辦公文秘秘書的“辦事”工作

第八章秘書的“辦事”工作

學習目標思考練習主要內容本章小結第一頁，共二百二十二頁。通過講解涉外秘書在會議、會談、會見以及公務聚會中所從事的事務工作。掌握會議及會議要素，掌握工作例會中的主要程序和原則，能妥善組織小型工作例會；掌握會見、會談的事務工作以及公務儀典、宴請的籌劃和組織工作、聚會的設計組織和主持工作，能夠獨立籌劃小型會見會談事務，獨立設計組織聚會工作。第二頁，共二百二十二頁。第一節(jié)會議事務工作第四節(jié)常見儀典與宴請活動中的事務工作第二節(jié)會見會談中的事務工作第三節(jié)經濟談判事務工作第三頁，共二百二十二頁。第一節(jié)秘書辦公室的管理工作本節(jié)點睛一、秘書辦公室綜述二、辦公室管理的內容第四頁，共二百二十二頁。辦公室管理工作僅僅是秘書辦公室管理部分，是秘書機構內部的管理。秘書機構所涉及的管理工作，要遠遠超出秘書辦公室的范圍。第五頁，共二百二十二頁。一、秘書辦公室綜述在討論秘書的辦公室管理時，“辦公室”已經不是簡單地指秘書的辦公場所，而是指由秘書人員、工作場所和辦公設備設施等等共同構成的一個有機的辦公整體。完善的秘書辦公室有利于輔助領導推進各項政務和業(yè)務工作的開展；協(xié)調各職能部門的合作；溝通和密切與社會公眾的聯(lián)系；樹立組織機構的良好形象。第六頁，共二百二十二頁。二、辦公室管理的內容秘書辦公室的概念包括秘書人員、辦公室設備設施、工作場所和工作環(huán)境等因素的總和。因此，辦公室管理的內容也是一個綜合管理系統(tǒng)內容，包括對秘書人員的人力資源管理，對辦公設備設施的物資和產業(yè)管理，對辦公機構的崗位責任和制度管理及對辦公環(huán)境氛圍的統(tǒng)籌管理。第七頁，共二百二十二頁。（一）辦公室的人力資源管理將秘書從傳統(tǒng)的歸人事部門“管”的概念，轉變?yōu)槿肆Y源管理，是將秘書作為一種人力資源，通過對秘書工作崗位分析、人力資源規(guī)劃、秘書人員的招聘選拔、秘書工作的績效考評、秘書的薪酬管理、有效的激勵機制、人才培訓和開發(fā)等一系列手段來提高秘書辦公室的工作效率，從而達到整個組織機構和領導的工作目標。第八頁，共二百二十二頁。

秘書工作崗位分析一個秘書機構，到底有什么工作內容，有多少工作量，需要哪些不同素質層次的秘書人員，承擔哪些職位的工作，這是秘書工作崗位職務分析的主要內容。在秘書的應聘試用中，常有雙方感覺不適應的情況。有時并不是應聘秘書的能力資質不合適，而是招聘單位對所需要的秘書沒有準確的崗位職務分析造成的。1第九頁，共二百二十二頁。

秘書的職務說明包括以下九點（見圖6-21）。秘書的職務說明圖6-21秘書的職務說明的內容

歸屬直接負責的上級工作目的工作要求工作責任工作衡量標準工作難點禁忌發(fā)展前途第十頁，共二百二十二頁。秘書的資格要求包括以下六點（見圖6-22）。圖6-22秘書的資格要求秘書的資格要求工作經驗專業(yè)背景

學歷要求年齡個人素質附加要求第十一頁，共二百二十二頁。

人力資源規(guī)劃和辦公室管理一樣，秘書的人力資源管理也是系統(tǒng)工程，不是簡單地對一個職務的分析，而是要將辦公室所需要的人力資源的總和做出科學合理的搭配的設計，即人力資源規(guī)劃。2第十二頁，共二百二十二頁。

秘書人員的招聘選拔公開招聘是目前各級社會組織獲取人力資源通常采用的方法。辦公室招聘秘書大體有4個工作環(huán)節(jié)：根據(jù)秘書工作崗位職務分析和有關人力資源的總和規(guī)劃制定招聘計劃；擬訂并發(fā)布招聘廣告；選擇適宜的招聘渠道；制定招聘工作流程并按計劃實施。3第十三頁，共二百二十二頁。

秘書工作的績效考評是對辦公室秘書人員的評估制度，需要以系統(tǒng)的人力資源管理原理和方法來評定和衡量秘書的工作行為和工作效果?？冃Э荚u的目的是改善秘書的工作狀況，提高秘書的工作水平，鼓勵秘書的工作積極性，增強秘書的成就感，更好地實現(xiàn)領導的工作目標。4第十四頁，共二百二十二頁。秘書的薪酬管理由于我們還做不到按需分配，真正意義的按勞取酬也做不到。尤其秘書工作沒昏沒曉，沒完沒了，沒饑沒飽，很難用工資準確地體現(xiàn)其勞動付出。秘書對薪酬比較關注和挑剔時，科學合理地管理薪酬就更重要。5第十五頁，共二百二十二頁。做好秘書的薪酬管理有兩個要點（見圖6-23）。

圖6-23薪酬管理的要點薪酬管理建立明確的報酬制度，報酬對崗不對人建立崗位評估，為辦公室內部的報酬均衡提供依據(jù)第十六頁，共二百二十二頁。

有效的激勵機制秘書辦公室的激勵主要體現(xiàn)在表揚與批評、獎勵與懲戒。獎懲要分明和適度，正確的就獎勵，在辦公室樹立起榜樣；錯誤的就懲罰，昭示大家以錯誤過失為鑒。獎罰適度不僅激勵效果好，而且有助于公平性。6第十七頁，共二百二十二頁。人才培訓和開發(fā)培訓是為了提高，開發(fā)是為了創(chuàng)新。在秘書的人力資源管理中，培訓使秘書的知識、能力、素質更適應組織機構工作的需要；開發(fā)使秘書的潛能得以發(fā)揮，隨時充實新的工作內容，成為開拓型秘書。7第十八頁，共二百二十二頁。（二）辦公室的設備設施管理隨著物質的豐富和辦公條件的改善，辦公室的設備設施也日益復雜，設備設施管理成為辦公室管理中一項重要的內容。辦公房間、桌椅、文具柜和文具的管理辦公房間自然以朝向好、通風、采光好為宜，但秘書選擇辦公房間還要照顧到許多便于工作的因素。1第十九頁，共二百二十二頁。秘書辦公室的配置要根據(jù)單位的普遍情況來設計。值得注意的是秘書伏案工作時間長，辦公桌椅最講究久坐舒適的要求。桌和椅的高度既要適合秘書的身高需要，又要搭配起來適宜伏案。文具柜的選擇要考慮工作中存放文書材料的需要。為方便不同文書資料的存取，文具柜可以不同的式樣搭配配置，但要總體風格一致。第二十頁，共二百二十二頁。

辦公機械設備和電器設備的管理科學合理地使用做好資產登記不同的辦公室，設備配置不一，配置的依據(jù)應當是秘書工作的需要。目前秘書辦公室比較普遍的辦公機械設備和電器設備包括電話機、移動通訊終端（手機）、尋呼機、傳真機、復印機、裁紙機、裝訂機、碎紙機、號碼打制器、打孔器、計算機、掃描儀、打印機、電扇、空調、飲水機等等。有的辦公室還配有桌面印刷系統(tǒng)和過塑設備、攝影攝像設備、投影設備和筆記本電腦。2第二十一頁，共二百二十二頁。秘書部門對辦公機械設備和電器設備的管理主要應有三個方面（見圖6-24）。圖6-24對辦公機械設備和電器設備的管理做好資產登記定時定人負責維護保養(yǎng)科學合理地使用對設備的管理第二十二頁，共二百二十二頁。（三）辦公室的環(huán)境管理秘書的辦公室環(huán)境是指秘書在工作中所處的場所和氛圍，因此包括物質的環(huán)境，也包括人文環(huán)境。

辦公室環(huán)境安排是指辦公房間、桌椅、文具柜的安排和秘書人員相對固定的辦公座位格局。1第二十三頁，共二百二十二頁。有兩種辦公形式（見圖6-25）。圖6-25辦公的形式辦公的形式封閉式辦公一兩名秘書在一間辦公室開放式辦公若干秘書同在一間辦公室第二十四頁，共二百二十二頁。不同的辦公室環(huán)境安排不僅是由秘書的工作內容決定的，也和辦公室的管理理念、管理水平有關。開放式辦公室中幾十人辦公，各自默默忙碌，低聲言語，領導可以一目了然井然有序的辦公狀態(tài)。第二十五頁，共二百二十二頁。辦公室環(huán)境布置是指辦公室桌上物品的擺放，窗簾、燈具、墻上裝飾品等的布置。秘書的辦公室是一扇體現(xiàn)機關整體水平的窗口，辦公室環(huán)境的布置應當和機關的整體風格和格調一致，應當使辦公物品烘托環(huán)境的莊重、整潔和雅致。2第二十六頁，共二百二十二頁。

燈具：辦公室燈具應選擇樣式樸素、光照明亮的。

窗簾：窗簾應選擇顏色柔和且便于保潔的材料。布料窗簾應便于洗滌，百葉窗盡量選擇不易落塵的豎條式。辦公環(huán)境的窗簾不選擇幕布式樣，不加配任何流蘇。

物品的擺放：秘書的辦公桌上物件的擺放應簡單有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屜中，避免給人凌亂的感覺。電話機應放在比較固定的位置，一般放在秘書辦公桌左前方，要保證電話機的潔凈。辦公桌如果配備玻璃板，下面應放置電話聯(lián)絡表、機構示意圖等和工作有關的東西。過于生活化的物件，像玩具、正在織的毛線之類不宜出現(xiàn)在辦公室。第二十七頁，共二百二十二頁。辦公室環(huán)境是秘書工作中形成的布置，人們很容易由辦公室環(huán)境風格認識秘書的工作風格、工作作風，因此必須加以注意。

辦公室氛圍的營造指辦公室秘書人員的素質、彼此之間的人際關系和工作氛圍，特別是在工作中體現(xiàn)出的辦公室的工作作風和工作風格。秘書的工作和在工作中體現(xiàn)的風格作風，是最能表現(xiàn)辦公室管理水平的。3第二十八頁，共二百二十二頁。主要應注意以下三點（見圖6-26）。圖6-26營造辦公室氛圍注意事項注意事項注意培養(yǎng)秘書人員寬容開朗的性格形成秘書間的合作精神和團隊精神保持辦公室健康文明的氛圍第二十九頁，共二百二十二頁。辦公室，說到底是秘書工作的場所，有別于家庭親友的環(huán)境，在任何時候保持同事間的互尊、互敬和禮貌有利于營造良好的秘書工作氛圍。第三十頁，共二百二十二頁。（四）辦公室的制度建設制度建設是實現(xiàn)辦公室管理的重要保障。不同的辦公室，可以根據(jù)各自的情況先訂立工作中共同遵守的條款，比如辦公紀律、出勤要求、辦公物品使用要求、分工后的崗位責任、辦公費用支出標準等等，然后在貫徹執(zhí)行中不斷修改完善，最終形成明確的制度。第三十一頁，共二百二十二頁。第二節(jié)辦公室日常事務本節(jié)點睛一、值班工作二、電話接待工作三、來客接待工作四、信訪工作第三十二頁，共二百二十二頁。五、印章的管理和使用六、開具各種信函七、擬寫大事記八、領導臨時交辦的工作第三節(jié)辦公室日常事務第三十三頁，共二百二十二頁。辦公室日常事務是秘書工作中最基礎的一項，也是最見秘書的管理工作水平的一項。第三十四頁，共二百二十二頁。一、值班工作值班工作是秘書部門的日常工作之一，各單位或部門值班的任務都非常龐雜，且各有不同的特點。一般來說，其工作包括：辦理領導交辦的事項；上傳下達，溝通內外；處理來函、來電；隨時掌握領導的外出活動的情況；協(xié)調處理安全保衛(wèi)工作。第三十五頁，共二百二十二頁。

要做好值班工作，應當做到，如表6-6所示。表6-6值班工作的內容值班工作的內容要求堅守值班崗位必須做到人不離崗、人不離機（電話機），始終保持通信聯(lián)絡暢通，及時接納來自四面八方的函電信息，傳送處理信息。特別是在高級首腦機關或要害部門值班，隨時都可能有突發(fā)性的事件報到值班室，有許多緊急事件無規(guī)律可循，必須隨時準備應付復雜情況和處理突發(fā)性事件認真處理事務值班人員必須要以認真負責的態(tài)度處理好每一件事情。如認真接轉電話，認真做好記錄，認真接待來訪人員等，真正起到問事員、聯(lián)絡員、收發(fā)員的作用第三十六頁，共二百二十二頁。值班工作的內容要求做好值班記錄一是記好值班電話記錄，二是做好接待記錄加強安全保衛(wèi)工作值班人員一定要處理好熱情接待來人和嚴格門衛(wèi)制度的關系，既要熱情接待，又要嚴格執(zhí)行制度，嚴防壞人混入作案，如遇到緊急情況和可疑人員，應及時向領導和公安、保衛(wèi)部門報告。值班人員要有保密觀念，不能把親戚、朋友帶到值班室留宿，不能泄漏機關秘密，對于機密文件、他人信函，不得擅自拆閱續(xù)表第三十七頁，共二百二十二頁。二、電話接待工作辦公室日常事務之一，就是接打電話。打電話工作，看似簡單，實際上需要工作人員認真對待。做好接打電話工作需要注意以下幾點。第三十八頁，共二百二十二頁。（一）熟悉常用電話號碼應當熟悉本單位電話機的分布情況、各科室電話號碼和本單位領導們的電話號碼；熟悉主要業(yè)務聯(lián)系單位的電話號碼和近期有業(yè)務聯(lián)系的電話號碼；工作案頭應備電話號碼查詢資料以咨查用。第三十九頁，共二百二十二頁。（二）打電話時應注意的事項

打電話時應注意的事項如下（見圖6-27）。

圖6-27打電話時應注意的事項注意事項替上司打電話給對方上司應在對方上司接電話前將電話遞給上司錯打電話，錯播號碼都要說對不起先確認對方電話號碼、單位和具體要通話的人的姓名通后，先確認對方，然后報出自己的單位、姓名談工作前，先明確對方是否有時間，是否方便談此項事宜第四十頁，共二百二十二頁。（三）接電話時應注意的事項接電話時應注意的事項如下（見圖6-28）。圖6-28接電話時應注意的事項通完話，不必急于掛機，對方身份高時對方先掛機不清楚的要請對方復述,重要的內容要復述給對方談事情要盡快確認對方單位、姓名和電話事由

找人接電話要問清對方姓名或單位接聽電話說：“您好，這里是××公司××部門”

鈴響兩三聲之間是接聽電話的最佳時機對錯打的電話，態(tài)度也要和藹客氣第四十一頁，共二百二十二頁。（四）注意電話禮儀無論接、打電話，秘書都應注意聲音要柔和，語氣要親切，表述要清楚，快慢要適中，嘴離話筒不要太近，每次通話時間不可過長。接打電話時用問候語，更自然的方法是問明對方是誰的時候再問候“您好”，這樣的問候顯然是專給對方的，顯得更為真誠。如果對方先問候了，那么一定要回敬問候語，然后再詢問對方有什么事情。第四十二頁，共二百二十二頁。（五）做好電話記錄

無論打電話還是接電話，必要的時候，都要有電話記錄，要依據(jù)電話內容做好電話記錄工作。記錄時，要注意通話中的五要素是否齊全。這五要素通常稱為“5W1H”。記錄電話內容，應備有格式固定的電話記錄本，摘記內容可依據(jù)“5W1H”的要求，電話記錄是事先印制好的表格式簿冊。第四十三頁，共二百二十二頁。（六）做好圖文傳真做好圖文傳真應了解以下九點。目前高級傳真機是兼容的，收發(fā)傳真非常便捷。接通電話，請收件方給傳真信號，發(fā)傳真方要先按Fax鍵，后掛機。原件一定要扣放在發(fā)送面上，也可以在接通傳真機前就放好傳真件。一般收文以后有一份報表在頁頭上，注明發(fā)送時間，傳真號碼。秘書可以以此做好登記。一般傳真機的提示屏有文字提示：Phone電話Sending發(fā)送12345第四十四頁，共二百二十二頁。傳真有自動接收功能，秘書用此鍵要注意保密問題，當秘書不在的時候或者有外人的時候，自動接受傳真容易失密。換紙：傳真機一般采用210×50M或210×30M兩種規(guī)格的熱敏紙，因為熱敏紙不易留存，目前比較多地采用復印傳真兼可的設備和用紙。熱敏紙傳真件要留存需及時復印。即使是使用熱敏紙的傳真機同樣也有復印功能。6789第四十五頁，共二百二十二頁。有時需要運用電話直接口授某些文件或運用電話設施進行文件傳真?zhèn)鬟f?？谑陔娫捀搴蛡髡嫖募前l(fā)出的文件定稿，應在傳輸前履行審批簽發(fā)手續(xù)，傳遞后應按辦畢文書處置。第四十六頁，共二百二十二頁。（七）電話記錄的處理通話后應及時整理記錄內容（包括錄音電話記錄），并根據(jù)涉及的內容和緩急程度，送有關領導閱讀。領導批示和答復后，秘書人員應立即告知有關部門或人員辦理。對于一般的例行事務，秘書人員可直接答復或辦理。第四十七頁，共二百二十二頁。三、來客接待工作來客接待，是指秘書對一切來客、來賓、來訪者的接待工作，它包括對來客、來賓禮儀禮貌性的接待工作和對來客、來訪所涉及的事務處理工作。接待工作，是秘書的一項全面體現(xiàn)素質修養(yǎng)的工作，也是秘書體現(xiàn)單位機構作風的門面窗口性工作。接待禮儀包括接待環(huán)境和接待工作兩方面。第四十八頁，共二百二十二頁。（一）秘書應盡量堅持“約見”制度接待工作，常被秘書根據(jù)來客是否有約定而分為“有約來客”和“無約來客”。在秘書的接待工作中，秘書應盡量堅持“約見”制度，即使每一位來客和來訪者能在事前通過電話，預約來訪時間和所談事宜，使秘書對每一項接待都先有準備，接談后事情能夠落實，或有進展。第四十九頁，共二百二十二頁。根據(jù)“約見制度”，秘書的接待工作自然會分為有約接待和無約接待兩類。秘書應注意（見圖6-29）。圖6-29約見秘書應注意的事項工作中，對無約來客，要本著熱情為人的態(tài)度。咨詢性的、不必花費太多時間的事，盡量辦理好并告之電話約定；一時辦不完，要按程序登記秘書在接待中要有意識地示意對方，來訪面談要事先有約可以約見秘書，也可能約見領導、或其他什么有關部門第五十頁，共二百二十二頁。（二）秘書必須堅持“一視同仁”

的原則秘書對每一位來訪者，必須堅持一視同仁的原則，即無論來客是權勢顯赫的大人物，還是來尋求幫助的人。這不僅僅體現(xiàn)在接待的具體細節(jié)上，更重要的是要對來賓有同等的尊重和同樣的禮遇。在具體的接待中，秘書應注意：第五十一頁，共二百二十二頁。無論是來客自行推門而入還是有人引見，秘書要馬上放下手頭工作，面帶微笑，起身站立，問候并接待。如果是到接待室、會客室相見，秘書要守時、迅速、步履輕快地走進接待室，輕聲問：“哪位是×先生（小姐）？”確認后，馬上自我介紹：“您好！我是××部門秘書，我叫×××?！?2第五十二頁，共二百二十二頁。見面的禮節(jié)一般是握手。秘書不可忽視握手的禮節(jié)，握手時應注意以下六點。站立并伸右手，摘去手套。不便握手時，要面帶歉意申明。對于不明身份的來賓，秘書可先伸手；來客身份較高的，秘書可不主動伸手。手掌遞向對方，力度適當?shù)匚兆?，在三五秒內。握手不要太用力，尤其是對女客；不要握而無力，不要久不放手，東張西望。在秘書的接待工作中，可以稱來客“同志”、“先生”、小姐”、“女士”。還可以稱對方的職務或職業(yè)，稱呼之后，是問候“您好”！3123456第五十三頁，共二百二十二頁。（三）秘書應堅持熱情適度、

禮儀周全的接待原則秘書應該時刻清楚，來訪者是本公司、本單位的客人，自己只是代表公司、但作為做接待工作的秘書，接待工作的核心是明確客人來意，盡快處理事宜。確認需要引見的，秘書要先與其聯(lián)系。秘書對要求見自己的領導、上司的來客，一般應堅持事先約定的原則。第五十四頁，共二百二十二頁。如果引導客人到其他地方、秘書要注意（見圖6-30）。

圖6-30引導客人注意事項引導客人注意事項一般應該走在客人左前方數(shù)步將辦公桌上的文書收拾好再離開無人服務電梯先進后出,有人服務電梯后進后出進出門時，主動為客人開門,走旋轉門時，不要與客人同走一扇第五十五頁，共二百二十二頁。為來客引見介紹時，秘書要注意（見圖6-31）。圖6-31來客引見介紹的注意事項來客引見介紹的注意事項站立介紹，盡量不要背對任何一位引見介紹完，稍事服務微笑退出，走時面向室內關門細心地記住別人介紹給你的每一位引見介紹順序是被尊敬、被照顧的一方應先知道自己見到的是誰禮貌地以手示幫助介紹,手臂向被介紹者微伸，手心向上介紹被介紹人的單位職務盡量簡明第五十六頁，共二百二十二頁。需要稍候被會見的客人和直接由秘書接談的客人，都應受到及時的熱情招待。彼此確認身份后，馬上為來客讓座或讓進會客室。盡量選一個便于談話的安靜環(huán)境。及時為來客斟水，水杯用前一定要當著客人的面燙凈，最好用一次性紙杯。可以詢問客人習慣飲何種飲品。對等待其他人會見的來客，秘書不一定陪聊，可以送上報紙、雜志等。接談來客前應準備好筆和記錄紙或登記冊，耐心傾聽、仔細詢問。對能答復、能辦妥的事，要盡量答復、辦妥；不能答復的，要做周到的解釋，不能辦妥的，要約定下次協(xié)商的時間或辦妥時限。1234第五十七頁，共二百二十二頁。來客告辭,秘書要起身相送。一般領導、上司約見的客人也可以由秘書送出。對一般客人秘書可以只送到樓梯口或電梯處。秘書要為客人叫電梯并陪客人等電梯，握別后，目送客人乘電梯或走下樓梯離去。尊貴的客人，送至大廳門口或辦公樓外，甚至要為客人叫好出租車，握別后，要目送客人離去再返身。第五十八頁，共二百二十二頁。（四）秘書應堅持接待工作有始有終，始終如一的原則秘書在接待工作中，不能因為初次接觸一個陌生的來客而冷漠、拘謹，也不能因為僅僅是工作中一面之交而人走茶涼。秘書在具體接待中應注意（見圖6-32）。圖6-32秘書在具體接待中應注意的事項秘書在具體接待中應注意的事項認真做好接待記錄，對每一位來客的事項應有妥當?shù)慕淮龖B(tài)度和藹、誠懇、接談認真負責，介紹情況實在、有分寸隨時準備放下手頭工作，熱情接待來客不因個人感情影響對來客的禮儀和態(tài)度第五十九頁，共二百二十二頁。（五）秘書應注意“上下區(qū)分，

內外有別”的原則上下區(qū)分一般指上下級機關之間的接待工作原則?！吧稀⑾隆笔侵竵砜蛠碓L者的單位與秘書本身的機關單位的上下關系。來客是上級領導機關的，秘書應做好以下四點（見圖6-33）。1第六十頁，共二百二十二頁。圖6-33接待上級單位應注意的事項接待上級單位應注意的事項陪同中不主談，不問不談不可在本單位領導面前向上級領導評價本單位工作特殊情況需要秘書匯報情況的，要實事求是。在聽取指示時要認真記錄秘書負責最初的禮節(jié)性接待和會晤服務，是否陪同則由單位領導決定第六十一頁，共二百二十二頁。來客是平級單位或不相隸屬單位的，秘書應做好以下四點（見圖6-34）。圖6-34接待平級單位應注意的事項

接待平級單位應注意的事項對方是領導應領導接待,領導不在可由秘書接待接待熱情，注意聯(lián)絡感情對接待中涉及的問題，秘書不擅自做主，明確表示要匯報給領導才能決定第六十二頁，共二百二十二頁。來客是下級單位的，秘書應做好以下四點（見圖6-35）。圖6-35接待下級單位應注意的事項接待下級單位應注意的事項一般情況應主要由秘書接待、接談工作屬其他職能部門的做好介紹轉辦工作屬于自己職權范圍能回答的，要盡量解決。難以解決的問題，要請示給領導對不清楚的問題不擅自做答第六十三頁，共二百二十二頁。來賓是新聞媒體的，秘書應做好以下四點（見圖6-36）。圖6-36接待新聞媒體應注意的事項接待新聞媒體應注意的事項要熱情配合，為其提供方便對于所要報道的內容要慎重，提供信息要實在一般情況都是由秘書部門主要做接待工作沒有把握的問題不擅自主張決定第六十四頁，共二百二十二頁。“內外有別”是對國家而言，對外國友人要與國人有區(qū)別，這不僅表現(xiàn)在禮儀上，主要表現(xiàn)在接待原則上（見圖6-37）。圖6-37接待原則2接待原則按國家或地方單位統(tǒng)一的政策、方針、法規(guī)、標準、業(yè)務要求等辦理接待對來賓要平等對待；尊重是互相的，隨俗也是互相的遵守重禮儀講實效的原則尤其要遵守保密的原則第六十五頁，共二百二十二頁。四、信訪工作信訪工作是政府聯(lián)系群眾，解決基層工作中存在問題的重要手段。在企業(yè)公司，沒有信訪工作一項，但是也會有提意見建議的，一般歸接待工作處理。接待上訪人員，要講究工作方法，一是要熱情友善，二是要堅持原則，三是耐心疏導，四是要高度負責，具體內容如表6-7所示。第六十六頁，共二百二十二頁。表6-7接待上訪人員的方法接待上訪人員的方法要求熱情友善不論上訪者反映的是什么問題、什么情況，接待人員都應本著全心全意為人民服務的態(tài)度，熱情、禮貌地接待，這樣有利于雙方的溝通，有利于問題的解決耐心疏導上訪者的心情難免比較復雜急躁，有的上訪者甚至想法單一或認識偏激，遇到這種情況，接待者一定要有耐心，在聽取他們講述之后，根據(jù)實際情況及時準確地處理高度負責要把處理好上訪者反映的情況和問題看成是改進工作和穩(wěn)定社會的大事來抓，該處理的要按政策及時處理，該立案的一定要根據(jù)立案標準堅決立案查處堅持原則在處理上訪者的問題時，遇到的情況可能會比較復雜，不論遇到什么情況，接待者都必須保持冷靜，堅持實事求是的原則，在處理過程中，要講政策，講原則，不能隨意許愿，更不能違反原則答復辦理上訪者提出的要求第六十七頁，共二百二十二頁。做好信訪工作，要注意以下問題，如表6-8所示。表6-8信訪工作應注意的事項序號步驟注意事項1登記建立登記制度，來信上訪均應單獨編號登記2呈閱對具有政策性、普遍性、傾向性、重要性的來信上訪材料，及時填寫《信訪處理單》等，連同原信和上訪材料，呈報有關領導閱批3

交辦凡上級組織或領導人閱批的重要信訪文書，信訪部門都可以將領導批示的復印件轉交有關主管部門調查核實和處理，并限期匯報對信訪事件的處理結果4轉辦一般的信訪，受理機關可按“分級負責、歸口辦理”的原則，將信訪材料轉交有關地區(qū)、部門或單位處理，并責成他們答復信訪人5催辦對本地區(qū)、本系統(tǒng)的信訪工作和交辦到各地、各部門處理的信訪文書，應及時進行檢查督促。久拖不決的問題可采用查辦的方法解決第六十八頁，共二百二十二頁。續(xù)表序號步驟注意事項6回告各承辦單位對于領導人批辦后直接辦理的信訪事項應在30日內辦理完畢。情況復雜時，可延長時限，對交辦的信訪事項，應當自收到之日起90日內辦結，并將辦理結果報告交辦單位。對轉辦的信訪事項，應當自收到之日起90日內辦結，并視情況向轉辦單位回復辦理結果7審結原交辦單位對承辦單位上報信訪問題處理結果的回告材料，要認真審查，及時結案。上報的結論和處理意見，必有申述者簽署的意見8復信對信訪的處理結果，應分別情況，給信訪人書面復信或口頭答復。復信要注意簽署日期，加蓋公章，留存底稿。若口頭答復，應記錄存檔，以備查考9歸檔各級信訪部門在信訪工作中形成的、屬于立卷歸檔范圍的文件、材料、人民來信，均應按性質分類整理、立卷歸檔，建立信訪檔案10保密與回避在辦理信訪事項的過程中，不得將檢舉、揭發(fā)、控告材料及有關情況透露或轉交揭發(fā)控告人的單位；嚴格控制信訪文書的傳閱范圍；不得向外透露工作秘密；不得丟失、藏匿或擅自銷毀信訪文書；辦理信訪的工作人員與信訪事項或信訪人有直接利害關系者，應當回避第六十九頁，共二百二十二頁。五、印章的管理和使用掌管印章是秘書部門或秘書的一項重要的日常工作。秘書管理的印章有公章、專用章、負責人印章等。

公章是一個機關、單位或社會組織的正式印章，是其具有合法性的標志，是行使其職權的憑信。第七十頁，共二百二十二頁。公章可分為兩種（見圖6-38）。圖6-38公章的分類公章的分類圓形橢圓形或方形國內公章，規(guī)格有明確規(guī)定國際公章印文用中文宋體或簡體，自左向右環(huán)行或自左至右橫行，一般用全稱一般是外文居右上方，中文居左下方，且須用繁體字第七十一頁，共二百二十二頁。公章一般由上級制發(fā)，如需自行刻制必須報經公安機關批準，并在指定處刻制。

專用章是為某種專門業(yè)務刻制的印章，如“財務專用章”，“合同專用章”等，它不代表機關、單位，只反映某項專門業(yè)務內容和一定的業(yè)務權力。專用章可以是圓形，也可以是橢圓形、方形、菱形或長方形。第七十二頁，共二百二十二頁。

手章是負責人印章，是機關、單位主要負責人的圖章和簽名章，它代表法人，象征職權，因此具有權威性。有些文件，有些事項，有些手續(xù)，如銀行借貸、財務報告和決算、簽訂合同等，除蓋公章和專用章外，還須蓋負責人手章才能生效。第七十三頁，共二百二十二頁。印章的應用應注意以下四個方面，如表6-9所示。表6-9印章的應用應注意的事項要求具體內容管理印章要有制度對什么情況下用公章，什么情況下用專用章，什么情況下用負責人印章都要有明確規(guī)定，并且責成專人管理和使用，未經上級批準，任何人不得管理和使用印章使用印章要慎重要有批準手續(xù)，并進行登記。登記項目有用章日期、用章單位、用章經手人、用章事由、用章批準人、用章印數(shù)等使用印章事前認真檢查看手續(xù)是否齊全，材料是否完備，對不合法和不合手續(xù)的可以提出異議，甚至拒絕用印蓋章位置準確要印在文件日期上方，做到上不壓正文、下要騎年蓋月，印文字跡要端正清晰印章必須妥善保管須放在安全可靠的地方，或保險柜中，或抽屜中，并隨時上鎖。節(jié)假日須加貼封條，以防被盜。如發(fā)現(xiàn)被盜，要馬上報案，并迅速通報有關方面第七十四頁，共二百二十二頁。六、開具各種信函開具或擬寫各種信函文件，是辦公室日常工作之一。常開具的信函有：介紹信、證明信。常擬寫的信函有慰問信、邀請函、聘書等。第七十五頁，共二百二十二頁。（一）介紹信介紹信是機關團體、企事業(yè)單位的人員與其他單位或個人聯(lián)系工作、了解情況、洽談業(yè)務、參加各種社會活動使用的一種專用書信。介紹信的種類介紹信大致分三種：打印成文，不留存根的印刷介紹信；打印成文帶存根的印刷介紹信；用一般公文紙書寫的介紹信。1第七十六頁，共二百二十二頁。

介紹信的寫作介紹信包括以下內容，如表6-10所示。表6-10介紹信的內容內容具體要求上款指對方單位的名稱或對方負責同志的稱呼。上款要單獨起一行，頂格書寫，稱呼后加冒號介紹事項包括：持介紹信者的姓名、年齡、身份。如被介紹的不只一人，則須注明人數(shù)。然后寫接洽、聯(lián)系什么事情，有什么希望和要求。當事項涉及一定保密范圍時，還須注明聯(lián)系人的政治面貌、職務、級別等落款寫開具介紹信的單位名稱和開具介紹信的日期，并加蓋公章附注一般寫介紹信的有效期限2第七十七頁，共二百二十二頁。書信式介紹信

例文6介紹信××公司負責同志:今介紹我所副研究員何濤、高級工程師陳錦二位同志前往貴公司洽談有關合作的具體事宜，請予接待。此致敬禮!××實用技術研究所（蓋公章）二○○二年×月×日1第七十八頁，共二百二十二頁。

不帶存根的印刷介紹信例文7××市××局介紹信___負責同志：茲介紹_____同志前往你處________事宜，請接洽并予協(xié)助。（有效期___天）××市××局（蓋章）二○○二年×月×日2第七十九頁，共二百二十二頁。帶存根的印刷介紹信

例文8介紹信（存根）___字___號____等______名同志，前往______聯(lián)系_______事宜。年月日介紹信___字___號茲有_____等______名同志，前往________聯(lián)系_____事宜，望接洽并予協(xié)助。此致敬禮!×××（蓋章）年月日3第八十頁，共二百二十二頁。（二）證明信證明信是證明一個人的身份、經歷或一件事情的真實情況的專用書信。證明信通常被稱為“證明”或“證明書”。證明信的種類證明信可以有以下幾種分類，如表6-11所示。1第八十一頁，共二百二十二頁。表6-11證明信的種類分類標準種類從內容上以組織名義出具的證明信和以個人名義出具的證明信從格式上固定形式的證明信和非固定形式的證明信從證明信的用途來看證件式的證明信、作為材料存入檔案的證明信和證明證件丟失等情況的證明信第八十二頁，共二百二十二頁。證明信的寫作一般證明信都由標題、稱呼、正文、署名和日期組成（見圖6-39）。圖6-39證明信的寫作2標題上款正文落款在第一行中間冠以“證明信”或“證明書”，或寫明“關于×××同志××情況的證明

頂格寫上需要證明的單位名稱，之后加冒號另起一行空兩格寫明被證明事項的全部事實。寫完后，另起一行空兩格寫特此證明

在正文右下方署上證明單位名稱，并加蓋公章或私章，否則證明無效第八十三頁，共二百二十二頁。撰寫證明信要認真負責，必須對被證明的人或需證明的事情實事求是，要做到字必有據(jù)，用語準確，切不可含糊其辭，模棱兩可。書寫時不能用紅筆或鉛筆，必須使用鋼筆或毛筆。如有涂改，須在涂改處加蓋公章或印上證明人的指紋。所擬證明信應予登記，留有存根或底稿，以備查考。郵寄證明信，應使用掛號方式，以免丟失。第八十四頁，共二百二十二頁。

固定式證明書信例文9證明信×校辦字×號茲證明我?！痢镣荆校?，因公到___，請解決交通、住宿問題。特此證明××××（蓋章）二○○二年×月×日1第八十五頁，共二百二十二頁。

作為證件用的證明信例文10證明信我廠工程師×××同志，技術員×××同志，前往湖南、廣東、安徽等省，檢查并修理我廠出產的××牌熱水器，希有關單位給予幫助。特此證明××省××市×××廠（公章）二○○二年×月×日2第八十六頁，共二百二十二頁。作為材料存入檔案的證明信例文11證明信××大學黨支部：×年×月×日來信收到。根據(jù)信中要求，現(xiàn)將你校××同志的愛人、××同志的情況介紹如下：××同志，現(xiàn)年××歲，中共黨員，是我校中文系教師。該同志和家庭歷史以及社會關系均清楚。該同志對教學工作認真負責，近年來多次被評為市級模范教師。特此證明××省××市××大學黨支部（公章）二○○二年×月×日3第八十七頁，共二百二十二頁。

個人出具的證明信例文12××局負責同志：王××原為校中文系××級學生，曾擔任前學生會主席職務，在校期間，該生遵守學校各項規(guī)章制度，沒有參與任何不利于安定團結的活動。特此證明證明人：李××二○○二年×月×日4第八十八頁，共二百二十二頁。（三）推薦信推薦信是一種向用人單位薦舉人才的書信。有向某單位自薦的，也有第三者薦舉的。要把被推薦的人的基本情況以及要推薦或自薦的理由寫清楚。要全面、實事求是地介紹被推薦人的情況，以客觀、公正的態(tài)度向用人單位提供真實情況。如果以個人名義寫推薦信，要在信中介紹自己的身份，說明自己與被推薦人的關系。第八十九頁，共二百二十二頁。（四）邀請函邀請函也稱為請柬，是邀請對方前來參加會議、學術報告以及開業(yè)慶典、展覽等活動的一種專用書信。邀請函的寫作內容有以下四點，如表6-12所示。表6-12邀請函的寫作內容內容要求標題在封面或第一行中間寫“邀請書”字樣上款被邀請單位（或個人）名稱單占一行，頂格書寫正文寫活動內容、時間、地點落款邀請單位（或個人）名稱、發(fā)出邀請的日期第九十頁，共二百二十二頁。例文13邀請函尊敬的×××教授：本學會決定于2001年5月×日在省城華祥賓館舉辦民間文學理論報告會。恭請您就有關民間文學的現(xiàn)狀與發(fā)展發(fā)表高見。務請撥冗出席。順祝健康!聯(lián)系人：××電話：×××××××××省文學研究會二○○一年五月×日第九十一頁，共二百二十二頁。（五）聘書聘書指聘請專家、高級職員來擔任職務的書信。聘請書的寫作內容如下（見圖6-40）。

圖6-40聘請書的寫作標題正文結尾落款寫“聘書”或寫“聘請書”寫聘請誰，擔任什么職務，什么時間到任在正文的最后，另起一行，空兩格寫“此聘”二字，后邊不加標點符號在正文的下方或偏右下方，寫聘請單位全名，并加蓋公章第九十二頁，共二百二十二頁。例文14聘請書茲聘請×××同志從1996年1月1日起擔任我公司營業(yè)部主任。此聘×××公司1995年12月25日第九十三頁，共二百二十二頁。七、擬寫大事記一般地說，各個單位辦公部門都有人負責或專管本單位的大事記工作，各職能部門相應也有人負責或專管本部門職責范圍內的大事記。單位大事記，常由辦公部門在年終收集各職能部門大事記，在其基礎上修訂整理而成，然后送主管領導把關，審核后，打印存檔。第九十四頁，共二百二十二頁。（一）大事記的概念大事記，是用于隨時記載機關日常重要工作或活動簡況的公文文種。所謂“大事”，指能反映本單位的重要工作或活動面貌，于今后有查考價值的事項。第九十五頁，共二百二十二頁。（二）大事記的寫法大事記的結構，由標題、正文組成具體內容如下（見圖6-41）。

圖6-41大事記的內容包括具體事項發(fā)生的時間、地點、原因、主要過程、涉及部門與人員及結果標題正文擬寫要求單位名稱加年份再加文種寫大事記要樸實簡明準確第九十六頁，共二百二十二頁。例文15××大學1982年大事記1982年1月份1月1日放假。上午，劉××、周××等幾位校領導及黨內、校辦負責同志看望了陳××、邵××、于××、毛××等4名老年教師。下午，省委書記關××、副省長陳××到?？赐嗽S××、高××、陳××等3位教授。下午4時，在校召開了知識分子座談會，上述3位教授和陳××、邵××、毛××等10名教師參加，劉××、孫××等校領導同志也參加了座談會。第九十七頁，共二百二十二頁。1月3日上午，校黨委常委召開會議，學習元旦社論，并研究新學期的工作設想。全校教學質量大檢查開始，由孫××同志主持，教務處的同志參加。這次全校教學質量大檢查主要是檢查教學計劃的落實、教師配備、教學效果，以總結經驗，促進教學質量的提高。下午，由校團委、校學生會召開了“五講四美樹新風”座談會，25名學生代表參加，著重討論了新時期大學生的行為準則問題。下午4時，××大學黨委副書記一行五人到校。校黨委副書記張××、宣傳部部長鄭××接待?？腿藖硇５闹饕康氖墙涣鲗W生思政工作的經驗。擬活動兩天后去上海。（下略）第九十八頁，共二百二十二頁。八、領導臨時交辦的工作每個單位都經常會有一些臨時性的工作任務，完成領導臨時交辦的工作任務是秘書的重要職責之一。領導臨時交辦的工作大多數(shù)具有時間緊、要求高、綜合性強等特點。第九十九頁，共二百二十二頁。一般說來，秘書要完成并做好領導臨時交辦的工作，應當注意以下問題（見圖6-42）。圖6-42做好領導臨時交辦的工作應注意的問題搞清意圖注意保密準確迅速第一百頁，共二百二十二頁。第三節(jié)秘書工作中的會計報表與銀行事務本節(jié)點睛一、秘書工作中遇到的會計報表二、秘書工作涉及的銀行業(yè)務第一百零一頁，共二百二十二頁。在企業(yè)公司就職的秘書，其工作內容必然涉及財務和銀行業(yè)務，所以了解掌握這方面的內容對現(xiàn)代秘書是非常重要的。第一百零二頁，共二百二十二頁。一、秘書工作中遇到的會計報表秘書工作中遇到的會計報表在工作中運用很廣泛，熟練運用會計報表已成為秘書必備的意向知識。這里主要介紹三種會計報表。第一百零三頁，共二百二十二頁。（一）會計報表的種類與作用

資產負債表資產負債表是反映企業(yè)在某一特定日期（月末、年末）財況為：資產部分按流動性排列，也就是按資產轉換成現(xiàn)金的能力排列；負債部分也按流動性排列，也就是按照償還期的近遠排列；所有者權益部分按永久性程度排列，永久性程度高的在前。資產負債表各項目基本上是根據(jù)相應的總分類賬戶的期末余額填列，或若干個總分類賬戶的期末余額填列，或若干個總分類賬戶的期末余額合并填列。1第一百零四頁，共二百二十二頁。資產負債表的作用如下（見圖6-43）。圖6-43資產負債表的作用資產負債表的作用反映企業(yè)在某一特定日期所擁有資產反映企業(yè)在某一日期所承擔的債務反映企業(yè)的償債能力反映企業(yè)某日投資者在企業(yè)中的權益反映企業(yè)的財務狀況變動趨勢第一百零五頁，共二百二十二頁。

損益表損益表，又稱利潤表，是總括反映企業(yè)在一定會計期間內利潤（虧損）的實現(xiàn)情況的報表，屬動態(tài)報表。損益表將企業(yè)利潤總額的構成劃分為三步驟。第一步驟詳列主營業(yè)務的利潤構成；第二步驟反映企業(yè)營業(yè)利潤的構成情況；第三步驟得出企業(yè)的利潤總額。三個步驟依重要性大小從上到下依次計算排列。2第一百零六頁，共二百二十二頁。損益表以附表的形式，進一步明確利潤分配、商品銷售的情況（見圖6-44）。圖6-44附表的形式附表的形式利潤分配表商品銷售明細表利潤分配表是反映企業(yè)利潤分配情況和年末分配利潤情況的會計報表商品銷售明細表是反映企業(yè)商品銷售利潤的明細情況第一百零七頁，共二百二十二頁。損益表的作用（見圖6-45）。圖6-45損益表的作用損益表的作用利用損益表可以評價一個企業(yè)的經營成果和盈利能力，為預測企業(yè)的盈利趨勢提供重要資料反映企業(yè)在一定會計期間內所有的收入與所有費用，并計算出報告期的利潤或虧損第一百零八頁，共二百二十二頁。

財務狀況變動表財務狀況變動表，是綜合反映一定會計期間內營運資金來源和運用及其增減變動情況的報表，屬動態(tài)報表。財務狀況變動表的左方反映營運資金的來源和運用情況，也可以包括一部分不涉及營運資金變動的重要財務事項，主要是涉及籌資和投資的財務活動。右方反映各項流動資產和流動負債的增減情況。3第一百零九頁，共二百二十二頁。財務變動表的作用如下（見圖6-46）。圖6-46財務變動表的作用財務變動表的作用反映企業(yè)一定時期財務狀況變動全貌反映企業(yè)營運資金變化的內在原因反映流動資產和流動負債的結構變化溝通了資產負債表與損益表第一百一十頁，共二百二十二頁。（二）秘書認識會計報表的意義會計報表是定期、總括地反映企事業(yè)單位的經濟活動及其結果的專門表格。在日常會計核算中，對于企事業(yè)單位在一定時期內所發(fā)生的各項經濟業(yè)務都已填制會計憑證，在有關的賬簿中進行連續(xù)、系統(tǒng)、全面的記錄。但是這些日常核算資料、比較分散，無法直接使用這些分散的會計記錄來分析評價企事業(yè)單位的財務狀況和經營成果。因此，有必要定期地對日常核算資料加以總結，按照一定的表格形式編制會計報表，總括地反映企事業(yè)單位的經濟活動情況及其結果，為有關方面進行管理和決策提供所需的會計信息。第一百一十一頁，共二百二十二頁。二、秘書工作涉及的銀行業(yè)務

（一）銀行賬戶銀行賬戶的概念和種類銀行賬戶是指辦理支付結算業(yè)務的存款人在經辦銀行開立的存款賬戶。根據(jù)規(guī)定，銀行賬戶分為基本存款賬戶、一般存款賬戶、臨時存款賬戶和專用存款賬戶四類。1第一百一十二頁，共二百二十二頁。

基本存款戶：基本存款戶是指存款人辦理日常轉賬結算和現(xiàn)金收付的賬戶，是存款人在銀行的主要存款賬戶。存款人發(fā)放工資、獎金等，只能通過基本存款賬戶辦理或支取。

一般存款賬戶：一般存款賬戶是指存款人在基本存款賬戶以外的銀行建立的賬戶，用以借款轉存，或方便不在同一地點的附屬的非獨立核算的下級單位。存款人可以通過該賬戶辦理轉賬結算和現(xiàn)金繳存，但不能辦現(xiàn)金支取。第一百一十三頁，共二百二十二頁。

臨時存款賬戶：臨時存款賬戶是指存款人因臨時經營活動需要開立的賬戶。存款人可以通過該賬戶辦理轉賬結算和根據(jù)國家現(xiàn)金管理的規(guī)定辦理現(xiàn)金收付。

專用存款賬戶：專用存款賬戶是指存款人因特定用途需要開立的賬戶。第一百一十四頁，共二百二十二頁。開立銀行賬戶的條件和程序開立基本存款賬戶的條件和程序。根據(jù)規(guī)定，下列存款人可以申請開立基本存款賬戶：企業(yè)法人；企業(yè)法人內部單獨核算的單位；管理財政預算資金和預算外資金的財政部門；實行財政預算管理的行政機關、事業(yè)單位；2第一百一十五頁，共二百二十二頁。團級以上軍隊、武警單位；外國駐華機構；社會團體；單位附設的食堂、招待所、幼兒園；外地常設機構；私營企業(yè)、個體經濟戶、承包戶和個人。第一百一十六頁，共二百二十二頁。存款人申請開立基本存款賬戶，應填制開戶申請書，向開戶銀行出具下列證明文件之一（見圖6-47）。圖6-47申請人需出具的文件當?shù)毓ど绦姓芾頇C關核發(fā)的《企業(yè)法人執(zhí)照》中央或地方編制委員會、人事、民政等部門的批文軍隊軍以上、武警總隊財務部門的開戶證明駐地有權部門對外地常設機構的批文單位對附設機構同意開戶的證明個人的居民身份證和戶口簿承包雙方簽訂的承包協(xié)議第一百一十七頁，共二百二十二頁。然后送交蓋有存款人印章的印鑒卡片，經銀行審核同意，并憑中國人民銀行當?shù)胤种C構核發(fā)的開戶許可證，即可開立該賬戶。開立一般存款賬戶的條件和程序。根據(jù)規(guī)定，下列情況的存款人可以申請開立一般存款賬戶；①在基本存款賬戶以外的銀行取得借款的單位和個人；②與基本存款賬戶的存款人不在同一地點的附屬非獨立核算單位。第一百一十八頁，共二百二十二頁。申請人需出具的文件如下（見圖6-48）。

圖6-48申請人需出具的文件借款合同或借款借據(jù)基本存款賬戶的存款人同意其附屬的非獨立核算單位開戶證明申請人需出具的文件第一百一十九頁，共二百二十二頁。然后送交蓋有存款人印章的印鑒卡片，經銀行審核同意后，即可開立該賬戶。開立臨時存款賬戶的條件和程序。根據(jù)規(guī)定，下列情況的存款人可以申請開立臨時存款賬戶：①外地臨時機構；②臨時經營活動需要的單位和個人。第一百二十頁，共二百二十二頁。申請人需出具的文件如下（見圖6-49）。圖6-49申請人需出具的文件當?shù)毓ど绦姓芾頇C關核發(fā)的臨時執(zhí)照

當?shù)赜袡嗖块T同意設立外來臨時機構的批件申請人需出具的文件第一百二十一頁，共二百二十二頁。然后送交蓋有存款人印章的印鑒卡片，經銀行審核同意后，即可開立該賬戶。開立專用存款賬戶的條件和程序。根據(jù)規(guī)定，存款人有下列特殊用途的資金可以申請開立專用存款賬戶：①基本建設的資金；②更新改造的資金；③特定用途需要專戶管理的資金。第一百二十二頁，共二百二十二頁。申請人需出具的文件如下（見圖6-50）。圖6-50申請人需出具的文件經有權部門批準立項的文件

國家有關文件的規(guī)定

申請人需出具的文件第一百二十三頁，共二百二十二頁。然后送交蓋有存款人印章的印鑒卡片，經銀行審核同意后，即可開立該賬戶。銀行賬戶的變更和撤銷銀行賬戶的變更是指銀行賬戶名稱的變更和開戶銀行的變更。3第一百二十四頁，共二百二十二頁。銀行賬戶撤銷時，存款人必須與開戶銀行核對賬戶余額，經開戶銀行審核同意后，辦理銷戶手續(xù)，并交回各種重要空白憑證和開戶許可證；開戶銀行對已開戶一年，但未發(fā)生任何業(yè)務的賬戶，應通知存款人自發(fā)出通知30日內到開戶銀行辦理銷戶手續(xù)，逾期視同自愿銷戶。第一百二十五頁，共二百二十二頁。（二）票據(jù)票據(jù)是支付結算的重要手段。票據(jù)在運用時，必須遵守《票據(jù)法》、《票據(jù)管理實施辦法》和《支付結算辦法》。

票據(jù)的概念票據(jù)是指《票據(jù)法》所規(guī)定的由出票人依法簽發(fā)的、約定自己或者委托付款人在見票時或指定的日期向收款人或持票人無條件支付一定金額并可轉讓的有價證券，包括匯票、本票和支票。一般來講，票據(jù)具有信用、支付、匯兌和結算等職能。1第一百二十六頁，共二百二十二頁。

票據(jù)當事人票據(jù)當事人是指票據(jù)法律關系中享有票據(jù)權利、承擔票據(jù)義務的當事人，也稱票據(jù)法律關系主體。票據(jù)當事人包括出票人、付款人和收款人，他們是票據(jù)的基本當事人，是在票據(jù)作成和交付時就業(yè)已存在的當事人，是構成票據(jù)法律關系的必要主體。此外，承兌人、背書人、被背書人、保證人等也是當事人，但他們是在票據(jù)作成并交付后，通過一定的票據(jù)行為加入票據(jù)關系而享有一定權利、義務的當事人，屬非基本當事人。票據(jù)權利與義務票據(jù)權利與義務內容，如表6-13所示。23第一百二十七頁，共二百二十二頁。表6-13票據(jù)權利與義務內容票據(jù)權利與義務內容概念票據(jù)權利是指持票人向票據(jù)債務人請求支付票據(jù)金額的權利付款請求權指持票人向匯票的承兌人、本票的出票人、支票的付款人出示票據(jù)要求付款的權利

追索權指票據(jù)當事人行使付款請求權時遭到拒絕，或其他法定原因存在時，向其前手請求償還票據(jù)金額及其他法定費用的權利票據(jù)義務是指票據(jù)債務人向持票人支付票據(jù)金額的責任付款義務指票據(jù)債務人向持票人支付票據(jù)金額的義務償還義務指票據(jù)債務人向持票人償還票據(jù)金額的義務第一百二十八頁，共二百二十二頁。

票據(jù)行為票據(jù)行為是指能夠產生票據(jù)權利與義務關系的法律行為。包括出票、背書、承兌和保證四種。4第一百二十九頁，共二百二十二頁。

票據(jù)簽章票據(jù)簽章是指票據(jù)有關當事人在票據(jù)上簽名、蓋章或簽名加蓋章的行為。票據(jù)簽章是票據(jù)行為生效的重要條件，也是票據(jù)行為表現(xiàn)形式中不可缺少的應載事項。如果票據(jù)缺少當事人的簽章，該項票據(jù)行為無效。5第一百三十頁，共二百二十二頁。

票據(jù)記載事項票據(jù)記載事項是指依法在票據(jù)上記載票據(jù)相關內容的行為。票據(jù)記載事項可分為絕對記載事項、相對記載事項和任意記載事項等。絕對記載事項是指《票據(jù)法》明文規(guī)定必須記載的，如不記載，即成為票據(jù)的無效事項。相對記載事項是指《票據(jù)法》規(guī)定應該記載而未記載，但適用法律的有關規(guī)定而不使票據(jù)失效的事項。6第一百三十一頁，共二百二十二頁。票據(jù)喪失票據(jù)喪失是指票據(jù)因滅失、遺失、被盜等原因而使票據(jù)權利人脫離其對票據(jù)的占有。票據(jù)喪失后可以采取以下三種形式進行補救（見圖6-51）。7第一百三十二頁，共二百二十二頁。圖6-51票據(jù)喪失后的補救票據(jù)喪失掛失止付公示催告普通訴訟指失票人將喪失票據(jù)的情況通知付款人，由接受通知的付款人審查后暫停支付的一種方式

指喪失票據(jù)的失票人直接向人民法院提起民事訴訟，要求法院送信給付款人，并要求其支付票據(jù)金額的活動指在票據(jù)喪失后由失票人向人民法院提出申請，請求人民法院以公告方式宣告所喪失的票據(jù)為無效票據(jù)的法律制度第一百三十三頁，共二百二十二頁。（三）常用票據(jù)支票支票是出票人簽發(fā)的、委托辦理支票存款業(yè)務的銀行在見票時無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。它適用于在同一票據(jù)交換區(qū)域需要支付各種款項的單位或個人。支票的出票人是在銀行開立的可以使用支票的存款賬戶所有者。支票的付款人為支票上記載的出票人開戶銀行。支票的付款地為付款人所在地。支票分為現(xiàn)金支票、轉賬支票和普通支票。在普通支票左上角劃兩條平行線的，為劃線支票，劃線支票只能用于轉賬，不能支取現(xiàn)金。1第一百三十四頁，共二百二十二頁。簽發(fā)支票必須記載下列事項（見圖6-52）。圖6-52簽發(fā)支票必須記載事項簽發(fā)支票必須記載事項無條件支付的委托出票日期付款人名稱確定的金額出票人簽章表明“支票”的字樣第一百三十五頁，共二百二十二頁。欠缺記載任何一項的，支票都為無效。支票的記，未補記前不得背書轉讓。支票的提示付款期，限自出票日起10日內，超過提示付款期限要求付款的，持票人開戶銀行不予受理，付款人不予付款。出票人在付款人處的存款足以支付支票金額時，付款人應當在見票當日足額付款。存款人領購支票，必須填寫“票據(jù)和結算憑證領用單”并簽章，簽章應與預留銀行的簽章相符。存款賬戶結清時，必須將全部剩余空白支票交回銀行注銷。第一百三十六頁，共二百二十二頁。支票簽發(fā)時，要注意。簽發(fā)支票應使用碳素墨水或墨汁。簽發(fā)現(xiàn)金支票和用于支取現(xiàn)金的普通支票必須符合國家現(xiàn)金管理的規(guī)定。支票的出票人簽發(fā)支票的金額不得超過付款時在付款人處實有的金額。禁止簽發(fā)空頭支票。支票的出票人在票據(jù)上的簽章，應為其預留銀行的簽章，該簽章是銀行審核支票付款的依據(jù)。銀行也可以與出票人約定使用支付密碼，作為銀行審核支付支票金額的條件。第一百三十七頁，共二百二十二頁。出票人不得簽發(fā)與其預留銀行簽章不符的支票；使用支付密碼的，出票人不得簽發(fā)支付密碼錯誤的支票。出票人簽發(fā)空頭支票、簽章與預留銀行簽章不符的支票，使用支付密碼錯誤的支票，銀行將予以退票，并按票面金額處以5%但不低于1000元的罰款；持票人有權要求出票人賠償支票金額2%的賠償金。對屢次簽發(fā)有誤的出票人，銀行將停止其簽發(fā)支票的權利。第一百三十八頁，共二百二十二頁。持票人可以委托開戶銀行收款或直接向付款人提示付款。用于支取現(xiàn)金的支票僅限于收款人向付款人提示付款。第一百三十九頁，共二百二十二頁。委托開戶銀行：持票人委托開戶銀行收款時，應作委托收款背書，在支票背面背書人簽章欄簽章、記載“委托收款”字樣、背書日期，在被背書人欄記載開戶銀行名稱，并將支票和填制的進賬單送交開戶銀行。

直接向付款人提示付款：持票人持用于轉賬的支票向付款人提示付款時，應在支票背面背書人簽章欄簽章，并將支票和填制的進賬單送交出票人開戶銀行。收款人持用于支取現(xiàn)金的支票向付款人提示付款時，應在支票背面“收款人簽章”處簽章，持票人為個人的，還需交驗本人身份證件，并在支票背面注明證件名稱、號碼及發(fā)證機關。第一百四十頁，共二百二十二頁。銀行匯票銀行匯票是出票銀行簽發(fā)的，是見票時按照實際結算金額無條件支付給收款人或者持票人的票據(jù)。它適用于單位和個人在異地的各種款項的結算。

銀行匯票：銀行匯票可以用于轉賬，標明現(xiàn)金字樣的“銀行匯票”也可以提取現(xiàn)金。銀行匯票的出票銀行為銀行匯票的付款人，銀行匯票的付款地為代理付款人或出票人所在地。銀行匯票的出票人在票據(jù)上的簽章，應為經中國人民銀行批準使用的該銀行匯票專用章加其法定代表人或其授權經辦人的簽名或者蓋章。2第一百四十一頁，共二百二十二頁。簽發(fā)銀行匯票必須記載下列事項（見圖6-53）。圖6-53簽發(fā)銀行匯票必須記載的事項簽發(fā)銀行匯票記載事項表明“銀行匯票”出票金額出票人簽章出票日期收款人名稱無條件支付的承諾付款人名稱第一百四十二頁，共二百二十二頁。欠缺記載以上事項之一的，銀行匯票無效。銀行匯票的提示付款期限自出票日起1個月。持票人超過付款期限提示付款的，代理付款人（銀行）不予受理。銀行匯票的債務可以依法由保證人承擔保證責任。填明“現(xiàn)金”字樣和代理付款人的銀行匯票喪失，可以由失票人通知付款人或者代理付款人掛失止付。未填明“現(xiàn)金”字樣和代理付款人的銀行匯票喪失，不得掛失止付。第一百四十三頁，共二百二十二頁。申辦銀行匯票的基本程序。申請人使用銀行匯票，應向出票銀行填寫“銀行匯票由請書”，填明收款人名稱、匯票金額、申請人名稱、申請日期等事項并簽章，其簽章為預留銀行印。申請人或收款人為單位的，不得在“銀行匯票申請書”上填明“現(xiàn)金”字樣。出票銀行受理銀行匯票申請書，收妥款項后,將簽發(fā)銀行匯票，并用壓數(shù)機壓印出票金額，將銀行匯票和解訖通知一并交給申請人。簽發(fā)轉賬銀行匯票，不得填寫代理付款人名稱。但可由人民銀行代理兌付銀行匯票的商業(yè)銀行，向設有分支機構地區(qū)簽發(fā)轉賬銀行匯票。第一百四十四頁，共二百二十二頁。申請人應將銀行匯票和解訖通知一并交付給匯票上記明的收款人。銀行匯票的實際結算金額低于出票金額的，其多余金額由出票銀行退交申請人。