2019年本科畢業(yè)生檔案材料歸檔規(guī)范

7/92019年本科畢業(yè)生檔案材料歸檔規(guī)范本科畢業(yè)生檔案材料歸檔規(guī)范本科畢業(yè)生檔案材料集中歸檔歸檔內(nèi)容（畢業(yè)/結(jié)業(yè)學(xué)生）eq\o\ac(○,1)高校畢業(yè)/結(jié)業(yè)登記表eq\o\ac(○,2)大學(xué)學(xué)生成績表eq\o\ac(○,3)畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）成績?cè)u(píng)定書eq\o\ac(○,4)大學(xué)學(xué)生體質(zhì)健康卡（如有）eq\o\ac(○,5)全國普通高等學(xué)校本?？飘厴I(yè)生就業(yè)通知書（報(bào)到證白聯(lián)，如有）eq\o\ac(○,6)入團(tuán)志愿書（如有）eq\o\ac(○,7)入黨申請(qǐng)書（如有）eq\o\ac(○,8)入黨志愿書（包括預(yù)審轉(zhuǎn)正全套材料，如有）eq\o\ac(○,9)獎(jiǎng)懲材料（校級(jí)及以上，如有）eq\o\ac(○,10)其他有價(jià)值的可供組織參考的材料（校級(jí)及以上，如有）注：eq\o\ac(○,1)~eq\o\ac(○,3)為必歸內(nèi)容，其他內(nèi)容如果有則歸檔。（2）歸檔人員本科生畢業(yè)生材料集中歸檔由各學(xué)院（學(xué)部、直屬系）確定的本年度畢業(yè)生材料集中歸檔人員負(fù)責(zé)。（3）歸檔流程及要求eq\o\ac(○,1)畢業(yè)生材料的整理A、收集、整理畢業(yè)生材料。到檔案館網(wǎng)站表格下載欄下載《上海大學(xué)本科生檔案目錄表》，根據(jù)學(xué)院畢業(yè)生名單及檔案目錄表，及時(shí)收集、整理畢業(yè)生歸檔材料。為提高歸檔效率，請(qǐng)把同一個(gè)學(xué)生的幾種材料歸集在一起（不能遺漏黨員、校級(jí)及以上優(yōu)生優(yōu)干等材料)，并嚴(yán)格按學(xué)號(hào)從小到大排序。（目錄表樣張，請(qǐng)見附件一）。B、制作、打印歸檔登記表。到檔案館網(wǎng)站表格下載欄下載《2019屆本科畢業(yè)生檔案材料歸檔登記表》，按要求制作、打印畢業(yè)生材料歸檔登記表，一式兩份。（登記表樣張，請(qǐng)見附件二）。eq\o\ac(○,2)畢業(yè)生材料的審核A、檔案材料齊全性、完整性、準(zhǔn)確性檢查。對(duì)照登記表、目錄表、歸檔材料檢查每位畢業(yè)生信息是否準(zhǔn)確，歸檔材料是否齊全、是否符合歸檔要求，有問題的及時(shí)解決。B、勾選目錄并簽名。每份目錄表上標(biāo)明學(xué)生的學(xué)號(hào)、姓名，對(duì)照目錄表檢查并勾選每位畢業(yè)生的檔案材料，歸檔人員在目錄表上簽名。eq\o\ac(○,3)畢業(yè)生材料歸檔移交畢業(yè)生材料收集齊全、整理完畢后，各學(xué)院（學(xué)部、直屬系）歸檔人員按約定的歸檔時(shí)間到檔案館歸檔移交。畢業(yè)生材料、歸檔登記表、目錄表一并移交檔案館。檔案館清點(diǎn)歸檔材料份數(shù)，清點(diǎn)無誤后雙方簽收，歸檔登記表各留一份，以備查考。注：畢業(yè)生材料集中歸檔移交時(shí)因歸檔數(shù)量大時(shí)間有限，學(xué)生檔案室僅清點(diǎn)歸檔份數(shù)，沒辦法當(dāng)場核對(duì)歸檔材料內(nèi)容，在轉(zhuǎn)遞過程中發(fā)現(xiàn)有問題的我們將反饋歸檔人員，請(qǐng)歸檔人員及時(shí)整改或補(bǔ)歸相應(yīng)材料。eq\o\ac(○,4)畢業(yè)生材料裝袋檔案館清點(diǎn)完畢后，各學(xué)院（學(xué)部、直屬系）歸檔人員當(dāng)場完成每位畢業(yè)生材料的裝袋工作。裝袋時(shí)，務(wù)必仔細(xì)核對(duì)，確保畢業(yè)生歸檔材料上的姓名、學(xué)號(hào)與檔案袋上的一一對(duì)應(yīng)，以防裝錯(cuò)。（4）歸檔方式及時(shí)間節(jié)點(diǎn)各學(xué)院（學(xué)部、直屬系）在7月12日之前必須完成畢業(yè)生材料歸檔工作。為避免歸檔時(shí)間沖突，提高工作效率，實(shí)行預(yù)約歸檔。請(qǐng)各學(xué)院（學(xué)部、直屬系）歸檔人員在7月5日前與學(xué)生檔案室聯(lián)系（預(yù)約電話66133182），約定歸檔的具體時(shí)間。（5）歸檔注意事項(xiàng)eq\o\ac(○,1)歸檔材料須為原件，且字跡清晰，不得涂改，如有修改，須在修改處蓋校正章，修改人簽名。eq\o\ac(○,2)書寫材料須符合要求。歸檔材料一律使用黑色鋼筆、簽字筆（黑色）書寫，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。eq\o\ac(○,3)歸檔材料須手續(xù)完備。應(yīng)該簽字的須簽字，應(yīng)該蓋章的須蓋章，且簽章清晰可辨。eq\o\ac(○,4)收集、整理歸檔材料時(shí)，應(yīng)根據(jù)學(xué)生的離校結(jié)論，歸相應(yīng)的材料。結(jié)業(yè)的學(xué)生，畢業(yè)生登記表不應(yīng)歸檔；退學(xué)的學(xué)生，歸成績總表；肄業(yè)的學(xué)生，除成績單外，還須歸肄業(yè)生鑒定表。有黨員、校級(jí)及以上優(yōu)生優(yōu)干等材料的一并歸檔。檢查、核對(duì)歸檔材料時(shí)，務(wù)必做到學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)一一對(duì)應(yīng)。延期畢業(yè)的學(xué)生，大學(xué)材料待學(xué)生畢業(yè)后統(tǒng)一歸檔,畢業(yè)生登記表應(yīng)歸實(shí)際畢業(yè)時(shí)填寫的一份。eq\o\ac(○,5)成績總表結(jié)論欄結(jié)論清楚、準(zhǔn)確，簽章完備。本科生大學(xué)材料日常零星歸檔本科生大學(xué)材料日常零星歸檔，是指各學(xué)院（學(xué)部、直屬系）輔導(dǎo)員對(duì)退學(xué)、肄業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、延期畢業(yè)等非正常離校、畢業(yè)學(xué)生大學(xué)期間的材料以及歷屆畢業(yè)生材料進(jìn)行歸檔。歸檔內(nèi)容eq\o\ac(○,1)畢業(yè)生/結(jié)業(yè)生歸檔內(nèi)容同本科畢業(yè)生材料集中歸檔內(nèi)容。結(jié)業(yè)生可以不歸畢業(yè)登記表，或者將畢業(yè)登記表改為結(jié)業(yè)登記表字樣，在修改處蓋學(xué)院公章。eq\o\ac(○,2)退學(xué)、肄業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)等非正常離校學(xué)生歸檔內(nèi)容A、大學(xué)學(xué)生成績表B、上海大學(xué)肄業(yè)學(xué)生鑒定表（肄業(yè)學(xué)生，此項(xiàng)必歸）C、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）成績?cè)u(píng)定書（如有）D、大學(xué)學(xué)生體質(zhì)健康卡（如有）E、入團(tuán)志愿書（如有）F、入黨申請(qǐng)書（如有）G、入黨志愿書（包括預(yù)審轉(zhuǎn)正全套材料，如有）H、獎(jiǎng)懲材料（校級(jí)及以上，如有）I、其他有價(jià)值的可供組織參考的材料（校級(jí)及以上，如有）（2）歸檔人員本科生大學(xué)材料零星歸檔由各學(xué)院（學(xué)部、直屬系）輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)。（3）歸檔流程及要求eq\o\ac(○,1)歸檔材料的整理及時(shí)收集、整理畢業(yè)生及非正常離校學(xué)生歸檔材料。為提高歸檔效率，請(qǐng)把同一個(gè)學(xué)生的幾種材料歸集在一起（不能遺漏黨員、校級(jí)及以上優(yōu)生優(yōu)干等材料)，并嚴(yán)格按學(xué)號(hào)從小到大排序。eq\o\ac(○,2)歸檔材料的審核檔案材料齊全性、完整性、準(zhǔn)確性檢查。檢查每位畢業(yè)生及非正常離校學(xué)生信息是否準(zhǔn)確，歸檔材料是否齊全、是否符合歸檔要求，有問題的及時(shí)解決。eq\o\ac(○,3)歸檔移交材料收集齊全、整理完畢后，各學(xué)院（學(xué)部、直屬系）輔導(dǎo)員應(yīng)及時(shí)到檔案館歸檔移交。肄業(yè)學(xué)生如辦理過退學(xué)文，請(qǐng)輔導(dǎo)員在歸檔移交時(shí)告知檔案館。A、輔導(dǎo)員到學(xué)生檔案室歸檔登記表上登記歸檔信息。B、學(xué)生檔案室接待人員檢查、核對(duì)歸檔材料，同時(shí)在學(xué)生檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)學(xué)生信息頁備注欄逐一標(biāo)注歸檔內(nèi)容及時(shí)間，歸檔不齊全，缺材料的，須注明所缺材料名稱。如：成績單、論文評(píng)定書歸檔，缺畢業(yè)生登記表20190628。C、歸檔材料不符合要求或不全的，歸檔人員應(yīng)及時(shí)整改、補(bǔ)歸。（4）歸檔注意事項(xiàng)學(xué)生辦理完離校手續(xù)后，請(qǐng)輔導(dǎo)員告知學(xué)生聯(lián)系檔案館辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)，并及時(shí)將相應(yīng)材料收集、整理齊全，及時(shí)向檔案館移交。其他事項(xiàng)同本科畢業(yè)生材料集中歸檔注意事項(xiàng)。黨建材料歸檔規(guī)范黨建材料歸檔各學(xué)院（學(xué)部、直屬系）歸檔方式不完全相同，主要有兩種：畢業(yè)時(shí)集中歸檔和日常零星歸檔。畢業(yè)時(shí)集中歸檔歸檔內(nèi)容入黨申請(qǐng)書、入黨志愿書（包括預(yù)審轉(zhuǎn)正全套材料）歸檔人員黨建材料集中歸檔由各學(xué)院（學(xué)部、直屬系）確定的本年度畢業(yè)生材料集中歸檔人員負(fù)責(zé)。歸檔流程及方法歸檔人員把同一畢業(yè)生的黨員材料與大學(xué)材料歸集在一起，進(jìn)行整理。具體流程及方法同本科畢業(yè)檔案材料集中歸檔流程及要求。（4）歸檔時(shí)間7月12日前，與畢業(yè)生材料一起集中歸檔。日常零星歸檔歸檔內(nèi)容入黨申請(qǐng)書、入黨志愿書（包括預(yù)審轉(zhuǎn)正全套材料）（2）歸檔人員黨建材料日常零星歸檔由各學(xué)院（學(xué)部、直屬系）輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)。（3）歸檔流程及方法eq\o\ac(○,1)歸檔人員收集、整理學(xué)生入黨材料。eq\o\ac(○,2)到檔案館學(xué)生檔案室登記移交。（4）歸檔時(shí)間學(xué)院（學(xué)部、直屬系）歸檔人員在每批學(xué)生黨員發(fā)展工作結(jié)束后及時(shí)歸檔或者學(xué)生畢業(yè)時(shí)和大學(xué)材料一起歸檔。歸檔注意事項(xiàng)收集、整理時(shí)注意檢查黨員材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確，歸檔時(shí)注意檢查、核對(duì)學(xué)生學(xué)號(hào)、姓名，一一對(duì)應(yīng)后方可歸入相應(yīng)檔案袋。建議用入黨志愿書包住所有黨員材料，并在入黨志愿書上封面右上角用鉛筆標(biāo)注學(xué)號(hào)。上海大學(xué)檔案館2019年6月20日附件一：上海大學(xué)本科生檔案目錄表學(xué)號(hào):姓名:一高中期間歸檔材料（見中學(xué)歸檔目錄）二本科期間歸檔材料1大學(xué)錄取通知書2高校畢業(yè)生登記表（肄業(yè)鑒定表）3大學(xué)學(xué)生成績表4畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）成績?cè)u(píng)定書5大學(xué)學(xué)生體質(zhì)健康卡6全國普通高等學(xué)校本?？飘厴I(yè)生就業(yè)通知書(報(bào)到證白聯(lián))三、黨團(tuán)組織材料1入團(tuán)志愿書2入黨申請(qǐng)書3入黨志愿書（包括預(yù)審轉(zhuǎn)正全套材料）四、獎(jiǎng)懲材料(校級(jí)及以上)五、其他有價(jià)值的可供組織參考的材料(校級(jí)及以上)經(jīng)辦人簽名：附件二：2019屆本科畢業(yè)生檔案材料歸檔登記表歸檔學(xué)院：歸檔時(shí)間：歸檔人：手機(jī)號(hào)碼：序號(hào)學(xué)號(hào)姓名備注序號(hào)學(xué)號(hào)姓名備注1312323