技術(shù)檔案管理

技術(shù)檔案管理技術(shù)檔案管理是一項(xiàng)特別緊要的工作，尤其在現(xiàn)代社會，科技的更新?lián)Q代速度越來越快，各種技術(shù)文件的數(shù)量也隨之呈現(xiàn)爆炸式增長。因此，對于一個(gè)企業(yè)或組織來說，如何有效地管理和維護(hù)技術(shù)檔案就顯得非常緊要。本文將從以下幾個(gè)方面，探討一下技術(shù)檔案管理的方法和策略。一、技術(shù)檔案管理的目的和意義技術(shù)檔案管理是指對技術(shù)資料、技術(shù)文件以及相關(guān)的技術(shù)資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)籌、規(guī)范、存儲、維護(hù)、更新、運(yùn)用、保護(hù)和監(jiān)管的過程。技術(shù)資料包括技術(shù)文件、技術(shù)手冊、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)驗(yàn)收記錄等等。技術(shù)檔案管理的目的在于充分利用技術(shù)檔案，提高學(xué)問管理效率，保證企業(yè)或組織技術(shù)檔案的持續(xù)有效性，為其技術(shù)創(chuàng)新和進(jìn)展供給支持。同時(shí)，技術(shù)檔案管理也是為了削減重復(fù)工作，加添工作效率，提高信息共享和傳遞的效率，優(yōu)化技術(shù)創(chuàng)新和研發(fā)過程，降低技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。因此，技術(shù)檔案管理對企業(yè)或組織的長遠(yuǎn)進(jìn)展有著極其緊要的意義。二、技術(shù)檔案的分類技術(shù)檔案可以依照不同的方式進(jìn)行分類，這里我們重要從存儲形式、資料類型、管理對象和使用方式四個(gè)方面來簡單介紹一下。存儲形式：技術(shù)檔案的存儲形式可以分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案是指以印刷、手寫等方式制作的技術(shù)文件，以及相關(guān)的技術(shù)圖紙、報(bào)告、合同等紙質(zhì)資料。電子檔案則是指以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、存儲磁盤等電子設(shè)備作為載體存儲的、以電子數(shù)據(jù)為重要形式的技術(shù)文件、技術(shù)圖紙和技術(shù)規(guī)范等。資料類型：技術(shù)檔案的資料類型包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)手冊、產(chǎn)品參數(shù)、技術(shù)文件、技術(shù)報(bào)告、技術(shù)合同等等。管理對象：技術(shù)檔案的管理對象重要包括研發(fā)部門、工程部門、生產(chǎn)部門、市場部門、管理部門等等。每個(gè)部門都會有屬于本身的技術(shù)檔案，這些檔案需要統(tǒng)一規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。使用方式：技術(shù)檔案的使用方式一般分為內(nèi)部使用和外部使用兩種。內(nèi)部使用是指企業(yè)或組織內(nèi)部各部門共享技術(shù)資料、信息的方式，外部使用則是指企業(yè)或組織向合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等外部單位供給技術(shù)資料、信息的方式。技術(shù)檔案的使用方式不同，管理及管理策略也需要相應(yīng)調(diào)整。三、技術(shù)檔案管理的核心內(nèi)容1.技術(shù)檔案的建立和更新技術(shù)檔案管理的核心在于對技術(shù)文件的管理，因此技術(shù)檔案的建立和更新顯得尤為緊要。建立技術(shù)檔案的過程中需要遵從肯定的規(guī)范，包括必要的保密措施、文件編號、歸檔定案、存儲方式、分類及索引方法等。同時(shí)，由于技術(shù)檔案所涉及的技術(shù)資料更新較為頻繁，因此在技術(shù)檔案管理中，適時(shí)更新資料也是特別緊要的。2.技術(shù)檔案的分類和檢索技術(shù)檔案極為龐雜，因此分類和檢索是必不可少的環(huán)節(jié)。技術(shù)檔案分類的方法可以依照文件形式、文件類型、文件內(nèi)容、文件年度等等方式進(jìn)行劃分。而技術(shù)檔案的檢索方法則包括手工檢索和電子檢索兩種方式，其中電子檢索更為高效，可以利用搜索引擎進(jìn)行技術(shù)資料的檢索。3.技術(shù)檔案的保密和安全技術(shù)資料對企業(yè)或組織來說都是極其緊要的，因此技術(shù)檔案的保密和安全措施必需得到肯定的重視。保護(hù)技術(shù)檔案的措施可以包括物理安全措施和邏輯安全措施，例如安裝防火墻、定期備份、開啟訪問掌控、限制訪問等等。4.技術(shù)檔案的共享和交流技術(shù)檔案的共享和交流是提高企業(yè)或組織學(xué)問管理效率的方式之一，有效的共享和交流有利于降低人力成本，避開重復(fù)討論，提高技術(shù)創(chuàng)新和進(jìn)展效率。技術(shù)檔案共享和交流的方式多種多樣，例如技術(shù)講座、技術(shù)培訓(xùn)、交流會、在線發(fā)布等等。可以依據(jù)需要進(jìn)行選擇。5.技術(shù)檔案的管理流程技術(shù)檔案管理的流程應(yīng)當(dāng)是系統(tǒng)化、規(guī)范化的，以確保技術(shù)資料的有效利用性。一般而言，技術(shù)檔案的管理流程包括檔案的立案、檔案的收集、檔案的總結(jié)、檔案的整理、檔案的編目、首頁的封存等等環(huán)節(jié)。要想實(shí)現(xiàn)高效的技術(shù)檔案管理，流程的規(guī)范化至關(guān)緊要，應(yīng)當(dāng)依據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行整合調(diào)整。四、技術(shù)檔案管理的策略1.科學(xué)有效的文件管理制度技術(shù)檔案管理應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)適合企業(yè)實(shí)際情況和需要的文件管理制度，規(guī)定每種技術(shù)文件的存放地點(diǎn)、使用范圍、使用周期、存放規(guī)范等。2.技術(shù)檔案管理的責(zé)任人制度技術(shù)檔案管理的責(zé)任人制度是很關(guān)鍵的。應(yīng)當(dāng)建立明確的責(zé)任人制度，各部門應(yīng)有責(zé)任人來管理本身的技術(shù)檔案。3.定期進(jìn)行檔案的清理和整理技術(shù)檔案的規(guī)范性和精準(zhǔn)性是企業(yè)或組織科技創(chuàng)新及進(jìn)展的有力保障。因此要定期對技術(shù)檔案進(jìn)行清理和整理，并適時(shí)更新文件，保證文件的完整有效。4.建立信息共享和交流平臺運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，大力推廣信息技術(shù)，建立技術(shù)檔案共享和交流平臺，使各類技術(shù)文件和專利信息能夠在內(nèi)部和外