公文寫作與檔案管理

關于公文寫作與檔案管理第1頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月一.公文寫作

公文是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位在公務活動中使用的文體.第2頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月公文的特點

1.鮮明的政治性

公文是在階級、國家出現(xiàn)后產(chǎn)生的,它作為管理國家、組織和發(fā)展社會生產(chǎn)的重要手段,體現(xiàn)統(tǒng)治階級的意志和愿望,為他們的政治服務.第3頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月

2.嚴肅性A.公文具有特定的格式.公文一般由發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)文人等部分組成.B.公文具有嚴格的辦理程序.公文辦理分為收文和發(fā)文.

收文:傳遞?簽收?登記?分發(fā)?擬辦?批辦等程序發(fā)文:擬稿?審核?簽發(fā)?繕印等程序第4頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月公文的作用1.法規(guī)和準繩作用2.領導與指導作用3.宣傳教育作用4.公務聯(lián)系作用5.憑證和依據(jù)作用第5頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月公文寫作要求:1.符合黨和政府的方針、政策及有關規(guī)定2.緊密結合實際3.選擇恰當文體種4.遵守公文格式5.注意行文關系第6頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月行文即公文的運轉.從行文關系分,公文分上行文、平行文、下行文.行文關系是機構之間文件的接受關系,它是根據(jù)機關各自的隸屬關系和職權范圍來確定的.上行文指下級被領導機關向上級機關的發(fā)文;平行文指平級機關或不相隸屬機關之間的發(fā)文;下行文指上級機關向所屬下級機關的發(fā)文.如何注意行文關系?第7頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月不同的行文關系要用相應的行文語氣上行文體現(xiàn)本機關請示和接受上級的領導??要用請示的語氣;

平行文體現(xiàn)平行機關之間的互相協(xié)商與工作聯(lián)系??要用謙虛的語氣;

下行文體現(xiàn)本機關對下屬機關的領導,

??可用比較嚴肅、莊重的語氣,但不能盛氣凌人.注意行文語氣第8頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月掌握語言特點

準確

公文只有語言準確,才能如實表達客觀事物,如實傳達發(fā)文機關的意圖,使之順利地貫徹執(zhí)行或及時批復.

質樸

質樸無華,少用描寫和抒情的手法,提倡直話直說,不能用含蓄的筆法委婉的表達意思.

簡明

高速傳遞信息的需要.須開門見山,盡快道出主旨,摒棄“橡皮圖章語言”.活用常用事務詞匯.第9頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月公文分兩種,通用公文和專用公文.

通用公文通用于各類機關、團體和企事業(yè)單位,使用范圍比較廣;

專用公文在外交、軍事、司法、財經(jīng)等專門領域中使用,只在一定范圍類起作用.我們通常說的公文,主要指通用公文.通用公文又叫行政公文.公文的種類第10頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月公文種類(12類,13種)

行政機關公文

命令(令)

議案決定指示公告.通告通知通報報告請示批復函會議紀要

黨政機關公文

決議決定指示意見通知報請示批復條例規(guī)定函公報會議紀要第11頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月公文格式簡表..\..\MyDocuments\文件樣例.doc

順序號密級急度

版頭發(fā)文字號標題主送機關正文附件發(fā)文機關發(fā)文時間附注主題詞抄送:印發(fā)機關:年月日印發(fā)(印數(shù))第12頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月12類13種公文的寫作1.命令(令)

適用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布實施重大強制性行政措施;獎懲有關人員;撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定.

如:中華人民共和國主席令第13頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月2.議案

議案是各級國家行政機關按法律程序向同級國家權利機關提請審議事項,

故其行文方向十分明確,而且發(fā)布單位和收文單位受嚴格限制結尾用“現(xiàn)提請審議”或“請審議決定”

如:國務院關于提請審議<<中華人民共和國勞動法（草案）>>的案..\..\MyDocuments\公文.doc12類13種公文的寫作第14頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月3.決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排.

如:全國人民代表大會關于設立中華人民共和國澳門特別行政區(qū)的決定.

4.指示

適用于對下級機關布置工作,闡明工作活動的指導原則.12類13種公文的寫作第15頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月5.公告、通告

“公告”適用于向國外宣布重要事項或者定事項.“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項.6.通知

適用于批轉下級機關的公文,轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文;發(fā)布規(guī)章;轉達下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項;任免和聘用干部.12類13種公文的寫作第16頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月7.通報

適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況.8.報告

適用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級機關的詢問.9.請示

適用于向上級機關請求指示、批準.

請示的公文,應當一文一事.

12類13種公文的寫作第17頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月10.批復

適用于答復下級機關請示事項.11.函

適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題;向有關主管部門請求批準.12.會議紀要

適用于記載和傳達會議情況和議定事項.12類13種公文的寫作第18頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月定義---按會議宗旨，精練準確記述其要點，以上報和下達貫徹執(zhí)行。寫作---1、忠實會議實際，準確反映會議情況和意見。

2、突出會議中心，內容概括，有取有舍,有主有次，言語精練。

3、邏輯條理清楚，觀點鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。

4、及時印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導、協(xié)調、約束作用。格式---列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。

本體：標題---

1、會議名稱+紀要

2、單位名+會議名+紀要

3、正題（主題）+副題（會議名稱+紀要）

第19頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月

時間---標題下寫紀要印發(fā)時間，署名下寫成文時間

正文---概況：會期、會址、主持、參會、議題、結果六要素主體：具體反映會議的主要情況、內容與成果（方法見后）結尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號召簽署---正文右下方署明主辦單位或會議名稱

第20頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月其他公文的寫作一.會議記錄

會議記錄是當場把會議情況,包括發(fā)言、討論的問題、決議和事項等記錄下來的一種公文.只在本單位保存,不在社會上流傳.

一般開比較重要的會議,如黨政機關的會議、商務機構的會議、學術團體的會議、國際會議等,都要有會議記錄.第21頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月會議記錄的特點1.迅速.

迅速是指記錄人的書寫速度要快.

這是寫好會議記錄的前提.若速度跟不上,會使記錄的內容殘缺不全,甚至違反發(fā)言者的意愿.記錄人員必須具備一定的政治水平和業(yè)務水平,還要注意訓練聽寫能力,掌握一套速記方法,如縮寫、略寫等.有的會議記錄不用手寫,要用打字機打出來這就需要同時訓練快速打字能力.

你一分鐘可以打多少字呢?第22頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月2.準確準確是指記錄原話、原意原來語氣,不能使用記錄語言去加工概括,不能加入記錄人的意見.會議的插話一般不記,但重要插話如主持人作的提示、對被插話人的發(fā)言所持的態(tài)度、總結性的語句等,要加括號記明.

發(fā)言人的姓名要寫全稱,標點符號要正確運用.用第三人稱,不用第一人稱,這是表示客觀,強調準確

會議記錄的特點第23頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月會議記錄的作用它是形成各種文件的重要媒介,人事安排、功過獎懲等,往往是通過會議決定的.它能為今后貫徹執(zhí)行會議精神、分析研究問題、檢查與總結工作提供依據(jù).它是反映會議真實情況的第一手資料,是日后查考的證物.

有些比較重要的會議記錄,具有文獻價值和歷史檔案價值.第24頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月會議記錄的寫作1.作好記錄前的準備.做好會議的組織工作,事先了解開會程序和內容,泥好議題,經(jīng)領導審核后通知開會單位和個人.若有重要的專題匯報,要收集好發(fā)言稿,開會時發(fā)給與會者每人一份.做好書寫材料的準備.專用記錄紙,白色打印紙,鋼筆或毛筆;錄音機,磁帶等.第25頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月2.掌握記錄的基本寫法.記錄分兩個部分:第一部分是會議的組織情況.包括會議名稱、屆次數(shù);開會時間、地點;出席人姓名、職務;列席人姓名、職務;缺席人姓名、職務;主持人姓名、職務;記錄人姓名.會議名稱和屆次數(shù)寫在第一行正中,其他的另起一行,低兩格書寫.這些都要在會議主持之前寫好.會議記錄的寫作第26頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月第二部分是會議的內容.包括會議議程、主持人發(fā)言、與會人發(fā)言、作出的結論.最后要另起一行寫“散會”或“休會”、“結束”,

并注明時間.

記錄的兩種方法:

一是摘要記錄法,只記發(fā)言要點和決定事項.

二是詳細記錄法,把發(fā)言全部記下來.

還有的是兩種記錄方法交錯使用,

究竟采用哪種,視實際情況而定.會議記錄的寫作第27頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月會議記錄樣例信泰聯(lián)·精熙集團第五次生產(chǎn)革新會議記錄地點：3號會議室時間：2004年9月5日出席人：XXX;YYY;JJJ;FFF;LLL缺席人：RRR主持人：NNN記錄人：VVV會議內容：聽取GG的匯報，研究實施意見。一、JJJ匯報情況

-------------------------------------

二、研討（略）三、決議

1、---------------------------------------------2、---------------------------------------3、---------------------------------------------4、--------------------------------

主持人簽名：記錄員簽名：第28頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月信件的寫作信件分公用信件、專用信件和私人信件三種.公文中的“函”屬公用信件.信件不僅是作者知識、才能和打字員技能的反映,也是一個單位整體形象的反映.人們通過這些信件,不僅可以窺到某單位的的作風和風格,而且回憑由此獲得的初步印象,考慮是否與該單位聯(lián)系或聯(lián)系的程度.

一個對信件這種基本的溝

通手段都漫不經(jīng)心的單位,

難道能指望它重視產(chǎn)品及

服務的質量嗎???

第29頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月常用信件

感謝信

邀請信

慰問信

賀信

婉拒信

推銷信

求職信

請柬

第30頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月商務信函寫作1、商務信函的六個C要求(1)．正確（Correctness）涉及權力、義務、利害關系，必須正確貫徹上司的意圖。(2)．清楚(Clearness)思路、表達要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。(3)．具體(Concreteness)忌一般化、抽象化、表達清做什么？要求什么？(4)．完整(Completeness)表達（意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時間、地點、人物等）完整，不可遺漏。(5)．簡潔（Conciseness）文字簡煉，力戒修飾語堆積，函件冗長、拖沓。(6)．禮貌（Courtesy）態(tài)度誠懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。第31頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月商務信函的其他要求國際通用A4紙，不能用B5紙信紙、信封最好有企業(yè)的CI（企業(yè)形象識別系統(tǒng)）標志，且平整、清潔文字書寫或印制清晰，打開后“全景”漂亮每頁上至少又有3行正文，不能只有落款可不蓋公章，用手簽名格式不嚴謹站在對方的立場考慮內容，更人性化第32頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月常用的商務信函寫作

1、信紙——企業(yè)規(guī)范信箋

2、收信人——單位名稱、職務

3、稱謂——尊稱

4、開頭應酬語

5、正文

6、結尾應酬語

7、祝頌語

8、署名

9、日期

10、左下角標注第33頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月信函左下角縮寫標注P.P.(Perprocurationem)代簽C.C.(Carboncopy)抄送P.S.(Postscript)補述、附言Enc.(Enclosure)隨信的附件稱謂和署名對具體人

DearMrJones，DearMrsSmith

可用逗號，不用冒號署名您真誠的YoursSincerely一般公函

DearSir/Madam署名您忠誠的

YoursFaithfully第34頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月商務信函寫作要領稱呼正確，語氣適當言簡意賅，表達正確交談誠懇，平實話語避免幽默，不要抒情祝頌語言，商業(yè)性強先要手簽，后再打印不要忘掉，附注說明第35頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月常用工作文書1、工作總結用處——對前段工作的回顧檢查，找出經(jīng)驗教訓而形成的文字材料分類——可按內容、時間、部門、性質區(qū)分結構：(1)標題(2)正文-----基本情況、經(jīng)驗體會、問題教訓、今后努力方向和工作意見(3)署名（日期）第36頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月2、專用工作報告種類：(1)市場（預測、調查）報告——標題、前言、正文（情況、做法經(jīng)驗、建議決策）、結尾(2)經(jīng)濟活動分析報告——標題、正文（引言、主體---分析原因，得出結論、結尾---意見措施）(3)可行性研究報告——標題、署名、正文（詳細論證）第37頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月例：

公司99年財務計劃執(zhí)行情況分析（引言）-----------------------現(xiàn)將情況分析如下：

一、實現(xiàn)利潤分析-----------------------------------

二、產(chǎn)品成本分析----------------------------------

三、流動資金分析---------------------------------

四、專用資金分析---------------------------------

幾點措施：

1、----------------------------------------------------2、----------------------------------------------------3、---------------------------------------------------

第38頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月

3.備忘的寫法

(1)．發(fā)自何人

(2)．發(fā)給何人

(3)．日期、時間

(4)．主題

(5)、內容

備忘錄發(fā)給：人力資源部發(fā)自：財務部抄送：總經(jīng)理辦公室日期：2001年9月18日標題：購置新計算機內容：上周董事會決定------------------------------

（不用結束語）第39頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月二.檔案管理

事務管理的一環(huán)第40頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月事務管理意義:1.在組織團體中從事情報的收集、制作、變換、傳達、保管等活動.

2.是經(jīng)營活動的一部分,目的在管理協(xié)調,經(jīng)營內部的各種活動.

3.系統(tǒng)相連:(1)職位系統(tǒng)

(2)功能系統(tǒng)

(3)物品系統(tǒng)

(4)傳票系統(tǒng)

第41頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月情報處理第42頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月目的:

1.Nocost2.Notime

3.Nomistake4.Nolabor知識的必要性培養(yǎng)思考的技巧第43頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月管理方式

處理能力傳遞速度標準化成本而決定采取集中式,分散式或混合式.第44頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月檔案管理的原則1.正確---希望能做到想調某一檔案時,就能迅速地找到.2.簡明---檔案管理須力求簡單明了,其分類也要簡明,放置的位置及使用方法,讓公司里的有關人員都能清楚與了解,使上司或其他同事也隨時可取用參考.3.經(jīng)濟---管理人員不宜太多,以節(jié)省開支;檔案所占的位置越小越好,以免浪費空間,檔案保存要確定年限,適時銷毀清理已失效者.4.富有彈性---檔案在分類上要富有彈性,以適應業(yè)務的擴充或臨時的的變動.第45頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月檔案管理的種類1.臨時檔案:凡機關、團體、企業(yè)及個人活動中,所產(chǎn)生的文件、圖表、實物及一切公文書等資料,不問起外行或特性,有公私機關完成行政處理手續(xù)后,即送機關檔案室管理人員歸卷者,謂之文卷(臨時檔案).2.中心檔案:已經(jīng)結案或無法結案之懸案,留備各幕僚機關共同應用之文卷,保存機關檔案室以供稽憑應用者,謂之案卷(中心檔案).3.永久檔案:在行政上已經(jīng)失效,經(jīng)鑒定有永久保存價值,移轉檔案室管理機構保管,以備研究參考者,謂之檔案(永久檔案).第46頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月檔案的功用1.行政稽憑:為了解案情及立意遣詞的參考或援引.2.法律信證:法令、規(guī)章、會議記錄,都是公司檔案的一種,所以檔案可作為法令的依據(jù).3.史料供證:要真切地了解其沿革,唯有參考其檔案,以獲得正確的資料.4.研究資料:一個機關或公司的檔案,是研究時最直接最正確的原始資料,撰寫公司有關的學術報告或業(yè)務,必須要運用檔案.第47頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月檔案管理中需要注意的事項1.收發(fā)作業(yè):(1)收文作業(yè)

(2)發(fā)文作業(yè)2.點收整理

(1)點收時:文件是否齊全,手續(xù)是否完整

(2)整理時:以件為單位、含附件;破損修補;規(guī)格統(tǒng)一調整.第48頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月檔案管理中需要注意的事項3.分類立案:(1)分類歸檔方法:

名稱歸檔法

地理歸檔法

主題性質歸檔法

時間歸檔法

數(shù)字歸檔法

特殊歸檔法(2)檔號的建立:

類綱總表—主要主題;總類—次要主題;

個檔案第49頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月4.編目作業(yè)

(1)登記目錄

(2)活頁式分類目錄分類號碼:

檔案管理中需要注意的事項檔號案名起訖日期冊數(shù)保存年限轉移或銷毀備注第50頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月(3)卡片式分類目錄:(4)卡片式人名目錄:

檔案管理中需要注意的事項檔號保存年限案名起訖日期冊數(shù)件數(shù)附件轉移銷毀中文名英文名籍貫出生日期年月日到職日期年月日離職日期年月日第51頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月(5)固定書本式附件目錄檔案管理中需要注意的事項編號收文日期文號發(fā)文日期文號附件名稱檔號件數(shù)備注第52頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月5.典藏保管

(1)裝訂:活頁、整齊、厚度

(2)排列:以件為單位,按號碼順序6.防護保密、防霉、放火、防盜竊、防鼠修補(裱法、鑲法)重制、損失處理7.應用

(1)出納:

調卷:主管簽證、有關業(yè)務、守秘,不得影印還卷:期限、查核無誤收,否則報請議處

檔案管理中需要注意的事項第53頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月

(2)編輯:(3)咨詢:8.清理:

(1)清點(2)移轉(3)移交

(4)銷毀

A存廢標準:

永久保存—法令規(guī)章、組織沿革定期保存—有效期限

B銷毀的資料要蓋

銷毀二字備查

(5)縮影:檔案管理中需要注意的事項第54頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月三.公司文件管理規(guī)程(一)組織圖管理標準1.組織圖分類:

公司級組織圖;事業(yè)部級組織圖;課或G級組織圖2.組織圖作成:

公司級組織圖之作成以課或G級為最低階提出事業(yè)部級之作成以區(qū)或組級為最低階提出課或G級之作成以班(線)為最低階提出組織圖上之“”表示部門,人名或職資不列入其內第55頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月組織圖上之擔當者須助理員(含)以上職位,并列出其職位別組織圖不用注明每人擔當之具體工作與職責組織圖上之副職均用“*”表示組織圖之生效實施日期須標注在“右上角”3.組織圖之審批:

公司級:總經(jīng)理作成董事長承認

事業(yè)部級:事業(yè)部主管(副總、廠長、部門長、經(jīng)理)作成總經(jīng)理承認

課、G級:課長(G主管)作成副理(經(jīng)理)

檢印廠長(經(jīng)理、部長)承認第56頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月4.配布與簽收公司級和事業(yè)部級由人事課負責配布所屬部門;

課、

G級由各部門自行發(fā)行給相關部門,并配布給人事課保存?zhèn)洳?

印章使用:須加蓋紅色印章于“承認”欄前;

各級組織圖之配布均須在<<文件配布及回收一覽表>>簽收.5.修訂與保管對于異動,應在一周內提出新組織圖;

公司級、事業(yè)部級組織圖原稿由人事部門長期保管備查;

課、G級組織圖原稿由各部門自行長期保管備查.第57頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月(二)文件分類與編號1.文件分類集團公司文件根據(jù)其性質共分以下七類:1???全般、人事、總務、環(huán)境

2???會計

3???生產(chǎn)

4???品質

5???技術

6???設備

7???貿易、采購第58頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月2.文件編號公司文件之編號是依據(jù)文件類別與文件層次相結合方式進行;文件編號采用數(shù)字加橫線加數(shù)字之方式進行:

例:4-14-1-14-1-1-1

文件層次:

例:?手冊5-1?規(guī)程5-1-1?標準5-1-1-1第59頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月文件編號與類別之對應:編號類別編號大分類

1全般

1-1-全般人事

1-2-人事總務

1-3-總務

1-4-環(huán)境

2會計

2-1-會計