人事檔案管理辦法 

人事檔案管理辦法

第一章

總則第一條

為了進一步加強**大型集團公司（以下簡稱“大型集團”）人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，在大型集團經(jīng)營活動中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為集團各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合大型集團實際，特制定本管理辦法。

第二章

管理機構(gòu)與職責(zé)第二條

大型集團人力資源部負責(zé)制訂、修改和完善集團人事檔案的相關(guān)管理制度與實施細則等規(guī)范。第三條

大型集團黨委辦公室負責(zé)機關(guān)及所屬子公司中層管理人員人事檔案管理工作；人力資源部負責(zé)機關(guān)及所屬子公司一般員工人事檔案管理工作。第四條

人事檔案管理人員的人事檔案，由人力資源管理部門負責(zé)人保管。第五條

員工辭職、退職、被辭退、被除名等，其檔案原則上轉(zhuǎn)至人才交流服務(wù)中心。第六條

員工出國不歸、失蹤，其檔案由人力資源管理部門封存。員工死亡后，其檔案由人力資源管理部門保存5年。第三章

管理要求第七條

對人事檔案，應(yīng)遵循“安全保密、易于查找”的原則進行嚴(yán)密科學(xué)的保管。人事檔案管理員必須是中共黨員，負責(zé)人事檔案的保管與保護，必須具有較高的政治素質(zhì)和思想素質(zhì)，較強的事業(yè)心和責(zé)任感，要熟悉檔案內(nèi)容，熟悉查找工作；同時要求其在工作中能堅持原則，嚴(yán)格按照有關(guān)檔案管理規(guī)章制度辦事，不擅自向他人提供檔案或泄露檔案內(nèi)容；做好登記和統(tǒng)計工作。第八條

人事檔案應(yīng)放入專用鐵皮密碼柜內(nèi)保管，并注意做好防火、防潮、防蛀、防盜、防光和防高溫等安全措施。同時應(yīng)保持房間內(nèi)的清潔和適宜溫、濕度。第九條

人事檔案管理員負責(zé)將人事檔案的材料名稱、材料形成時間、取出時間及頁數(shù)錄入計算機內(nèi)形成電子檔案目錄以便查閱。

第四章

收集、歸檔和鑒別第十條

人事檔案收集歸檔的范圍主要包括有：第一類履歷材料。主要反映本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。第二類自傳材料。報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。第三類考察、考核、鑒定材料、審計材料。主要包括人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對德能勤績廉進行考察和評價的材料。第四類學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。包括記載和反映人員學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。第五類政審材料：更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。第六類黨、團組織建設(shè)工作中形成的材料。主要包括參加黨、團組織的有關(guān)材料。也包括民主黨派的入黨材料。第七類表彰獎勵材料。主要包括獎勵或表彰的材料，享受政府特殊津貼的材料。第八類涉法違紀(jì)材料。問責(zé)材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。第九類招錄、聘用材料；任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議、人民團體和群眾團體代表會議；民主黨派代表會議形成的材料。第十類健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；人事檔案報送、審核工作材料、其他材料。包括錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的檢查表；工傷致殘等級生平、非正常死亡調(diào)查報告的有關(guān)材料；員工信息采集表、聘用人員審批表等《公司勞動用工管理辦法》中規(guī)定的相關(guān)歸檔的材料。

第十一條

人事檔案的收集與整理1.在職員工檔案：每年4月定期一次全面更新維護全員檔案。2.新進人員的人事檔案：必須于辦理入職手續(xù)七日之內(nèi)，將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。3.離職人員檔案：離職人員應(yīng)于離職七個工作內(nèi)，檔案另行存放于離職人員檔案處。4.調(diào)動人員檔案：檔案管理人員在完成員工異動手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將員工調(diào)動手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，并盡快完成檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。5.當(dāng)員工的基本資料有變動時如學(xué)歷、住址、個人技術(shù)職稱等，應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸檔，原件當(dāng)場查驗。第十二條

對人事檔案材料須認(rèn)真鑒別，屬于歸檔材料的統(tǒng)一使用A4開規(guī)格的辦公用紙，書寫統(tǒng)一規(guī)范。辦理完畢的正式文件材料，必須手續(xù)完備，原件內(nèi)容完整齊全、真實、文字清楚、對象明確，寫明承辦單位及時間，凡規(guī)定須組織審查蓋章和本人簽字的，蓋章簽字后方可歸入檔案。第五章

查閱與借用第十三條

因工作需要查閱人事檔案的，需填寫《人事檔案查閱審批表》（附件1），按規(guī)定的審批手續(xù)經(jīng)人事檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違紀(jì)者視情節(jié)輕重，予以批評教育或按違犯《中華人民共和國檔案法》處理。第十四條

人事檔案一般不予外借,如必須借出使用或因工作需要從檔案中取證的，要說明理由,并嚴(yán)格履行登記手續(xù)后，方可借閱，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容，轉(zhuǎn)借他人。借出時間不得超過十天,到時應(yīng)主動歸還，不歸還者由人事檔案管理部門督促歸還。任何個人不得借閱和借用本人及其直系親屬的檔案。

第六章

轉(zhuǎn)遞第十五條

員工工作調(diào)動后，應(yīng)及時將其人事檔案轉(zhuǎn)遞到新的管檔單位，轉(zhuǎn)出的人事檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。第十六條

轉(zhuǎn)遞人事檔案不能用平信、掛號、包裹等公開郵寄或交本人自帶，須通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取。第十七條

轉(zhuǎn)出人事檔案必須材料齊全、分類準(zhǔn)確、整理規(guī)范，對不符合要求的，要退回原管檔單位限期處理。第十八條

轉(zhuǎn)遞檔案時必須填寫《轉(zhuǎn)遞員工人事檔案材料通知單》（附件2），一并裝入檔案盒后包裝密封，貼好封條并加蓋大型集團人事檔案管理部門印章。檔案收件人經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章后立即退回。轉(zhuǎn)出檔案1個月后仍未收到回執(zhí)的，應(yīng)向接收單位催要。接轉(zhuǎn)檔案要嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行，無人事權(quán)的單位一律不得轉(zhuǎn)接檔案。

第七章

責(zé)任追究第十九條

違反本制度，有下列行為之一的，大型集團將視情節(jié)輕重及造成的經(jīng)濟和聲譽損失程度給予行政處分和經(jīng)濟處罰。（一）損毀、丟失檔案資料的。（二）涂改、偽造、銷毀檔案資料的。（三）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案資料的。（四）明知所保存的檔案資料面臨危險而不采取措施，造成檔案資料損失的。

第八章

附則第二十條

本辦法由大型集團人力資源管理部負責(zé)解釋。第二十一條

本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。

附件1：人事檔案查(借)閱審批表附件2：轉(zhuǎn)遞員工人事檔案材料通知單

附件1人事檔案查（借）閱審批表

查（借）閱單位/部門

查（借）閱人姓名

政治面貌

被查（借）閱人姓名

利用檔案時間

查（借）閱、復(fù)印

查（借）閱檔案理由

年

月

日查（借）閱單位（部門）意見年

月

日人力資源管理部門負責(zé)人意見

年

月

日備

注

附件2轉(zhuǎn)遞員工人事檔案材料通知單存根

年第

號

：

現(xiàn)將

同志的人事檔案轉(zhuǎn)往你處，請查收并將回執(zhí)及時寄回。

***大型集團公司人力資源部年

月

日

轉(zhuǎn)遞員工人事檔案材料通