，起到生動的宣傳教育作用；（4）檔案展覽與陳列可以展示檔案館（室）藏檔案內(nèi)容之豐富及檔案的特殊作用，引起人們的注意和興趣，從而也宣傳了國家建設(shè)和發(fā)展檔案事業(yè)的必要性。檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)第二十二頁，共五十六頁。檔案展覽中存在問題：（一）任務(wù)型展覽多，精品展覽（二）政績類展覽多，反映歷史文化內(nèi)涵的展覽少（三）照片圖片類展覽多，以檔案為主的展覽少（四）獨立舉辦的展覽多，聯(lián)合協(xié)作的展覽少少（五）花瓶式講解員多，專家型講解人員少檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)第二十三頁，共五十六頁。七、檔案咨詢服務(wù)檔案咨詢服務(wù)工作是檔案館（室）為利用者服務(wù)的一種方式。它是以檔案為根據(jù)，通過個別解答問題的方式，向利用者提供檔案、檔案專業(yè)知識、檔案檢索途徑的一項服務(wù)性的工作。檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)第二十四頁，共五十六頁。檔案咨詢的種類：1、按內(nèi)容性質(zhì)，分為事實性咨詢、指導(dǎo)性咨詢與檢索性咨詢2、按難易程度，可將檔案咨詢分為一般性咨詢和專門性咨詢。3、按咨詢形式，可將檔案咨詢分為口頭咨詢和書面咨詢。檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)第二十五頁，共五十六頁。二、檔案直接利用的方式1、開設(shè)閱覽室2、檔案外借3、制發(fā)檔案復(fù)制本4、出具檔案證明5、咨詢服務(wù)有五個步驟6、檔案展覽與陳列服務(wù)7、開放檔案第二十六頁，共五十六頁。開放檔案的含義1、概念：是指檔案館對其所保存的檔案，除了按照國家有關(guān)保密的規(guī)定和其他有關(guān)規(guī)定需要保密或需要控制利用的外，均須根據(jù)不同情況，分期分批地向社會開放，各機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民，根據(jù)工作、生產(chǎn)、建設(shè)、科學(xué)研究等方面的需要，只要履行一定手續(xù)，即可利用業(yè)已開放的檔案。2、時間界限3、利用規(guī)定第二十七頁，共五十六頁。

《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當自形成之日起滿三十年向社會開放。經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年”。開

放

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案第二十八頁，共五十六頁。凡我國的公民和組織，持有身份證或工作證、介紹信等合法證明，均可直接到檔案館利用開放的檔案。外國人或者外國組織，經(jīng)我國有關(guān)主管部門介紹及其前往的檔案館同意，亦可利用我國已開放的檔案。開

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案第二十九頁，共五十六頁。機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟建設(shè)、國防建設(shè)、教學(xué)科研和其他各項工作的需要，可以按照有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開放的檔案以及有關(guān)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。開

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案第三十頁，共五十六頁。開放檔案的意義

（一）開放檔案室現(xiàn)代社會公民民主權(quán)利的具體體現(xiàn)。（二）開放檔案室現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項重大措施（三）開放檔案可以促進檔案的各項業(yè)務(wù)建設(shè)第三十一頁，共五十六頁。開放檔案的要求和措施（一）正確處理檔案開放與控制的關(guān)系，明確開放檔案的具體范圍。（二）做好基礎(chǔ)工作，為開放檔案創(chuàng)造必要條件（三）建立和健全開放檔案的利用管理制度第三十二頁，共五十六頁。（四）通過多種形式加強開放檔案的利用服務(wù)工作（五）做好開放檔案的公布工作（六）加強檔案宣傳，增強社會檔案意識第三十三頁，共五十六頁。三、檔案間接利用的方式：檔案間接利用工作的重點是對檔案資料進行編輯研究，形成各種參考資料。常用參考資料分為兩種：一種是檔案文獻報道性資料，如全宗指南、專題指南、檔案文摘等：一種是檔案文獻撰述型資料。如大事記、組織沿革等。第三十四頁，共五十六頁。思考題：1、試分析檔案閱覽服務(wù)的特點。2、檔案為什么不提倡外借？3、檔案展覽工作的作用是什么？4、開放檔案的含義是什么？第三十五頁，共五十六頁。第三節(jié)常見檔案的編研(掌握)一、大事記

大事記——就是按照時間順序，簡要地記載一定時期發(fā)生的重大事件的一種參考資料。（一）種類1．機關(guān)大事記。2．國家或地區(qū)大事記。3．專題大事記。4．個人生平大事記（通常也稱年譜）。

第三十六頁，共五十六頁。（二）體例和結(jié)構(gòu)

大事記一般采用編年體，以年月為經(jīng)，以事實為緯，將大事條目按時間順序排列，以便反映同時期中大事之間的聯(lián)系。一部獨立編印的敘述式大事記，一般由如下部分組成：（所謂獨立編印的敘述式大事記——參考資料名稱就是單純的大事記，而不是志書、年鑒等資料里附帶的大事記表等）第三十七頁，共五十六頁。結(jié)構(gòu)如下1．題名即大事記的標題。包括對象、內(nèi)容、時間、名稱等。2．編輯說明，稱為前言或編者的話。3．序言，介紹大事記記述對象的概況。4．目錄。是幫助讀者查找大事記條目的線索。第三十八頁，共五十六頁。5．正文

這是大事記的主體部分。大事記的內(nèi)容，主要由大事記述和大事時間兩部分組成。第三十九頁，共五十六頁。（1）大事記述是通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。（2）大事時間。要求記載準確日期，每件大事年、月、日齊備。第四十頁，共五十六頁。6．按語和注釋，按語介紹歷史背景和大事要點。7．附錄，輔助材料，放在征文之后。第四十一頁，共五十六頁。（三）大事記的編寫要求

注意：建立大事記錄制度。（建議各單位建立大事記錄制度，責(zé)成相關(guān)部門或?qū)Ｈ素撠?zé)登記、記錄，減輕檔案人員工作量，同時也保證大事齊全完整）第四十二頁，共五十六頁。二、組織機構(gòu)沿革

1、概念組織機構(gòu)沿革——是系統(tǒng)記載一個機關(guān)、本企業(yè)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機構(gòu)和人員編制變革情況的一種編研材料。2、種類（理解）：3、內(nèi)容實際中普遍采用的編寫方法分兩部分：（1）概述。（2）組織機構(gòu)設(shè)置和領(lǐng)導(dǎo)人員名錄。第四十三頁，共五十六頁。4、形式（理解）組織機構(gòu)沿革可以采取文字敘述或圖表的形式，也可圖文并茂。5、結(jié)構(gòu)：其主體結(jié)構(gòu)的體例通常有兩種：（1）是以時期（年度或階段）為主線，先將材料分成若干階段，然后在每個時期下面在分別敘述其內(nèi)容；第四十四頁，共五十六頁。（2）是以題目為主線，先將材料按其敘述的內(nèi)容分成若干題目，然后在每個題目下面再逐年或逐階段敘述。第四十五頁，共五十六頁。三、全宗指南

1、概念2、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容（1）立檔單位和全宗的歷史概況。（2）全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹。（3）全宗指南的輔助材料。第四十六頁，共五十六頁。四、統(tǒng)計數(shù)字匯集（基礎(chǔ)數(shù)字匯集）

1、概念2、種類：按內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種。（1）綜合性的統(tǒng)計數(shù)字匯集是記載和反映一個機關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)全面情況的數(shù)字匯集，其包容性強，篇幅性較大。如《xx縣統(tǒng)計數(shù)字匯集》。（2）專題性的統(tǒng)計數(shù)字匯集則是記載一個機關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)某方面基本情況的。如《xx縣醫(yī)藥衛(wèi)生統(tǒng)計數(shù)字匯集》。第四十七頁，共五十六頁。五、會議簡介1、概念：2、種類：主要有黨代會、人代會、政協(xié)會、職代會、團代會、婦代會、董事會、經(jīng)理辦公會和其他重要會議等。3、內(nèi)容：包括會議屆次，召開的時間、地點、主持人、參加人，會議議程，討論與決議事項及選舉結(jié)果等。4、要求：第四十八頁，共五十六頁。六、科技成果簡介1、概念：是科技檔案的編研成果之一，是指科研、設(shè)計部門，對獲得成果的科研設(shè)計項目的檔案資料，扼要摘錄其內(nèi)容，匯集編印成冊的一種參考資料。2、內(nèi)容：（科委、科協(xié)、果品辦）包括項目名稱、項目內(nèi)容、投資費用、主要技術(shù)經(jīng)濟指標或主要技術(shù)參數(shù)、經(jīng)濟效益、應(yīng)用推廣情況、鑒定評審情況、獲獎情況、轉(zhuǎn)讓方式和費用等。第四十九頁，共五十六頁。七、專題概要

1、含義是以文章敘述的形式，簡要地說明和反映某一方面工作、生產(chǎn)或其他社會現(xiàn)象和自然現(xiàn)象的產(chǎn)生、發(fā)展變化的一種參考資料。2、編寫基本要求：內(nèi)容全面，材料詳實；敘中有議、評介得當；敘述準確，文字樸實；文圖結(jié)合，不拘一格。

第五十頁，共五十六頁。八、圖集(也稱圖冊，是以各種專業(yè)圖樣為主體)

配以必要的文字和數(shù)字說明，集中揭示科技檔案中圖形信息的編研資料。第五十一頁，共五十六頁。九、手冊

是以科技檔案信息為依據(jù)，簡明、扼要地概述或羅列有關(guān)科技活動的專業(yè)基礎(chǔ)知識，包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、計算公式、基本方法、措施和規(guī)范等資料性、知識性的工具書。第五十二頁，共五十六頁。

十、年鑒

是以年度為時限，匯集反映一年內(nèi)重要工作活動和成就的文件、數(shù)據(jù)、圖片等檔案信息，分欄目敘述該年度基本情況的編研成品，是密集型資料性工具書.（統(tǒng)計局、財政局、平谷中學(xué))第五十三頁，共五十六頁。案例分析：趙紅是一個擁有若干家分公司大型企業(yè)的辦公室行政秘書，由于工作出色，公司決定讓他負責(zé)公司檔案管理工作。趙紅上任后對公司的檔案工作進行了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題很多。檔案借閱登記簿上記載很所檔案公司員工借出后不及時歸還，嚴重影響了他人的利用。而且有的人雖然還了檔案但由于其不注重保護，導(dǎo)致檔案被弄皺了。趙紅還發(fā)現(xiàn)很多借閱檔案的人其實只需要利用幾分鐘就可以解決問題，但由于檔案室較小，不方便查閱，于是就帶回去看，這一帶回去就不知道還了。