物業(yè)公司電子郵件管理辦法（二）

物業(yè)公司電子郵件管理辦法（二）1.管理流程1.1新建郵件在新建郵件時，應(yīng)該以下幾個質(zhì)量要求：有明確的收件人、主題、正文和附件收件人應(yīng)按照規(guī)范的命名格式輸入，避免輸錯郵箱地址主題應(yīng)簡明扼要，能夠清楚表達(dá)郵件內(nèi)容正文應(yīng)該有明確的段落，每段應(yīng)控制在3-4句話之間，避免一整個段落過長附件應(yīng)與郵件內(nèi)容密切相關(guān)，不可隨便添加1.2發(fā)送郵件在發(fā)送郵件前，需要進(jìn)行以下幾個審查：核實(shí)收件人是否正確，是否缺漏檢查主題是否簡明扼要，清晰明了檢查正文是否有錯別字、語法錯誤等問題，是否符合語言規(guī)范檢查附件是否與郵件內(nèi)容密切相關(guān)，是否有必要1.3接收郵件接收郵件時，應(yīng)進(jìn)行以下操作：核查發(fā)件人是否正確檢查附件并進(jìn)行下載，必要時進(jìn)行更新或修復(fù)讀取郵件正文，并進(jìn)行歸檔或分類處理對重要郵件及時進(jìn)行回復(fù)或處理1.4掃描病毒在管理流程中，掃描病毒是必要的過程，以防止病毒通過郵件傳播。物業(yè)公司應(yīng)該安裝并及時更新有效的病毒軟件，以保證能夠及時發(fā)現(xiàn)病毒并進(jìn)行處理。2.郵件格式規(guī)范2.1主題郵件主題應(yīng)具有以下特點(diǎn)：簡明扼要，表達(dá)清晰體現(xiàn)郵件內(nèi)容，不空洞無意義避免使用過于鮮艷的顏色，以免影響收件人的閱讀體驗(yàn)2.2正文正文應(yīng)具有以下要求：簡潔明了，避免長篇大論每段話應(yīng)具有明確的主題和層次，避免內(nèi)容雜亂無章措辭應(yīng)正式、規(guī)范，避免出現(xiàn)非正式用語用語應(yīng)準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)錯別字和語法錯誤2.3附件附件應(yīng)具有以下特點(diǎn)：與正文內(nèi)容相關(guān)對附件的命名要清晰簡明附件文件大小不應(yīng)過大，以免對對方郵箱產(chǎn)生壓力和不便3.郵件保密在物業(yè)公司的日常工作中，涉及到大量敏感信息。保密工作是非常必要的。為了保證郵件的安全，物業(yè)公司應(yīng)該制定以下措施：3.1密碼保護(hù)對于涉及到機(jī)密信息的郵件，物業(yè)公司可以采取密碼保護(hù)的方式，保證郵件內(nèi)容不被泄露。發(fā)送郵件前可以給加密，接收者需要輸入密碼才能打開郵件。3.2文件夾授權(quán)物業(yè)公司可以根據(jù)工作需要，將郵件歸為不同的文件夾，并進(jìn)行不同程度的授權(quán)。這樣可以保證郵件的安全性，避免被誤傳或遺漏。3.3防火墻、病毒掃描物業(yè)公司應(yīng)該在自己的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝防火墻和病毒掃描器等安全性軟件，以防止病毒和外部攻擊。4.郵件備份郵件是物業(yè)公司日常工作中重要的溝通工具，這些郵件在后續(xù)工作中有可能會用到。因此，物業(yè)公司必須對郵件保留備份。郵件備份也是防止郵件丟失的重要手段。為此，物業(yè)公司應(yīng)該制定相應(yīng)的郵件備份規(guī)范，需要備份的郵件信息包括：重要合同重要工作重要談判過程等同時，物業(yè)公司還應(yīng)該規(guī)范管理郵件備份的設(shè)備，如硬盤、磁帶等。避免因存儲設(shè)備故障引起郵件數(shù)據(jù)的不可逆丟失。5.總結(jié)本文主要講述了物業(yè)公司電子郵件管理的流程、郵件格式規(guī)范、郵件保密和郵件備份等方面的內(nèi)容。通過本文的介紹，我們可以更好地了