珠寶行業(yè)企業(yè)會議的籌劃與管理

會議的籌劃與管理

第一頁，共五十三頁。1為什么要開會?90%以上的重大決策是通過會議制定的,一夫當(dāng)關(guān)的英雄時代已經(jīng)過去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事.企業(yè)花在開會上的時間越來越多開會的頻率越來越高會議的能力是現(xiàn)代人必備的團(tuán)隊工作能力.會議正是團(tuán)隊合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式.第二頁，共五十三頁。2何為會議集合若干人員一定的場所,以口頭交換各人的意見,想法,情報并努力去達(dá)到某些共同的結(jié)論.這一活動稱為會議.第三頁，共五十三頁。3會議的意義會議是一個集思廣益的渠道

第四頁，共五十三頁。4會議的種類按人數(shù)分類按方式分類按模式分類按開會目的分類按會議的報告形式1.團(tuán)體2.一對一

1.面對面2.電話3.視頻1.正式的,非正式2.定期的,非定期3.商量型,協(xié)商型4.創(chuàng)意開發(fā)型5.教育知道型1.宣佈傳達(dá)講解政策2.作決策起跑為目的3.收集情報.聽取意見4.機(jī)能為中心的1.單向式(早會,周會,動員月會,目標(biāo)布達(dá)會)2.管理會議(干部會議,經(jīng)營會議,產(chǎn)銷會議,部門呼應(yīng),專案會議,生產(chǎn)協(xié)調(diào)會)3.雙向式會議(引導(dǎo)式,決定,探討式4.發(fā)表會,說明會(品管圈發(fā)表會,提案改善發(fā)表會,產(chǎn)品說明會5.文宣會整理整頓,標(biāo)語競賽,有獎?wù)魑?第五頁，共五十三頁。5

會議的目的

第六頁，共五十三頁。6會議的頻率

固定的部門會議

第七頁，共五十三頁。7會議頻率1全體會議

第八頁，共五十三頁。8會議頻率2處理突發(fā)事件的會議

第九頁，共五十三頁。9會議頻率3一對一會議

第十頁，共五十三頁。10會議時間安排

第十一頁，共五十三頁。11會議流程與管理

流程管理會議主題會議的成本會議目的會議召開的時機(jī)議程重要的、緊急的議題決議需要集思廣益的無法私下協(xié)商的第十二頁，共五十三頁。12會前準(zhǔn)備工作(會議計劃)1、

安排議題、議程、日程2、

擬訂與會人員名單3、

申請會議所需資金4、

會場佈置5、發(fā)出會議通知

第十三頁，共五十三頁。13如何擬定會議計劃議題要明確事實(shí)的收集判斷資料的提出自己的想法整理弄清楚會議的目的議題是什么是否要決定是否要協(xié)調(diào)是否一定要開用文書可以嗎?以自己的責(zé)任何權(quán)限可以處理嗎?不開會協(xié)商可以嗎?第十四頁，共五十三頁。14如何擬訂與會人員*選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h*送交上級審核

了解實(shí)況的人與問題有關(guān)的人對該問題有豐富知識與經(jīng)驗而且有協(xié)力性的人(專家)有權(quán)做決定的人(必須取得該人之同意)上下階層的幅度盡量要小重大關(guān)係的人(執(zhí)行者或關(guān)心此會議的人)

第十五頁，共五十三頁。15會場布置

選擇會場

a.場地大小

b.附屬設(shè)施齊全c.適當(dāng)?shù)拈_會設(shè)備

d.會場氛圍

e.場地不受外界干擾

布置會場

a.附屬設(shè)施

b.準(zhǔn)備會議文件

第十六頁，共五十三頁。16會議通知需知會議名稱:明確點(diǎn)出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨)目的:應(yīng)詳盡說明,方便成員們做相關(guān)的資料搜集時間:有開始時間結(jié)束時間地點(diǎn)性;公司外要附路線圖議程:應(yīng)包含開會預(yù)定結(jié)束時間準(zhǔn)備資料:參加者要預(yù)先要整理研究及看法與會人員主辦單位:預(yù)先點(diǎn)檢會議場所的設(shè)備與備品,席位的安排第十七頁，共五十三頁。17會議通知範(fàn)例會議名稱:業(yè)務(wù)會議目的:公司本季營業(yè)額嚴(yán)重衰退,本次會議將討論營業(yè)額下降原因,並提出改善對策。時間:2002.03.18AM10:00地點(diǎn):大會議室議程:1.現(xiàn)況說明2.各部門報告

3.未來趨勢分析

4.振興方案準(zhǔn)備資料:與會各單位相關(guān)報表、資料與會人員:客服課長、MTQC、MT制程、

MT技轉(zhuǎn)、設(shè)計人員主辦單位:營業(yè)部第十八頁，共五十三頁。18與會者如何準(zhǔn)備詳細(xì)閱讀會議通知準(zhǔn)備萬全的資料(有準(zhǔn)備但不一定提出)報告言簡意賅(兩頁成績不足對策)遵守時間必要時先溝通盡量避免代理人第十九頁，共五十三頁。19會議進(jìn)行簽到安排就座

要適合會議性質(zhì)

讓報告者坐中央

會議主持人的座位秘書的座位準(zhǔn)時開會,并控制號結(jié)束時間,準(zhǔn)時結(jié)束會議防止其他時間阻礙會議的進(jìn)行,避免離席何和接聽電話主席更不該離席要報備第二十頁，共五十三頁。20議程重點(diǎn)由重要到不重要——會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難——讓大家漸漸融入會議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。第二十一頁，共五十三頁。21與會人員

規(guī)則要守時,堅持到底要做事前準(zhǔn)備針對主題主動發(fā)發(fā)言,簡短扼要對事不對人,不做人身功擊予以真誠的肯定及讚美傾聽他人發(fā)言用積極的話代替消極發(fā)言以探詢、謙虛代替主觀論斷第二十二頁，共五十三頁。22主席的工作發(fā)言的促動:讓大家想發(fā)言,並說出想表達(dá)的意見。工作分配的促動:鼓勵大家主動認(rèn)領(lǐng)工作,掌握成功的機(jī)會。創(chuàng)意的促動:提出一些其他產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn),激發(fā)大家的創(chuàng)意,將別人的優(yōu)點(diǎn)用於我們的產(chǎn)品上。問題的促動:主席應(yīng)提出一些問題讓與會人員了解問題的狀況。感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關(guān)懷、感恩、自責(zé)、包容、肯定外,還要讓與會者自動自發(fā)創(chuàng)造和諧的氣氛第二十三頁，共五十三頁。23主席主持人注意事項獨(dú)占發(fā)言——避免冗長的發(fā)言,占用大家交流意見的時間?；鸨俗印苋菁{他人的發(fā)言,不可情緒化與他人發(fā)生衝突。優(yōu)柔寡斷——要思路清晰,對決議事項要果斷、明確。加入衝突——應(yīng)站在中立的立場來化解衝突。操控議程——應(yīng)依照流程引導(dǎo)會議的進(jìn)行,不可一人操控整個會議的議程。第二十四頁，共五十三頁。24如何開場背景:除了會議召開的背景,也可讓與會人員自我介紹,並說明對會議的期待,以促進(jìn)與會人員及會議氣氛的融洽會議目的議程:會議中欲討論之事項及其先後順序和預(yù)估時間。會議期待第二十五頁，共五十三頁。25開場舉例說明近來公司的營運(yùn)狀況因為受到經(jīng)濟(jì)不景氣的影響,使得本季的營收目標(biāo)達(dá)成率只有70%。

因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴(kuò)展計劃。首先將由業(yè)務(wù)部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然後各區(qū)市場督導(dǎo)會一一提出配合方案,最後由行銷部門整合后提出執(zhí)行方案。

本次會議的進(jìn)行時間預(yù)估為1.5小時。希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩,能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計劃,大家加油!第二十六頁，共五十三頁。26如何讓大家願意發(fā)言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。建立包容、安全的討論環(huán)境。保持客觀,對事不對人。不以言立人,不以言廢人。設(shè)置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。主動出擊,適時發(fā)問,塑造發(fā)言機(jī)會,且予以正向的肯定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。第二十七頁，共五十三頁。27發(fā)問的技巧傾聽的技巧

注視對方不中途打斷詢問不明之處適當(dāng)歸納不任意表露情緒

開放與封閉空投與指定第二十八頁，共五十三頁。28報告的種類

工作完成的報告:你完成了什麼工作,何時完成?完成的重點(diǎn)?

工作異常的報告:工作的預(yù)定進(jìn)度、現(xiàn)在進(jìn)度、差異進(jìn)度、差異原因、處置對策及何時會趕上進(jìn)度?

請示報告:背景狀況、建議內(nèi)容、事情的經(jīng)過。

需要支援的報告:什麼事?原因?對策?現(xiàn)況如何?需要哪些支援?第二十九頁，共五十三頁。29如何抱怨

抱怨的內(nèi)容應(yīng)包括:到底發(fā)生了什麼事、這造成何種困擾?希望別人怎麼做或協(xié)助?或可以套用一個公式來作為抱怨的模式:我了解……只是……它會……是不是可以…………另外可以採用更和緩、柔軟的抱怨方式,是從感謝或自責(zé)開始第三十頁，共五十三頁。30怎樣發(fā)言

積極的發(fā)言主動參與創(chuàng)意響應(yīng)明確的發(fā)言想法意見清楚明了

尊重的發(fā)言恰當(dāng)?shù)膶Π讣?zé)任者發(fā)問坦承的發(fā)言案件責(zé)任者坦率的承認(rèn)分析客觀的發(fā)言第三方對案件中肯的分析針對主題盡對主題而不言其它第三十一頁，共五十三頁。31決議追蹤與總結(jié)追蹤什麼事?什麼時候完成?什麼人負(fù)責(zé)?什麼時候報告?如何報告?

總結(jié)

宣達(dá)決議激勵動機(jī)評估目標(biāo)達(dá)成過程回顧補(bǔ)充事項第三十二頁，共五十三頁。32記錄的技巧力求簡潔,固定格式5W2H:即what、where、when、who、why、how、howmuch.掌握主詞、動詞、形容詞明確數(shù)字運(yùn)用keyword列點(diǎn)說明:可了解發(fā)言重點(diǎn),歸納出主題方向一言以蔽之第三十三頁，共五十三頁。33會議名稱

時間

主席

會議目的

出席人數(shù)

缺席人數(shù)

缺席理由

會議內(nèi)容和決議事項

決議事項的實(shí)施

實(shí)施項目

負(fù)責(zé)人或部門

完成期限

出席人蓋章

特別事項

會議記錄范例第三十四頁，共五十三頁。34會議后盡快編妥會議記錄,分發(fā)至與會人員及相關(guān)單位會議追蹤(下次會議前,平時,定時)會議結(jié)果要向下級傳達(dá)對會議的內(nèi)容,在確認(rèn)下列幾點(diǎn)的基礎(chǔ)上,應(yīng)正確的判斷和處理:作為情報,有哪些向下屬傳達(dá)對工作有好處?傳達(dá)后的會發(fā)生什么明顯的障礙?應(yīng)重新指示命令的是什么?在已發(fā)的指示命令中需要變更的是什么?應(yīng)該把具體化方針宣布到什么程序?對具體對策,應(yīng)與下級討論的是什么?第三十五頁，共五十三頁。35會議中的問題1

人身攻擊對策:對雙方進(jìn)行安撫重申議事規(guī)則重提主題進(jìn)行討論第三十六頁，共五十三頁。36離題對策:兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最後再做討論。請他做歸納或替他做歸納。事先請將規(guī)則講清楚發(fā)言限定時間會議中的問題2第三十七頁，共五十三頁。37爭議不下對策:暫停會議休會20分鐘以上。參與第三者的意見將雙方意見列表比較。進(jìn)行不記名投票。重整雙方意見提出新的方案。重申共同利益。會議中的問題3第三十八頁，共五十三頁。38抱怨對策:同情其不滿的情緒。歸納其不滿的原因。尋求解決的方法。上級指導(dǎo)員發(fā)言過於投入對策:裝傻發(fā)問重新提出問題幽默有技巧的提醒長官。會議中的問題4第三十九頁，共五十三頁。39短話長說對策:適時的制止發(fā)言。清其具體的想法。時間不足對策:選擇重要的議題進(jìn)行討論。限制發(fā)言人數(shù)(可事先登記)限制發(fā)言時間。會議中的問題5第四十頁，共五十三頁。40爭功諉過對策:主席應(yīng)制止不當(dāng)?shù)陌l(fā)言,並給予其適當(dāng)?shù)目隙?。引?dǎo)組織成員彼此說出對方的優(yōu)點(diǎn),讓大家都能受到適當(dāng)?shù)目隙?。為反對而反對對?請他提出更好的對策。引導(dǎo)他思考是否有考慮周延。會議中的問題6第四十一頁，共五十三頁。41會議效率不高的原因

項

次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點(diǎn)會議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會物件的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖遝而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。第四十二頁，共五十三頁。42會議效率的“致命傷”

第四十三頁，共五十三頁。43開會四大惡習(xí)1.會而不議會前充分溝通,達(dá)成共議會前充分思考,將看法意見與頂頭上司商量少講話,適機(jī)發(fā)表意見2.議而不決會前良好溝通不一定馬上下決議主席不要充當(dāng)“裁決者”,“解答者‘3.決而不行看實(shí)際內(nèi)涵,才能判斷得失(營私?)執(zhí)行段的合理調(diào)整不要堅持不合理的地步4.行而不實(shí)品行,獎懲第四十四頁，共五十三頁。44會議中的禮儀及禁忌事項1.發(fā)言態(tài)度要良好,發(fā)言者位置須適當(dāng)2.不可長篇大論,須掌握發(fā)言時間3.不可從頭到尾沉默到底4.不可對發(fā)言者吹毛求疵5.不可有人身攻擊6.不可打斷他人發(fā)言7.不要離題胡扯8.不可取用不正確的資料9.不要盡談期待性的預(yù)測10.不要中途離席,不退場,以免妨礙大家11.要共同確認(rèn)今天的結(jié)論12.要共同遵守散會時間第四十五頁，共五十三頁。45成功的會議有效——藉蓍團(tuán)隊的集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題,有效達(dá)到會議目標(biāo)。和諧——營造和諧的氣氛,使成員對團(tuán)隊有安全感、信任感、認(rèn)同感,展露個人才能。參與——參與的人用心關(guān)注,才能讓會議得到健全發(fā)展。效率——當(dāng)一個會議成功的要素具備后,能在預(yù)

定的時間內(nèi)完成開會,這就是效率。學(xué)習(xí)——在參與開會的同時有更多學(xué)習(xí)的機(jī)會。第四十六頁，共五十三頁。46補(bǔ)充資料一杯香茶可贏得交易機(jī)會表演會議期間奉茶的禮儀第四十七頁，共五十三頁。47給客人斟茶的注意事項當(dāng)桌子上放有資料文件時，不要勉強(qiáng)客人收拾整理，而應(yīng)說：“茶