時間管理四象限

時間管理一重要緊急四象限法則62018.07,2317:11:04字?jǐn)?shù)3883閱讀61834很多時候我們都只知道四象限法則，卻不知道“猴子法則”以及對第二象限進(jìn)行任務(wù)分解。一、什么是四象限法則四象限法則（有別于數(shù)學(xué)函數(shù)象限）究竟是什么占據(jù)了員工、企業(yè)的時間？美國著名管理學(xué)家科維提出的一個時間管理的理論：時間“四象限”法，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的?！八南笙蕖狈ǖ年P(guān)鍵在于第二和第三類的順序問題，必須非常小心區(qū)分。另外，也要注意劃分好第一和第三類事，都是緊急的，分別就在于前者能帶來價值，實(shí)現(xiàn)某種重要目標(biāo)，而后者不能。四象限的關(guān)系第一象限和第四象限是相對立的，而且是壁壘分明的，很容易區(qū)分。第一象限是緊急而重要的事情，每一個人包括每一個企業(yè)都會分析判斷那些緊急而重要的事情，并把它優(yōu)先解決。第四象限是既不緊急，又不重要的事情，有志向而且勤奮的人斷然不會去做。第二象限和第三象限最難以區(qū)分，第三象限對人們的欺騙性是最大的，它很緊急的事實(shí)造成了它很重要的假象，耗費(fèi)了人們大量的時間。依據(jù)緊急與否是很難區(qū)分這兩個象限的，要區(qū)分它們就必須借助另一標(biāo)準(zhǔn)，看這件事是否重要。也就是按照自己的人生目標(biāo)和人生規(guī)劃來衡量這件事的重要性。如果它重要就屬于第二象限的內(nèi)容；如果它不重要，就屬于第三象限的內(nèi)容。投資第二象限第一象限的事情重要而且緊急，由于時間原因人們往往不能做得很好。第二象限的事情很重要，而且會有充足的時間去準(zhǔn)備，有充足的時間去做好?？梢?，投資第二象限，它的回報才是最大的。走出毫無意義的第三象限，把有限的時間投入到最具收益的第二象限去，不要再在第三象限做那些緊急但是不重要的無聊事情了。上面是一個普通人和高效能人士時間安排的一個比較圖。高效能人士的時間安排是，把65%-80%的時間安排在重要但不緊急的工作，由于他們把大部分工作都提前統(tǒng)籌和規(guī)劃好了，其余象限的工作自然而然就減少了。第二象限重要但不緊急的工作包括問題的發(fā)掘與預(yù)防、持續(xù)學(xué)習(xí)、關(guān)于團(tuán)隊的建設(shè)、真正有效的授權(quán)、確定自己的個人使命、長期的職業(yè)生涯規(guī)劃、個人使命等。案例：一個價值2.5萬美元的建議曾經(jīng)有位效率研究專家艾伊貝李，他給當(dāng)時的美國史卡魯鋼鐵公司的總裁查魯斯一個時間管理的建議，結(jié)果查魯斯因?yàn)檫@個建議給了艾伊貝李一張價值2.5萬美元的支票，那是為了感激李給他的這個神奇的建議，那么這個建議是什么？讓我們來揭開這個謎底。原來，查魯斯每天忙于公司中繁復(fù)的事務(wù)，他是一個追求完美的人，但是事無巨細(xì)，他一個人怎么可能管得過來，于是很多事情最后都不能有效地做下去。而李的這個建議正是：.不要想把所有事情都做完。.手邊的事情并不一定是最重要的事情。.每天晚上寫出你明天必須做的事情，按照事情的重要性排列。.第二天先做最重要的事情，不必去顧及其他事情。第一件事做完后，再做第二件，依此類推。.到了晚上，如果你列出的事情沒有做完也沒關(guān)系，因?yàn)槟阋呀?jīng)把最重要的事情都做完了，剩下的事情明天再做。于是，查魯斯按照李給他的建議試了一段時間，誰知效果非常驚人。當(dāng)然，你也可以試一下李的建議！備注:“四象限時間管理”的目標(biāo)不是鼓勵用戶將日程安排的極其飽滿，每天完成N多事情才覺得有成就感，而是要讓您學(xué)會將時間、精力更多地分配到那些對于達(dá)成人生目標(biāo)有重要價值的事情上，即關(guān)注那些“重要不緊急”象限里的任務(wù)。不同的價值觀，對于同一件事情的事務(wù)象限劃分也會不一致。二、如何對事項進(jìn)行四象限歸類既然是按照重要程度和緊急程度來進(jìn)行區(qū)分，那如何評估一件事情的重要程度以及如何得知一件事情的緊急程度呢？很多書在介紹完什么是四象限法則后，就開始說要減少第一象限和第三象限的時間，多把時間放在第二象限諸如此類。卻不知道很多人在了解四象限概念后并不知道如何對事項進(jìn)行四象限歸類，雖然小強(qiáng)老師關(guān)于這方面的篇幅也不多，卻給出了一個指導(dǎo)性意見。評估一件事情時，重要程度的標(biāo)準(zhǔn)是按照職業(yè)價值觀來判斷的，緊急程度是按照時間底限來確定的。當(dāng)我們手上的待辦事項清單已經(jīng)列好一堆事情時，大部分人并不知道如何對事項進(jìn)行分類，小強(qiáng)老師給出的建議是：1）給所有的待辦事項后面增加兩列，分別是“重要程度”和“緊急程度”；2）先對事項進(jìn)行“輕重”區(qū)分，給所有事項以職業(yè)價值觀為標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分為是重要還是不重要；3）再對事項進(jìn)行“緩急”區(qū)分，給所有事項以時間截止期限為標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分是緊急還是不緊急。如此簡單幾步，就基本可以把所有待辦事項分類歸集到對應(yīng)四象限中。三、處理四象限事務(wù)的法則其實(shí)可以看出我們在優(yōu)化清單時是按照先輕重再緩急的思路，所有我們在安排工作時應(yīng)該把主要的精力放在重要的事項，首先重要且緊急的優(yōu)先級肯定最高，對于重要不緊急或者緊急不重要的事情，我們應(yīng)該把更多的精力放在重要不緊急的事項上。以我個人為例，同樣一件事情，如果有時間截止日期的要求，處理起來的時候就會特別煩躁而且不能靜下心來進(jìn)行處理。1、第一象限：立即去做重要且緊急，立即去做，類似于孩子填報志愿、處理媒體對公司的負(fù)面報道等等，無可否認(rèn)，肯定是第一優(yōu)先級進(jìn)行處理，否則后果非常嚴(yán)重，不過在立即去做的同時得思考真的有那么重要且緊急的事情嗎。我們工作中的主要壓力和生活的主要壓力就是來自于第一象限的任務(wù)，但第一象限中80%的任務(wù)都是來自于第二象限中沒有被很好處理的事務(wù)。比如孩子填報志愿，如果把填報志愿前100天的時候，就是一項第二象限的工作，然后可以有計劃的考慮，是否要了解孩子的興趣，是否要聽長輩的說法，是否要知道專業(yè)的發(fā)展情況，如果在填報志愿當(dāng)天或者前兩三天考慮，那就是第一象限的工作，然后你就會火急火燎的做出一個決定，很明顯這個決定肯定不會比納入第二象限時就開始處理來的周全。2、第二象限：有計劃的去做重要但不緊急，有計劃的去做。比如編寫下個季度的工作計劃、指定家庭投資理財策略。這些事情雖然看起來不緊急，但如果不處理的話隨時都會發(fā)展成為重要而且緊急的事情。對于這類事情，也要制定一份時間計劃表，持續(xù)推進(jìn)，避免進(jìn)入第一象限。作者在書中給出的方法如下：1）對第二象限的事務(wù)進(jìn)行目標(biāo)描述和任務(wù)分解如果是放在第二象限的事情，那基本上都可以稱之為一個項目，需要對項目進(jìn)行任務(wù)分解，然后給出項目及各個任務(wù)的目標(biāo)，同時給出計劃時間和負(fù)責(zé)人。這樣做的好處：當(dāng)我們開始做的時候，就迫使我們將精力花在第二象限中，再小的一個動作也是一種開始；有利于將一個項目做細(xì)，做的有計劃，時刻知道下一步該做什么（這里面有個小提示，切忌進(jìn)入無休止的計劃時間）明確任務(wù)完成的標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)給任務(wù)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)時，就知道什么時候算達(dá)成任務(wù)；分解后的小任務(wù)有利于進(jìn)度控制，可以隨時提醒自己截止日期，這也是避免進(jìn)入第一象限的關(guān)鍵。3、第三象限：交給別人去做，用“猴子法則”走出第三象限不重要但緊急，比如客戶的求救電話，臨時電話會議，這個部分的精力開銷是不可避免的，但是不能認(rèn)為緊急的就是重要的，需要評估這件事情相對于手頭其他事情的重要程度再做決定。作者提出的“猴子法則”是我上次看完這本書的最大收獲，可能第二象限的工作方法需要長期修煉，那猴子法則應(yīng)該是比較容易入手的。大部分人發(fā)現(xiàn)時間不夠的主要原因是將太多不屬于自己的工作攬在自己身上。比如一個同事遇到一個麻煩，然后跑過來跟你抱怨，原本這個事情是在你同事身上，結(jié)果你開始關(guān)切的聽他講述，然后這個問題果然很麻煩，你沒法直接給出答復(fù)，你就說“這個問題確實(shí)復(fù)雜，你需要仔細(xì)想想”，結(jié)果原本在你同事頭上的猴子就跳到你身上，你同事就變成監(jiān)督者，時不時都有可能會問你思考的怎么樣。雖然你可能會說你只是好心，但我們應(yīng)該避免這種情況，讓他們把你當(dāng)做自己猴子的收容站，收的越多，他們給的就越多，最后你可以光顧著照顧別人的猴子，沒有精力照顧自己的猴子。上面主要是說不要做老好人，另一方面可以應(yīng)用與在團(tuán)隊協(xié)作時不要讓工作進(jìn)度停留在自己身上。當(dāng)你手上碰到的事情需要其他同事協(xié)助處理時，就需要在知道事情時盡早將事情轉(zhuǎn)交給其他同事，你只是負(fù)責(zé)跟進(jìn)進(jìn)度，而不是一直將事項放在自己這邊，等到最后時刻才想起轉(zhuǎn)交給同事。這個習(xí)慣對我受益非常大，一方面給同事預(yù)留了充足的時間，另一方面基本上都是我去push別人而不是別人來push我，整個人的工作狀態(tài)也會變好。簡單來說，就是甩掉自己身上的猴子，或者將猴子放回到他主人身上去。下面是書中給出的幾個經(jīng)典例子，如果看文字不好理解的話，可以結(jié)合下面的例子進(jìn)行理解。4、第四象限：盡量別去做不重要而且不緊急，比如看無聊的電視節(jié)目、刷手機(jī)等。這個象限的事情用來當(dāng)做前三個象限的調(diào)劑還差不多，可以通過做一些不重要且不緊急的事情來調(diào)整自己的心態(tài)和身體，但如果一直沉迷于第四象限，那我們的產(chǎn)出就會打折扣，就是在浪費(fèi)生命。比如，當(dāng)身心疲憊的時候，約上幾個哥們一起吃飯喝酒，這叫勞逸結(jié)合，但如果每天都這么做，那就是不務(wù)正業(yè)了。四、四象限法則小結(jié)對以上的內(nèi)容我們來做個簡單的總結(jié)，先把事項分類然后放入四象限中，然后針對不同象限中的事情各個擊破，