某學(xué)校物資采購(gòu)管理辦法

1.目的通過對(duì)影響物質(zhì)采購(gòu)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，確保采購(gòu)的物質(zhì)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的要求，以滿足學(xué)院教學(xué)、辦公的需要。2.范圍適用于學(xué)院辦公用品、辦公家具、學(xué)生宿舍家具、清潔用具、水電維修配件、部分勞保用品、基礎(chǔ)設(shè)施維修材料、藥品等的采購(gòu)控制。3.工作的程序和要求3.1物資需用量計(jì)劃3.1.1需用時(shí)間，報(bào)總務(wù)處長(zhǎng)和學(xué)院分管院長(zhǎng)審核。3.1.2院院長(zhǎng)審批。3.1.3院長(zhǎng)負(fù)責(zé)物質(zhì)需用計(jì)劃的審批，審批應(yīng)在一周內(nèi)完成。3.1.4經(jīng)審批的物資需用計(jì)劃由總務(wù)處組織采購(gòu)。3.2物資采購(gòu)計(jì)劃計(jì)劃下達(dá)給采購(gòu)人員。3.3采購(gòu)3.3.1采購(gòu)人員按《合格供應(yīng)商名單》內(nèi)的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，詢價(jià)結(jié)果由采購(gòu)員報(bào)總務(wù)處負(fù)責(zé)人同意后簽訂采購(gòu)合同。3.3.2當(dāng)按《合格供應(yīng)商名單》進(jìn)行詢價(jià)不能滿足要求時(shí)，采購(gòu)人員尋找新的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，執(zhí)行以下程序4至5條款。3.4供應(yīng)商的調(diào)查考察等，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)（或提供）、技術(shù)及設(shè)備能力，產(chǎn)品質(zhì)量售后服務(wù)等，采購(gòu)員填寫《供應(yīng)商調(diào)查評(píng)定表》。交總務(wù)處負(fù)責(zé)人審定。3.5供應(yīng)商的評(píng)定3.5.1供應(yīng)商的評(píng)價(jià)準(zhǔn)則：a)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品通過產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證；b)供應(yīng)商提供的樣品檢驗(yàn)合格；c)有必要時(shí)，公司對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行第二方審核，通過本公司的第二方審核。3.5.2供應(yīng)商的評(píng)定方法：總務(wù)處組織庫(kù)管員、采購(gòu)員、使用部門的否采購(gòu)該供應(yīng)商的產(chǎn)品的結(jié)論性意見，由院長(zhǎng)審批，并記錄在《供貨商調(diào)查評(píng)定表》中。3.5.3供應(yīng)商的評(píng)定內(nèi)容：產(chǎn)品質(zhì)量、質(zhì)量保證能力、價(jià)格、交貨期及售后服務(wù)、付款方式等。3.5.4供應(yīng)商的選擇準(zhǔn)則：a)供應(yīng)商有合法的執(zhí)照和資質(zhì)；b)供應(yīng)商有質(zhì)量保證能力和證實(shí)所提供物資合格的證據(jù)；c)供應(yīng)商的社會(huì)信譽(yù)良好，價(jià)格合理；d)求。3.6采購(gòu)合同簽訂3.6.1一萬元以上物質(zhì)采購(gòu)需經(jīng)院辦公會(huì)議通過，三家以上的供貨商邀標(biāo)，十萬元以上的物質(zhì)采購(gòu)需公開招標(biāo)來確定供貨商。3.6.2批量采購(gòu)（一萬元以上）辦公用品、基礎(chǔ)設(shè)施維修材料、水電維修材料等物質(zhì)時(shí)，采購(gòu)合同由院長(zhǎng)委托代理人簽訂。3.6.3小量、零星采購(gòu)和輔助性材料的采購(gòu)（一萬以下）合同分管院長(zhǎng)審批后由總務(wù)處簽訂采購(gòu)合同。3.6.4采購(gòu)合同中應(yīng)明確技術(shù)要求，驗(yàn)收條件和質(zhì)量保證要求等。3.6.5規(guī)范，符合《中華人民共和國(guó)合同法》。3.6.6對(duì)易燃易爆材料的購(gòu)置，還應(yīng)符合公安部門的有關(guān)規(guī)定。3.7供應(yīng)商的業(yè)績(jī)（重新）評(píng)價(jià)3.7.1供應(yīng)商的重新評(píng)價(jià)準(zhǔn)則：a)在供貨期內(nèi)，供方的執(zhí)照和資質(zhì)被政府部門吊銷，取消供方資格；b)供方產(chǎn)品的穩(wěn)定性：進(jìn)貨檢驗(yàn)一次不合格的扣3分，兩次不合格扣8分，三次不合格的取消供方資格；c)供貨的及時(shí)性：一個(gè)供貨合同執(zhí)行完畢的執(zhí)行期內(nèi)，一次供貨不及時(shí)扣2分，兩次供貨不及時(shí)扣5分，三次供貨不及時(shí)扣8分，15天以上的取消供方資格；d)供貨的價(jià)格合理，不在供貨執(zhí)行期內(nèi)哄抬價(jià)格：發(fā)生一次漲價(jià)扣4分，兩次漲價(jià)扣8分，三次漲價(jià)取消供方資格，發(fā)生一次大幅上漲價(jià)格（上漲率10％以上）取消其供方資格；e)一個(gè)供貨合同執(zhí)行完畢的執(zhí)行期內(nèi)，扣分總分達(dá)到或超過10分的，取消供方資格。3.7.2一個(gè)采購(gòu)合同執(zhí)行完畢后，由總務(wù)處組織分別對(duì)該供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)，分別填寫在《供應(yīng)商的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)表》中，并備案。3.7.3經(jīng)調(diào)查評(píng)定合格的供方，自評(píng)定合格之日起視同為合格供方，由總務(wù)處編入《合格供應(yīng)商名單》，以指導(dǎo)今后的采購(gòu)。3.7.4總務(wù)處根據(jù)收集到的供應(yīng)商的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)信息，調(diào)整《合格供應(yīng)商名單》，以指導(dǎo)今后的采購(gòu)。3.7.5傳遞給供應(yīng)商，使其提高其服務(wù)質(zhì)量。3.7.6格供應(yīng)商名單》中將其刪出。3.7.7凡列入《合格供應(yīng)商名單》的供應(yīng)商，下次采購(gòu)時(shí)，免于對(duì)該供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查評(píng)定。3.7.83.7.8.1可按供應(yīng)的材料類別進(jìn)行供應(yīng)商分類：a)辦公教學(xué)家具、學(xué)生宿舍家具類：桌、椅、凳、床等b)辦公用品及清潔用具類：紙、筆、各類筆記本、文件擋案夾、掃把、拖把、垃圾筒等。c)建筑主材類：瀝青、鋼材、木材、鋁材、水泥、模板、預(yù)制構(gòu)件、磚、砂、石等；d)水電安裝維修料材類：鍍鋅管、鋼管、閘閥、PVC管材，鋁心線、電桿、變壓器、燈泡等。3.7.8.2可按供應(yīng)的途徑進(jìn)行供應(yīng)商分類：a)生產(chǎn)廠家供應(yīng)商；b)中間商或代理商。3.7.8.3合格供應(yīng)商檔案的內(nèi)容（不限于此）a)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)、生產(chǎn)許可證復(fù)印件；b)產(chǎn)品介紹；c)產(chǎn)品合格證復(fù)印件；d)曾經(jīng)對(duì)該供應(yīng)商調(diào)查評(píng)定的記錄；e)曾經(jīng)對(duì)該供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)的記錄。3.8對(duì)供應(yīng)商的控制3.8.1對(duì)供應(yīng)商的控制類型：a)供應(yīng)商的調(diào)查；b)公司對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行第二方審核評(píng)價(jià)；c)以往業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)；d)同行類比的評(píng)價(jià)。3.8.2對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品控制按4.10要求進(jìn)行。3.9對(duì)不合格品的控制3.9.1對(duì)供貨商產(chǎn)品的驗(yàn)收，應(yīng)由總務(wù)處負(fù)責(zé)人會(huì)同庫(kù)管員或使用部門技術(shù)人員按照合同和驗(yàn)收程序進(jìn)行驗(yàn)收。3.9.2發(fā)現(xiàn)有不合格品應(yīng)及時(shí)與供貨商取得聯(lián)系，提出證據(jù)資料，并按以下程序處理：a)對(duì)有嚴(yán)重質(zhì)量問題的物質(zhì)應(yīng)退貨；b)對(duì)有瑕疵但不影響使用功能應(yīng)降級(jí)、折價(jià)處理；d)按4.7大幅度價(jià)格浮動(dòng)，應(yīng)立即取消供貨商的資格。e)為了防止不同狀態(tài)物資混淆誤用，未經(jīng)檢驗(yàn)和試驗(yàn)的或經(jīng)檢或容器來區(qū)分不同檢驗(yàn)狀態(tài)，并加以記錄。3.10進(jìn)貨物資的驗(yàn)證3.10.1采購(gòu)人員根據(jù)送貨單、裝箱單清查實(shí)物數(shù)量，按照物資采購(gòu)合同、計(jì)劃及相應(yīng)的驗(yàn)收規(guī)范，從物資標(biāo)牌規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)日期、外觀質(zhì)量、有效期、質(zhì)量證明文件或合格證等方面進(jìn)行檢查、3.10.2對(duì)有包裝的物資，按包裝件數(shù)實(shí)行全數(shù)驗(yàn)證，一般通用量大的可按批量開箱開包抽檢，抽查率為5－10％，如發(fā)現(xiàn)有不合格者，應(yīng)逐件進(jìn)行驗(yàn)證。屬于重要的、貴重的、配套性強(qiáng)的應(yīng)拆包逐件進(jìn)行驗(yàn)證。3.10.3進(jìn)口物資必須有國(guó)家商檢部門檢驗(yàn)并出具的證明。3.10.4因工程需要，依據(jù)國(guó)家施工材料有關(guān)檢驗(yàn)規(guī)范和工程質(zhì)量監(jiān)筑材料按公司《物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》和《施工過程及原材料取樣辦法》進(jìn)行）。3.10.5驗(yàn)證結(jié)果的傳遞：采購(gòu)人員獲得到檢驗(yàn)結(jié)果時(shí)，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)報(bào)告及質(zhì)量證明、合格證等交由總務(wù)處統(tǒng)一管理。3.10.6驗(yàn)證驗(yàn)收合格時(shí)，由庫(kù)管人員填寫《進(jìn)貨驗(yàn)證記錄表》。3.10.7驗(yàn)證發(fā)現(xiàn)不合格的物資，按照4.9之規(guī)定執(zhí)行。4.相關(guān)文件4.1《中華人民共和國(guó)合同法》；4.2