主檔資料培訓(xùn)課件

主檔資料蔡文賢中央大學(xué)企管系教授SAPCertifiedFIConsultant第六章第一頁，共四十五頁。主檔資料壹、主檔資料貳、價值鏈下的會計活動參、會計資料肆、會計科目表伍、會計群組陸、總分類帳主檔柒、調(diào)節(jié)帳戶捌、顧客主檔玖、供應(yīng)商主檔拾、銀行主檔拾壹、資產(chǎn)主檔拾貳、企業(yè)控制主檔第二頁，共四十五頁。壹、主檔資料SAPR/3使用如下與會計有關(guān)之主檔資料總分類帳顧客主檔供應(yīng)商主檔銀行主檔資產(chǎn)主檔企業(yè)控制主檔第三頁，共四十五頁。貳、價值鏈下的會計活動SAPR／3的財務(wù)會計(FI)模組是將企業(yè)發(fā)生的所有交易事項，用財務(wù)的方式記錄下來，而後匯總成報表。透過企業(yè)控制(CO)模組可蒐集各成本項目，並進(jìn)行經(jīng)常費用、生產(chǎn)成本、及獲利性的計算，以利內(nèi)部管理。第四頁，共四十五頁。參、會計資料會計資料分為兩種：1.主記錄（MasterRecords）：包含控制交易資料如何過帳及處理的資料，可將不再需要的主檔資料加以存檔備份，但通常此類資料一直存在資料庫中以幫助日常交易的處理。第五頁，共四十五頁。1.主記錄（MasterRecords）：這類資料包括：總分類帳(G/LAccounts)顧客主檔記錄(CustomerMasterRecords)供應(yīng)商主檔記錄(VendorMasterRecords)銀行主檔記錄(BankMasterRecords)資產(chǎn)主檔(AssetMasters)利潤中心(ProfitCenters)成本中心(CostCenters)獲利性區(qū)隔(ProfitabilitySegments)內(nèi)部訂單(InternalOrders第六頁，共四十五頁。2.交易記錄（TransactionRecords）：記載日常的交易情況，在R／3中具有有限的存在期間，通常會定期存檔備份並自系統(tǒng)加以刪除，以提升系統(tǒng)績效。第七頁，共四十五頁。肆、會計科目表(ChartofAccounts)會計科目表的分類：SAPR/3中有三種會計科目表(1)作業(yè)性會計科目表(OperatingChartofAccounts)——企業(yè)日常會計處理用(2)國家或另類會計科目表(CountryorAlternativeChartofAccounts)——因應(yīng)當(dāng)?shù)貒覍ω攬蟮奶厥庑枨蟆?/p>

(3)公司或集團(tuán)會計科目表(CorporateorGroupChartofAccounts)——企業(yè)集團(tuán)編製合併報表時使用。

其中，最常用者為作業(yè)性會計科目表及公司或集團(tuán)作業(yè)會計科目表。

第八頁，共四十五頁。(1)作業(yè)性會計科目表(OperatingChartofAccounts)提供有效的總分類帳會計科目主檔紀(jì)錄定義；為平常會計處理所使用的會計科目。每一個公司碼下只有一個作業(yè)會計科目表；但是一個會計科目表可以被不同的公司碼所使用。有相同會計科目需要的集團(tuán)子公司通常使用相同的會計科目表會計科目，會計科目表的公司碼主檔記錄資訊可在公司間複製轉(zhuǎn)用，簡化架設(shè)工作。第九頁，共四十五頁。(2)國家或另類會計科目表(CountryorAlternativeChartofAccounts)為因應(yīng)某些國家對會計科目代碼的特殊需求而設(shè)立。使用此會計科目表時，必須將作業(yè)性會計科目表及國家會計科目表間對照的會計科目代碼輸入會計主檔中。製作報表時可選擇所需的會計科目表，但日常過帳使用作業(yè)性會計科目表。(2)公司或集團(tuán)會計科目表(CorporateorGroupChartofAccounts)為滿足企業(yè)集團(tuán)編合併報表時使用共同會計科目的需求而設(shè)立。第十頁，共四十五頁。伍、會計群組(AccountGroups)1.會計群組分為三類：1.總分類帳會計群組(G/LAccountGroups)2.顧客會計群組(CustomerAccountGroups)3.供應(yīng)商會計群組(VendorAccountGroups)優(yōu)點：將相關(guān)會計科目歸在一個群組下，以便於資料的搜尋。

第十一頁，共四十五頁。.總分類帳會計群組(G/LAccountGroups)總分類帳會計群組是將總分類帳主檔資料按特徵分類、組織，當(dāng)建立一個新的會計科目時，必須輸入會計群組的欄位資料。會計群組將決定在建立與更改公司主檔記錄時的資料輸入畫面，並決定總分類帳戶代碼的區(qū)間。第十二頁，共四十五頁?？偡诸悗嬋航M範(fàn)例ChangeView:G/LAccountGroups:Overview

Chart/acctsAcctgroupFromaccountToaccountDescription

IntAS100000199999FixedAssets

IntCASH200000299999Liquidfundsaccounts

IntGL300000399999GeneralG╱Laccounts

IntMAT400000499999Materialsmanagementaccts

IntPL500000599999Incomestatementaccounts每一個會計科目表至少需定義一個會計群組創(chuàng)造出會計群組後，須給予一代碼範(fàn)圍，方便其辨識會計科目類別。第十三頁，共四十五頁?？偡诸悗嬋航M——欄位狀態(tài)的設(shè)定：Maintainfieldstatusgroup:OverviewAccountcontrolAccountManagementDocumententryBank/FinancialdetailsInterestcalculationJointventureMaintainfieldstatusgroup:AccountcontrolAccountcontrolSuppressReq.entryOpt.EntryDisplayCurrency

TaxCategory

Reconciliationaccount

…

…

每一會計群組均可設(shè)定欄位狀態(tài)(FieldStatus)，共有四種狀態(tài)：不顯示(Suppress)、一定要輸入(Req.entry)、選擇性輸入(Opt.Entry)與僅顯示(Display)。標(biāo)準(zhǔn)的會計科目表中有已事先定義的會計群組，供複製使用。第十四頁，共四十五頁。陸、總分類帳主檔(G/LMasterRecord)

G／L主檔記錄(G/LMasterRecord)G／L主檔包含兩個部分

(1)會計科目表部分(ChartofAccountsSegment)：包含所有公司碼共用的會計科目表，資料不因公司碼不同而改變，如：會計科目代碼及名稱；決定該會計科目位於資產(chǎn)負(fù)債表或損益平衡表上第十五頁，共四十五頁。G/L主檔包含兩個部分

(2)公司碼部分(CompanyCodeSegment)包含因不同公司碼而不同的資料；資料依公司的特定要求而異。譬如，總分類帳所用幣別會因在不同國家之分公司而有所不同。G／L主檔記錄：資訊決定該會計科目位於資產(chǎn)負(fù)債表或損益表上，以決定如何處理資產(chǎn)餘額（balance）。第十六頁，共四十五頁。柒、調(diào)節(jié)帳戶（ReconciliationAccounts）

調(diào)節(jié)帳戶及明細(xì)帳調(diào)節(jié)帳戶確保明細(xì)帳及總分類帳間的及時整合。交易發(fā)生時，雖然由對每一顧客分別設(shè)立的明細(xì)分類帳著手，但過帳時，應(yīng)同時將總帳及明細(xì)帳過帳，使兩方餘額相等。明細(xì)帳過帳時，也同時自動過帳至總分類帳。第十七頁，共四十五頁。財務(wù)會計的調(diào)節(jié)帳戶調(diào)節(jié)帳戶定義在總分類帳主檔記錄的公司碼部分。顧客、供應(yīng)商及資產(chǎn)科目均可定義調(diào)節(jié)帳戶。調(diào)節(jié)帳戶是一種總分類帳帳戶，用來將明細(xì)帳歸屬到總帳下。當(dāng)交易過帳時，調(diào)節(jié)帳戶及明細(xì)帳同時更新：借貸科目項（lineItem）保留在明細(xì)帳中。彙總資訊保留在調(diào)節(jié)帳戶中。不能過帳至調(diào)節(jié)帳戶。第十八頁，共四十五頁。未結(jié)項目管理（OpenItemManagement）未結(jié)項目指應(yīng)付帳款中未付者，及應(yīng)收帳款中未收者。調(diào)節(jié)帳戶使用明細(xì)帳未結(jié)項目為管理基礎(chǔ)，其餘額應(yīng)等於其未結(jié)項目之和。第十九頁，共四十五頁。捌、顧客主檔(CustomerMaster)

顧客主檔記錄(CustomerMasterRecord)顧客主檔記錄包含控制交易資料如何過帳及處理的資料，其包含與顧客交易往來所需的所有資訊。顧客主檔資料分為Client及公司碼兩部分：Client部分：包含對所有公司碼均相同的顧客資料，如：顧客名稱、地址等共同資料。共同資料不開放由各公司碼維護(hù)。公司碼部分：儲存會因公司碼不同而不同的顧客資料。如：歸屬之調(diào)節(jié)帳戶、付款條件等。第二十頁，共四十五頁。集中維護(hù)顧客主檔記錄顧客主檔記錄中，與FI模組有關(guān)的資料應(yīng)儲存在主檔中的會計部分；與SD有關(guān)的資料應(yīng)儲存在主檔中的銷售部分。會計資料係專屬於某一公司碼的資料，而銷售資料則專屬於某一銷售組織(saleorganization)、通路(distributionchannel)、部門(Division)之組合的資料。給予顧客編號時，由於總帳、FI及SD模組須一致，因此必須事先判定、協(xié)調(diào)。第二十一頁，共四十五頁。顧客主檔資料之會計群組 顧客主檔資料之會計群組將決定：

顧客帳戶代碼是數(shù)字或文數(shù)字。該群組之顧客帳戶代碼的區(qū)間。輸入或更改顧客主檔資料時的欄位狀態(tài)。此帳戶是否為一次性交易。第二十二頁，共四十五頁。玖、供應(yīng)商主檔(VendorMaster)供應(yīng)商主檔記錄(VendorMasterRecord)供應(yīng)商主檔記錄包含控制交易資料如何過帳及處理的資料，其包含與供應(yīng)商交易往來所需的所有資訊。供應(yīng)商主檔資料分為Client及公司碼兩部分：Client部分：包含對所有公司碼均相同的供應(yīng)商資料，如：供應(yīng)商名稱、地址等共同資料。共同資料不開放由各公司碼維護(hù)。公司碼部分：儲存會因公司碼不同而不同的供應(yīng)商資料。如：歸屬之調(diào)節(jié)帳戶、付款條件、付款方法等。第二十三頁，共四十五頁。集中維護(hù)供應(yīng)商主檔記錄供應(yīng)商主檔記錄中，與FI模組有關(guān)的資料應(yīng)儲存在主檔中的會計部分；與MM有關(guān)的資料應(yīng)儲存在主檔中的採購部分。會計資料係專屬於某一公司碼的資料，而採購資料則專屬於某一採購組織的資料。給予供應(yīng)商編號時，由於總帳、FI及MM模組必須一致，因此必須事先判定、協(xié)調(diào)。第二十四頁，共四十五頁。供應(yīng)商主檔資料之會計群組

供應(yīng)商主檔資料之會計群組將決定：供應(yīng)商帳戶代碼是數(shù)字或文數(shù)字。該群組之供應(yīng)商帳戶代碼的區(qū)間。輸入或更改供應(yīng)商主檔資料時的欄位狀態(tài)。此帳戶是否為一次性交易。第二十五頁，共四十五頁。拾、銀行主檔(BankMaster)1.銀行主檔資料(BankMasterData)SAPR/3中有兩種銀行：HouseBanks——公司自有資金的銀行帳戶；這類銀行資料的建立是為了執(zhí)行組織的現(xiàn)金管理。顧客/供應(yīng)商銀行帳戶(Customer/VenderBankAccounts)——儲存在顧客或供應(yīng)商主檔記錄中的銀行資訊，用來處理自動收付款。第二十六頁，共四十五頁。HouseBank主檔記錄：一組織可以有多家HouseBank，每一家銀行又可以有多個帳戶。銀行主檔的更新時機(jī)：定義HouseBank時。輸入一次性帳戶之文件(Document;又稱為傳票)時。輸入顧客及供應(yīng)商主檔之一般資料部分時。第二十七頁，共四十五頁。拾壹、資產(chǎn)主檔(AssetMaster)資產(chǎn)主檔記錄(AssetMasterRecord)資產(chǎn)科目是在明細(xì)帳層級作維護(hù)，並透過調(diào)結(jié)帳戶與總分類帳連結(jié)。固定資產(chǎn)是為供營業(yè)使用，而長期持有之資產(chǎn)，應(yīng)記載在資產(chǎn)負(fù)債表上。SAPR/3透過資產(chǎn)主檔記錄的使用，追蹤固定資產(chǎn)的狀況。資產(chǎn)主檔記錄包含：關(guān)於資產(chǎn)的一般性資料、資產(chǎn)取得日期、資本化日期、要過到哪個帳戶、資產(chǎn)價值及歷史記錄等。第二十八頁，共四十五頁。資產(chǎn)類別（AssetClass）：資產(chǎn)在建立時便被指派到某一資產(chǎn)類別；它是固定資產(chǎn)的主要分類標(biāo)準(zhǔn)。資產(chǎn)類別決定了：總分類帳的科目。資產(chǎn)代碼的範(fàn)圍。資產(chǎn)的螢?zāi)坏娘@示情況其他預(yù)設(shè)值(defaultvalue)與特性(specialfeatures)。第二十九頁，共四十五頁。資產(chǎn)會計工作折舊(Depreciation)利息計算(CalculationofInterest)資產(chǎn)價值評估(AssetValues)保險(Insurance)投資支援(InvestmentSupport)第三十頁，共四十五頁。資產(chǎn)主檔資料內(nèi)容資本化日期總分類帳的帳戶帳戶代碼資產(chǎn)歸屬之成本中心、工廠及業(yè)務(wù)範(fàn)圍座落位置稅務(wù)資訊折舊方法第三十一頁，共四十五頁。拾貳、企業(yè)控制主檔(Controlling)CO模組中使用的主檔：1.成本元素(CostElements)2.成本中心(CostCenters)3.利潤中心(ProfitCenters)4.內(nèi)部訂單(InternalOrders)5.獲利性區(qū)隔(ProfitabilitySegments)第三十二頁，共四十五頁。1.成本元素(CostElements)成本元素用來分類並指派生產(chǎn)資源耗用的價值，是指會計科目表中與成本有關(guān)的項目FI使用總分類帳將資源分類；CO則使用成本元素將資源分類。第三十三頁，共四十五頁。成本元素有兩類：主成本元素(PrimaryCostElements)：主成本元素係由FI過帳來的項目，其在FI有相對應(yīng)的總分類帳帳戶。典型的主成本元素如：原物料成本、人員成本及能源成本。次成本元素(SecondaryCostElements)：次成本元素僅在CO模組中存在，以分?jǐn)偝杀?。?dāng)建立一個次成本元素時，系統(tǒng)將自動檢查FI中是否有對應(yīng)的帳戶，若有，則次成本元素不能建立。第三十四頁，共四十五頁。2.成本中心(CostCenters)成本中心為一種在控制範(fàn)圍內(nèi)的組織單位，用以收集在責(zé)任範(fàn)圍內(nèi)發(fā)生的成本。成本中心可依功能別、作業(yè)別、空間、或相關(guān)責(zé)任區(qū)來劃分。成本中心的功能：（1）成本決定（2）成本控制第三十五頁，共四十五頁。成本中心——主檔

成本中心主檔包含許多類型的資訊，主檔『標(biāo)頭』(Header)包括：成本中心ID、成本中心被指派的控制範(fàn)圍、成本中心有效期限?！夯举Y料』(Basicdata)包括：成本中心的名稱及說明、成本中心負(fù)責(zé)人、所屬部門?！撼杀局行姆N類』（Costcentercategory）：定義成本中心的企業(yè)功能為生產(chǎn)、服務(wù)、銷售或管理等。第三十六頁，共四十五頁。成本中心——主檔

『層級範(fàn)圍』（Hierarchyarea）：此欄位係指成本中心所屬之標(biāo)準(zhǔn)層級(standardhierarchy)。每一控制範(fàn)圍須有唯一之標(biāo)準(zhǔn)層級，其包含該控制範(fàn)圍之所有成本中心。公司碼及業(yè)務(wù)範(fàn)圍欄位：反應(yīng)CO及FI間的連結(jié)關(guān)係。第三十七頁，共四十五頁。3.內(nèi)部訂單(InternalOrders)InternalOrders：指在控制範(fàn)圍內(nèi)的個別工作項。InternalOrders的種類及其使用目的：OverheadOrders：監(jiān)控成本分?jǐn)傊脸杀局行?。InvestmentOrders：監(jiān)控成本分?jǐn)傊凉潭ǔ杀続ccrualOrders：抵銷CO計算之應(yīng)計成本的過帳OrdersWithRevenues：顯示SD模組之顧客訂單與收入的成本控制部分。第三十八頁，共四十五頁。Order主檔主檔定義Order的屬性，如所指派之控制範(fàn)圍、公司碼、業(yè)務(wù)範(fàn)圍、工廠、利潤中心等?？勺孕性O(shè)定Order主檔資料的螢?zāi)惠敵霎嬅?，若不定義則所有欄位都將顯示在螢?zāi)簧?。統(tǒng)計訂單(StatisticalOrders)統(tǒng)計訂單是用來評估無法在成本元素及成本中心會計中詳細(xì)項目化的成本，其係為了統(tǒng)計目的而作。同時將成本分配到統(tǒng)計訂單及負(fù)責(zé)的成本中心，其中僅過帳到成本中心是真實的過帳。真實過帳的成本中心儲存在Order主檔中，系統(tǒng)會自動找到該成本中心，若不然，則需指定成本中心與Order第三十九頁，共四十五頁。4.獲利性區(qū)隔(ProfitabilitySegment)獲利性區(qū)隔可讓你以行銷與管理的觀點(而非對外報導(dǎo)的觀點)來進(jìn)行獲利性分析。CO-PA可讓你評估市場區(qū)隔之獲利性，區(qū)隔的標(biāo)準(zhǔn)包含：產(chǎn)品、顧客、訂單、或策略性企業(yè)單位，如公司碼、業(yè)務(wù)範(fàn)圍、利潤中心等。第四十頁，共四十五頁。5.利潤中心(Pro