辦公用品管理辦法(試用)

為規(guī)范公司及各直辦公用品的管理，在滿足分部工作需要、保障公司及各直營店各項業(yè)務穩(wěn)健發(fā)展的同時，為杜絕辦公用品的浪費現(xiàn)象,降低辦公費用支出，特制定本管理辦法.合用范圍：公司總部;開辟區(qū)廬山路店、膠南珠海路店、膠南人民路店(簡稱公司各直營店)發(fā)布范圍：公司總部；開辟區(qū)廬山路店、膠南珠海路店、膠南人民路店(簡稱公司各直營店)。1辦公用品由人事行政部門統(tǒng)一保管，并指定保管人,按公司核定的費用標準向使用人發(fā)放。3.2人事行政部門負責辦公用品綜合采購計劃的申報、保管、發(fā)放和費用核算等管理工作；。2辦公用品暫由工程中心根據(jù)公司以及各直營店的采購計劃申請進行統(tǒng)一采購.。1.1統(tǒng)一標準量化管理的原則：公司及各直營店辦公用品品種具有相同性特點,再加之辦公用品易購、易耗特性，為其進行量化管理提供可能.4.1。2集中購買和分月領用的原則：由于辦公用品價值低、品種多、使用部門分布范圍廣、計劃性不強等特點，為了降低采購運作成本,獲得價格優(yōu)勢可采用集中采購、分月領用的原則，即暫由工程中心集中批量采購,各使用部門按照規(guī)定按月領用.部份耐用辦公用品原則上再也不增補，若破損、殘舊需更換的實行以舊換新原則。事務專員每月中旬以騰訊通方式發(fā)布各直營店辦公用品領用明細及金額，提醒各直營店勿超預算。年底根據(jù)公司及各直營店領用情況，與部門預算進行對照，節(jié)省則賦予部門獎勵200元，反之則罰款200元。。2.1辦公用品申購實行費用預算制度,各直營店根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況,每月25日前編制《辦公用品申領單》(附表一)提報下月辦公用品,部門負責人審批簽字后報行政人事部。事務專員在核對辦公用品領用申請表單與辦公用品臺賬庫存后,編制《辦公用品申請購置計劃表》(附表二),經(jīng)行政經(jīng)理、財務中心、總經(jīng)理批準后,在預算額度內(nèi)統(tǒng)一購買、管理辦公用品,辦公用品購置實行定點采購管理.。2。2各直營店指定專人申領辦公用品，辦公用品領用必須由部門經(jīng)理簽字后方可領用.領用物品遵循以舊換新原則.若因無法繼續(xù)使用需要報廢，無法以舊換新的，必須由部門經(jīng)理批準后方可領用。各直營店指定人根據(jù)公司規(guī)定的《辦公用品配發(fā)標準》進行申領(詳見附表九)。辦公用品領用時間為每月1-3號,逢節(jié)假日順延,其他時間不辦理辦公用品類領用業(yè)務.4。3。1個人辦公用品的發(fā)放4。3.1.1公司新入職的員工，由本部門負責人以及人力資源部簽字后按照標準一次領用。具體標準為：文件夾三個、圓珠筆一支、中性筆兩支，筆記本一本，以后按照規(guī)定按需領用.4.3.1。2各直營店管理人員領用辦公用品應據(jù)實填寫《個人辦公用品申領單》,經(jīng)部門總監(jiān)審核并簽字后，交綜合辦公室審批允許，由事務專員負責辦公用品的發(fā)放。(附件：附表三《個人辦公用品申領單》)4.3。1.3事務專員根據(jù)個人領取情況做出詳實登記，負責建立個人用品領取檔案，根據(jù)申請單對應詳實填寫《個人物品領取登記表》.(附表四《個人辦公用品領取登記表》)4。3。2部門辦公用品的發(fā)放。3.2。1剪刀、固體膠、橡皮擦、回形針、直尺、訂書機、涂改液、美工刀按區(qū)域分配,公司每辦公區(qū)分配一套(至少兩人一套)。。3.2.2計算器除必備部門配備外同樣按區(qū)域分配。4.3.2.3事務專員根據(jù)各直營店已編制簽批的《部門辦公用品申領單》建立檔案，制《部門辦公用品領取登記表》，據(jù)表單如實發(fā)放所列物品,部門負責人領取后需簽字確認。(附件:附表五《部門辦公用品領取登記表》)4.4。1公司會議期間會務組按需填寫《會務組用品申領單》，由會務組負責人審核簽字后交綜合辦公室審批允許后方可進行領用。(附表六《會務組用品申領單》)4.4。2事務專員認真核實申領單后方可發(fā)放物品,同時要做好會議期間物品領取登記表,注明會議主題、時間、各會務組名稱、負責人、所領物品品名等等，以備核查。(附表七《會議期間物品領取登記表》)4.5.1事務專員根據(jù)審批簽字后的《辦公用品申請購置計劃表》交由工程中心實施購買，并于月底完成。4.5.2事務專員須時常調(diào)查辦公用品供應商及市場價格,保證最優(yōu)性價比和質(zhì)量.。5。3各直營店暫時急需的辦公用品，由部門負責人提出申請，并由運營中心總監(jiān)確認，交由工程中心購置。4.6.1事務管理專人負責辦公用品統(tǒng)計、采購、入庫、分發(fā)、結算工作，采購和入庫應分別由兩人負責。辦。6.2公用品入庫需根據(jù)入庫單嚴格檢查品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價是否相符，按手續(xù)驗收入庫，登記上帳。凡質(zhì)量不合格的辦公用品不得接收，數(shù)量與送貨單不符的按照實際數(shù)量入庫。各類用品的入庫驗收，事務專員應子細嚴格地核對質(zhì)量、數(shù)量進行檢查，4.6。3辦公用品的庫房管理要做到帳目齊、數(shù)量清、擺放整齊,帳實相符，并且要日清月結.。6。4各直營店指定專人每月對辦公用品費用進行統(tǒng)計,并對辦公費用使用情況進行綜合考評。4.6。5各直營店的辦公用品統(tǒng)計、領取、發(fā)放工作按規(guī)定建立各門店辦公用品領用登記制度,對領回的辦公用品特別是耐用辦公用品建立檔案卡，領取辦公用品者要簽字。耐用辦公用品若非正常損壞或者人為丟失，當事人要按價賠償。調(diào)離人員在離職前，要辦理物品交接手續(xù)(附表八《辦公用品交接登記表》)，行政人事部門要負責收回離職人員的辦公用品并簽字確認后方可辦理調(diào)離人員的離職手續(xù)。。6.7行政管理部及各直營店指定人員須定期或者不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。事務專員須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或者丟失，保證辦公用品的功用和性能。事務專員須根據(jù)辦公用品的耗或者領用情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。。7。1分類管理：根據(jù)本公司辦公用品實際使用情況,及辦公用品的使用和收回方式不同，分為五大類，對不同類別采取差異管理。。7.1。1小辦公用品包括:筆、膠帶、復寫紙、印泥/油、文件夾、訂書針、三聯(lián)收據(jù)、訂書機、回形針、軟面抄、皮筋、牙膏、風油精、紙杯、計算器、垃圾袋、POP筆、補充液、報銷單、氣球、毛巾、拖把、掃帚、紙簍、衛(wèi)生紙、洗潔精等。4。7.1.2辦公用紙：A4紙、A3紙、電腦打印紙、(傳真紙)熱敏紙等.4.7.1。3辦公耗材:色帶、墨盒、添加粉等.7。1.4工服：總部及各直營店服務員工裝、收銀員工裝、駐店人員(保安、庫工)工裝、后廚人員工裝、保潔人員工裝等。關于工服的管理參照公司關于工服管理的有關規(guī)定執(zhí)行；4.7.1.5辦公家具:辦公桌、辦公椅、更衣柜、憑證柜、排椅、上下床等，由財務部門進行固定資產(chǎn)建帳管理,并對各類家具進行編號造冊，由其領用人保管使用。。8.1使用辦公用品應以室為家，堅固樹立節(jié)約光榮、浪費可恥的思想,在日常工作中，處處精打細算，提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢,努力降低辦公成本。4.8.2辦公用品應為辦公所用，不得據(jù)為已有，挪作私用;不得用辦公設備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。。8.3精心使用辦公設備，認真遵守操作規(guī)程,及時關閉電源。定期維護保養(yǎng)，最大限度的延長辦公設備、用品使用壽命。。8.4辦公用品使用要物有所值，物盡其用,不要大材小用,貴材賤用。復印紙應用于復印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲別針等要反復使用；紙張可雙面利用,修改校對稿可先用廢舊紙張打印等，充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效率。。8。5印制文件材料要有科學性和計劃性，并力求使印制數(shù)與需用數(shù)基本相符,略有余富，避免不必要的浪費。電話、計算器、訂書機、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機、剪刀、美工刀、直尺、起釘器、鼠標、鍵盤等耐用辦公用品，已按標準發(fā)放的，原則上再也不增補，如重復申領,應說明原因或者憑損毀原物舊換新，杜絕虛報冒領.如人為損壞或者遺失由個人負責賠償.。8。6對于高檔耐用辦公用品，部門間應盡量協(xié)調(diào)相互借用，普通不得重復購置。使用中辦公設備浮現(xiàn)故障，由原采購人員負責協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜;因使用不當，人為造成設備損壞的，直接責任人應負賠償責任。時間標準 關鍵流程上報辦公用品采購計劃申請時匯 情況

動作標準 責任人 監(jiān)督/審核根據(jù)門店上報情況填寫辦公用品申報計劃，并經(jīng)各直營店部門經(jīng)理/運本部門領導簽字允許,上指定專人營中心受理時財務入帳報財務及總經(jīng)理審批審核時準確配發(fā)發(fā)放時內(nèi)容審核發(fā)放時 建立臺帳入庫、入帳統(tǒng)計并保管結轉財務記帳附表一《辦公用品申領單》附表二《辦公用品申請購置計劃單》附表三：《個人辦公用品申領單》

報綜合辦公室根據(jù)公司上報情況匯總后制定采購計劃根據(jù)庫存，合理制定辦公用品采購統(tǒng)一購買根據(jù)申請計劃配發(fā)至公司(按申報計劃定期發(fā)放各直營店)文字工整,表述準確、詳細，以部門為單位遞交物資入庫，登記入帳(差異協(xié)調(diào)調(diào)整)統(tǒng)計并保管領用單，以備查詢(外發(fā)或者修正出庫單)結轉財務記入公司、各直營店辦公費科目

事務專員 綜合辦公室財務預算審核工程中心/總經(jīng)理簽字事務專員 直接上級領用人 直接上級事務專員 直接上級事務專員 直接上級事務專員 直接上級附表四：《個人辦公用品領取登記表》附表五：《部門辦公用品領取登記表》附表六：《會務組用品申領單》附表七：《會議期間物品領取登記表》附表八：《辦公用品交接登記表》附表九:《辦公用品配發(fā)標準》附表一編號

申請部門：名 稱

規(guī)格

單位

數(shù)量使用人

年備注

月

日部門負責人簽字 綜合辦簽字注：部門人員填寫→部門領導審核→綜合辦公室簽批→事務專員建檔后如實發(fā)放附表二：日期:年月日申請部門估計購置時間編號品名單預算實際備注規(guī)格數(shù)量金額位額度事務專員簽字 綜合辦簽字財務中心簽字 總經(jīng)理簽批注:事務專員編制購買清單→綜合辦簽字→財務預算員簽字→總經(jīng)理簽批→采購。附表三：日期：年月日所在部門申請人編號申請物品單是否備注規(guī)格數(shù)量領取位部門負責人簽字 領取時間注:部門人員填寫→部門負責人審核→事務專員建檔后如實發(fā)放。附表四：所在部門領取人領取時間物品名稱規(guī)格單數(shù)單總金備注位量價額注：此表由辦公用品事管專員負責登記、建檔.附表五：所在部門部門負責人領取時間物品名稱規(guī)格單數(shù)單總價備注/使用人位量價注：此表由辦公用品事務專員負責登記、建檔。附表六：會議主題: 會議時間：申請人： 申請日期：編號物品名稱 規(guī)格單位數(shù)量是否領到備注部門負責人簽字 總經(jīng)理簽字注:會務組人員按需申請→會務組負責人審核→總經(jīng)理簽批→事務專員發(fā)放。附表七：會議主題 會議時間領取人/日期物品名稱附表八：日物品名稱期

規(guī)格單數(shù)單總備注位量價價年月日單數(shù)所在所在位移交人接收人備注量部門部門注：此表由事務專員登記，如若辦公用品回收，則事務專員為接收人，并負責登記入庫附表九:文件夾(雙夾)個所有人員3永久入職發(fā)放、按需發(fā)放中性筆(黑)支所有人員2一月入職發(fā)放、按需發(fā)放筆記本本所有人員1一月入職發(fā)放、按需發(fā)放個人辦水性筆/水性筆心支所有人員1兩個月入職發(fā)放、按需發(fā)放公用品圓珠筆/圓珠筆心支所有人員1兩個月入職發(fā)放、按需發(fā)放工作牌個所有人員1永久入職發(fā)放長尾夾個所有人員3永久按需求發(fā)放部門公用辦公用品

筆筒電話機鉛筆名片紅水筆水筆心(0.38)鐵票夾直尺剪刀紙簍紙杯衛(wèi)生紙垃圾袋回形針、大頭針訂書機訂書針固體膠雙面膠光敏油插線板計算器

個所有人員個所有人員支所有人員盒所有人員支所有人員支所有人員個所有人員根所有人員把部門個部門包部門捆部門卷部門盒部門個部門盒部門支部門卷部門瓶部門塊部門個部門

111111311111111121111

永久3年以上允許以舊換新三個月三個月一個月一個月永久永久3年以上允許以舊換新3年以上允許以舊換新兩個月一個月一個月一個月3年以上允許以舊換新一個月一個月一個月一個月永久永久

按需求發(fā)放按需求發(fā)放按需求發(fā)放按需求發(fā)放按需求發(fā)放按需求發(fā)放按需求發(fā)放按需求發(fā)放按需求發(fā)放按需求發(fā)放按需求發(fā)放行政管理部放置按需求發(fā)放根據(jù)實際需求按需求發(fā)放根據(jù)實際需求根據(jù)實際需求根據(jù)實際需求根據(jù)實際需求根據(jù)實際需求以舊換新門店專用辦公用品

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